Henvisning

Henvisning tilbyr et sett med funksjoner som støtter prosesser for mottak og vurdering av henvisning – for å forenkle samarbeidet mellom administrativt og klinisk personell i henvisningsforløpet.

Mottak av henvisning innebærer klargjøring og kvalitetssikring av henvisninger som er mottatt elektronisk eller registrert manuelt. Henvisningen kan oppdateres med viktig informasjon før vurderingen, samt hvor i organisasjonen henvisningen skal rutes videre for vurdering. Arbeidsflata for vurdering av henvisning bidrar til at behandler kan vurdere henvisningen på en effektiv måte.

Finne en henvisning	Hvordan?
Fra Oppgaver	Klikk på siden "Oppgaver" Velg riktig arbeidsgruppe og oppgavetype Marker riktig oppgave Trykk på knappen Åpne henvisning
Fra Pasientliste	Klikk på siden "Pasientliste" Velg "Henvisninger til vurdering" Gjør et valg under "Henvisninger" om du ønsker å se vurderte eller ikke vurderte henvisninger Velg ønskede organisatoriske enheter og klikk på knappen Oppdater Marker ønsket henvisning og klikk på Enter, eller dobbeltklikk for å hente fram henvisningen
Fra Henvisninger	Aktiver ønsket pasient og klikk på siden "Henvisninger". Pasientens aktive henvisninger kommer til syne i en liste til venstre i siden. Åpne filterpanelet til venstre og fjern haken for "Skjul avsluttede" for i tillegg å kunne se de som er avsluttet.

Opprette ny primærhenvisning	Hvordan?
Fra funksjonssøk	Aktiver ønsket pasient. Søk på "Registrer ny henvisning". En ny henvisning vil åpne seg i arbeidsflata klar for registrering.
Fra henvisningssiden	Aktiver ønsket pasient. Åpne "Henvisninger" og klikk på knappen Ny ▼ i henvisningslisten eller klikk på pilen på knappen Ny ▼ i henvisningslisten og velg "Registrer ny primærhenvisning". En ny henvisning vil åpne seg i arbeidsflata klar for registrering.

Registrere ny forenklet primærhenvisning	Hvordan?
Fra funksjonssøk	Aktiver ønsket pasient. Søk på "Registrer ny forenklet henvisning". Arbeidsflaten for å registrere ny forenklet primærhenvisning vil åpne seg.
Fra henvisningssiden	Aktiver ønsket pasient. Åpne "Henvisninger" og klikk på pilen på knappen Ny ▼ i henvisningslisten og velg 'Registrer ny forenklet primærhenvisning'. En ny forenklet henvisning vil åpne seg i arbeidsflata klar for registrering.

Opprette ny sekundærhenvisning	Hvordan?
Fra henvisningssiden	Marker en aktiv primærhenvisning med vurderingsresultat satt til "Godtatt". Klikk på knappen Ny sekundærhenvisning. En ny henvisning vil åpne seg i arbeidsflata klar for registrering.

Gjøre om til sekundærhenvisning	Hvordan?
Fra henvisningssiden	Marker en aktiv primærhenvisning. Klikk på knappen Gjør om til sekundærhenvisning. Dersom det finnes aktuelle primærhenvisninger som sekundærhenvisningen kan knyttes til, vil disse være tilgjengelig i listen som kommer opp. Velg ønsket henvisning og klikk på knappen Flytt til valgt henvisning

Flytte sekundærhenvisning	Hvordan?
Fra henvisningssiden	Marker en aktiv sekundærhenvisning. Klikk på knappen Flytt sekundærhenvisningen. Dersom det finnes aktuelle primærhenvisninger som sekundærhenvisningen kan knyttes til, vil disse være tilgjengelig i listen som kommer opp. Velg ønsket henvisning og klikk på knappen Flytt til valgt henvisning.

Gjøre om til primærhenvisning	Hvordan?
Fra henvisningssiden	Marker en aktiv sekundærhenvisning. Klikk på knappen Gjør om til primærhenvisning. Deretter klikker du "Ja" for å bekrefte.

Skriv ut henvisning	Hvordan?
Fra henvisningssiden	Gjelder fra fellesleveranse 18.1 Marker en henvisning. Klikk på knappen Skriv ut. Henvisningen blir skrevet ut til skriveren som er satt opp som Journalskriver i Skriveroppsett. Utskriften bruker systemmalen "Henvisning". I fellesleveranse tidligere enn 18.1 er det ikke mulig å skrive ut henvisningen og knappen Skriv ut vil da ikke være synlig.

Hurtigtaster

Du finner en oversikt over hurtigtaster i Arena ved å trykke Ctrl+F1. Hurtigtaster knyttet til Henvisning finner du under overskriftene "Henvisning" og "Sekundærhenvisning".

Bruke Henvisning

Godkjente bruksområder

Henvisning er ment brukt slik som det er beskrevet i denne dokumentasjonen. Nedenfor finner du en kort presentasjon av de viktigste bruksområdene for administrativt personell og behandlere.

Administrativt personell

Bruk av Henvisning	Hvordan?
Kvalitetssikre elektronisk importerte henvisninger	Oppdatere henvisningens mottaksopplysninger Klargjøre henvisning til vurdering
Mottak av henvisninger per brev	Registrere ny henvisning
Mottak av henvisninger fra annet sykehus	Registere pasientens rettigheter fra annet sykehus
Finne henvisninger å kvalitetssikre	Arbeidsoppgaver - "(Ekstern)Henvisning til vurdering" Pasientlista "Henvisning til vurdering"
Følge opp henvisninger	Arbeidsoppgaver - "Henvisning til oppfølging"
Få oversikt over eksisterende henvisninger, planlagte kontakter og timer	Oversikt over pasientens henvisninger

Behandlere

Bruk av Henvisning	Hvordan?
Finne henvisninger som er klar til vurdering	Arbeidsoppgaver - "(Ekstern)Henvisning til vurdering" Pasientlista "Henvisning til vurdering"
Vurdere henvisning	Vurdere henvisninger
Henvise pasient	Opprette ny forenklet primærhenvisning
Assistanse fra annen avdeling	Opprette sekundærhenvisning
Pasientens rettigheter	Endre pasientrettigheter
Få oversikt over eksisterende henvisninger, planlagte kontakter og timer	Oversikt over pasientens henvisninger

Henvisningssiden

"Henvisninger" gir en oversikt over pasientens henvisninger som du har tilgang til. Du kan komme til "Henvisninger"-siden på flere måter. Du kan velge siden "Henvisninger" fra startsiden til Arena, trykke Ctrl+Alt+H, eller åpne en henvisning som ikke er klar til vurdering fra pasientlista "Henvisninger til vurdering". Disse valgene er bare tilgjengelige når en pasient er aktivert.

Ikon for henvisningssiden

Pasientens aktive henvisninger kommer til syne i en liste til venstre i siden. Listen er gruppert på primærhenvisninger med tilhørende sekundærhenvisninger, sortert på mottatt dato, hvor nyeste kommer øverst.

Det som vises på hver enkelt henvisning i listen er:

• Fag (avdeling og seksjon)

• Sted (post og lokalisering)

• Mottatt dato

• Resultat

• Status

• Henvisningsårsak

Status (kan ha 5 ulike verdier):

Status	Forklaring
Ikke klar til vurdering	Administrativt mottak er ikke ferdig med kvalitetsikring av henvisningen. Vurderingsresultat er ikke satt.
Klar til vurdering	Administrativt mottak er ferdig med kvalitetsikring av henvisningen og satt den klar for vurdering. Vurderingsresultat er ikke satt.
Åpen	Henvisningen er vurdert og vurderingsresultat er satt til "Godtatt". Henvisningen og den tilhørende henvisningsperioden har aktiviteter som ikke gjennomført
Ingenting planlagt	Henvisningsperioden er fortsatt åpen, men det er ingen åpne planlagte kontakter knyttet til henvisningen.
Avsluttet	Henvisningsperioden er lukket eller vurderingsresultat er satt til noe annet enn "Godtatt"

Tabell: Status {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}

Henvisningssiden

Henvisninger som du ikke har tilgang til vil bli filtrert bort av tilgangskontrollen. Det vil da bli vist ett varsel nederst i henvisningslisten som viser hvor mange henvisninger som er filtret bort.

Det mulig å få se alle endringene som er gjort på henvisningen ved å klikke på knappen "Endringslogg" i knapperaden. Dette forutsetter at du har tilgang til funksjonselementet "Vis endringslogg historikk".

Valg av aktiv henvisning

Hvilken henvisning som blir valgt for visning i henvisningslisten er avhengig av ulike faktorer. Om man navigerer inn til siden fra en pasientliste eller en oppgave så vil henvisning relatert til oppgave eller element i pasientliste bli valgt. Om man jobber på en henvisning og listen oppdateres så vil valgt henvisning bli beholdt. Om listen oppdateres etter at en ny henvisning er registrert så vil denne velges. Forøvrig vil henvisning bli valgt ut fra hva som er nyeste henvisning, da ut fra mottattdato.

Filtrere henvisningslisten

Til venstre for listen over henvisninger, finnes et panel kalt "Filtre" der du kan fjerne fra henvisningslisten de henvisningene som ikke er så relevante for det som du skal gjøre.

Når ett eller flere filtre er valgt, vil det øverst i filterpanelet være en samlet, alfabetisk lista over alle aktive filtrene. Her kan enkeltfiltre slås av, og ved å klikke på knappen i øvre høyre hjørne av boksen, kan alle filtrene nullstilles.

Hvis avdelingsfilter er slått på (se systemoppsett "Arena henvisning: avdelingsfilter i bruk" i oppsett og konfigurasjonsdokumentasjonen), finner du under "Avdelinger" alle avdelingene som er representert i lista over henvisninger, sammen med et tall som viser hvor mange henvisninger det er på hver enkelt avdeling. Henvisninger som er filtrert bort av filtrene "Skjul avsluttede" og/eller "Skjul radiologi", vil ikke bli regnet med i dette antallet. Henvisninger knyttet til en avdeling som er valgt i avdelingsfilteret vil vises i henvisningslista, de andre vil ikke vises. Dersom ingen avdelinger er valgt (det vil si at ingen avdelinger er nevnt i listen øverst over aktive filtre), vil henvisninger fra alle avdelingene vises (det blir samme resultat som om alle avdelingene er valgt). Hvis en sekundærhenvisning som er synlig i lista, har en primærhenvisning på en avdeling som er filtrert bort, så vil primærhenvisningen likevel vises.

Filtrene "Skjul avsluttede" og "Skjul radiologi" fjerner henholdsvis de avsluttede henvisningene og radiologihenvisningene fra henvisningslisten.

Hvis du navigerer til henvisningssiden fra oppgaver eller pasientlister med en henvisning som skulle vært filtrert bort, vil arbeidsflata åpne med riktig henvisning, og henvisningssiden vil vise denne henvisningen til tross for filteret. Hvis dette er en sekundærhenvisning, vil også primærhenvisningen vises, uavhengig av om den skulle vært filtrert bort eller ikke. Når en henvisning på denne måten vises til tross for filterinsstillingene, vil det bli informert om det i en blå infoboks nederst i henvisningslista.

Filterinnstillingene vil bli tatt vare på hver gang du bytter aktiv pasient, og når du lukker henvisningssiden.

Henvisningsdetaljer

Når en henvisning er valgt, vil utvalgte detaljer vises til høyre for listen. For å se ytterligere informasjon, må du åpne henvisningen i arbeidsflata.

Visningen er delt opp i ulike seksjoner:

• "Henvisningsperiode": Viser informasjon om henvisningsperioden når henvisningen er vurdert til "Godtatt". Inkludert utfall og rettighetsopplysninger.

• "Mottak": Inneholder detaljer fra henvisningen som er fylt ut i mottaksarbeidsflata. Dersom rettigheter fra annet sykehus er registrert vil detaljene om dette vises her. Ellers vises teksten "Ingen rettighetsinformasjon mottatt fra annet sykehus".

