Inntaksbrev
Inntaksbrev er brev som opprettes i forbindelse med henvisning, venteliste og innkalling. Brev i DIPS Arena bruker ventelistebrevmaler.
Hurtiginnføring for Inntaksbrev
Opprette inntaksbrev
Favorittmarkere brevmaler
Se Favoritter
Sende elektronisk tilbakemelding til henviser
Sende digitalt brev til pasient
Sjekke leveransestatus
Følge opp feilet sending
Hurtigtaster
Alt + H
Velg brevmal for henviser
Alt + P
Velg brevmal for pasient
Alt + Å
Velg brevmal for pårørende
Alt + F
Velg forfatter av dokumentet
Alt + N
Neste
Alt + U
Fullfør
Alt + A
Avbryt
Esc
Avbryt
Ctrl + P
Lagre og lukk, samt åpne dialog for opprettelse av brev (fra relevante arbeidsflater)
Alt + T
Tilbake (i Tilbakemelding på henvisning)
Bruke Inntaksbrev
Godkjente bruksområder
Inntaksbrev brukes til å informere pasient, henviser og eventuelt pårørende. Brevet kan sendes til lokal utskrift eller digitalt (hvis det er konfigurert).
Opprette inntaksbrev
Dialogen åpnes fra arbeidsflaten ved å velge Opprett brev (ev. Opprett brev og skjema).
Knappen er tilgjengelig i disse arbeidsflatene:
Rediger primærhenvisning
Vurdering av henvisning
Planlagt kontakt
Opprett/rediger operasjon
Rediger gruppebehandlingskontakt
Felter i «Inntaksbrev-vinduet»
Brev til henviser
Velg brevmal for henviser. La stå tomt hvis du ikke skal opprette henviserbrev. Hvis henviser kan motta elektronisk tilbakemelding, kan du få valg om elektronisk sending i stedet for brevmal.
Brev til pasient
Velg brevmal for pasient. La stå tomt hvis du ikke skal opprette pasientbrev. Hvis digital sending er satt opp kan du velge digital sending eller lokal utskrift (standard).
Brev til pårørende
Velg brevmal for pårørende. La stå tomt hvis du ikke skal opprette brev. Valget vises bare når pasienten er under 16 år og pårørende er satt som kopimottaker. Antall genererte brev følger antall kopimottakere.
Redigering/utskrift
Velg Rediger, Lagre og skriv ut, eller Godkjenn og skriv ut per brev. Hvis brevet ikke godkjennes, opprettes arbeidsoppgave i arbeidsgruppen din.
Forfatter av brev
Settes automatisk (se Dokument og forfatter). Du kan overstyre ved å søke opp ønsket forfatter.
Skjemaoppgave til pasient
Opprett skjemaoppgave til pasient (Dette krever at produktet DIPS Pasientskjema er installert).
Favoritter
Du kan favorittmarkere ofte brukte brevmaler i nedtrekksmenyene. Dette gjøres via nedtrekksmenyen i "Inntaksbrev"-vinduet hvor du kan velge å stjernemarkere brev du ofte bruker. De stjernemarkerte brevene legger seg øverst over tilgjengelige brev i nedtrekksmenyen, alfabetisk sortert. Dersom du ønsker å fjerne et favorittmarkert brev, huk av den angitte stjernemarkeringen.
Elektronisk tilbakemelding til henviser
Elektronisk tilbakemelding bruker meldingsformatet Status på henvisning.
Forutsetninger for elektronisk tilbakemelding:
Pasienten må ha fødselsnummer eller D-nummer (reelt eller SyntPop).
Henviser må kunne motta elektronisk tilbakemelding.
Avdelingen (på henvisning eller planlagt kontakt) må være satt opp for sending.
Sykehuset må ha lisens: DIPS Henvisning – sending og status (produkt 1589).
Henvisningen må være vurdert til Godtatt, Avvist eller Henv. annet sykehus.
Vurderingsresultat Forespørsel støttes ikke av nasjonal standard.
Kontakten må ikke være avsluttet.
Tilbakemelding på avsluttet planlagt kontakt støttes ikke.
Når forutsetningene er oppfylt får du en avkryssing i Brev til henviser for å sende elektronisk tilbakemelding.
Opprette og sende
Velg Fullfør.
