Diktering
Diktering er Arenas løsning for digital diktering. Funksjonaliteten inkluderer oppretting av journaldokument med en tilknyttet lydfil som inneholder et diktat. Dokumentet m/tilknyttet lydfil kan sendes som en arbeidsoppgave i Arenas arbeidsflyt for transkribering. Etter transkribering kan dokumentet sendes tilbake til forfatter for godkjenning. Løsningen støtter dokumenttyper med krav til endelig godkjenning.
Hurtiginnføring for Diktering
Opprette diktat
Lese inn diktat
Se Diktering
Arbeidsflyt diktering
Diktater til skriving
Nødlagrede diktater
Tabell: Hurtiginnføring {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}
Forutsetninger for å ta i bruk Diktering
For å kunne ta i bruk diktering i Arena, må sykehuset ha følgende moduler av DIPS:
DIPS Arena Clinical Suite
DIPS Arena Dictation
Hurtigtaster
Shift+Ctrl+D
Åpne diktering fra pasientlinjen.
Ctrl+S
Lagre diktat.
Ctrl+W
Lukk diktat.
Tabell: Hurtigtaster i hovedskjermbildet {.tableblock .frame-none .grid-none .stripes-odd .stretch}
Bruke Diktering
Her beskrives hvordan du skal gå frem for å opprette, mellomlagre og sende diktater.
Det beskrives også hvordan diktater hentes opp for skriving, og hvor de sendes til godkjenning.
Dersom du har opprettet et diktat i Arena, må videre diktering også gjøres her. Grunnen til dette er at i Arena opprettes dokumentet sammen med lydfilen, mens det i Classic opprettes kun en lydfil. Dersom du henter opp et diktat i Classic som ble påbegynt i Arena, vil det komme opp som et dokument og selve diktatet vil være i avspillingsmodus når det hentes opp. Det vil derimot fungere fint å diktere videre på et diktat fra Classic, i Arena.
Godkjente bruksområder
Godkjente bruksområder for diktering i Arena er slik det er beskrevet i brukerdokumentasjonen.
Opprette diktat
Ikonet for diktering er tilgjengelig i funksjonsmenyen, pasientlinjen (gitt du har lagt den til der), menyen i arbeidsflaten og stolpen i arbeidsflaten (gitt du du har lagt den til der).
Klikk på ikonet eller benytt hurtigtastkombinasjonen Shift+Ctrl+D
Arbeidsflaten åpnes med visning av dokumenttypene, metadata (dokumenttilknytning) og arbeidslfyt.
Klikk på ønsket dokumenttype i listen. For å finne dokumenttype kan du scrolle i listen, eller du kan begrense utvalget ved å skrive inn tekst i søkefeltet. Dersom det er mange dokumenter i listen, vil listen lastes delvis inn. Etterhvert som du scroller deg nedover, vil listen utvide seg og vise ytterligere treff på ditt søk. Du kan merke dokumenter som favoritter ved å klikke på stjernen ved siden av dokumentbetegnelsen. Disse dokumentene vil heretter komme opp øverst i dokumentlisten din.
Under Arbeidsflyt foreslås en arbeidsgruppe for diktat til skriving, endre denne om nødvendig.
Gå videre ved å enten velge "Opprett dokument", dobbeltklikk på dokumenttypen eller benytt hurtigtastkombinasjonen Ctrl+E.
Når dokumentmal er valgt åpnes dokumentet i arbeidsflaten. Dikteringsdelen legger seg nederst i dokumentbildet. Selve dokumentet er redigerbart, det vi si at du kan både diktere og skrive i dokumentet.
Opplysninger
Arkfanen "Opplysninger" er den samme for diktering som for øvrige dokumenter i Arena. Opplysningene som ble valgt før du opprettet dokumentet lagres i denne arkfanen, og er redigerbare herfra.