• "Vurdering": Dersom henvisningen er vurdert, vil resultatet av vurderingen vises her. Er henvisningen ikke vurdert vil status vises i overskriften på kolonnen.

• "Vedlegg": En oversikt over dokumenter som er knyttet til henvisningen. Dette gjelder uavhengig av hvilken status dokumentet har.

• "Planlagte kontakter og timer": En oversikt over alle kontakter og timer som er tilknyttet henvisningen.

Du kan selv bestemme hvor stor plass planlagte kontakter og timer skal ta av den totale plassen til henvisningsdetaljer ved å skyve skillet mellom henvisningsinformasjonen og planlagte kontakter og timer opp eller ned.

Registrere ny primærhenvisning

Det finnes to måter å registrere en ny primærhenvisning på valgt pasient. Du kan benytte funksjonssøk og funksjonen "Registrer ny henvisning" eller du kan åpne siden "Henvisninger" og klikk på knappen Ny ▼. Arbeidsflaten "Registrer ny primærhenvisning" blir åpnet klar for registrering.

Se forøvrig Mottak av henvisning for mer informasjon om registrering av henvisningsopplysninger.

Registrere ny forenklet primærhenvisning

Det finnes to måter å registrere en ny forenklet primærhenvisning på valgt pasient. Du kan benytte funksjonssøk og funksjonen "Registrer ny forenklet henvisning" eller du kan åpne siden "Henvisninger" og klikk pilen på knappen Ny ▼ og velg "Registrer ny forenklet primærhenvisning". Arbeidsflaten "Registrer ny forenklet primærhenvisning" blir åpnet klar for registrering.

Se forøvrig Mottak av henvisning for mer informasjon om registrering av henvisningsopplysninger.

Redigere henvisning

Når en primær- eller sekundærhenvisning er opprettet, kan du endre mottaksinformasjonen ved å trykke på lenken "Rediger" i mottaksseksjonen.

Det er ikke mulig å redigere røntgenhenvisninger.

Dersom henvisningen er sendt til vurdering eller er vurdert, vil det også vises en redigerlenke i vurderingsseksjonen. Ved å trykke på denne lenken kan du vurdere henvisningen eller redigere vurderingsinformasjonen.

Dersom du velger å redigere mottaksinformasjonen på en primærhenvisning som er klar for vurdering, er det ikke mulig å sende den til vurdering på nytt. Knappen Send til vurdering vil være utilgjengelig.

Det vil heller ikke være mulig å skrive ut brev og brev-knappen er derfor ikke tilgjengelig.

Dersom du redigerer mottaksinformasjonen til en primærhenvisning som er vurdert, vil det ikke være mulig å skrive ut brev og brevknappen vil derfor være utilgjengelig.

Dersom du velger å redigere mottaksinformasjonen på en primærhenvisning som er en ø-hjelp-henvisning, vil du ikke kunne endre følgende felter:

• "Datert"

• "Mottatt dato"

• Alle feltene under "Rettighetsinformasjon mottatt fra annet sykehus".

Hvis en annen bruker har endret eller slettet henvisningen mens du gjør endringer i arbeidsflata, vil du få melding om dette når du forsøker å lagre, sende den til vurdering, eller slette den. Du må da lukke og åpne arbeidsflaten og gjøre endringene om igjen.

Når en henvisning er vurdert og du gjør endringer som påvirker arbeidsflyten, kan det – avhengig av systemoppsett – bli foreslått en ny oppgave av typen "Henvisninger til oppfølging". Dersom systemoppsettet "Arb. flyt Oppfølging av vurderte henvisninger" er satt til "JA" for de gitte organisasjonsenhetene, og systemoppsettet "Default arbeidsgruppe for henv. til oppfølging" er satt til en arbeidsgruppe, vil det bli foreslått en ny oppgave av typen "Henvisninger til oppfølging". Forslaget til oppgave kan endres eller slettes om nødvendig. Dersom det ikke er foreslått ny oppgave er det likevel mulig å opprette ny arbeidsoppgave i valgt arbeidsgruppe. Nye oppfølgingsoppgaver kommer i tillegg til eksisterende oppgaver.

Redigere henvisningsperiode

For en henvisning som er vurdert til "Godtatt", kan henvisningsperioden redigeres ved å trykke på redigeringslenken i henvisningperiode-området. Denne lenken åpner opp en arbeidsflate hvor du kan endre startdato, status for varsling av Helfo, dato for når Helfo eventuelt er kontaktet, og dato for "Ventetid slutt".

Se forøvrig Redigere henvisningsperioden for mer informasjon om hvordan du redigerer en henvisningsperiode.

Registrere ny sekundærhenvisning

Når en primærhenvisning er valgt i listen over henvisninger i siden "Henvisninger", kan du registrere en ny sekundærhenvisning ved å trykke på knappen Ny sekundærhenvisning. Knappen vil være tilgjengelig dersom pålogget brukerrolle har tilgang til funksjonselementet "Arena Henvisning - ny sekundærhenvisning". I tillegg må primærhenvisningen være vurdert til "Godtatt" og den kan ikke være avsluttet. Det vil heller ikke være mulig å registrere (eller redigere) sekundærhenvisninger på røntgenhenvisninger. Når knappen ikke er tilgjengelig, vil årsaken være forklart i knappens hinttekst.

Når knappen Ny sekundærhenvisning trykkes, vil det åpnes en ny arbeidsflate tilpasset for å registrere sekundærhenvisningen. Her kan du gjøre registrering i feltene "Henvist av", "Datert", "Henvisningsårsak", "Henvisers hastegrad", organisatoriske enheter, samt informasjon om arbeidsflyt og tilhørende oppgavedetaljer.

Feltoppsett i DIPS Admin vil kunne påvirke hvilke felter som er påkrevd eller anbefalt utfylt, samt hvilke som har ferdigutfylte verdier. Dette gjelder ikke feltene "Henvist av", "Datert", "Henvisningsårsak" og "Avdeling". Disse feltene kreves utfylt uavhengig av hva som er satt i feltoppsett. I tillegg vil feltet "Arbeidsgruppe" være påkrevd dersom arbeidsflyt er i bruk. Feltene "Seksjon, "Post" og "Lokalisering" krav om utfylling bestemmes via feltoppsett, og her kan det også angis forhåndutfylte verdier.

Feltet "Lokalisering" er knyttet til systemoppsettet "Lokaliseringstype i henvisningsskjermbildet" og bestemmer hvilke lokaliseringer som det skal være mulig å velge blant (se "Systemoppsett" i oppsett og konfigurasjonsdokumentasjonen).

Feltene "Henvist av" og "Avdeling" bestemmer om arbeidsflyt er i bruk eller ikke. Dersom arbeidsflyt er i bruk, vil det i seksjonen "Ny oppgave" være mulig å registrere informasjon tilhørende arbeidsflyt. Oppgavetypen er forhåndsutfylt. Det samme er arbeidsgruppe som er forhåndsutfylt med standard arbeidgruppe tilhørende valgt avdeling og ansvarlig lege. Arbeidgruppen kan endres og det kan søkes opp personlige arbeidsgrupper.

Ved trykk på vis oppgavedetaljer vises ytterligere informasjon tilhørende arbeidsflyt. Her kan feltene "Vis fra", "Oppgavefrist", "Haster" og "Merknad" registreres. Feltet "Oppgavefrist" blir begregnet og satt ut fra "Datert" med det antall dager som bestemmes av systemoppsettet "Arbeidsflyt:default frist for å vurdere henvisning".

Dersom sekundærhenvisningen registreres på en barne- og ungdomspsykiatrisk avdeling (PHBU), kan du legge til PHBU relatert informasjon. Se PHBU henvisninger for mer informasjon om registrering av PHBU informasjon.

Flytte og gjøre om sekundær- og primærhenvisninger

Når en henvisning er valgt i listen så kan den flyttes, samt gjøres om til primær- eller sekundærhenvisning. Følgende tilfeller er støttet

• Gjøre om sekundærhenvisning til primærhenvisning

• Gjøre om primærhenvisning til sekundærhenvisning

• Flytte sekundærhenvisning til annen primærhenvisning

Hver funksjon har en egen knapp som kun er tilgjengelig dersom funksjonen er mulig å bruke for aktuell henvisning. Det er ikke å mulig å gjøre endringer på henvisninger hvor tilknyttet henvisningsperiode er avsluttet. Ved flytting av sekundærhenvisning og omgjøring av primærhenvisning til sekundærhenvisning, så må du først velge mål-primærhenvisningen i en liste. Listen inneholder primærhenvisninger som er åpne dvs. ikke avsluttet/avsluttet henvisningsperiode, samt hvor mottattdato er samme eller tidligere enn henvisningen som skal flyttes eller gjøres om på. Listen er sortert slik at de eldste henvisninger kommer sist.

Ved omgjøring av en sekundærhenvisning til primærhenvisning, så følger ikke eventuell rettighetsvurdering eller utfall av vurderingen med - og henvisningen må rettighetsvurderes. For å sikre at denne rettighetsvurderingen blir utført, opprettes en arbeidsoppgave av typen "Henvisning til vurdering". Vurderende lege får informasjon i arbeidsflaten for henvisningsvurdering om at henvisningen ikke er rettighetsvurdert.

Dersom primærhenvisning allerede har sekundærhenvisninger knyttet til seg, vil det ikke være mulig å gjøre den om til en sekundærhenvisning.

Det er ikke mulig å flytte eller gjøre om røntgenhenvisninger.

Dersom du ikke har tilgang til å endre henvisningen, vil knappene for å flytte og gjøre om sekundær- og primærhenvisninger være utilgjengelige. Årsaken er beskrevet i hintteksten til knappen.

Vedlegg knyttet til henvisningen

I seksjonen "Vedlegg" finnes en oversikt over dokumenter som er knyttet til henvisningen. Dette gjelder uansett hvilken status dokumentet har. Tekniske dokumenter blir ikke vist som vedlegg.

Du kan trykke "Nytt dokument" i Vedleggsseksjonen for å opprette nye dokumenter og få disse automatisk knyttet til valgte henvisning. Når du oppretter ny henvisning, ny forenklet henvisning eller ny sekundærhenvisning, samt når du vurderer henvisning, er det i alle disse arbeidsflatene en knapp for å opprette et nytt dokument knyttet til henvisningen. Om knappen er synlig eller ikke er styrt av tilgangskontroll.

For å legge til eksisterende dokumenter kan du trykke på "Legg til"-lenken i Vedleggsseksjonen. Du får da opp en dokumentliste hvor du kan hake av for de dokumentene du ønsker å knytte til henvisningen. Det er kun dokumenter som ikke er tilknyttet denne eller andre henvisninger som kan velges. Tekniske dokumenter kan heller ikke knyttes til en henvisning. Du kan sortere og gruppene dokumentene basert på en rekke kriterier – eksempelvis "Forfatternavn", "Avdeling", "Dokumenttype", "Hendelsestid".

Du kan klikke på dokumentet i vedleggslisten for å åpne det i arbeidsflata for å se på innholdet. Har du tilgang til å redigere dokumentet, kan du også gjøre det der.

For å fjerne knytningen til aktuell henvisning, klikk på knappen

<img src="../images/Sletteknapp.png "Fjerne dokumentknytning"" alt="Sletteknapp">i listen over vedlegg.

Hvis det finnes dokumenter knyttet til henvisningen som du ikke har tilgang til å se, vil det i brukergrensesnittet vises hvor mange dokumenter som er filtrert bort på grunn av manglende tilgang. Dersom det finnes dokumenter knyttet til henvisningen som er sperret for deg ved hjelp av pasientreservasjoner, vil du kunne se hvor mange dokumenter som er filtrert bort på grunn av sperringen. Hvis et vedlegg ikke vises fordi du ikke har tilgang til journalgruppen som dokumentet er knyttet til, vil du likevel kunne se vedlegget hvis du velger å bruke blålys så fremst det er satt opp at journalgruppen kan gis tilgang til via blålys og du har tilgang til blålys.