Når elektronisk sending er valgt åpnes et skjema i arbeidsflaten.
Kontroller opplysningene som sendes.
Fyll ut begrunnelse ved behov.
Begrunnelse er påkrevd ved Avvist.
Velg Send.
Innhold i meldingen
Avsender
Organisasjon, postadresse og avdeling fra henvisning/planlagt kontakt.
Pasient
Navn, fødselsnummer og bostedsadresse.
Kontaktopplysninger
«Helsefaglig kontakt» settes til dokumentets forfatter. Telefon hentes fra organisasjonen.
Dokumentinformasjon
Tekniske detaljer (opprettet, meldings-ID, visningsversjon).
Hvis du som bruker ikke har tilgang til journalgruppen dokumenttypen for tilbakemelding til henviser tilhører, vil det komme melding om dette når du i skjermbildet for "Inntaksbrev" klikker [Neste] for å komme til skjermbildet "Tilbakemelding på henvisning". Når du klikker bort denne meldingen, kommer du tilbake til "Inntaksbrev" og må ev. velge bort å kunne sende elektronisk melding til henviser.
Maler
Maler standardiserer dokumenter og kan hente inn registrerte opplysninger automatisk. Malvariabler vises som [Malvariabel] (f.eks. [Sys.Dato]) og erstattes ved opprettelse.
Hva styrer tilgjengelige maler?
Henvisning mottatt
Henvisningens avdeling
Pasientens prefererte språk
Inntaksbrev
Avdeling på planlagt kontakt
Omsorgsnivå på planlagt kontakt
Fagområde på planlagt kontakt
Diagnosegruppe på planlagt kontakt
Rett til helsehjelp på henvisningen
Pasientens prefererte språk
Maler for henviser og pårørende tar ikke hensyn til pasientens prefererte språk. Henviser-/pårørendemaler med angitt språk vises derfor ikke i malvelgeren.
Typer inntaksbrev
Hvilke brev som kan opprettes styres av hvor i forløpet du er, og vurderingsresultatet på henvisningen.
Pasientbrev
Forespørsel
Henvisning mottatt
Avvist søknad
Bekreftelse på venteliste
Innkalling
Henvisning videre
Henviserbrev (legebrev)
Forespørsel
Henvisning mottatt
Avvist søknad
Bekreftelse på venteliste
Innkalling
Henvisning videre
Pårørendebrev (pasient under 16 år)
Forespørsel
Henvisning mottatt
Avvist søknad
Bekreftelse på venteliste
Innkalling
Henvisning videre
Dokument og forfatter
Journalgrupper
Inntaksbrevmaler må i Admin være knyttet til en dokumenttype som tilhører én journalgruppe du har skrivetilgang til.
Hvis dokumenttypen er knyttet til flere journalgrupper du har tilgang til, får du feilmelding fordi systemet ikke kan velge korrekt journalgruppe for en eller flere brevmaler.
Hva kobles brevet til?
Brev kobles alltid til en henvisning.
Inntaksbrev kobles i tillegg til aktuell planlagt kontakt (hvis relevant) og avdeling på planlagt kontakt.
For «Henvisning mottatt»-maler settes dokumentets avdeling til henvisningens avdeling.
Forfatter-regler
Hvis henvisningen er vurdert og vurderingsansvarlig er intern rekvirent, brukes denne som forfatter.
Hvis vurderingsansvarlig er ekstern rekvirent og innlogget bruker er rekvirent, brukes innlogget bruker.
Hvis vurderingsansvarlig er ekstern og innlogget bruker ikke er rekvirent, blir feltet tomt. Du må velge en intern rekvirent som forfatter.
Digitalt inntaksbrev til pasient
Digital sending leverer brevet til Helsenorge, sikker digital postkasse, eller ekstern utskriftstjeneste når pasienten ikke kan motta digitalt.
Slik sender du digitalt
Hvis du velger "Godkjenn og skriv ut" etter å ha valgt brevmal for pasientbrevet, vil du få spørsmål om du vil sende digitalt, eller skrive ut lokalt. Hvis du her velger "Send digitalt" blir brevet sendt i det du trykker Fullfør. Alternativt kan du redigere brevet først. Når dokumentet er godkjent, og du trykker Skriv ut, åpnes en dialogboks som spør om du vil sende brevet digitalt. Du vil også få denne dialogboksen dersom du trykker Skriv ut på en utskriftsoppgave, hvis utskriftsoppgaven gjelder et inntaksbrev.