Arbeidsgruppe
Feltet "Arbeidsgruppe" viser foreslått arbeidsgruppe for skriving av diktatet. Systemoppsettet "Default arbeidsgruppe for dokumenter" avgjør hvilken arbeidsgruppe som foreslås.
Det er mulig å velge en annen arbeidsgruppe for skriveoppgaven ved å søke denne opp i søkefeltet. Klikk i feltet for arbeidsgruppe og skriv inn gruppen du vil sende skriveoppgaven til. Forslag til treff vil komme opp etter hvert som du skriver.
Dokumentmal
Dokumentmalen er redigerbar. Det vil si at du både kan skrive i selve dokumentet, i tillegg til å opprette lydfil.
Diktering
Kontrollenheten for diktatet (lydinnspillingen) vises under dokumentet.
En tidslinje gir oversikt over hvor du er i diktatet og plasseringen angis med en blå strek. Du kan enkelt endre plassering i diktatet ved å klikke i tidslinjen. Tidsangivelsen i midten (på illustrasjonen 00:11) angir hvor i diktatet du befinner deg. Tidsangivelsen til høyre (på illustrasjonen 00:16) angir den totale lengden på diktatet.
Ikonet
viser om mikrofonen (USB/SpeechMike) er aktiv. Ikonet vises da, som bildet viser, med klar hvit farge. Dersom ikonet er grått, betyr det at mikrofonen er deaktivert. Hvis ikonet ikke er synlig i det hele tatt, betyr det at SpeechMike ikke er installert korrekt.
Opptak
Opptaksknappen (rød sirkel) på mikrofonen starter og stopper opptak. Det samme gjør opptaksknappen på skjermen. Etter hvert som du dikterer, vil innspilt lydnivå vises på tidslinjen. I tillegg viser fargen på markøren hvilket opptaksmodus du befinner deg i.
Rød farge på markøren betyr opptak; dette gjelder også når du dikterer over eksisterende diktat. Grønn farge på markøren betyr innsetting av lyd.
Vær oppmerksom på utslagene som vises mens du dikterer. Er utslagene store eller svært små, indikerer dette at lydnivået ikke er optimalt, og dette kan gå utover lydkvaliteten på diktatet. Gå til lydinnstillingene på din PC dersom lyden inn er for høy eller lav.
Diktatet spiller inn for lav lyd.
Diktatet spiller inn for høy lyd.
Diktatet spiller inn tilfredsstillende volum.
Boksen foran "Sett inn",
avjør om du vil overskrive eventuell eksisterende opptak eller ikke.
Hvis du gjør opptak fra et sted i diktatet vil det du tar opp tilføyes fra der markøren starter. Fjernes haken vil eksisterende lyd, fra der markøren står, bli overskrevet. "INS-kappen" på mikrofonen har samme funksjon.
Avspilling
Avspillingsknappen (play- og pausetegn) på mikrofonen eller skjermen, starter og stopper avspilling av lydfilen. Avspillingen vil starte fra der den blå markøren står. Ønsker du å spille av en annen del av diktatet, kan du bruke spoleknappene på mikrofonen eller klikke deg inn i diktatet. Knappene
og
vil henholdsvis sende deg til begynnelsen eller slutten av diktatet.
Knappene på mikrofonen spoler fra den blå markøren ved at knappen holdes inne.
EOL-knappen på mikrofonen plasserer markøren til slutten av diktatet.
Mellomlagre/avbryte
Klikk på "Lagre" for å mellomlagre diktatet. Dokumentet vil da legge seg i brukerrollens standardarbeidsgruppe (gjerne privat arbeidsgruppe), i undergruppen "Diktater til ferdigstilling". Diktatet kan hentes opp for ferdigstilling fra arbeidsgruppen eller direkte fra dokumentoversikten til pasienten.
Klikk på ikonet for "Lukk" for å avbryte et opptak. Du må deretter bekrefte at du ønsker å lukke dokumentet.