Planlagte kontakter og timer

Arena Henvisning tilbyr visning av planlagte kontakter og tilhørende timer på en henvisning.

Når du åpner henvisningssiden og velger en henvisning, vil planlagte kontakter knyttet til henvisningen bli presentert i en liste på venstre side i henvisningssida, under mottaksinformasjonen. Når en planlagt kontakt i listen er markert, vises detaljer fra kontakten til høyre i bildet. Under detaljene blir alle timene som er knyttet til denne kontakten vist. Dersom timen er en operasjon, vil du se dette med et operasjonsikon i forkant av timen.

Den planlagte kontakten kan ha fire forskjellig statuser. "Møtt" vises når pasienten er registrert som ankommet (ordinært avsluttet). "Ikke møtt" benyttes når pasienten blir registrert som "Ikke møtt" i oppmøtelista. "Avlyst" vises for alle andre avslutt-årsaker og "Åpen" vises for planlagte kontakter som ikke har noen avslutt-årsak. Du kan selv velge å filtrere bort kontakter som er avsluttet ved å hake av i boksen "Vis bare dagens og aktive". Bare åpne kontakter blir da vist i tillegg til kontakter som har oppmøtetid satt til dagens dato og hvor status enten er "Møtt", "Ikke møtt" eller "Avlyst".

Endrer du på innstillingene, husker Arena dette om du logger av Arena eller skifter pasient.

Du kan gjøre endringer på en planlagt kontakt ved å åpne den i arbeidsflata. Klikk på knappen til høyre, eller dobbeltklikk. Dette åpner arbeidsflata med alle detaljer om kontakten. Tilsvarende har hver time en knapp som heter "Åpne time" (eller dobbeltklikk) hvor du kan gjøre endringer på timen som er planlagt. Det er mulig å opprette en ny planlagt kontakt basert på en eksisterende planlagt kontakt. Du blir navigert til arbeidsflata for å opprette ny planlagt kontakt, men verdiene fra valgte planlagt kontakt er kopiert inn. Det er ikke mulig å kopiere en planlagt kontakt som har kontakttype "Uavklart" eller planlagte kontakter knyttet til gruppebehandling.

Du kan opprette en ny planlagt kontakt fra oversikten over planlagte kontakter og timer. En knapp som heter «Ny» er tilgjengelig ovenfor listen av planlagte kontakter. For at du skal kunne opprette en planlagt kontakt, må du opprette tilgang til elementtypen «Venteliste data». Videre må henvisningen som er valgt være vurdert til "Godtatt".

Dersom det finnes en planlagt kontakt på en henvisning som er registrert på en avdeling som du ikke har lesetilgang til, vil det komme opp et varsel i bunnen av listen over planlagte kontakter, dersom du har tilgang til blålys-funksjonen. Dersom du aktiverer blålys, hentes listen over planlagte kontakter inn på nytt, og eventuelle planlagte kontakter som var filtrert bort blir synlig.

Mottak av henvisning

Arbeidsflata for mottak av henvisning brukes til å registrere en ny primærhenvisning eller for å kvalitetssikre informasjonen om henvisningen. Feltene i arbeidsflata valideres, og dersom ett eller flere av feltene som kreves utfylt mangler eller har ugyldig data i seg, vil arbeidsflata vise en rød fane som indikerer mangelen. Hintteksten til fanen vil fortelle hvilket felt som mangler eller har ugyldig data i seg. I tillegg vil feltet som feiler markeres med en rød stjerne ved feltnavnet og en oransje vertikal linje til venstre.

Fra henvisningen

I øverste del av arbeidsflata, som heter "Fra henvisningen", kan du se eller registrere detaljer om selve henvisningen.

Felt	Forklaring
Henvist av (påkrevd)	Rekvirenten som har sendt henvisningen – eksempelvis lege på et legekontor.
Datert (påkrevd)	Dette er datoen for når henvisningen ble sendt fra henvisende instans.
Mottatt dato (påkrevd)	Dato for når henvisningen ble mottatt av mottakende sykehus. Datoen kan ikke være senere enn i dag og heller ikke senere enn "Mottattdato" hos mottakende sykehus.
Henvisningsårsak (påkrevd)	Fritekstfelt som beskriver årsaken til at henvisningen ble sendt.
Henvist av rekvirenttype	Kodeverk for hvilken type rekvirent.
Henvisers diagnose	Felt for å angi henvisende instans formening om pasientens diagnose ved hjelp av kodeverket ICD-10.
Henvisers hastegrad	Viser henvisers vurdering av hastegrad.
Henvisningstype	Kodeverk for hvilken type henvisning dette er – eksempelvis utredning eller behandling.
Fritt behandlingsvalg	Avkryssingsboks for hvorvidt dette gjelder fritt behandlingsvalg. Denne kan ha to tilstander: "Ja – fritt behandlingsvalg", "Nei – ingen behandlingsvalg".
Second opinion	Angir om om henvisningen er en "second opinion".
Ansiennitetsdato (påkrevd)	Dette er mottatt-datoen fra det opprinnelige sykehuset som mottok henvisningen fra primærhelsetjenesten. Denne datoen representerer pasientens rettigheter med tanke på frister. OBS: hvis ansiennitetsdato annet sykehus blir endret etter at henvisningen er vurdert ("godtatt"-resultat) så blir både starttid og ansiennitetsdato på henvisningsperioden oppdatert med samme verdi. Et unntak her er hvis ansiennitetsdato annet sykehus blir fjernet etter at henvisningen er vurdert. Da vil henvisningsperiodens ansiennitetsdato bli satt til mottattdato, og starttid på henvisningsperioden blir ikke endret.
Vurdertdato annet sykehus	Dato for når henvisningen eventuelt har blitt vurdert på det første sykehuset som mottok henvisningen. Denne datoen må være senere eller lik "Ansiennitetsdato annet sykehus" og tidligere eller lik "Mottatt dato". Når denne datoen er fylt ut må også "Ansiennitetsdato annet sykehus" og "Sykehus" være fylt ut.
Sykehus (påkrevd)	Brukes bare når feltet "Ansiennitetsdato annet sykehus" er fylt ut. Angir sykehuset som først mottok henvisningen fra primærhelsetjenesten. Hvis du fyller ut dette feltet, må du også fylle ut feltet "Ansiennitetsdato annet sykehus".
Utfall av vurdering	Angir utfallet av vurdering som eventuelt er gjort ved annet sykehus. Ved vurdering av henvisningen vil det som angis her, bli foreslått som "Utfall av vurdering". Dersom utfall av vurdering gis verdien "Opplæring, kurs, attester og rådgivning", vil det ikke være mulig å sette "Rett til helsehjelp", og "Frist for start helsehjelp" og "Ventetid slutt" settes til dagens dato.
Rett til helsehjelp	Angir om pasienten har rett til prioritert helsehjelp fra annet sykehus. Når pasienten har slike rettigheter (verdi "Ja") må også feltene "Ansiennitetsdato annet sykehus" og "Frist for start helsehjelp" fylles ut.
Frist for start helsehjelp	Dersom pasienten har rett til helsehjelp, angir dette feltet fristen for start av helsehjelpen.
Ventetid slutt	Ventetiden slutter den dagen behandlingen starter, eller at pasienten ikke lenger er aktuell for den planlagte utredningen eller behandlingen. Hvis henvisningen blir vurdert i DIPS Classic før den blir vurdert i Arena, vil alltid verdien fra Classic for feltet "Ventetid slutt" være gjeldende, fremfor det som ble registrert i mottaket av henvisningen.
Hjemmel for henvisningen	Når du har valgt en psykiatrisk avdeling, vil dette feltet bli synlig.
Begjæring fremsatt av	Når du har valgt en psykiatrisk avdeling, vil dette feltet bli synlig. Feltet er tilgjengelig for registrering når du har gjort ett valg i "Hjemmel for henvisningen" som i kodeverk er registrert med parameterverdi "HENVTYPE_KREVERTUTOR" satt til "JA". Ellers er feltet ikke tilgjengelig og det har en hinttekst som forklarer hvorfor.

Tabell: Registrere detaljer om henvisningen {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}

Hvis pasienten har en annen aktiv henvisning på angitt avdeling, blir du varslet om det øverst i arbeidsflata. Dette er på ingen måte en hindring mot å registrere henvisningen.

Dersom pasienten er henvist fra annet sykehus, må du utvide området "Rettighetsinformasjon fra annet sykehus" for å kunne legge inn relevant informasjon.

Feltene "Rett til helsehjelp" og "Frist for start helsehjelp" vil bli foreslått som verdier ved vurdering av henvisningen. Hvis henvisningen blir vurdert i DIPS Classic før den blir vurdert på nytt i Arena, vil den registrerte informasjonen i Classic være gjeldende fremfor det som ble registrert i mottak av henvisning. Det vil ikke være mulig å registrere "Nei" i Feltet "Rett til helsehjelp" hvis ansiennitetsdato fra annet sykehus er satt til etter 1. november 2015 og systemoppsettparameter "Henvisning:Vise Nei i Rett til pri. helsehjelp" er satt til "Nei" for gjeldende avdeling.

Ved utfylling av feltet "Henvist av rekvirenttype", vil utvidelsesfeltene under "Rettighetsinformasjon fra annet sykehus" åpne seg når valget er satt til "Psykisk helsevern", "Somatisk spesialisthelsetjeneste" eller "Tverrfaglig spesialisert rusbehandling". Dette gjelder kun hvis rekvirenten er ekstern.

Vurderende instans

Mottaksdelen av Henvisning handler om å kvalitetssikre henvisningen, samt rute den videre i arbeidsflyt. Dette gjøres ved å sette de riktige organisatoriske enheter som skal behandle henvisningen videre. Systemoppsettet vil sørge for at riktig arbeidsgruppe blir valgt lenger ned i skjemaet. Feltoppsett i DIPS Admin vil kunne påvirke hvilke felter som er påkrevd eller anbefalt utfylt, samt hvilke som har ferdigutfylte verdier.

Felt	Forklaring
Avdeling (påkrevd)	Avdelingen som skal ta imot henvisningen.
Seksjon	Seksjonen som skal ta imot henvisningen.
Post	Post som skal ta imot henvisningen.
Lokalisering	Lokaliseringen som skal imot henvisningen. Hvis en avdeling er spredt på flere lokaliseringer kan du angi lokalisering her. På denne måten kan du angi hvilken lokalisering innenfor avdelingen som er ansvarlig for å vurdere og følge opp henvisningen.
Ansvarlig	Spesifikk behandler som skal være ansvarlig for henvisningen.

Tabell: Vurderende instans {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}

Feltene "Avdeling", "Henvist av" og "Ansvarlig" påvirker valg av arbeidsgruppe for oppgaver av type "henvisning til vurdering", alle tre er definert i systemoppsettet. Ved valg av avdeling blir arbeidsgruppen satt etter systemoppsett "Default arbeidsgruppe for eksterne henvisninger". "Henvist av" vil endre arbeidsgruppen til intern, hvis henviser er en intern rekvirent. Ved valg av behandler blir tilhørende personlige arbeidsgruppe valgt, hvis det er gjort mulig via systemoppsett "Arbeidsflyt Send henvisning til vurderende lege".

Forvalter kan ved hjelp av feltoppsett ha satt opp hvilke felt som du må fylle ut før du kan sende henvisningen til vurdering. Disse markeres likt som de påkrevde feltene som er universelle, med et rødt stjerne-symbol og en vertikal oransje strek. Du får ikke sendt henvisningen til vurdering uten at de er fylt ut. I tillegg kan felt settes som anbefalt utfylt. Dette indikeres da med et blått stjerne-symbol. Du kan lagre uten at et felt med blå stjerne er fylt ut.