I dialogen kan du bruke Ctrl + Enter for å bekrefte (samme som OK).
Forutsetninger for digital sending
Pasienten må ha fødselsdato, og fødselsnummer eller D-nummer registrert i Arena.
I tillegg må kriteriene under være oppfylt (avhengig av hva brevet er knyttet til):
Brev knyttet til planlagt kontakt
Dokumentet må være et ventelistebrev.
Dokumentet må være knyttet til en planlagt kontakt.
Brukeren må ha tilgang til planlagt kontakt.
Det kan ikke være registrert nekting av innsyn på dokumentet eller for pasienten via «kritisk informasjon».
Oppsettet Elektronisk inntaksbrev til pasient må være
JAfor avdeling/seksjon/lokalisering.
Brev knyttet kun til henvisning
Dokumentet må være et ventelistebrev.
Dokumentet må være knyttet til henvisning (ikke planlagt kontakt).
Brukeren må ha tilgang til henvisningen.
Det kan ikke være registrert nekting av innsyn på dokumentet eller for pasienten via «kritisk informasjon».
Oppsettet Elektronisk inntaksbrev til pasient må være
JAfor henvisningens avdeling/seksjon/lokalisering.
Pasientens adresse (ved ekstern utskrift)
Adresse hentes enten fra pasientens adresse i DIPS eller fra Folkeregisteret. Dette styres av en oppsettparameter.
Hvis pasienten har C/O-adresse MÅ den ha fra-og-med-dato for å brukes korrekt. Når det er satt, brukes C/O-adressen uavhengig av øvrig oppsett.
Godkjente formidlingskanaler
Ut fra pasientens alder vil det angis i meldingen hvilke kanaler brevet kan formidles i (Helsenorge, sikker digital postkasse eller fysisk post). Hvilke formidlingskanaler som er tillatt for ulike aldersgrupper styres av en oppsettparameter.
Sjekke leveransestatus
Når du har sendt et inntaksbrev digitalt, kan du se leveransestatus for brevet på to måter:
I dokumentloggen for brevet vises hendelser av typen "Elektronisk inntaksbrev" for:
Brev levert på Helsenorge/digital postkasse
Brev levert til ekstern utskriftstjeneste
Brev skrevet ut og sendt til pasient av ekstern utskriftstjeneste
Brev levert på Helsenorge/digital postkasse men varsling til pasient om mottatt brev feilet
Brev kunne ikke leveres til Helsenorge/digital postkasse/ekstern utskriftstjeneste på grunn av feil
Brev har kommet i retur fra ekstern utskriftstjeneste (returpost)
Brev ulest på Helsenorge og ettersendt til ekstern utskriftstjeneste
Kopi av brev levert på Helsenorge (sekundærkanal)
I korrespondanseloggen vises inntaksbrev som meldingstype "Inntaksbrev", med status for applikasjonskvittering. I tillegg vises det en separat, tilknyttet melding av typen "Leveranserapport for inntaksbrev" for leveranserapport som inneholder informasjon om leveransestatus og kanalvalg for inntaksbrevet. Denne vises først når leveranserapporten er mottatt. I dokumentloggen vil det vises generell informasjon om dokumentet.
Det kan komme flere leveranserapporter for samme brev. De vises som separate meldinger i korrespondanseloggen.
Feilhåndtering
Ved feilet sending opprettes arbeidsoppgave. Oppgavetype avhenger av feilen:
Negativ applikasjonskvittering: Meldinger feilet hos mottaker i MB
Manglende applikasjonskvittering: Meldinger ikke kvittert av mottaker i MB
Returpost/feilet sending: Returpost/feilet sending
Feil ved levering til Helsenorge, sikker digital postkasse eller ekstern utskriftstjeneste
Feil ved varsling til pasient om mottatt brev
Returpost fra ekstern utskriftstjeneste
Manglende leveranserapport
Når du mottar en slik oppgave må du vanligvis enten:
forsøke å sende på nytt, eller
skrive ut lokalt og sende per post.
Sist oppdatert