Diktater til skriving
Diktater til skriving ligger i de aktuelle arbeidsgrupper i undergruppen "Diktater til skriving". Ved å velge aktuell oppgave og klikke "Skriv diktat", vil dokumentet åpnes i arbeidsflaten. Der vises dokumentet sammen med ikon/funksjoner for lydavspilling. I feltet "Arbeidsgruppe" foreslås forfatterens default arbeidsgruppe som mottaker av det skrevne diktatet.
Funksjoner for tekstbehandling
Transkriberingen av et diktat foregår i tekstbehandlingsvinduet. Det er mulig at legen som dikterte både har skrevet i dokumentet, i tillegg til å generere lydfil.
Tekstbehandlingsvinduet har en menylinje over selve tekstvinduet. Funksjonene her er velkjente og går igjen i de fleste tekstbehandlingsprogrammer.
Velg fet skrift
Velg kursiv skrift
Velg understreket skrift
Klipp ut tekst
Ctrl+X
Kopier tekst
Ctrl+C
Lim inn tekst
Ctrl+V
Slette tekst
Ctrl+Z
Angre sletting
Ctrl+Y
Avspilling av diktat
Under selve dokumentet finner du et avspillingspanel for diktatet. Dette panelet har noen enkle funksjoner for å styre avspillingen.
Start avspilling (play)
Gå til starten av diktatet
Gå til slutten av diktatet
Innstillinger for diktafonen/fotpedalen
Justering av avspillingshastighet
Bruk av fotpedalen
Avspilling av diktatet kan styres med en fotpedal. Ved å trykke en gang på pedalen starter lydavspillingen. Dersom man trykker en gang til stopper avspillingen, og man hopper samtidig et antall sekunder tilbake i lydfilen. Når man så trykker en gang til, vil avspillingen starte fra det tidspunktet det ble hoppet tilbake til. Du kan selv justere antall sekunder som passer best for deg. Dette gjøres ved å klikke på knappen for innstillinger i avspillingspanelet:
Arbeidsflyt og godkjenning
Arbeidsflyten i forbindelse med diktering går gjennom tre hovedtrinn, der det blir generert arbeidsoppgaver for hvert trinn. Arbeidsoppgaven "Dikitat til skriving" vises ved opprettelsen av diktatet. For hvert trinn er det mulig å sette frist på oppgaven og markere den som "Haster".
Menyknappene som er tilgjengelige oppdateres/endres i forhold til hvor du er i dikteringsforløpet.
Trinn 1: Diktering
Opprett nytt diktat, velg dokumenttype og arbeidsgruppe. Arbeidsgruppe foreslås basert på et systemoppsett, men feltet er redigerbart. Du kan også favoritt-markere en arbeidsgruppe ved å velge ønsket arbeidsgruppe og klikke på stjernen til høyre for feltet slik at denne blir blå. Aktuell arbeidsgruppe vil da forslås ved fremtidig opprettelse av diktat. Opprett og generer lydfil.
Det er mulig å mellomlagre dokumentet ved å klikke på lagre-knappen. Det opprettes da en arbeidsoppgave av typen "Diktater til ferdigstilling" i brukerrollens standard arbeidsgruppe. Diktatet kan da hentes opp igjen fra riktig arbeidsgruppe/undergruppe, eller fra dokumentsiden.
Ferdig diktat sendes til transkribering ved å klikke på knappen "Send diktat". Det opprettes da en arbeidsoppgave i undergruppen "Diktater til skriving" i aktuell arbeidsgruppe.
Trinn 2: Transkribering
Diktatet hentes opp i mine arbeidsoppgaver i undergruppen "Diktater til skriving", for å transkriberes. Foreslått arbeidsgruppe er nå forfatterens standard arbeidsgruppe.
Ved å klikke på "Skriv diktat", vil dokumentet og diktatet komme opp i transkriberingsmodus. Du har mulighet til å mellomlagre dokumentet ved å klikke på "Lagre". Det er da mulig å gå tilbake til arbeidsoppgaven senere, velge "Skriv diktat" på nytt, og fortsette transkriberingen.