På samme måte kan forvalter ved hjelp av feltoppsett foreslå innhold i enkelte av feltene. Disse er basert på henvisningens organisatoriske enheter, eller den planlagte kontaktens organisatoriske enheter. Selv om et felt har fått foreslått en verdi, står du fritt til å endre det. Hvis du endrer en foreslått verdi, vil dette feltet ikke oppdateres med nye forslag fra feltoppsett, men beholde det som du har lagt inn. For konfigurering av feltoppsett, se avsnittet "Konfigurere feltoppsett" i oppsett og konfigurasjonsdokumentasjonen.

Ytterligere informasjon knyttet til henvisningen

Du kan supplere henvisningen med ytterligere informasjon.

Felt	Forklaring
Trenger transport	Angir om pasienten trenger transport i forbindelse med henvisningen.
Administrativ merknad	Det administrative personellet kan legge inn merknader som blir synlig for de som skal vurdere henvisningen.
Ventelisteinfo	Informasjon til det administrative personellet som skal planlegge oppholdet for pasienten.

Tabell: Ytterligere informasjon knyttet til henvisningen {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}

Ny oppgave og arbeidsflyt

Ved utfylling av organisatoriske enheter, rekvirent og/eller ansvarlig på en henvisning som ikke er vurdert, vil systemet foreslå hvilken arbeidsgruppe som skal motta oppgaven. Dette er basert på systemoppsett. Dersom henvisningen allerede er vurdert, vil det ikke foreslås noen ny oppgave. I de tilfellene du har behov for å overstyre dette, er det mulig å søke opp en arbeidsgruppe, eller en annen arbeidsgruppe enn den foreslåtte.

Arbeidsflyt i arbeidsflatene for henvisning er nærmere beskrevet i avsnittet Kvalitetssikre arbeidsflyt for henvisning

Slette henvisning

I mottaksdelen kan du velge å slette en henvisning. Det er kun mulig å slette henvisninger som ikke har noen dokumenter tilknyttet og som ikke ennå er vurdert. Før slettingen blir utført, må dette bekreftes.

Skanning av dokumenter

Du kan skanne en papirhenvisning eller andre typer dokumenter, slik at disse blir knyttet til den elektroniske henvisningen. Når du trykker på "Skann"-knappen blir du navigert til arbeidsflate for skanning av dokument i Arena. Om knappen er synlig eller ikke er styrt av tilgangskontroll.

Oppretting og utskrift av inntaksbrev

Når du trykker på "Opprett brev"-knappen åpner en dialogboks der du kan velge om du vil skrive ut standardbrev eller endre inntaksbrevet før du skriver det ut/sender det, til henvisende instans og til pasient. Dersom du har endret henvisningen, må du lagre den før du kan skrive ut inntaksbrev.

"Send til vurdering" vs. "Lagre"

I mottaksdelen av Henvisning kan du velge om du ønsker å sende henvisningen til vurdering eller kun lagre. Dersom du kun lagrer vil det potensielt bli laget nye arbeidsoppgaver og sendt i arbeidsflyt, men henvisningen vil bli markert som "Ikke klar" i Pasientlisten "Henvisninger til vurdering". Dersom behandlerne benytter denne kolonnen for å filtrere hvilke henvisninger som skal vurderes, kan dette føre til at de ikke ser denne og ikke vurderer den. Den vil dog finnes i en arbeidsgruppe. Ved å bruke "Send til vurdering" signaliserer du til vurderende lege at henvisningen er ferdig utfylt med det som er nødvendig for å vurdere henvisningen. Knappen "Send til vurdering" kan være satt utilgjengelig for deg dersom systemoppsettet "Arena henvisning: henvisning klar til vurdering" er tatt i bruk.

Barne- og ungdomspsykiatriske henvisninger (PHBU)

Om valgt avdeling er en barne- og ungdomspsykiatrisk avdeling (PHBU), vil det dukke opp en fane øverst til høyre som heter "PHBU". Når du trykker på denne fanen, vil arbeidsflata endre seg til å inneholde PHBU relatert informasjon. Du kan når som helst gå tilbake til siden med mottaksinformasjon ved å trykke på fanen "Skjema".

Opplysningene som kan registreres er henvisningsgrunn, hvem som arbeider med saken, foresatte, foresattes- og barnets samtykke, omsorgssituasjon, beskrivelse av omsorgssituasjon (fritekst), samt barnevernets rolle og dato observert.

Valg av mor/far og samtykke blant foresatte, fordrer at pasientens pårørende med foreldreansvar og relasjonstype er lagt inn i "Pasientopplysninger". Hvis mor/far mangler, kan du legge de inn i "Pasientopplysninger" ved å klikke på linken "Vis/rediger pasientopplysninger".

Registrere forenklet primærhenvisning

Det er mulig å registrere en forenklet primærhenvisning ved å bruke funksjonen "Registrer ny forenklet henvisning" fra funksjonssøk. Når du velger å registrere forenklet primærhenvisning, vil en enklere arbeidsflate for å registrere primærhenvisning komme opp. Skjemaet er tenkt brukt når det avdekkes ny sykdom på pasienter som allerede er på sykehuset for annen sykdom. For å få tilgang til å registrere forenklet primærhenvisning, må du ha tilgang til funksjonselementet "Arena forenklet henvisning".

Felt	Forklaring
Henvist av (påkrevd)	Rekvirenten som registrerer eller ber om å få registrert ny henvisning. Tilgjengelige rekvirenter er interne rekvirenter
Datert (påkrevd)	Dette er datoen for når henvisningen ble sendt fra henvisende instans.
Henvisningsårsak (påkrevd)	Påkrevd fritekstfelt som beskriver årsaken til at henvisningen ble sendt.
Henvisers hastegrad	Viser henvisers vurdering av hastegrad.
Avdeling (påkrevd)	Avdelingen som skal ta imot henvisningen. Feltet kan styres ved bruk av feltoppsett.
Seksjon	Seksjonen som skal ta imot henvisningen. Feltet kan styres ved bruk av feltoppsett.
Post	Post som skal ta imot henvisningen. Feltet kan styres ved bruk av feltoppsett.
Lokalisering	Lokaliseringen som skal imot henvisningen. Hvis en avdeling er spredt på flere lokaliseringer kan du angi lokalisering her. På denne måten kan du angi hvilken lokalisering innenfor avdelingen som er ansvarlig for å vurdere og følge opp henvisningen. Feltet kan styres ved bruk av feltoppsett.

Tabell: Registrere forenklet henvisningen {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}

Ny oppgave og arbeidsflyt

Ved utfylling av organisatoriske enheter, rekvirent og/eller ansvarlig på en henvisning som ikke er vurdert, vil systemet foreslå hvilken arbeidsgruppe som skal motta oppgaven. Dette er basert på systemoppsett. Dersom henvisningen allerede er vurdert, vil det ikke foreslås noen ny oppgave. I de tilfellene du har behov for å overstyre dette, er det mulig å søke opp en arbeidsgruppe, eller en annen arbeidsgruppe enn den foreslåtte.

Arbeidsflyt i arbeidsflatene for henvisning er nærmere beskrevet i avsnittet Kvalitetssikre arbeidsflyt for henvisning

Send til vurdering

"Send til vurdering" sørger for at henvisningen blir lagret og sendt i arbeidsflyt til aktuell arbeidsgruppe, dersom den er i bruk for organisasjonsenhetene. I tillegg vil henvisningen få status "Klar" i kolonnen "Klar til vurdering" i pasientlisten ("Henvisninger til vurdering"), og status "Klar til vurdering" i siden "Henvisninger".

Vurdere henvisning

Når du har åpnet ønsket henvisning som er klar til vurdering, fra "Pasientliste" eller fra "Oppgaver", vil du se en dokumentliste til venstre i bildet og et vurderingsskjema i arbeidsflata til høyre. (Vurderingsdelen av henvisningen kan også åpnes fra "Henvisninger", men du vil da ikke bli navigert til "Dokumentliste".)

Registrert informasjon

Informasjonen som ble registrert ved mottak av henvisningen, og som ikke omfattes av den kliniske vurderingen, er samlet øverst i vurderingsskjemaet. Følgende felter fra mottak av henvisning kan du endre på: "Henvisningsårsak", "Fritt behandlingsvalg", "Trenger transport" og "Second opinion".

Hvis vurderingsresultatet ikke er satt kan det meste av registrert informasjon fra mottaket bli automatisk vist om systemoppsett "Arena henvisning: mottaksoppl. ved vurd. i bruk" er slått på. Du kan også velge å skjule eller vise informasjonen fra mottaksdelen ved å klikke på teksten "Vis mottaksopplysninger"/"Skjul mottattsopplysninger". Du må åpne henvisningen fra mottaksdelen i siden "Henvisninger" for å kunne endre på andre felt enn de nevnt ovenfor.

Er henvisningen registrert på en psykiatrisk avdeling, vil det vises informasjon om formalia som eventuelt er registrert i mottaksdelen.

Fylle ut vurdering av henvisning

Deldokument vil åpnes underveis dersom det er felt som du må fylle ut. Av disse er noen påkrevde felt. Dette er indikert med en rød stjerne ved feltet. Så lenge det mangler utfylte felt vil "Lagre"-knappene under skjemaet være grå. Dette indikerer at feltet er påkrevd å fylle ut.

Første del av dokumentet er alltid åpent og inneholder følgende felter:

Felt	Forklaring
Henvisningsårsak (påkrevd)	Henvisningsårsak registrert ved mottak av henvisning. Mulig å supplere med informasjon ved behov.
Ansvarlig (påkrevd)	Klinikeren som er ansvarlig for å vurdere henvisningen. Bruker som er innlogget foreslås automatisk.
Vurderingsresultat (påkrevd)	Hovedresultatet av vurderingen. Når denne velges blir resten av skjemaet tilgjengelig for redigering.
Vurdert dato*(påkrevd)*	Dato for når vurderingen ble gjort. Foreslås automatisk til dagens dato når vurderingsresultat velges, men er redigerbart. Må være mellom mottatt dato og dagens dato (evt. hvis henvisningen allerede er vurdert; må den være mellom mottatt dato og tidligere vurdert dato).
Administrativ merknad	Fritekstfelt
Ventelisteinfo	Fritekstfelt

Tabell: Fylle ut vurdering av henvisning {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}

Avhengig av hvilke organisatoriske enheter du tilhører kan forvalter ha satt opp ytterligere felt som du må fylle ut før godkjenning. Disse markeres likt som de påkrevde feltene som er universelle, med et rødt stjerne-symbol. Du får ikke godkjent uten at de er fylt ut. I tillegg kan felt settes som anbefalt utfylt. Dette indikeres da med et blått stjerne-symbol. Du kan lagre uten at et blått felt er fylt ut. På samme måte kan forvalter foreslå innhold i enkelte av feltene. Disse er basert på henvisningens organisatoriske enheter, eller den planlagte kontaktens organisatoriske enheter. Selv om et felt har fått foreslått en verdi, står du fritt til å redigere. Hvis du setter inn en annen verdi enn det som ble foreslått, vil ikke systemet senere endre ditt valg.

Vurdere en henvisning til "Godtatt"

Dersom ansvarlig lege vurderer at pasienten skal ha behandling ved sykehuset, skal resultatfeltet settes til "Godtatt". Det vil da dukke opp flere felter som du må fylle ut for å spesifisere type behandling, prioritet og detaljer rundt oppmøte.

Merk at det ikke er mulig å skrive ut ventelistebrev fra mottaksdelen av henvisningen når denne er satt til "Godtatt".

Felt	Forklaring
Utfall av vurdering (påkrevd)	Her angis hvilket utfall vurderingen av henvisningen skal ha. Dersom henvisningen allerede er vurdert ved annet sykehus, og dette er registrert ved mottak av henvisningen, vil det utfallet som er gitt der bli foreslått i dette feltet. Om du velger "Opplæring, kurs, attester og rådgivning" så er vurdering av pasientrettigheter irrelevant. Det vil ikke være mulig å ta stilling til om pasienten har rett til helsehjelp og feltet "rett til helsehjelp" settes automatisk til "Ikke aktuell for rettighetsvurd.". Om det i henvisningsmottak er valgt "Øvrige henvisninger" som henvisningstype (obs nytt kodeverk i bruk kun i Arena, Volven-OID 8455) så vil utfall bli foreslått til å være "Opplæring, kurs, attester og rådgivning" med samme regler som over. Dette for å effektivisere vurdering av slike henvisninger. Om du først velger "Opplæring, kurs, attester og rådgivning", og så velger et annet utfall, vil feltene "Ventetid fra", "Frist for start helsehjelp" og "Ventetid slutt" bli blanket ut, og du må selv sette de nødvendige datoene. "Utfall av vurdering" kan ikke endres her etter at vurderingen er lagret. Pasientens rettigheter kan senere redigeres via redigeringsknappen, som beskrevet i kapitlet Endre pasientrettigheter.
Rett til prioritert helsehjelp	Rett til helsehjelp: Angir om pasienten har rett til nødvendig helsehjelp. Alternativknappen med "?" kan ikke velges men settes hvis du velger "Utredning av rett til helsehjelp" i feltet "Kontakttype". Dersom det er mottatt rettighetsinformasjon fra annet sykehus i tilknytning til henvisningen, brukes dette som standardverdier, men du kan fortsatt endre dette når du vurderer henvisningen. Det finnes en oppsettparameter "Default rett til helsehjelp" som kan brukes for å styre hva som settes inn som standardverdi for en gitt avdeling i dette feltet. Henvisninger mottatt etter 1. november 2015 kan ikke settes til verdien "Nei". Dette er i tråd med nytt lovverk. I dette tilfellet vil "Nei"-valget være grået ut. Dette kan overstyres med systemoppsett parameter "Henvisning:Vise Nei i Rett til pri. helsehjelp". Pasientens rettigheter kan senere redigeres via redigeringsknappen, som beskrevet i kapitlet Endre pasientrettigheter.
Ventetid fra	Dette er et hjelpefelt for "Frist for start helsehjelp". Datoen i ledeteksten er ansiennitetsdatoen til pasienten. Dette vil være "mottatt dato" for henvisningen eller "ansiennitetsdato fra annet sykehus" hvis pasienten har ansiennitet fra et annet sykehus. Du kan så angi en tid i uker eller måneder fra denne ansiennitetsdatoen, og feltet "Frist for start helsehjelp" vil så bli oppdatert. Vær obs på at dette feltet inneholder faste verdier, og kan per i dag ikke endres vha kodeverk e.a.
Frist for start helsehjelp	Her kan du angi fristen for å starte helsehjelpen. Oppsettsparameteren "Frist for start helsehjelp kreves utfylt" brukes til å styre om dette feltet skal være påkrevd eller ikke. Som standard er oppsettparameteren satt til verdien "NEI", som betyr at det ikke er krav til utfylling av feltet. For kontakttypen "Utredning" er dette feltet utilgjengelig dersom status på utredningen er "?". Istedet vises feltet "Frist for utredning av helsehjelp" og med beregnet dato som ikke kan endres. Datoen kalkuleres ved bruk av henvisningens mottatt dato og et antall dager hentet fra systemoppsettet "Henvisning: Utredningsfrist". "Frist for start helsehjelp" kan ikke endres her etter at vurderingen er lagret. Pasientens rettigheter kan senere redigeres via redigeringsknappen, som beskrevet i kapitlet Endre pasientrettigheter.
Ventetid slutt	Dato for når utredning eller behandling er startet. Dersom henvisningen ikke har vært vurdert tidligere, hentes "Ventetid slutt fra annet sykehus" som forslag til "Ventetid slutt".
Fagområde (påkrevd)	Her angis fagområdet som vurderende lege/behandler mener at henvisningen tilhører. Feltet bruker Avdeling på koden og parameterverdieen FAGOMRAADEID til å filtrer hvilke koder som er lovlige. Dersom Avdeling på koden er satt gjelder dette over FAGOMRAADEID.
Diagnosegruppe	Her angis den diagnosegruppen som vurderende lege/behandler mener at henvisningen tilhører. Feltet får innhold først etter at et fagområde er valgt, og vil da fylles med diagnosegrupper som er knyttet mot det valgte fagområdet.
Tentativ diagnose	Felt for å angi vurderende leges/behandlers formening om pasientens tentative diagnose ved hjelp av kodeverket ICD-10.
Hastegrad(påkrevd)	Følgende verdier gjelder for hastegrad:+ * Akutt = uten opphold/venting * Planlagt, eller venting over 24 timer og friske nyfødte * Tilbakeføring av pasient fra annet sykehus
Ny tilstand	Her kan det angis om den tilstanden som henvisningen gjelder er diagnostisert tidligere. Grunnlaget for å avgjøre om tilstanden er diagnostisert tidligere kan ligge i henvisningen, anamnesen eller som opplysning fra pasienten. Et eksempel kan være tilbakefall av sykdom i et krefttilfelle. Du kan velge blant verdiene "Første gangs henvisning" og "Diagnostisert tidligere". Hvis du er usikker på dette skal feltet være blankt.
Risiko	Følgende alternativer gjelder: * Ikke ubetydelig nedsatt livskvalitet * Redusert livslengde
Omsorgsnivå (påkrevd)	Her angis det på hvilket omsorgsnivå den planlagte behandlingen er tenkt utført. Omsorgsnivå påvirker hvilke poster og lokaliseringer som er tilgjengelig for oppmøte. Dersom avdelingen til henvisningen er en avdeling som er satt opp som kun en poliklinisk avdeling, vil det ikke være mulig å benytte omsorgsnivåene "Heldøgn" eller "Dagbehandling".
Kontakttype (påkrevd)	Her angis det hvilken kontakttype vurderende behandler mener første kontakt skal ha. Tilgjengelige valg er avhengig av hva som er valgt i "Omsorgsnivå"-feltet. Dersom kontakttypen "Utredning av rett til helsehjelp" velges, vil feltet "Rett til helsehjelp" settes til "?" som indikerer at det ikke er avgjort om pasienten har rett til helsehjelp.
Ressurstype	Hvilken utdannelse/erfaring er minimum påkrevd for å kunne behandle pasienten. (Eks:overlege, lege i spesialisering, etc.)
Prioritet	Her angis det hvilken ventelisteprioritet vurderende behandler mener henvisningen bør ha, altså hvor fort han mener pasienten bør behandles. Vær obs på at det her er en ulikhet sammenliknet med DIPS Classic. Feltet har i Arena ingen betydning i forhold til å foreslå "frist for start helsehjelp"
Behandlingsnivå	Følgende alternativer gjelder: * Flerområdefunksjon * Flerregionsfunksjon * Landsfunksjon * Lokalsykehusfunksjon * Områdefunksjon * Regionsfunksjon * Ukjent Dette feltet er synlig bare dersom systemoppsettet "Henvisning – Landsfunksjon" har parameterverdien 1.
Tentativ dato/måned	Angir tentativ oppmøtedato eller oppmøtemåned til den første planlagte kontakten for henvisningen. Standardvalg settes i systemoppsett: "Henvisning:def.tidsang.for første pk. ved vurd." I Arena er det ikke mulig å velge fast dato og tid, men dette er mulig i DIPS Classic. Velger du "Fast dato og tid" i systemoppsettet vil dette vises som tentativ dato i Arena Dersom du lagrer uten å angi tentativ dato eller tid, vil pasienten komme opp på ventelisten uten tentativ tidsangivelse.
Kan koordineres	Angir om den planlagte kontakten kan koordineres eller ikke.
Seksjon	Seksjonen der pasienten skal behandles.
Post	Posten der pasienten skal behandles. Dersom du velger en post som er tilknyttet et annet arbeidssted enn valgt "Lokalisering" sitt arbeidssted, vil "Lokalisering" bli blanket ut. "Omsorgsnivå" bestemmer hvilke poster som er tilgjengelig, og valgt "Post" påvirker hvilke lokaliseringer som er tilgjengelig.
Lokalisering	Lokaliseringen der pasienten skal behandles. Dersom du velger lokaliseringen som er tilknyttet et annet arbeidssted enn valgt "Post" sitt arbeidssted, vil "Post" bli blanket. Når "Omsorgsnivå" er valgt, vil kun lokaliseringer som er knyttet til samme omsorgsnivå være tilgjengelig. Dersom det ikke er noen lokaliseringer tilgjengelig, tyder det på at organisasjonsenhetene er feil satt opp av systemadministrator.
Oppmøtekommentar	Fritekstfelt

Når vurderingsresultatet er satt til "Godtatt" vil det være en lenke under oppmøte som åpner "Planlegging". Denne lenken er kun tilgjengelig dersom "Scheduling" er installert. Hvis den første planlagte kontakten knyttet til henvisningen er avsluttet med en avsluttkode, vil det ikke være mulig å gjøre endringer på felter under seksjonene "Tilstand og behandling" og "Oppmøte". Det kommer en informasjonsboks som forklarer hvorfor disse feltene er utilgjengelige for endringer.

Det er ulikheter mellom DIPS Classic og Arena i forhold å foreslå dato i feltet "Frist for start helsehjelp". Forskjellen er at Classic beregner "Frist for start helsehjelp" fra vurdert-dato mens Arena beregner den fra mottatt-dato. I DIPS kan også feltet "prioritet" bli benyttet i beregningen (om dette er konfigurert), dette benyttes ikke i Arena.

Bruk av vurderingsmal

Vurderingsmal er et system for å ta vare på og gjenbruke verdiene i arbeidsflata for vurdering av henvisning.

Dersom systemoppsettet "Arena henvisning: vurderingsmal i bruk" er slått på for din avdeling, kan du øverst til høyre i avsnittet "Vurdering" i arbeidsflata for vurdering av henvisning, finne en nedtrekksboks med ledeteksten "Velg vurderingsmal". Her kan du velge mellom maler du har opprettet, og du kan opprette eller slette maler.

Når du gjør en vurdering av henvisning til «Godtatt» som du ønsker å kunne bruke senere på andre henvisninger, fyll ut de feltene i arbeidsflata for vurdering som er relevante. Deretter åpner du nedtrekkslista over vurderingsmaler, skriver inn ønsket navn på malen, og klikker på plusstegnet ved siden av. Da er malen opprettet. Så kan du gjøre deg ferdig med vurderingen av henvisningen.

For å bruke en vurderingsmal er det nok å velge ønsket mal fra nedtrekkslista. Da settes vurderingen til "Godtatt", og feltene fylles ut med verdiene fra malen. Du må se over alle feltene og eventuelt justere verdiene før du fullfører vurderingen.

For å endre en vurderingsmal, velger du den aktuelle malen og justerer de feltene du vil endre på. Endringene lagrer du ved å klikke på lagre-ikonet ved siden av nedtrekkslista over maler.

Til høyre for hver vurderingsmal i nedtrekkslista er det et kryss. Hvis du klikker på krysset vil den aktuelle malen settes ut av bruk og ikke lenger være tilgjengelig.

Felt som kan settes ved hjelp av vurderingsmaler:

• Utfall av vurdering

• Ventetid fra

• Fagområde

• Diagnosegruppe

• Omsorgsnivå

• Kontakttype

• Ressurstype

• Seksjon

• Lokalisering

• Oppmøtekommentar

Endre pasientrettigheter

Pasientrettighetene kan du sette direkte i arbeidsflata første gang henvisningen vurderes til "Godtatt". Dersom du senere åpner henvisningen i vurderingsarbeidsflata, vil det ikke være mulig å endre feltene som angår pasientrettigheter, med unntak av "Ventetid slutt".