Når transkriberingen er ferdig, sendes dokumentet til godkjenning, vanligvis til forfatter (som også er foreslått mottaker). Dette gjøres ved å velge "Send til godkjenning". Arbeidsoppgaven i undergruppen "Diktater til skriving" settes da automatisk til utført, og det opprettes en ny arbeidsoppgave i undergruppen "Dokumenter til godkjenning", i standard arbeidsgruppe til forfatter (eller annen valgt mottaker).
Trinn 3: Ferdigstilling
Dokumentet kan hentes opp i undergruppen "Dokumenter til godkjenning" i den private arbeidsgruppen til forfatter (eventuelt annen valgt arbeidsgruppe som har mottatt godkjenningsoppgaven).
Klikk "Ferdigstill" og dokumentet åpnes. Arbeidsoppgaven under "Dokumenter til godkjenning" blir satt til utført så snart dokumentet godkjennes.
Nødlagrede diktater
Funksjonalitet for nødlagring av diktater fungerer nesten likt som i Classic.
Diktat nødlagres kontinuerlig under diktering. Dersom Arena terminerer under diktering, vil "Nytt diktat"-ikonet få en varseltrekant neste gang du aktiverer samme pasient, og Arena vil vise følgende melding:
Merk at det nødlagrede diktatet er hele diktatet, også den delen av det som ble mellomlagret.
For å behandle det nødlagrede diktater, opprett et nytt diktat og velg samme dokumenttypen som var valgt når du jobbet med det nødlagrede diktatet.
Nederst i dokumentet vil kontrollenheten for diktatet vise en gul varseltrekant. Dette er en meny. Klikk på menyen for å få opp en liste over alle nødlagrede diktater.
Menyen har følgende knapper:
"Slett": Sletter diktatet
"Bruk": Setter inn diktatet
"Lytt": Setter inn diktatet, men du kan fortsatt lytte til eller sette inn et annet nødlagret diktat
Flytskjema arbeidsflyt
Oppgavehistorikk
Det er mulig å se oppgavehistorikken til diktatet ved å velge oppgaven fra den respektive arbeidsgruppen/undergruppen og klikke "Oppgavehistorikk" i menyen.
Du kan også se oppgavehistorikk i "Opplysninger"-arkfanen på dokumentet i dokumentvisning eller i dokumentet.
Gjenopprett et slettet diktat
Gjenoppretting av diktat fungerer på et samme måte som for øvrige dokumenter i Arena. Du må markere det slettede diktatet i dokumentlisten (husk av for "Vis slettede"), høyreklikke på det og velge "Gjenopprett dokument". Gjenopprettingen gir innslag i dokumentloggen.
Hvis diktatet var knyttet til henvisning, omsorgsepisode, planlagt kontakt, post, seksjon og røntgenundersøkelse, vil disse også gjenopprettes. Vær oppmerksom på at gjenoppretting ikke gjenoppretter oppgaver som ikke var utført på tidspunktet diktatet ble slettet. Dette får du en advarsel om ved gjenoppretting av diktat.
Det gjennoppretede diktatet kan sendes til transkribering ved at bruker sender en vurderingsoppgave til den som skal transkribere diktatet. Dette medfører en signeringsoppgave. Når dokumentet er transkribert og godkjent må man også huske å fullføre signeringsoppgaven. Hvis legen som dikterte skal godkjenne transkriberingen, bør den som transkriberer signere dokumentet og manuelt følge opp diktatet med legen.
Ofte stilte spørsmål
Hvorfor fortsetter opptaket når mikrofonen er trukket ut?
DIPS anbefaler at det er kun en lyd- og mikrofonkilde som er aktivert på maskinen, ellers vil den fortsette opptaket på en alternativ kilde når mikrofonen kobles ut. Dette gjør du ved å åpne valg for lydkilder på din maskin og deaktivere andre lyd- og mikrofonenheter enn den du bruker til diktering.
Sist oppdatert