Det er likevel mulig å redigere pasientrettigheter ved en senere anleding dersom du har tilgang til å redigere pasientrettigheter (du må ha tilgang til elementet "Prioritert helsehjelp", samt endretilgang på henvisningen). Dersom du ikke har tilgang, vil redigeringsknappen ikke vises og en hinttekst, som sier at du ikke har tilgang, vises over ledetekstene for feltene "Rett til helsehjelp" og "Frist for start helsehjelp". Selv om knappen er synlig, vil den være inaktiv dersom det er gjort endringer i henvisningen som ikke er lagret. I såfall må du lagre henvisningen, og knappen blir aktiv og kan klikkes på.

Når du klikker på knappen for å endre pasientrettigheter, åpnes en dialogboks der følgende felter kan settes eller endres:

Felt	Forklaring
Begrunnelse til endring (påkrevd)	Årsak til at du endre pasientrettighetene.
Utfall av vurdering (påkrevd)	Utfall av vurderingen som er gjort. Dette feltet må settes. Se Vurdere en henvisning til "Godtatt" for detaljer.
Rett til prioritert helsehjelp	Angir om pasienten har rett til helsehjelp eller ikke. Endrer du dette fra "Ja" til "Nei", vil "Frist for start helsehjelp" slettes. Hvis "Ja" er valgt, må "Frist for start helsehjelp" fylles ut. Se forøvrig Vurdere en henvisning til "Godtatt" for detaljer.
Frist for start helsehjelp	Frist for når helsehjelpen må være startet. Påkrevd dersom Rett til helsehjelp er satt til "Ja".
Ansvarlig for endringen (påkrevd)	Den som er ansvarlig for beslutningen om å endre rettighetene til pasienten. Hvis brukerrollen din er satt opp som rekvirent vil feltet være utfylt med deg som ansvarlig. Ellers vil vurderingsansvarlig på henvisningen settes inn i feltet. Andre rekvirenter kan også søkes opp.

Tabell: Endre pasientrettigheter {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}

En hinttekst på lagreknappen i dialogboksen sier noe om hvilke felt som er påkrevd for å lagre.

For å se om det har vært endringer (historikk) på feltene "Rett til prioritert helsehjelp" og "Frist for start helsehjelp", må du gå via redigeringsknappen og klikke på arkfanen "Historikk". Feltet "Frist" i historikken inneholder ”Frist for utredning av helsehjelp" dersom "Rett til prioritert helsehjelp" har verdien "Ikke bestemt". Ellers inneholder "Frist" verdien fra feltet: "Frist for start helsehjelp". Feltet "Utfall av vurdering" er ikke synlig i historikken.

Henvise videre til annet sykehus

Hvis du vil henvise videre til en annen institusjon, kan du velge "Henv. annet sykehus" som vurderingsresultat. Da må du oppgi mottaker i "Henvist til". Du kan også angi om tilbakemelding er gitt. Når resultatet av henvisningen settes til "Henv. annet sykehus" blir det ikke opprettet tilhørende henvisningsperiode eller kontakt.

Felt	Forklaring
Henvist til (påkrevd)	Avdelingen som skal ta imot henvisningen.
Fagområde	Her angis fagområdet som vurderende lege/behandler vurderer henvisningen å høre til.
Tilbakemelding gitt	Dato for tilbakemelding om viderehenvisningen av henvisningen er gitt til henvisende lege og pasient. Feltet blir påkrevd hvis type tilbakemelding blir gitt. Den vil automatisk foreslå dagens dato hvis ingen dato er angitt, men denne kan endres.
Type tilbakemelding	Her kan du angi om tilbakemelding er gitt muntlig eller skriftlig.

Tabell: Henvise videre til annet sykehus {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}

Avvise en henvisning

Dersom du velger å avvise henvisningen, setter du dette som vurderingsresultat. Da vil følgende felter være tilgjengelig for utfylling.

Felt	Forklaring
Avvistkode (påkrevd)	Begrunnelsen for å avvise henvisningen.
Fagområde	Her angis fagområdet som vurderende lege/behandler vurderer henvisningen å høre til.
Tilbakemelding gitt	Dato for tilbakemelding om avvisningen av henvisningen er gitt til henvisende lege og pasient. Feltet blir påkrevd hvis type tilbakemelding blir gitt. Den vil automatisk foreslå dagens dato hvis ingen dato er angitt, men denne kan endres.
Type tilbakemelding	Her kan du angi om tilbakemelding er gitt muntlig eller skriftlig.

Tabell: Avvise en henvisning {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}

Sette en henvisning til "Forespørsel"

Hvis du bestemmer at henvisningen skal regnes som en forespørsel velges vurderingsresultat "Forespørsel". Henvisningen får ikke opprettet en tilhørende henvisningsperiode.

Vurdere sekundærhenvisning

Sekundærhenvisninger håndteres omtrent likt som primærhenvisninger i skjemaet. Om en henvisning er primær eller sekundær kan du se i kolonnen "Type" i pasientlisten. En sekundærhenvisning er alltid knyttet til en primærhenvisning. Når en sekundærhenvisning blir vurdert til "Godtatt", vil den bli tilknyttet samme henvisningsperiode som primærhenvisningen. Dersom sekundærhenvisningen blir satt til "Avvist" eller "Forespørsel", vil den ikke bli tilknyttet noen henvisningsperiode. Siden pasientrettighetene er knyttet til primærhenvisningen, vises ikke felt i avsnittet "Rettighetsvurdering". For å støtte fortsatt bruk av DIPS Classic, så blir feltet "utfall av vurdering" satt til verdien som er benyttet på primærhenvisningen, ved lagring.

Dersom du vurderer en sekundærhenvisning til enten "Forespørsel", "Avvist" eller "Henv. annet sykehus", og det ikke finnes annen planlagt behandling knyttet til henvisningsperioden, må du ta stilling til om pasientbehandlingen er ferdig for dette sykdomstilfellet eller om det skal være mer oppfølging. Dette må du gjøre med å velge om henvisningsperioden skal avsluttes eller om du skal sette pasienten på venteliste gjennom å opprette en planlagt kontakt på primærhenvisningen.

Ingen annen planlagt behandling betyr at alle planlagte kontakter på primærhenvisningen og vurderte tilknyttede sekundærhenvisninger er avsluttet, og at det ikke finnes noen andre ikke vurderte sekundærhenvisninger.

Velger du at pasienten er ferdigbehandlet, blir henvisningsperioden til pasienten avsluttet og det vil ikke være noen form for oppfølging på pasienten.

Velger du "Vet ikke, det er ikke avklart" blir det laget en planlagt kontakt på primærhenvisningen hvor tentativ dato blir satt en uke frem i tid. For å kunne ferdigstille vurderingen må "Kontaktårsak" oppgis. Henvisningsperioden vil følgelig fortsatt være åpen. Denne planlagte kontakten blir satt på organisasjonsenhetene til den første planlagte kontakten til primærhenvisningen og ha samme omsorgsnivå. Kontakttype blir satt til "Uavklart".

Dersom avdelingen til den første planlagte kontakten til primærhenvisningen er satt på en avdeling som er satt ut av bruk, blir du bli varslet om dette. Du er da nødt til å opprette den planlagte kontakten på primærhenvisningen manuelt før du kan vurdere sekundærhenvisningen til "Avvist", "Forespørsel" eller "Henv. annet sykehus".

Videresending av henvisning internt

Dersom en henvisning til vurdering er sendt til feil mottaker på samme institusjon, kan den videresendes til riktig mottaker. Du gjør dette ved å åpne henvisningen på vanlig måte. Trykk på knappen "Videresend internt" under skjemaet. Da vil avdeling, seksjon, post og lokasjon blankes ut slik at du kan sette inn riktig mottaker. I tillegg kan du lese og eventuelt endre på feltene "Administrativ merknad" og "Ventelisteinfo".

Endringene lagres og henvisningen videresendes når du trykker "Lagre" eller "Lagre & lukk". Valgmuligheter på seksjon, post og lokalisering kommer opp ut ifra avdelingen du velger. Dersom nye organisatoriske valg gir oppgave til ny arbeidsgruppe, vil en slik oppgave opprettes samtidig som oppgave i tidligere arbeidsgruppe blir signert ut som ferdig. Fører endringene ikke til ny arbeidsgruppe, vil ingen ny oppgave genereres.

Hvis du ikke skulle videresende henvisningen, kan du velge knappen "Angre videresend" under skjemaet. Da vil du komme tilbake til vurderingsarbeidsflata i samme tilstand som den var da du valgte "Videresend internt".

Om du ønsker avbryte arbeidet med denne henvisningen, velg "Lukk", og arbeidsflaten lukkes uten at noen av endringene blir tatt vare på.

Systemoppsettet "Arbeidsflyt HENVISNING i bruk" styrer om den valgte kombinasjonen av organisatoriske enheter skal opprette en ny arbeidsgruppe. Hvis du velger en kombinasjon som i systemoppsettet er satt til nei, vil meldingen "Arbeidsflyt for de valgte organisatoriske enhetene er ikke i bruk" vises der arbeidsgruppenavnet vanligvis ville stått. Siden det ikke går an å opprette en ny arbeidsgruppe for denne kombinasjonen av organisatoriske enheter, vil den eksisterende oppgaven fortsatt ikke være utført.

Fullføre vurdering

Når du har tatt stilling til en henvisning og fylt ut alle feltene som kreves for dette vurderingsresultatet, vil knappene under skjemaet endre seg.

Lagre knapper

"Lagre" og "Lagre & lukk" går fra å være inaktive til aktive. Dette indikerer at skjemaet nå inneholder et minimum av informasjon og kan lagres. Det er ikke mulig å mellomlagre en ufullstendig vurdering. "Lagre"-knappen lagrer vurderingen og lar deg stå i skjemaet. "Lagre og lukk" lagrer vurderingen og tar deg tilbake til listen over henvisninger til vurdering. Hvis en henvisning allerede er vurdert, er det mulig å gjøre endringer på den. Du kan endre på de fleste feltene for så å godkjennes på nytt. De fleste henvisninger kan settes til "Godtatt" selv om de allerede er vurdert til noe annet, men det er ikke mulig å ta bort en rettighet, som å endre fra "Godtatt" til "Avvist".

Hvis henvisningen har en ansiennitetsdato fra et annet sykehus, vil denne datoen bli brukt som periodens starttid, ved lagring av henvisningen.

Les mer om Oppretting og utskrift av ventelistebrev.

Sett tilbake til vurdering

Arbeidsflaten har en egen knapp med teksten "Sett tilbake til vurdering". Den er tilgengelig hvis henvisningsresultatet er satt til "Henv. annet sykehus", "Forespørsel" eller "Avvist", og vil sette henvisningen tilbake til "Klar til vurdering". Dersom henvisningen er vurdert i Classic, vil den stå som "Ikke klar til vurdering. Er henvisningensresultatet satt til "Godtatt" eller ikke vurdert, vil det ikke være mulig å sette henvisningen tilbake til vurdering.

Oppgavefrist på vurderingsoppgaven som blir opprettet når henvisningen settes tilbake til vurdering settes ut fra mottattdato og antall dager angitt i systemoppsettet "Arbeidsflyt:default frist for å vurdere henvisning". Det medfører at oppgavefrist kan bli satt tilbake i tid.

Aktive oppfølgingsoppgaver blir kansellert når en henvisning settes tilbake til vurdering.

Henvisningsvedlegg

Dersom henvisningen som vurderes er åpnet fra oppgavelista eller pasientlista, vil siden "Dokumentliste" være åpen i venstre del av skjermen. Alle vedleggene til henvisningen er da samlet i dokumentlista på venstre side. Det er mulig å velge dem i listen, åpne dem og lese innholdet. Du vil kun få opp dokumenter knyttet til henvisningen i oversikten. Ønsker du å fjerne denne filtreringen kan du trykke på krysset i boksen som indikerer hvilken henvisning som filteret gjelder for. Hele journalen blir da tilgjengelig.

Barne- og ungdomspsykiatriske henvisninger (PHBU)

Om henvisningen du skal vurdere er registrert på en avdeling som er satt opp til å være en barne- og ungdomspsykiatrisk (PHBU) avdeling, vil det dukke opp en fane øverst til høyre som heter "PHBU". Når du trykker på denne fanen, vil du kunne se supplerende PHBU informasjon hvis dette er registrert under mottak av henvisningen. Du kan ikke gjøre endringer på denne PHBU informasjonen. Dersom du har registrert PHBU informasjon i DIPS Classic, vil en del av den utvidede informasjonen fra Classic skjemaet også vises. Følgende felt vil ikke vises selv om de er registrert i Classic:

• Trenger tolk

• Dato for samtykke for foresatt

• Dato for samtykke for pasient

• Henvisers vurdering av hva PHBU skal bidra med i saken

For å skifte mellom skjemaet for henvisningsvurdering og PHBU informasjonen kan hurtigtasten CTRL+Tab brukes.

Habilitering

Om henvisningen du skal vurdere er satt opp på en habiliteringsavdeling, vil det dukke opp en fane øverst til høyre som heter "Habilitering". Når du velger denne fanen, vil du kunne se informasjon knyttet til habiliteringen. Du vil ikke kunne endre på denne informasjonen.

Fysioterapi

Om henvisningen du skal vurdere er satt opp på en fysioterapiavdeling, vil det dukke opp en fane øverst til høyre som heter "Fysioterapi". Når du velger denne fanen, vil du kunne se informasjon knyttet til fysioterapi. Du vil ikke kunne endre på denne informasjonen.

Kvalitetssikre arbeidsflyt for henvisning

Når en henvisning registreres i mottaket, lages det en arbeidsoppgave som legger seg i undergruppen "Henvisninger til vurdering", eller "Eksternhenvisninger til vurdering", avhengig av om dette er en intern eller ekstern henvisning. Denne oppgaven utføres når den som vurderer henvisningen, trykker "Lagre" i arbeidsflata for vurdering. Det opprettes da en ny oppgave av typen "Henvisninger til oppfølging", slik at neste ledd i prosessen kan kvalitetssikre vurdering av henvisningen og eventuelt sette pasienten opp på time.

I bunnen av arbeidsflatene for registrering av ny henvisning (mottak), vurdering av henvisning, og registrering av sekundærhenvisning er det et avsnitt som heter "Ny oppgave". Her kan du se hva slags oppgave som vil bli opprettet, og hvor den kommer til å bli sendt når du trykker "Lagre" eller "Send til vurdering". Det er også mulig å søke opp en annen arbeidsgruppe dersom det er hensiktsmessig. Den foreslåtte verdien i feltet "Arbeidsgruppe" er avhengig av en rekke verdier og defineres i systemoppsett. Verdien i feltet "Oppgavetype" bestemmes av status til henvisningen (om den er vurdert eller ikke). Se avsnittene Arbeidsflyt ved registrering av henvisning, Arbeidsflyt ved endring av mottaksinformasjon på vurdert henvisning og Arbeidsflyt ved vurdering av henvisning for detaljer.

Dersom du sletter den foreslåtte arbeidsgruppen og ønsker å få den frem igjen, kan du gjøre det ved å trykke på knappen bak arbeidsgruppefeltet.

Ved registrering av ny henvisning er det slik at dersom det allerede er en aktiv oppgave (som ikke er satt til utført) på henvisningen, og som er identisk med den oppgaven som systemet foreslår, vil feltet "Arbeidsgruppe" under "Ny oppgave" være tomt. Da vil du se den aktuelle oppgaven i oppgavelisten nedenfor. Ved ny vurdering av henvining vil det bli foreslått en arbeidsgruppe for arbeidsoppgaven "Henvisning til oppfølging". Det er her mulig å registrere flere arbeidsoppgaver på samme arbeidsgruppe. Når du gjør endringer på en vurdert henvisning, kommer det ikke noe forslag til ny arbeidsgruppe. Du kan likevel søke opp en arbeidsgruppe.

Det er viktig at du forsikrer deg om at oppgaven som velges er korrekt, slik at henvisningen sendes til oppfølging til riktig arbeidsgruppe. Hvis den foreslåtte arbeidsgruppen ikke stemmer med det du hadde tenkt bør du se over skjemaet og forsikre deg om at alt er fylt ut korrekt.

Hvis meldingen "Arbeidsflyt for de valgte organisatoriske enhetene er ikke i bruk" vises, har forvalterne deaktivert arbeidsflyt for de valgte organisatoriske enhetene. For en slik kombinasjon av organisatoriske enheter vil det ikke opprettes en oppgave til oppfølging når du godkjenner henvisningen.

Arbeidsflyt i arbeidsflatene for henvisning inneholder følgende felter:

Felt	Forklaring
Arbeidsgruppe	Navn på oppsettparameter som brukes til å bestemme arbeidsgruppe for henvisningen/rekvisisjonen. Oppsettparametere redigeres i Admin. Sykehus som ikke ønsker å ha mange ulike arbeidsgrupper kan legge inn samme arbeidsgruppe.
Oppgavetype	Viser navnet på oppgavemappen i "Mine arbeidsoppgaver" som henvisningen havner i. Denne er ikke mulig å redigere hverken i skjermbildet eller i systemoppsettet.
Vis fra	Fra hvilken dato ny arbeidsflytoppgave skal vises. Viser dagens dato som standardverdi.
Oppgavefrist	Standardverdi er gitt av dagens dato eller mottattdato + systemparameter "Arbeidsflyt:default frist for å vurdere henvisning". Oppgavefristen vil automatisk oppdateres i forhold til mottattdato + systemparameter, når du endrer mottattdato.
Haster	Er standard avkrysset hvis henvisers hastegrad er Øyeblikkelig hjelp. Hvis denne er avkrysset til ny arbeidsflytoppgave vil den bli merket som en hasteoppgave.
Merknad	Her kan det være angitt en merknad for den nye arbeidsflytoppgaven.

Tabell: Arbeidsflyt i arbeidsflatene for henvisning {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}

Feltet "Oppgavefrist" beregnes ut fra "Mottattdato" med det antall dager som bestemmes av systemoppsettet "Arbeidsflyt:default frist for å vurdere henvisning". Dersom "Mottattdato" endres, vil fristen endres tilsvarende. Dersom fristen er endret i forhold til det som beregnes fra systemoppsettet, og du etterpå endrer "Mottattdato", så vil fristen settes tilbake til det som beregnes fra systemoppsettet.

Arbeidsflyt ved registrering av henvisning

Når du registrerer ny henvisning eller redigerer mottaksinformasjon på en henvisning vil arbeidsgruppen som foreslås påvirkes av det som fylles inn i feltene "Henvist av", "Avdeling", "Post", og "Lokalisering". Hvis "Ansvarlig" har en personlig arbeidsgruppe, vil den bli foreslått som ny arbeidsgruppe. Ny endring av ett av disse feltene kan medføre at en annen arbeidsgruppe foreslås.

Uansett hva som forslås av systemet, kan du selv søke opp en annen arbeidsgruppe.

Når du lagrer en henvisning som ikke er vurdert, opprettes oppgaven i arbeidsflyt. Denne oppgaven kan ikke endres, men dersom du søker opp en ny oppgave eller endrer på organisatoriske enheter eller ansvarlig lege, kan du sette de verdiene som måtte være nødvendige på den nye oppgaven. I så fall settes den opprinnelige oppgaven til utført når den nye oppgaven opprettes.

Arbeidsflyt ved endring av mottaksinformasjon på vurdert henvisning

Når du åpner en vurdert henvisning i arbeidsflata for registrering av henvisning, vil det ikke foreslås noen ny arbeidsoppgave, uansett hva du gjør av endringer. Dersom du likevel søker opp en ny arbeidsgruppe, vil det bli opprettet en ny oppgave når du lagrer henvisningen. Allerede eksisterende arbeidsoppgaver på henvisningen vil ikke bli berørt av dette.

Arbeidsflyt ved vurdering av henvisning

Når du vurderer en henvisning første gang vil systemet foreslår en arbeidsoppgave ut fra hvilken avdeling henvisningen tilhører, sammen med systemoppsettet. I tillegg kan arbeidsgruppen som foreslås påvirkes av de organisatoriske enhetene under oppmøte-seksjonen ("Post", "Seksjon" og "Lokalisering").

Ved senere redigering av en vurdert henvisning, vil systemet ikke foreslå ny arbeidsgruppe endring av de organisatoriske enhetene.

Dersom "Henvisers hastegrad" i mottak er satt til "Øyeblikkelig hjelp" eller "Samme dag", vil "Haster" under ny arbeidsoppgave automatisk bli satt.

Uansett hva som forslås av systemet, kan du selv søke opp en annen arbeidsgruppe.

Du kan også velge å ikke sende noen oppfølgingsoppgave i arbeidsflyt ved første gangs vurdering av en henvisning. Ytterst til høyre for overskriften "Ny oppgave" finnes en sjekkboks med teksten "Ikke lag oppfølgingsoppgave". Når denne hakes av, skjules feltene for ny oppgave. Det blir da ikke opprettet noen oppfølgingsoppgave når henvisningen blir lagret. Dette er ikke tilgjengelig for allerede vurderte henvisninger.

Når du krysser av for "Ikke lag oppgølgingsoppgave", blir det ikke sendt noen oppfølgingsoppgave i arbeidsflyt.

Oppgaveliste

Nederst i arbeidsflatene for mottak av henvisning og vurdering av henvisning (vurderingsresultat "Godtatt") er det en liste over oppgaver. Listen viser detaljer om oppgaver med oppgavetype, arbeidsgruppe, oppgavefrist, om en oppgave haster, når oppgaven ble opprettet, hvem oppgaven ble eventuelt sendt fra og merknader på oppgaven.

Til venstre i aktive oppgaver er det en hamburger-knapp. Her kan man velge å sette oppgaven til utført eller å overføre oppgaven til en annen arbeidsgruppe. Disse valgene vil kun være tilgjengelig for oppgavetypen "Henvisning til oppfølging". Du kan kun gjøre endringer på oppgaver som ligger i en arbeidsgruppe som du har tilgang til og oppgaver som du selv har opprettet.

Når du setter en oppgave til utført, vises dette med et blått informasjonsflagg oppe til høyre på skjermen i noen sekunder. Merk at å sette oppgaver til utført her er uavhengig av andre endringer i arbeidsflatene og utføres uavhengig av dette. Det er ingen angremulighet når du setter oppgaver til utført, annet enn å opprette en ny tilsvarende oppgave.

Når du velger å overføre en oppgave til en annen arbeidsgruppe, får du opp en dialog tilsvarende den du finner når du overfører en oppgave på oppgavesida. Denne dialogboksen henter data fra oppgaven du overfører, slik at det eneste du trenger å fylle ut, er den nye arbeidsgruppa. Forøvrig kan du endre på merknad, frist og haster dersom det er behov for det. Når du har klikket på knappen "Overfør", oppdateres oppgavelista i arbeidsflata, slik at du kan verifisere at det ble riktig.

Ved å klikke på knappen/linken "Vis historikk", kan listen utvides for å vise alle henvisningens oppgaver, også de utførte. Dette gjelder både oppgaver til vurdering og til oppfølging på henvisningen. For utførte oppgaver, vil det vises utførttype, når de ble utført og hvem de ble utført av.

Oppfølging av vurderte henvisninger

Når henvisningen er vurdert går det en oppgave "Henvisninger til oppfølging" til aktuell arbeidsgruppe. Henvisningene følges opp herfra. Om henvisningen er vurdert til "Godtatt". vil du navigeres til "Planlegging" Ctrl+Alt+I ved å klikke på oppgaven. Henvisningen følges opp der. Ble henvisningen vurdert til "Forespørsel". "Avvist" eller den ble henvist videre, vil du bli navigert til siden "Henvisninger". Her kan du velge aktuell henvisning og følge opp ved å opprette brev, osv.

Redigere henvisningsperioden

Henvisningsperioden har informasjon som påvirker rettighetene til pasienten for den gitte henvisningen og det er laget en egen arbeidsflate som gjør det mulig å endre på denne informasjonen. For å endre på denne informasjonen, må henvisningen velges i "Henvisninger". I seksjonen til "Henvisningsperiode" er det en redigeringslenke som kan benyttes for å endre på informasjonen om henvisningsperioden. Når du klikker på denne lenken, åpnes arbeidsflaten for å redigere henvisningsperioden.

I denne arbeidsflaten kan du blant annet avslutte henvisningsperioden. For å kunne avslutte henvisningsperioden må du oppgi både sluttdato og avsluttkode. Du kan avslutte en henvisningsperiode dersom følgende er ivaretatt:

• Primærhenvisningen har ingen åpne kontakter

• Alle eventuelle sekundærhenvisningene har ingen åpne kontakter

• Alle sekundærhenvisningene er vurdert

• Pasienten har ingen pågående innleggelser

Felt	Forklaring
Sykehus	Sykehuset som har ansvar for henvisningsperioden. Ikke mulig å redigere.
Startdato (påkrevd)	Dato for start av henvisningsperioden. Datoen kan ikke være etter mottattdatoen til henvisningen. Datoen kan ikke være tidligere enn ansiennitetsdatoen — alternativt om henvisningen er mottatt fra annet sykehus, kan den ikke være tidligere enn ansiennitetsdato fra annet sykehus.
Sluttdato	Sluttdatoen til henvisningsperioden. Sluttdatoen kan ikke være før startdatoen. Sluttdatoen kan ikke være før siste opphold.
Avsluttkode	Kodeverk som angir hvorfor perioden er avsluttet. Dersom du oppgir avsluttkode, må du også sette en sluttdato.
Problembeskrivelse	Problembeskrivelsen for henvisningsperioden. Denne er ikke mulig å endre, men endres dersom henvisningsårsaken endres (gjøres i mottaksarbeidsflata).
Status for varsling av Helfo	Registrere om Helfo er varslet eller ikke.
Dato Helfo kontaktet	Dato når Helfo har blitt kontaktet. Denne datoen kan ikke være før vurdertdatoen til henvisningen og kan heller ikke være senere enn dagens dato. Det er bare mulig å registrere dato her hvis Status for varsling av Helfo er satt til 'Helfo er varslet'.
Ventetid slutt	Ventetiden slutter den dagen behandlingen påbegynnes, eller at pasienten ikke lenger er aktuell for den planlagte undersøkelse eller behandling.
Ventetid sluttkode	Klassifisering av årsak til at ventetid er avsluttet. Felt er kun tilgjengelig for redigering hvis funksjonen er i bruk (se systemoppsett "Arena henvisning: nye funksjoner i bruk" i oppsett og konfigurasjonsdokumentasjonen)
Utfall av vurdering	Kodeverk for hvilket utfall vurderingen av henvisningen har fått. Ikke mulig å redigere.
Rett til prioritert helsehjelp	Angir om pasienten har rett til prioritert helsehjelp. Ikke mulig å redigere.
Frist for start helsehjelp	Dersom pasienten har rett til helsehjelp, angir dette feltet fristen for start av helsehjelpen. Ikke mulig å redigere.
Ansiennitetsdato	Dette er mottatt datoen fra det opprinnelige sykehuset som mottok henvisningen fra primærhelsetjenesten. Denne datoen representerer pasientens rettigheter med tanke på frister. Ikke mulig å redigere.

Tabell: Detaljer om henvisningsperioden {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}

Registrere ventetid slutt

I arbeidsflata for henvisningsperioden kan du registrere dato for "Ventetid slutt". Ventetid sluttkode kan også registreres hvis funksjonen er i bruk (se systemoppsett "Arena henvisning: nye funksjoner i bruk" i oppsett og konfigurasjonsdokumentasjonen).

Du blir navigert til denne arbeidsflata dersom du i "Oppgaver" velger en arbeidsoppgave av typen "Vurderinger av ventetid slutt", og deretter trykker på knappen "Registrer ventetid slutt" i detaljene for arbeidsoppgaven. Her kan du registrere "Ventetid slutt", og da blir den aktuelle oppgaven ferdigstilt. Vær oppmerksom på at om du registrerer "Ventetid slutt" etter å ha åpnet arbeidsflata fra andre steder enn "Oppgaver", vil ikke oppgaver av typen "Vurderinger av ventetid slutt" bli berørt.

Du kan også manuelt markere arbeidsoppgaven "Vurderinger av ventetid slutt" som ferdig ved å trykke på knappen "Sett utført" som vises når detaljene for arbeidsoppgaven vises. Dette kan bare gjøres dersom "Ventetid slutt" allerede er satt på henvisningsperioden.

Gjenåpne henvisningsperioden

Du kan gjenåpne en henvisningsperiode på to måter. Ved å opprette en ny planlagt kontakt, eller ved å lage en ny sekundærhenvisning på valgt henvisningsperiode. Hvis du lager en ny sekundærhenvisning på en lukket henvisningsperiode, må du bekrefte at du ønsker å gjenåpne perioden før du får opprettet sekundærhenvisningen.

Arbeidsoppgaver - "Henvisning til vurdering"

For arbeidsoppgaver relatert til vurdering av henvisning ("Ekstern henvisning til vurdering" og "Henvisning til vurdering"), er sammen med pasientlista "Henvisning til vurdering" et naturlig sted å starte for å vurdere henvisning. For generell bruk av oppgavesiden se dokumentasjonen til oppgavesiden. Når du velger en oppgave av typen "Ekstern henvisning til vurdering" eller "Henvisning til vurdering", kan disse oppgavene ha kolonner i oppgavelisten som viser informasjon relatert til henvisningen - eksempel på slik informasjon er "Henvisningsårsak" og "Frist for start helsehjelp". For å kunne se informasjonen knyttet til henvisning i oppgavesiden, må dette konfigures (Se oppsett og konfigurasjonsdokumentasjonen).

Når en vurderingsoppgave velges i oppgavelisten, er det mulig å få kunne se på henvisningsdokumentet som ble sendt. Ved å trykke på knappen "Slå på forhåndsvisning" vil innholdet i alle dokumentene som er knyttet til henvisningen bli vist.

Arbeidsoppgaver - "Henvisning til oppfølging"

Arbeidsoppgaver knyttet til oppfølging av vurderte henvisning kan benyttes som utgangspunkt for å sette opp en plan for pasienten. For generell bruk av oppgavesiden se dokumentasjonen til oppgavesiden. I listen over oppgaver av typen "Henvisning til oppfølging", er det mulig å vise informasjon fra henvisningen - eksempler her er "Omsorgsnivå" og "Vurderingsresultat" med mer. For at denne type informasjon skal være tilgjengelige kolonner i oppgavelisten, må dette konfigures (Se oppsett og konfigurasjonsdokumentasjonen).

Hvis en henvisning er blitt satt til godtatt, er det i dag mulig å styre hvor du navigeres til når du trykker på knappen "Følg opp". Hvis det ikke er gjort endringer, vil du bli navigert til siden "Planlegging" når du trykker på knappen "Følg opp", men det er mulig å sette opp Arena slik at du blir navigert til siden "Henvisninger" ved bruk av systemoppsettet "Arena henvisning: nye funksjoner i bruk" i oppsett og konfigurasjonsdokumentasjonen.

Pasientliste "Henvisninger til vurdering"

Pasientlisten åpnes ved å klikke på siden "Pasientliste". Klikk på pilen for å få opp oversikten over pasientlistene. Velg listen "Henvisninger til vurdering" og lukk oversikten igjen ved å klikke på pilen.

Pasientliste

Utvalg i listen

Legg inn valg på avdeling, seksjon, post og lokalisering og klikk "oppdater" for å få opp liste over aktuelle pasienter.

Det er mulig å velge "Alle" (standard-valg) på seksjon, post og lokalisering. For å unngå for vidt søk er dette ikke mulig på avdeling, her må du velge et av alternativene i listen. Du får opp listen ved å klikke på pilen i feltet eller ved å begynne å skrive alternativet du er ute etter. Du kan også flytte deg opp og ned i listen ved å trykke piltaster. Klikk på riktig valg eller trykk Enter når riktig henvisning er markert.

Tilgangskontroll og "Alle" i organisatoriske enheter

Tilgangskontrollen styrer hvilke organisatoriske enheter du har tilgang til å søke opp henvisninger til vurdering for. Betydningen av "Alle" på utvalgene er altså alle de enhetene du har tilgang til. I praksis betyr det at dersom du ikke har tilgang til alle seksjonene på en avdeling, så vil det fortsatt stå "Alle". Dersom det er slik at du ikke har tilgang til en av seksjonene, så vil ikke henvisninger som er knyttet til den seksjonen komme med i resultatet selv om det står "Alle". Dersom du har fått tilgang til en pasient gjennom beslutningsstyrt tilgang, og henvisningen er knyttet til en avdeling du ikke har tilgang til, vil den ikke bli vist i pasientlisten.

Oppgavefrist

Systemoppsettet "Arbeidsflyt:default frist for å vurdere henvisning" styrer antall dager den nye organisatoriske enheten har til å gjennomføre oppgaven. Fristen settes lik antall dager i systemoppsett beregnet fra og med datoen henvisningen var mottatt. Systemoppsett finner du i DIPS Admin under Organisasjon Systemoppsett…​. Det er mulig å se hvor mange dager det er til fristen i pasientlisten. Det ser du i en egen kolonne som heter "Dager til frist". I denne listen kommer det opp ikon som hjelp til å varsle ev. hast på oppgavene.

GulBall

RodBall

Gul ball indikerer at frist for vurdering nærmer seg, inkludert dagen for fristens utløp. Rød ball viser at frist for vurdering er utløpt.

Klar til vurdering

Når en henvisning har blitt kvalitetssikret av administrativt personell, vil de sette henvisningen som klar til vurdering. Klinisk personell kan dermed bruke dette feltet i Pasientlisten for å sortere eller filtrere henvisninger som er markert som klar til vurdering. På denne måten kan du prioritere henvisninger som administrativt personell allerede har kvalitetssikret.

Kolonnen "Klar til vurdering" må konfigureres inn i Pasientlisten "Henvisninger til vurdering". Denne kolonnen kan ha tre statuser: "Klar", "Ikke klar" eller tom som betyr at henvisningen er opprettet i DIPS Classic.

Det er også mulig å benytte systemoppsettet "Arena henvisning: henvisning klar til vurdering" for å overstyre hvorvidt henvisninger ansees som klare til vurdering.

Velge henvisning fra pasientlisten

I pasientlister for utvalget Henvisninger markerer du ønsket henvisning og dobbeltklikker eller trykker Enter. Hvis henvisningen ikke er klar til vurdering vil "Henvisninger" bli vist sammen med arbeidsflata. Hvis henvisningen er klar til vurdering, vil du navigeres til siden "Dokumentliste".

Dersom systemoppsettet "Arena henvisning: henvisning klar til vurdering" er satt til "JA", vil du alltid navigeres til "Dokumentliste" og henvisningen åpnes i arbeidsflaten for vurdering. Dersom henvisningen er vurdert med et annet utfall enn "Godtatt", vil du navigeres til siden "Henvisninger".

I skjemaet for vurdering av henvisning vises det meste av den informasjonen som ble lagret under mottak av henvisningen, sammen med alle feltene du kan fylle ut ved vurdering.

Henvisningsvedleggene er et utvalg fra pasientens journal. Det vil si at når du åpner en henvisning, vil kun dokumentene som er vedlagt henvisningen vises.

Innstillinger

Det er mulig å gjøre egne innstillinger i pasientlisten for å få den visningen du ønsker. Kolonner kan flyttes enkelt ved hjelp av "dra-og-slipp". Høyreklikk øverst i kolonnen for flere sorteringsmuligheter.

Klikk på tannhjulet til høyre i bildet, og det kan velges å sette automatisk oppdatering av siden i en ønsket oppdateringsfrekvens i minutter: