Medisinsk koding
Medisinsk koding brukes til å registrere pasientens tilstander og/eller prosedyrer som er gjort på et opphold. For å åpne kodemodulen kan du klikke på ikonet som vist i illustrasjon under. Du kan også registrere medisinske koder i siden "Opphold", arkfane "Medisinsk koding".
Hurtigtaster
Ctrl+Shift+M
Åpner siden Medisinsk koding der du kan registrer medisinske koder på pasienten. Samtidig får du oversikt over alle tilstander og prosedyrer som er registrert på pasienten i egne arkfaner.
Ctrl+Alt+M
Åpner siden Medisinske koder som viser oversikt over alle tilstander og prosedyrer som er registrert på pasienten.
Alt+m
Går til arkfanen Medisinsk koding i siden Opphold.
Ctrl+S
Lagrer registrering av medisinske koder.
Ctrl+F
Setter markøren i hovedsøkefeltet.
Ctrl+O
Åpner Finnkode i eget vindu.
pil ned
Flytter fokus nedover i listen over registrerte koder.
pil opp
Flytter fokus oppover i listen over registrerte koder.
Tabulator
Flytter markøren mellom de forskjellige knappevalgene i redigeringsbildet. Ved multippel koding vil du kunne manøvrere deg gjennom flere registrerte koder i lisen.
Shift+F10/F4
Åpner meny på den markerte koden.
Ctrl+1
Går til Registrerte koder på dette oppholdet.
Ctrl+2
Går til Dine mest brukte tilstandskoder. Gjelder ikke PHBU.
Ctrl+3
Går til Dine mest brukte prosedyrekoder.
Ctrl+4
Går til dine mest brukte ATC-koder. Hurtigtasten kan bare brukes når en kode er markert i listen over registrerte koder. Gjelder ikke PHBU.
Ctrl+5
Går til Tidligere registrerte tilstandskoder.
Alt+1 …. Alt+7
Gjelder BUP/PHBU. Går til tilhørende akse. Alt+7 går til registrering av prosedyre.
Tabell: Hurtigtaster i kodemodulen {.tableblock .frame-none .grid-none .stripes-odd .stretch}
Godkjente bruksområder
Godkjente bruksområder for Medisinsk koding er slik det er beskrevet i brukerdokumentasjonen.
Koderegistrering
Hurtiginnføring
Hvor registreres medisinske koder?
Registrering av nye koder kan gjøres fra ulike steder: Siden Medisinsk koding Ctrl+Shift+M Siden Opphold Ctrl+Alt+F arkfane Medisinsk koding. I dokumenter. For eksempel kan systemet settes opp slik at koder kan bli importert fra operasjonsprotokollen i Arena. Koder kan også importeres fra eksterne kilder. Se Når kodene kommer fra andre kilder.
Registrere tilstander
Registrering av nye koder kan gjøres på flere måter. Se Registrere nye koder.
Registrere prosedyrer
Du vil i modulen kunne registrere medisinske- og kirurgiske prosedyrer som er utført i forbindelse med en kontakt eller en konsultasjonsserie. Se Registrere prosedyrer.
Redigere tilstander
På registrerte elementer kan du endre ulike felter, som for eksempel ansvarlig behandler, behandlers beskrivelse og du kan endre en tilstand til å settes som hovedtilstand på aksen. For øvrig informasjon om redigering. Se Redigere tilstander.
Kopiere og flytte koder
Dersom du ønsker å flytte eller kopiere en kode til et annet besøk på pasienten så kan du gjøre dette ved å markere koden og åpne "Hamburgermenyen". Se Flytte og kopiere koder.
Psykisk helsevern barn og unge (PHBU)
Koderegistrering for PHBU er tilpasset koding innenfor de 6 aksene som benyttes. Se Koderegistrering psykisk helsevern barn og unge (PHBU).
Kodestøtte
For at det skal gå raskere å registrere koder er det laget en liste over dine mest brukte koder og en liste over pasientens brukte koder/historikk. Se Kodestøtte.
Skadediagnose og opprettelse av Personskadeskjema
Dersom du registrerer en kode som i systemoppsettet er definert som en skadediagose, vil du ved lagring av koden (kun ved registrering av hovedtilstand) få spørsmål om du ønsker å opprette og fylle ut Personskadeskjema. Se Registrering av skadediagnose og opprettelse av Personskadeskjema.
Registrering av kreftdiagnoser - varsling i arbeidsflyt
Dersom det registreres en kode som er definert som en kreftdiagnose i systemoppsettet, vil du ved lagring av en slik definert kode trigge generering av en varslingsoppgave "Ikke påbegynte kreftmeldinger". Se Registrering av kreftdiagnoser og opprettelse av varslingsoppgave.
Koder fra dokument/andre kilder
En kode kan komme fra andre kilder enn ved at de registreres direkte i kodemodulen. Kodene kan for eksempel komme fra et dokument i Arena (gjelder ikke PHBU). Se Når kodene kommer fra andre kilder.
Multippel koding
Det er lagt til rette for multippel koding av prosedyrekoder og tilstander. Dette kan gjøres i siden Medisinsk koding og i siden Opphold, arkfane Medisinsk koding. Lisens "DIPS Multippel koding" med produktnummer 1659 må være slått på for at dette skal fungere. Se: Multippel koding (Lisensbeskyttet).
Konsultasjonsserier
Viser konsultasjonsseriene til aktiv pasient. Alle pasientens konsultasjonsserier vises, både aktive og avsluttede. Se: konsultasjonsserier
Registrering av sjeldne diagnoser - ORPHA
Se: Sjeldne_diagnoser.
Kodemodulen
For å registrere koder på pasientens opphold kan du trykke på ikonet for registrering av medisinsk koding i pasientlinja (Ctrl+Shift+M) eller åpne siden Medisinsk koding(Ctrl+Alt+M). Begge alternativene fører deg til siden Medisinsk koding. Alternativt kan du gå til siden Opphold for å registrere koder i arkfanen Medisinsk koding.
Uansett hvilken vei til kodemodulen du velger, så er utseende og fremgangsmåte den samme.
Siden medisinsk koding
Siden er delt i fire arkfaner:
Koding - Her vises oversikt over alle pasientens opphold og du kan registrere medisinske koder og prosedyrer på markert opphold. Ved å klikke på en kode kan du velge å kopiere og/eller flytte koden til et annet opphold. Øverst i listen kan du gjøre et utvalg ved å for eksempel vise opphold for en gitt periode. Krysser du av for "Inkluder radiologi" betyr det at opphold på radiologiske avdelinger også vises, uavhengig om det er registrert koder på oppholdet eller ikke (I DIPS Classic vises bare radiologiske opphold dersom det er registrert koder på oppholdet). I listen over opphold vises avdeling, seksjon, lokalisering og eventuelt første post for polikliniske opphold, mens for innleggelser vises avdeling, lokalisering, første og siste post. Se Registrere nye koder.
Tilstander - Her vises oversikt over alle medisinske koder inkludert ATC-koder som har blitt satt på aktiv pasient. Du velger hvilken periode du ønsker oversikt over og listen vil da vise alle koder som er satt innenfor den tidsperioden. For bedre oversikt kan listen filtreres på lik linje med pasientlister, for eksempel gruppert på kontakt/henvisning. Merk at her vises evt alle tilstander på pasienten også tilstander satt på annet sykehus dersom du har tilgang til dette. Dersom du ikke har tilgang til tilstander på annet sykehus så vil det stå en melding "xx tilstandskoder er filtrert bort av adgangskontrollen".
Prosedyrer - Her vises oversikt over alle prosedyre-koder inkludert ATC-koder som har blitt satt på aktiv pasient. Du velger hvilken periode du ønsker oversikt over og listen vil da vise alle koder som er satt innenfor den tidsperioden. For bedre oversikt kan listen filtreres på lik linje med pasientlister, for eksempel gruppert på kontakt/henvisning. Merk at her vises evt alle tilstander på pasienten også tilstander satt på annet sykehus dersom du har tilgang til dette. Dersom du ikke har tilgang til tilstander på annet sykehus så vil det stå en melding "xx prosedyrer er filtrert bort av adgangskontrollen".
Sjeldne diagnoser - Her kan du se og eventuelt registrere sjelden diagnose (ORPHA-kode) på pasienten Begrepet sjelden sykdom, diagnose eller tilstand (eng. rare disease eller rare disorder) brukes om sykdommer som har lav forekomst i en befolkning. Denne arkfanen vises bare dersom lisens for sjeldne diagnoser er slått på. Se: Sjeldne_diagnoser.
Registrerte koder
En bokstav (H,T,P eller A) eller en stjerne (*) vises foran den registrerte koden for at du kjapt skal kunne verifisere hvilke type kode som er registrert.
Ved å holde musepeker over de ulike ikonene/segmentene i skjermbildet vises en tooltip med utvidet forklaring på hva de betyr. Det vises informasjon om den spesifikke koden (blant annet kodetekst og legens beskrivelse) når du holder musepeker over bokstaven helt til venstre på koden ([H] ved hovedtilstandskode, [T] ved tilstandskoder, [P] ved prosedyrekoder osv.). Kodeteksten vises ikke i tooltip dersom kodeteksten allerede vises i sin helhet i skjermbildet.
Kodeteksten vises i tooltip når kodeteksten for lang til at hele teksten kan vises i tekstfeltet. Da vil du se "…" sist i tekstfeltet, som et tegn på at det finnes mer enn det du ser. Det er altså bare på disse kodene du vil få opp en tooltip på dersom du holder over kodeteksten.
H
Hovedtilstand. Figur 2 viser hovedtilstand med en tilknyttet prosedyre og en ATC-kode knyttet til prosedyren.
T
Tilstandskode.
*
Stjernekode. Se også Multippel koding med sverd/stjerne.
P
Prosedyre
A
ATC-kode
?
Hold musepeker over ikonet for utvidet informasjon om aktuelt element.
+
Søk og legg til ny kode.
Legg til meg
Gjelder for prosedyrer. Hurtigvalg for å legge deg til som utførende helsepersonell dersom din brukerrolle er tilknyttet en rekvirentkode, se Registrere prosedyrer.
Viser alle prosedyrekoder
Som standard vises alle prosedyrekoder på oppholdet. I nedtrekksmenyen kan du velge ulike utvalg der du for eksempel kan velge å bare se prosedyrekoder utført siste uke. Gjelder ikke PHBU/BUP.
Endre informasjon på valgt kode
Slett koden. Se Slette tilstander.
Meny for ulike funksjoner på koden.
Gå til oppgjør
Gå direkte til oppgjøret.
Tabell: Skjermfeltbeskrivelser tilstandsoversikt {#medical_coding_icon .tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}
Registrere nye koder
Registrering av koder kan gjøres på flere måter:
Gyldighet på koder
Det er kun mulig å søke opp koder som er gyldig. Gyldighet sjekkes mot uttid på oppholdet. Dersom oppholdet ikke har slutt tid så brukes dagens dato. Alle koder har en gyldig "fra-dato" og "til-dato". Søk tar ikke hensyn til om det er krysset av for "I bruk" i DIPS Admin eller ikke.
Søk og legg til
Innsetting av nye tilstander og utførte prosedyrer kan gjøres gjennom søkefeltet øverst i modulen. Du kan søke på deler av kode, kodebeskrivelse og kodeverksnavn på tvers av alle medisinske kodeverk. Søkeresultatet viser kode, kodebeskrivelse og kodeverksnavn.
Dersom du ikke vet tallkoden for tilstanden du ønsker å registrere, kan du skrive inn ord som tilstanden inneholder og det vil da komme forslag over tilstander du kan velge mellom. For å avgrense søket kan du skrive inn flere søkeord.
Det er også mulig å avgrense søket til ett git kodeverk ved å skrive kodeverket foran eller bak søkeordet, for eksempel "ICD-10 hofte".
Ved søk vil du også få treff på ord som er fonetisk like, slik som f.eks encefalitt og encephalitt.
Ved valg av kode i søkeresultatet, vil første kode du registrerer legge seg som Hovedtilstand H, mens de resterende koder legger seg som tilstandskode T eller stjernekode *. Prosedyrer P som registreres via hovedsøkefeltet, legger seg som frittstående elementer. Du kan flytte et element, for eksempel en prosedyre og knytte den til et annet element ved hjelp av dra og slipp.
Tidligere registrerte tilstandskoder/historikk
Ved å klikke på en kode i listen legges koden til i "Registrerte koder på dette oppholdet". Se også Dine mest brukte koder.
Dine mest brukte koder
Ved å klikke på en kode i en av listene "Dine mest brukte nn-koder" legges koden til i "Registrerte koder på dette oppholdet". Se også Kodestøtte.
Filtrering av søk - ulike kodeverk
Merk: Når du klikker på ikonet for søkefiler, får du opp listen over de ulike kodeverkene sykehuset bruker. De filtreringsvalg du gjør lagres for den brukerrollen du er pålogget med. Det er viktig å være oppmerksom på dette dersom du skulle oppleve å ikke finne en kode ved senere søk. Det kan hende at det filtreringsvalget du gjorde tidligere nå filtrerer bort koder du ønsker å registrere. Dersom det er lagt et nytt kodeverk (eller et eksisterende kodeverk er nettopp blitt tatt i bruk), kan det hende at det nye kodeverket ikke er markert som at det skal være med i søket.
Standardfilter inkluderer
BUP-Diagnoser (for opphold på PHBU/BUP)
ICD
Nasjonale særkoder
NCMP Medisinske prosedyrekoder
NCRP Radiologiske koder
NCSP Operasjonskoder
Dersom du fjerner bup-kodeverk fra filterlisten, så kommer det automatisk tilbake når du går inn på et bup-opphold. (Dette refreshes ikke innenfor samme besøk, men dersom du bytter til et annet besøk, eller trykker F5)
Illustrasjonen under viser resultater du ville fått dersom du søker på ordet kvalme med resultater fra flere kodeverk, henholdsvis ICD-10, NANDA og NIC. Dersom søkevalget hadde gitt et treff med mange resultater, ville du kunne oppleve at det du faktisk søkte etter ikke ville bli vist grunnet for mange treff. Resultatet er sortert på kodeverk og kode.
For å avgrense søket ytterligere, kan du derfor velge å legge inn filter på ditt søk, slik at du filtrerer bort kodeverk du ikke ønsker å se i søkefeltet. Dette gjør du ved å trykke på filterikonet til høyre for søkefeltet. Merk at dersom du ikke har valgt noe kodeverk, så får du søke i alle kodeverkene.
Standard oppsett er at kodesøket viser treff fra kodeverkene ICD, NCMP, NCSP, NCRP og Nasjonale særkoder. Dersom foretaket opererer med mange kodeverk, vil listen bli lang. For å selv velge hvilken filtrering du ønsker er det enkleste å trykke på minusikonet. Da vil alle markeringer fjernes og søketreffet viser da resultater fra alle kodeverk. Du kan nå velge nedover i listen hvilke kodeverk du ønsker at søket ditt skal gi treff i. Dersom du kun ønsker å se treff på ICD-koder velger du denne, endringene lagres automatisk. Ved senere søk vil du nå kun få treff på koder fra ICD-kodeverket.
For å endre på dette må du på nytt gå gjennom prosessen med å velge kodeverk slik det er beskrevet over.
Det er også mulig å avgrense søket ved å skrive kodeverket foran eller bak søkeordet. For eksempel dersom du skal legge til en NCMP-kode, og du skriver "NCMP søkeord", så vil du bare få treff på NCMP-koder.
Det er et eget kodeverk FE-MEDISINSKEKODETYPER som brukes for å styre om et kodeverk vises på brukerrollens sykehus. De medisinske kodeverkene har en kodeverksverdi fra dette kodeverket satt som kodetype. Gyldighetsdato beregnes fra de medisinske kodeverkene i DwAdmin Kodeverk | Medisinske koder og ikke fra FE-MEDISINSKEKODETYPER.
Multippel koding med sverd/stjerne
Grunnmodul støtter multippel koding med sverd/stjerne-koder. Se også Multippel koding (Lisensbeskyttet).
Når du er i redigeringsmodus og trykker på en kode, kommer det opp et søkefelt under der du kan legge til en ICD-10-kode. Søkefeltet for tilleggskoder lar deg også knytte prosedyrer- og ATC-koder til tilstanden. Det er også mulig å knytte flere ATC-koder til tilstanden eller prosedyren.
Hvis du forsøker å registrere en ICD-10-kode som en tilleggskode og som ikke er stjernekode, vises en dialogboks med advarsel og spørsmål om du vil legge koden til som annen tilstand, tilleggskode eller å avbryte.
Hvis du velger å legge til koden som en tilleggskode uten at det er en stjernekode, vises en varseltrekant med informasjon om hvorfor dette ikke bør gjøres.
Hvis du, via «dra- og slippfunksjonen», legger til en ICD-10-kode som en tilleggskode og som ikke er en stjernekode vises en varseltrekant med informasjon om hvorfor dette ikke bør gjøres.
Hvis du legger til en stjernekode som eneste kode i en tilstand kommer det en melding "Dette er en stjernekode som kun kan registreres sammen med en annen tilstandskode". Lagre-knappen deaktiveres når en stjernekode står alene, og du må fullføre kodeparet før endringene kan lagres.
Hvis du har registrert en stjernekode og prøver å sette inn en ikke-stjernekode som tilleggskode, så bytter kodene rekkefølge slik at stjernekoden blir tilleggskoden.
Det er ikke lov å legge til mer enn én stjernekode på en sverdkode. Derfor vil du ikke få opp stjernekoder i ved søk derom det allerede er registrert en stjernekode på koden.
Det er ikke mulig å knytte en prosedyre eller ATC-kode til en manifestasjonskode/stjernekode. Knytningen må settes på etiologien.
Det er ikke mulig å sette kodeansvarlig på en manifestasjonskode/stjernekode.
Hovedregel ved bruk av «dra- og slipp» når du legger ICD-10 koder under tilleggskoder, er at du ikke skal kunne lage trestruktur på mer enn 2 nivåer.
Rekkefølge av koder i kodepar
Reglene for rekkefølge på koder innad i en tilstand er følgende:
Hovedkode
Stjernekode (dersom benyttet)
ATC-kode(r)
Tilleggskode(r)
ATC-kode(r)
ATC-kode(r)
ATC-kodene vil i NPR-meldingen listes etter den koden den er koblet til.
Reglene for rekkefølge på koder innad i en prosedyre er følgende:
Hovedkode
ATC-kode(r)
Multippel koding av prosedyrer støttes ikke uten lisens, se Se også Multippel koding (Lisensbeskyttet).
Hovedregel er at det ikke skal være mulig å legge ICD-10-koder under tilleggskoder på mer enn 2 nivåer (trestruktur).
Redigere tilstander
Når du legger til et element i modulen, legger dette seg inn i oversikten i redigeringsmodus klar til å endres. For å kunne redigere informasjonen på allerede registrerte elementer, åpner du redigeringsmuligheten ved å klikke på elementet og klikke på ikonet "Endre tilstandsinformasjon" (blyant).
Det er mulig å endre koder direkte på en tilstand. Ved plassering av markøren i kodefeltet rett til venstre for kodenavnet, kan koden endres til en annen kode innenfor samme kodeverk.
Du kan også i redigeringsmodus sette valgte tilstand som hovedtilstand direkte. Du velger da først hvilken tilstand du ønsker som hovedtilstand og klikker på redigering og velger Sett som hovedtilstand . Tilstanden settes da som hovedtilstand uten videre bekreftelse på at hovedtilstand endres.
Redigere rekkefølge på registrerte tilstander
Etter at du har registrert de kodene du ønsker på pasienten, kan du etterpå fritt gjøre endringer i rekkefølgen på disse på forskjellige måter.
Redigering ved hjelp av knapper på tastaturet
Med tabulator kan du manøvrere deg i listen og åpne de ulike elementene/ikonene på den enkelte kode ved å trykke Enter. Med tabulatoren kan du også innad i redigeringsbildet bevege deg mellom de ulike feltene og gjøre endringer fortløpende. Dersom du markerer hele koden, området vil da være mørkere grått, kan du ved å holde Ctrl-tasten nede flytte valgte tilstand eller valgte kode i en tilstand, opp- og nedover i oversiktsbildet.
Dersom hovedtilstanden flyttes ned (eller slettes), vil feltet hovedtilstand bli stående tomt. Tilsvarende vil en tilstand som flyttes helt opp bli satt som hovedtilstand, uten videre varsel om at du gjør en endring i hovedtilstand.
Hurtigtaster
Ctrl+pil opp
Flytter elementet oppover i listen.
Ctrl+pil ned
Flytter elementet nedover i listen.
pil ned
Flytter fokus nedover i listen over registrerte koder. Trykk Enter og koden åpnes for redigering.
pil opp
Flytter fokus oppover i listen over registrerte koder. Trykk Enter og koden åpnes for redigering.
Tabulator
Flytter markøren mellom de forskjellige knappevalgene i redigeringsbildet.
Tabell: Hurtigtaster for redigering av rekkefølge {.tableblock .frame-none .grid-none .stripes-odd .stretch}
Redigering ved hjelp av "Dra og slipp" ("Drag and drop")
Du kan flytte en kode ved hjelp av "dra og slipp" i listen "Registrerte koder på dette oppholdet". Funksjonaliteten er tilgjengelig når musepeker vises som en hånd. Du kan ikke bruke "dra og slipp" i listene "Dine mest brukte nn-koder" eller "Tidligere registrerte tilstandskoder".
En tooltip vises dersom du forsøker å gjøre noe som ikke er lov med "dra og slipp":
En kode kan ikke legges på en manifestasjon.
En ATC-kode kan ikke legges på en manifestasjon.
En ATC-kode kan ikke legges på en kode som allerede har en lik ATC-kode.
En stjernekode kan ikke legges på en kode som allerede har manifestasjoner.
En stjernekode kan ikke legges på en manifestasjon.
En sverdkode kan ikke legges på en sverdkode.
Koden kan bare legges på en tilstandskode.
En kode kan ikke legges på en stjernekode.
En tilstandskode med manifestasjoner kan ikke legges på en annen tilstandskode.
Begge tilstandskoder må ha en kilde for å kunne kobles sammen.
Begge tilstandskoder må komme fra samme dokument for å kunne kobles sammen.
Legens beskrivelse
I feltet "Legens beskrivelse" kan pasientens diagnose, tilstandens beskrivelse eller årsaken til innleggelsen skrives med fritekst. Denne teksten vil følge koden inn i epikrisen dersom den er registrert før epikrise opprettes.
For lengre utdypinger/konklusjoner for hvorfor tilstanden er satt, anbefales det å opprette journalnotat i arbeidsflaten og gjøre dokumentasjonsjobben der.
Årsaken til dette er at dokumentasjonen kun knyttes til elementet og dersom tilstanden slettes fra kontakten, vil den tilhørende dokumentasjonen også slettes og vil ikke kunne gjenfinnes i pasientjournalen.
Slette tilstander
Sletting av koder som har koder under seg er ikke lov. Før en kode kan slettes må alle underliggende koder flyttes eller slettes.
Dersom du sletter hovedtilstanden, vil feltet stå tomt og du vil ikke få mulighet til å lagre dersom andre tilstandskoder registrert. Det vises et varsel om dette.
For PHBU/BUP: Dersom du sletter en kode som inngår i en konsultasjonsserie og det finnes senere opphold i serien, så slettes koden for det ene oppholdet og bare det. Dersom du sletter en kode som tilhører sist registrert opphold i en serie, så vil slettingen føre til at videreføringen opphører.
Flytte og kopiere en kode
Dersom du ønsker å flytte eller kopiere en kode fra et besøk til et annet så kan du gjøre det slik:
Markere aktuell kode
Klikk på "Hamburgermeny" på koden
Velg "Flytt til et annet opphold" eller "Kopier til et annet opphold"
Flytting og kopiering av en kode vises ikke i endringsloggen på koden. Det gjør heller ikke videreføring for BUP/PHBU-opphold.
Det er forhåndsvisning av oppholdet det skal flyttes eller kopieres til, for at du skal kunne sjekke flyttingen/kopieringen før du utfører den.
Du kan ikke flytte en kode fra/til et opphold i BUP/PHBU til "ikke BUP/PHBU-opphold".
Når du skal flytte eller kopiere en kode så må koden være gyldig på "til"-oppholdets tidspunkt. Det betyr at dersom koden er gyldig til og med 30.06.xx så vil du ikke få lov til å kopiere/flytte koden til et opphold 02.07.xx. Flytting/kopiering tar ikke hensyn til om det er krysset av for "I bruk" i DIPS Admin eller ikke.
Opphold du ikke har tilgang vises ikke listen over tilgjengelige opphold.
Hurtigtast for flytt/kopier kode er: Alt + F og Alt + K.
Regler ved flytting og kopiering av prosedyrekode
Alt av utførende helsepersonell på prosedyrekoden beholdes.
Start- og sluttid på prosedyrer settes til oppholdets start-tid på oppholdet du flytter/kopierer til.
Hvis prosedyrekoden har en eller flere ATC-koder tilknyttet, så flyttes/kopieres også ATC-kodene og er fortsatt tilknyttet prosedyrekoden på det andre oppholdet.
Hvis prosedyrekoden kommer fra et dokument eller eksternt system så kan den kopieres, men ikke flyttes. Dokumenttilknytningen kopieres ikke.
Regler ved flytting og kopiering av tilstandskode
Kodeansvarlig på tilstandskoden beholdes, men kan endres. Eventuell endring gjøres dialogboksen for å flytte/kopiere tilstandskoder. Rekvirenten må være av typen "Kan være journalansvarlig" eller "Rekvirent".
Hvis tilstandskoden du flytter/kopierer er en hovedtilstand, så blir den også hovedtilstand på oppholdet du flytter til, hvis oppholdet ikke har tilstandskoder fra før.
Hvis tilstandskoden du flytter er en hovedtilstand og oppholdet du flytter fra har andre tilstandskoder, får du ikke flytte tilstandskoden, men du får kopiere. Hvis du flytter alle tilstandskodene på oppholdet får du lov til å flytte.
Hvis tilstandskoden du flytter/kopierer er en hovedtilstand og oppholdet du kopierer til allerede har en hovedtilstand legger tilstandskoden du kopierer seg under andre tilstander.
Hvis tilstandskoden du flytter/kopierer ikke er en hovedtilstand og oppholdet du flytter til ikke har en hovedtilstand så blir tilstandskoden du flytter en hovedtilstand.
Hvis tilstandskoden har en eller flere ATC-koder tilknyttet, så flyttes/kopieres også ATC-kodene og er fortsatt tilknyttet tilstandskoden på det andre oppholdet.
Hvis tilstandskoden har en eller flere prosedyrekoder tilknyttet seg, så flyttes/kopieres også prosedyrekodene.
Hvis tilstandskoden som skal flyttes/kopieres er en etiologi med manifestasjoner så flyttes også manifestasjonene.
Hvis tilstandskoden kommer fra et dokument eller eksternt system kan den ikke flyttes. Du kan kopiere, men da blir det uten dokumenttilknytning.
BUP/PHBU: Når du flytter en tilstandskode i BUP beholdes videreføringsflagget, men den står ikke som at den er videreført.
Hvis du flytter en hovedtilstand fra et opphold i BUP til et annet opphold i BUP der det allerede er hovedtilstand på aksen, så legger ikke den flyttede tilstandskoden seg som hovedtilstand.
Videreføring/kopiering av koder i psykisk helseverk (voksenpsykiatri)
Diagnoser videreføres/kopieres fra forrige kontakt innenfor en konsultasjonsserie i psykisk helsevern. Dette er en midlertidig løsning fra og med Arena 19.1.2.5. Tilstander/diagnoser blir automatisk videreført/kopiert fra forrige opphold når det nye oppholdet er på samme avdeling og innenfor samme konsultasjonsserie.
Dersom du ikke ønsker at tilstanden/diagnosen skal videreføres må du aktivt slette den.
Vi vil senere legge til rette for at du kan velge om tilstanden/diagnosen skal videreføres eller ikke, slik du i dag kan gjøre i PHBU (Psykisk helsevern barn og unge).
Når pasienten registreres som møtt (via ø-hjelp, planlagt kontakt eller kiosk), blir tilstandskoder fra forrige opphold kopiert til dette oppholdet.
Det er bare ved polikliniske besøk det kopieres automatisk, ikke ved innleggelser.
Ved første opphold i en serie blir ingen koder kopiert.
Diagnosedato settes til dagens dato.
Sverd-/stjernekoder blir videreført tilkoblet.
Diagnoseansvarlig beholdes.
Rekkefølgen på diagnosene beholdes inkludert hvilken som er hovedtilstand.
Koderegistrering psykisk helsevern barn og unge (PHBU)
Registering av tilstander for psykisk helsevern barn og unge (PHBU) gjøres i samme modul som benyttes innenfor voksenpsykiatri og somatikk. Forskjellen er at koderegistrering er tilpasset koding innenfor de 6 aksene som benyttes.
Kodemodulen for psykisk helsevern barn og unge
For å registrere på pasientens aktuelle opphold kan du trykke på ikonet for medisinsk koding i pasientlinja (Ctrl+Shift+M) eller (Ctrl+Alt+M). Alternativt kan du gå til siden Opphold og velge riktig opphold for å registrere koder i fanen Medisinsk koding.
Uansett hvilken vei til kodemodulen du velger, så er utseende og fremgangsmåte den samme.
For forklaring til de ulike symbolene se ikonbeskrivelse.
Modulen gir deg delvis brukerstøtte i å kode i forhold til gjeldende regelverk for multiaksiell koding. Dette betyr at du på hver akse kun kan registrere gyldige koder for den aksen. Du vil ikke kunne flytte allerede registrerte tilstander til akser hvor de ikke hører hjemme.
Utover dette henvises det til gjeldende regelverk for multiaksiell koding gitt av Direktoratet for e-Helse. Det er kun mulig å registrere/kopiere diagnosekoder som fortsatt er gyldig for bruk.
Legge til nye koder
Modulen inneholder ett søkefelt øverst. Dersom du ikke vet koden for den tilstanden du ønsker å registrere, kan du skrive inn ord i søkefeltet og du vil få en umiddelbar filtrering etterhvert som du skriver inn flere ord. I søkeresultatet vil du også se hvilke akse koden tilhører.
Du kan søke på deler av kode, kodebeskrivelse og kodeverksnavn på tvers av alle medisinske kodeverk. Søkeresultatet viser kode, kodebeskrivelse og kodeverksnavn. Resultatet sorteres etter kodeverk og navn. Kun koder innenfor gyldighetsdato vil være med i søket. Dersom du ikke vet tallkoden for tilstanden du ønsker å registrere, kan du skrive inn ord som tilstanden inneholder og det vil komme forslag over tilstander du kan velge mellom. For å avgrense søket kan du skrive inn flere søkeord.
Se også filtrering av søk - ulike kodeverk.
Du kan også gå direkte til aktuell akse (hurtigtast Alt+<nr på akse>) og søke der. Da søker du bare på kodene som tilhører den aksen.
Den første tilstanden som blir lagt inn i en akse vil automatisk legge seg som hovedtilstand H, mens påfølgende tilstander registreres som øvrige tilstander i aksen T.
Videreføring av registrerte tilstander
Når du registrerer en ny tilstand på et opphold som inngår i en konsultasjonsserie, blir den automatisk videreført til neste opphold ut ifra de forutsetninger som er satt i systemet for videreføring. Du kan velge å stoppe videreføring når du måtte ønske ved å velge "Stopp videreføring" fra hamburger-meny 
eller ved redigering direkte på koden koden 
. Prosedyrer videreføres ikke. Ved oppretting av et opphold kopieres koder fra det nyeste oppholdet i konsultasjonsserien. Endringer i eldre opphold har ingen effekt på nyere opphold som allerede er opprettet.
Merk at koder videreføres ikke til opphold som registreres som "ikke møtt".
Tabellen under viser hva de ulike symbolene på tilstanden betyr.
Tilstanden er registrert på dette oppholdet og blir videreført til neste opphold.
Tilstanden er videreført fra tidligere opphold og vil bli videreført til neste opphold.
Tilstanden er registrert på dette oppholdet, men blir ikke videreført til neste opphold.
Tilstanden er kopiert fra tidligere opphold, men blir ikke videreført til neste opphold.
Se også Slette tilstander
Regler for videreføring av koder i PHBU/BUP
Medisinske koder blir kun videreført innen en åpen konsultasjonsserie. Dette fordi at når en konsultasjonsserie avsluttes betyr det i prinsippet at man har avsluttet behandling ved en fagenhet (avd/sek), og da vil det blant annet bli skrevet en epikrise.
Hvis systemoppsettet "Arena: Begrens videreføring av BUP koder" er satt til "NEI" og du lager en ny konsultasjonsserie så blir alle koder som er markert som at de skal videreføres fra siste opphold i forrige ikke-avsluttede konsultasjonsserie innenfor samme avdeling videreført uavhengig hvilken seksjon den forrige avsluttede konsultasjonsserien var på.
Hvis systemoppsettet "Arena: Begrens videreføring av BUP koder" er satt til "JA" og du lager en ny konsultasjonsserie så blir alle koder som er markert som at de skal videreføres fra siste opphold i forrige ikke-avsluttede konsultasjonsserie innenfor samme avdeling og samme seksjon videreført. Hvis seksjonen på forrige avsluttede konsultasjonsserie innenfor samme avdeling er ulik blir ingen koder videreført.
Presiseringer av detaljer:
Hvis det er flere åpne konsultasjonsserier på samme avdeling, så blir det kopiert fra den serien som ble laget sist
Hvis det siste oppholdet i konsultasjonsserien var "ikke møtt" så kopieres det ikke fra det, men fra det siste oppholdet som var møtt
Siste opphold beregnes ut fra episodens starttid, og ikke ut fra opprettet tid
Når koden ikke tilhører akse
Koder som mangler akse legges på akse 1. Dette kan for eksempel oppstå når du åpner et opphold der data er konvertert fra andre system eller det er gjort feilregistreringer i Classic. Systemet gir et varsel dersom koden mangler akse og dersom koden har akse som ikke er gyldig (aksen er ikke mellom 1 og 6).
Meldingen som kommer er "Akse mangler på denne koden" eller "Aksen på denne koden er ugyldig". Da må du vurdere å erstatte koden med en annen kode. Manglende akse/ugyldig akse kan tyde på feil i kodeverket.
Registrere prosedyrer
Registrering av prosedyrer kan gjøres på flere måter.
Ved å registrere prosedyrer via hovedsøkefeltet vil de koder du legger til, legge seg uten tilstandskobling i oversiktsbildet.
Ved å registrere prosedyre via søk og legg til (+) på en tilstand, vil prosedyren legge seg under tilstanden og du vil få en knytning mellom tilstanden og prosedyren. Hvordan du knytter koder sammen er beskrevet i kapitlet om multippel koding for sverd/stjerne, Multippel koding med sverd/stjerne og multippel koding, Multippel koding (Lisensbeskyttet).
Du kan også registrere en prosedyre ved å klikke på prosedyren i listen "Dine mest brukte prosedyrekoder". Da legger prosedyren seg uten tilstandskobling i oversiktsbildet.
Prosedyrer som enten ligger alene eller under en tilstand er sortert på følgende rekkefølge:
Starttid - nyeste starttid først.
Ved like starttidspunkt så brukes sluttid - nyeste sluttid først.
Etter dette sorteres det på kode alfabetisk.
Når du legger inn nye prosedyrer skal de legge seg øverst.
Hvis du legger inn prosedyrer knyttet til tilstandskoder legger de seg under eventuelle stjernekoder, men over eventuelle ATC-koder.
Følgende regler og varslinger for registrering gjelder:
Generelt:
Det er ikke påkrevd å registrere starttid og sluttid på prosedyrer.
Startdato og sluttdato på prosedyren må angis.
Det er ikke lov til å sette starttid på prosedyren til et tidspunkt før kontaktens starttid.
Det er ikke lov til å sette startdato på prosedyre før kontaktens startdato.
Det vises et varsel dersom start eller slutt ikke er innenfor kontaktens tidsrom.
Poliklinikk:
Ved registrering settes starttid og sluttid på prosedyren basert på kontaktens start og slutt.
Innleggelse:
Start- og sluttid på prosedyrer settes til tomt når nye prosedyrer registreres.
Dersom episoden er pågående, settes start- og slutt-dato på prosedyren til dagens dato.
Dersom episoden er avsluttet, settes ikke start/slutt på prosedyren.
Dersom episoden er avsluttet, men start og slutt på episoden er samme dato, settes start- og sluttdato til episodens dato.
Dersom tidspunktet er tomt så rapporterer vi det til NPR som 00:00. Det er korrekt, og godtas av NPR.
På en prosedyre vil du kunne legge til opptil 2 assisterende behandlere dersom det er ønskelig å dokumentere dette.
Registrere ATC-kode
Du vil ikke få treff i søkelisten dersom du søker etter ATC-koder i hovedsøkefeltet. ATC-kodene er formatert med mellomrom mellom fjerde og femte tegn.
ATC-koder kan du kun registrere sammen med en tilstand- eller prosedyrekode. Fremgangsmåten for registrering av ATC-kode gjøres derfor ved først å registrere tilstanden/prosedyren, for så å søke opp ATC-koden i søkefeltet i redigeringsboksen til koden.
Gyldighet på ATC-koder
Det er gyldighetsdato på ATC-koder. Vi benytter Helsedirektoratets API for legemidler/ATC-koder. Eventuelle endringer på ATC-koder hos Helsedirektoratet lastes ned hver natt, etter klokken 00:00. Innlesningen skjer vanligvis innen noen få minutter. Hvis det feiler vil det prøves på nytt flere ganger. Nye koder blir gyldige fra og med dagen de leses inn.
I eldre versjoner av Medisinsk koding ble ATC-kodene vist med store bokstaver. I nyere versjon (fra og med versjon 1.4), der innlesing fra Helsedirektoratet’s API benyttes, vises gyldige koder med små bokstaver. Du kan da oppleve at det ligger koder i listen "Dine mest brukte ATC-koder" med store bokstaver. Dette er utgåtte koder.
ATC-kodene valideres hos NPR for å se om de er gyldige på oppholdets tidspunkt. Men Helsedirektoratets API mangler gyldighetsdato fra/til. Vi har derfor laget en logikk slik at når en kode ikke lenger er med i API’et, bli koden satt gyldig til og med dagen før innlesing i DIPS Arena.
Ved søk og valg fra listen "Dine mest brukte ATC-koder" vil koder som er gyldig på oppholdets sluttid vises. Hvis oppholdet ikke har sluttid, så brukes dagens dato. Koder som ikke lenger er gyldig forvinner fra listen "Mine mest brukte".
Ved flytting/kopiering av koder til annet opphold sjekkes gyldighetsdato opp mot oppholdet det flyttes/kopieres til.
Registrere kodeansvarlig
Å fylle inn kodeansvarlig på en ICD10-kode er påkrevd for tilstandskoden (ikke for manifestasjon). Kodeansvarlig fylles inn automatisk dersom rekvirenten har bruksområde "Rekvirent" eller "Kan være journalansvarlig". Det skjer ikke dersom rekvirentkoden har bruksområde "Forfatter". Da kommer det spørsmål om hvem som skal stå som kodeansvarlig.
Dersom du ønsker å registrere på vegne av noen andre, endrer du kodeansvarlig.
Dersom diagnoser og prosedyrer kommer fra et dokument som overfører koder til medisinsk koding, så er det forfatter av dokumentet som settes som kodeansvarlig. Da er det ikke noen sjekk på om rekvirentkoden har bruksområde "Rekvirent" eller "Kan være journalansvarlig".
Dersom din brukerrolle ikke er knyttet til en gyldig rekvirentkode må du fylle inn en annen aktuell kodeansvarlig:
Eksempel 1: Hvis brukerrollen er tilknyttet en rekvirentkode og det ikke er lagret noen koder.
Når du da legger til koder blir kodeansvarlig automatisk satt til rekvirentkoden til brukerrollen.
Eksempel 2: Hvis brukerrollen er tilknyttet en rekvirentkode og det er lagret koder med samme kodeansvarlig enn rekvirentkoden til brukerrollen.
Når du da legger til koder blir kodeansvarlig automatisk satt til rekvirentkoden til brukerrollen.
Eksempel 3: Hvis brukerrollen er tilknyttet en rekvirentkode og det er lagret koder med en annen kodeansvarlig enn rekvirentkoden til brukerrollen.
Når du da legger til koder blir kodeansvarlig automatisk satt til rekvirentkoden til brukerrollen.
Eksempel 4: Hvis brukerrollen er tilknyttet en rekvirentkode.
Hvis du da legger til en kode også endrer kodeansvarlig til noe annet en brukerrollens rekvirentkode på denne koden og ikke lagrer, så vil den neste koden du legger inn få den samme kodeansvarlig som den forrige koden. (Dette gjelder også selv om koden du legger inn er en tilleggskode til en kode med en annen kodeansvarlig).
Eksempel 5: Hvis brukerrollen ikke er tilknyttet en rekvirentkode og det ikke er lagret noen koder.
Når du da legger til koder får du ved den første koden du legger til spørsmål om kodeansvarlig. Hvis du ikke lagrer vil påfølgende koder du legger inn få kodeansvarlig som ble satt inn i den første koden.
Eksempel 6: Hvis brukerrollen ikke er tilknyttet en rekvirentkode og det er lagret koder.
Når du da legger til koder får du ved den første koden du legger til spørsmål om kodeansvarlig. Hvis du ikke lagrer vil påfølgende koder du legger inn få kodeansvarlig som ble satt inn i den første koden.
Eksempel 7: Hvis brukerrollen ikke er tilknyttet en rekvirentkode.
Hvis du da legger til en kode vil du få spørsmål om kodeansvarlig. Hvis du så legger til en ny kode og endrer kodeansvarlig på den, så vil den neste koden du legger inn få den samme kodeansvarlig som den forrige koden. (Dette gjelder også selv om koden du legger inn er en tilleggskode til en kode med en annen kodeansvarlig).
Hvis det er et dokument som er opprettet, der dokumenttypen er satt opp slik at diagnoser og prosedyrer registrert i dokumentet også skal vises i medisinsk koding, så er det kodeansvarlig fra koden i dokumentet som vises.
Kodestøtte
Kopiere fra tidligere registrerte tilstander/historikk
For å forenkle koding på pasienter med gjentatte besøk, er det mulig å kopiere tidligere registrerte tilstander. Disse vises i listen "Tidligere registrerte tilstandskoder".
Listen viser tilstander som har blitt brukt på tidligere opphold. Hovedtilstand på oppholdet vises først. Listen viser det siste oppholdet en tilstandskode er registrert i hver henvisningsperiode. Det vil si at dersom en tilstandskode er registrert på flere opphold innenfor en henvisingsperiode, vil den bare vises på det siste oppholdet.
Klikk på koden og den legger seg automatisk der hvor den hører hjemme. Dra og slippfunksjon er ikke tilgjengelig.
Dersom det ikke er registrert en hovedtilstand fra før, så vil første kode som settes inn fra tidligere registrerte tilstandskoder/historikk bli hovedtilstand. Alternativt kan du først legge inn den du ønsker som hovedtilstand, og så hente inn de resterende fra listen.
Dersom koder i listen har nedtonet font så er disse allerede lagt til på oppholdet.
Merk: Dersom en kode som er registrert tidligere ikke lengre er gyldig, vil den ikke vises i listen over tidligere registrerte tilstandskoder/historikk.
Dine mest brukte koder
For at det skal gå raskere å registrere koder som du ofte bruker har vi laget en liste over dine mest brukte tilstands-, prosedyre og ATC-koder (For PHBU/BUP vises bare prosedyrekoder). For å registrere ny kode kan du klikke på koden og den legger seg i listen "Registrerte koder på dette oppholdet".
Hurtigtaster for å gå til mest brukte koder: Ctrl+2, Ctrl+3 og Ctrl+4.
Koder som vises under dine mest brukte tilstands/prosedyre/ATC-kode blir generert ut fra gitte kriterier, blant annet organisatoriske enheter på opphold. Du vil derfor kunne oppleve at dersom du endrer for eksempel lokalisering på oppholdet, så endres også listene over mest brukte koder. Listen vil kunne inneholde inntil 20 prosedyrekoder og 20 tilstandskoder.
Koder som vises under dine mest brukte tilstands/prosedyre/ATC-koder velges ut etter følgende kriterier:
Koder som har kodeansvarlig som stemmer med helsetjenesterollen til brukerrollen.
Hvis helsetjenesterollen til brukerrollen ikke kan være kodeansvarlig så skal koder som har "ansvarlig behandler" som kodeansvarlig hentes på polikliniske besøk. På innleggelser vil det ikke hentes noen koder.
Avdeling
Lokalisering
Seksjon (brukes bare på polikliniske besøk)
Omsorgsnivå
Altså: Dersom innlogget brukerrolle er tilknyttet rekvirentkode, så vil den brukes ved henting av mest brukte koder. Dersom brukeren ikke har noen rekvirentkode oppfører henting av mest bruke koder seg forskjellig for poliklinikk og innleggelser. Poliklinikk: Rekvirentkoden til Behandler benyttes. Innleggelse: Ingen mest brukte koder hentes
Det hentes bare koder som er gyldig på relevant dato. Relevant dato er:
For polikliniske besøk:
Hvis oppholdets sluttdato er satt brukes denne
Hvis oppholdets sluttdato ikke er satt, brukes oppholdets startdato
For innleggelser:
For innleggelser uten sluttdato brukes dagens dato
For innleggelser der sluttdatoen er satt brukes sluttdatoen
Merk: Når du står på en tilstandskode og klikker på en prosedyre under "Mest brukte" så legger prosedyren seg nederst uten tilstandskobling, ikke under tilstandskoden du står på.
Det er et systemoppsett "Medisinsk koding: Generer kodestøtte måneder" som styrer antall måneder tilbake som brukes som grunnlag for kodestøtten. Standardverdi = 18. Parameteret støtter sykehus og avdeling. Kodestøtten oppdateres en gang i døgnet.
Registrering av skadediagnose og opprettelse av Personskadeskjema
Dersom det registreres en kode som er definert som en skadediagnose i systemoppsettet "Skadediagnoser", vil du ved lagring av en slik kode få spørsmål om Personskadeskjema skal fylles ut. Du vil da måtte ta stilling til om du vil fylle ut Personskadeskjema eller ikke. Gjelder kun når koden registreres som en hovedtilstand.
Foretakene vurderer selv hvilke tilstander som skal trigge et slikt varsel og legger disse inn i systemoppsettet i dwAdmin.
Ja
Personskadeskjema åpnes automatisk i Arbeidsflaten.
Nei
"Skadekoden" lagres i modulen og skadeskjema opprettes ikke.
Tabell: Handlingsbeskriveles av knappevalg {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}
Det stilles bare krav om å fylle ut ett slikt skjema per kontakt, så dersom du har fylt ut skjema en gang, vil du ikke få dette spørsmålet ved senere registrering av en skadetilstand på samme kontakt.
Svarer du derimot nei på spørsmålet om å fylle ut Personskadeskjema vil du oppleve at spørsmålet presenteres igjen dersom du senere er inne og registrerer andre koder på samme kontakt.
Merk: Det blir ikke varslet om oppretting av Personskadekjema når skadediagnosen blir registrert i et strukturert dokument.
Registrering av kreftdiagnoser og opprettelse av varslingsoppgave
Dersom det registreres en kode som er definert som en kreftdiagnose i systemoppsettet, vil du ved lagring av en slik kode trigge generering av en varslingsoppgave "Ikke påbegynte kreftmeldinger". Oppgaven sendes til privat arbeidsgruppe for kodeansvarlig lege eller en felles arbeidsgruppe avhengig av konfigurasjon.
Foretakene vurderer selv hvilke tilstander som skal trigge generering av arbeidsoppgave og legger disse inn i systemoppsettet i dwAdmin.
Det stilles bare krav om kreftmelding per kreftdiagnose per pasient, slik at dersom det registreres en kreftdiagnose på nytt på samme pasient på andre opphold så vil ikke varslingsoppgaven genereres.
Merk: Det blir ikke opprettet kreftmelding når kreftdiagnosen registreres i strukturert dokument.
Når de medisinske kodene kommer fra andre kilder
En kode kan komme fra andre kilder:
Dersom koden kommer fra en annen kilde vises det med dette ikonet:
Du kan klikke på ikonet og se hvilke kilde koden kommer fra. Når koden kommer fra flere kilder, vises en liste "Kodens kilder". Listen kan se slik ut:
Regler for visning av kilde
Dersom koden kun er registrert i medisinsk koding vises ingen kilde
Dersom koden kun er registrert i et dokument med gammel versjon av Arena (før 20.2.1), vises kilde som lar deg navigere til dokumentet. Denne kilden har ikke tidspunkt eller beskrivelse.
Dersom koden kun er registrert i ett dokument med ny versjon av Arena, vises kilde som refererer til dokumentet. Kilden har beskrivelse, dokument-ID, hendelsestidspunkt (fra dokumentet) og referanse til dokumentet.
Dersom koden er registrert i flere dokument med ny versjon av Arena, vises kilde for hvert av dokumentene.
Dersom koden er registrert i medisinsk koding først, og deretter i ett eller flere dokument i Arena, vises én kilde for medisinsk koding og én kilde for hvert av dokumentene koden er registrert i.
Dersom koden slettes fra et dokument, vises kilden som slettet på koden. Dette gjøres i det du lagrer en ny versjon av dokumentet.
Dersom en kode som kun var registrert i et dokument, blir redigert i Arena, legges medisinsk koding til som kilde på koden.
Ved godkjenning av ny versjon av dokument som allerede inneholder kode, oppdateres kilden slik at den peker på den nye versjonen av dokumentet.
Sortering av listen "Kodens kilder":
Kilden "Medisinsk koding" vises alltid øverst.
Dokumentkilder vises under kilden "Medisinsk koding" dersom denne eksisterer.
Dokumentkildene er sortert etter hendelsestidspunkt med den nyeste øverst.
Dersom det finnes "Eksterne kilder" vil de alltid være den eneste kilden, så da er det ikke behov for sortering.
Koder som kommer fra strukturerte dokumenter (gjelder ikke BUP/PHBU)
Det er mulig å konfigurere strukturerte dokumenter som inneholder diagnoser og prosedyrer til å automatisk legges inn i kodemodulen. Disse dokumentene må ha kontakt knyttet til seg ved godkjenningstidspunkt for at kodemodulen skal kunne hente kodene og vite på hvilken kontakt kodene skal rapporteres på. Dersom for eksempel koder fra Operasjonsprotokollen ikke er å gjenfinne i kodemodulen så kan det være fordi det ikke er satt kontakt for operasjonen på Operasjonsprotokollen eller på siden Operasjonsoversikt, pasienten må også være registrert møtt. Det er da mulig å manuelt gå inn å legge til rett kontakt direkte på Operasjonsprotokollen og godkjenne dokumentet på nytt.
Du kan slette og endre på koder som kommer fra strukturerte dokumenter. Når du sletter en slik kode, så slettes ikke koden i dokumentet. Dersom du også ønsker å slette koden i dokumentet, så må du åpne dokumentet og slette koden der.
Gjeldende regler når koder kommer fra strukturerte dokumenter (og andre kilder)
Dersom det ikke ligger noen tilstander på oppholdet, vil kodene fra dokument legges til fortløpende. Første kode som Hovedtilstand, neste under Annen tilstand osv..
Dersom det allerede er registrert en hovedtilstand i medisinsk koding, vil tilstandskoden fra dokument legge seg under Annen tilstand.
Ved overføring av en tilstandskode blir koden knyttet til dokumentet:
Når tilstandskoden finnes fra før i tidligere versjon av dokumentet, blir kilden oppdatert med dokument-ID til den nye versjonen av dokumentet.
Dersom det ikke er registrert noen kilder for koden som var registrert fra før, legges det til en ekstra kilde for Medisinsk koding.
En kode kan ha Medisinsk koding og flere dokumenter som kilde.
Dersom en kode i dokumentet er registrert tidligere av et eksternt system så registreres koden på nytt og kobles ikke mot den eksisterende koden.
Dersom kilden til en kode er et dokument, oppdateres opplysninger om kodens kilde kun ved godkjenning av ny versjon av dokumentet.
Dersom en kode som kommer fra dokument slettes i medisinsk koding, vises en advarsel "Koden er tilknyttet et dokument. Den vil bli registrert på nytt i medisinsk koding dersom dokumentet godkjennes på nytt."
Når en tilstand som kommer fra et dokument har en prosedyre tilknyttet som er opprettet i medisinsk koding og tilstanden slettes i dokumentet, så legges prosedyren i gruppen "Uten tilstandskobling".
Dersom dokumentet slettes, flyttes til nytt opphold eller det lages ny versjon, se sletting, flytting eller ny versjon.
En kode som kommer fra en kilde kan ikke kobles til en kode som kommer fra en annen kilde:
Dersom en tilstandskode er overført fra et dokument går det ikke an å legge til en tilstandskode (verken ved søk eller dra-og-slipp) under denne i medisinsk koding.
Dersom en tilstandskode (T1) er overført fra et dokument går det ikke an å dra en tilstandskode (T2) som er overført fra et annet dokument inn under førstnevnte tilstandskode (T1)
Det er ikke lov å splitte opp multippel koding på koder som er overført fra dokument.
Ved overføring av prosedyrer fra dokument, for eksempel operasjonsprotokoll, gjelder disse reglene:
Alle prosedyrer i dokumentet knyttes til den tilstanden som er registrert først i medisinsk koding som også er med i dokumentet.
Prosedyrer som knyttes til tilstander med flere tilstandskoder (sverd/stjerne eller multippel koding), knyttes mot etiologien i tilstanden.
Dersom en tilstand i dokumentet allerede er opprettet, knyttes dokumentet til den eksisterende tilstanden. Hvis den første tilstanden allerede er opprettet, så knyttes også prosedyrene til den tilstanden.
Dersom det mangler tilstandskoder i dokumentet, vil alle prosedyrene bli lagt til under "Utførte prosedyrer uten tilstandskobling".
Dersom en prosedyre som ble opprettet av en tidligere versjon av dokumentet fjernes fra en ny versjon av dokumentet, så slettes prosedyren fra medisinsk koding når dokumentet blir godkjent på nytt.
Ved overføring av koder fra dokument der utførende helsepersonell registreres, for eksempel operasjonsprotokoll, gjelder disse reglene:
Hovedoperatører legges til først.
Dersom det ikke er hovedoperatører i dokumentet, så legges eventuelle anestesileger til.
Dersom det er mulig å legge til flere så legges assistenter til.
Dersom det fortsatt er mulig å legge til flere, legges de som er registrert i dokumentet til i den rekkefølgen de ligger i dokumentet.
For alle regler over stopper det når det har blitt lagt til tre helsepersonell.
Når et medikament legges til på tilstand(T)/prosedyre(P) som opprinnelig var overført fra dokument, så blir kilden medisinsk koding(MK) lagt til på T/P
Dersom T/P slettes i dokumentet så:
Slettes kun dokumentkilden til T/P. T/P slettes ikke i MK.
Medikamentet slettes ikke.
Dersom P slettes opprettes en arbeidsoppgave som forteller at P ikke ble slettet i MK fordi det i MK er lagt til et medikament på P.
Generell regel: P kan kun ha to kilder:
En dokumentkilde fra dokumentet den ble overført fra
En MK kilde som ble lagt til på grunn av endringer utført i MK.
T1
Hovedtilstand T1
T1 T2
Hovedtilstand T1 Andre tilstander T2
SD
T1
T2
Hovedtilstand T2
SD
T1 T2
T3
Hovedtilstand T3
SD
T1
T1
Hovedtilstand T1
Kilde vises
SD
T1 T2
T1 T2
Hovedtilstand T1 T2
Kilde vises
MK
T1
T1
Hovedtilstand T1
Kilde vises for: MK dersom det mangler Dokumentet
MK
T1 T2
T1 T2
Hovedtilstand T1 T2
Kilde vises
MK
T1 T2
T2 T1
Hovedtilstand T1 T2
Kilde vises
MK
T1
T2 T1
Hovedtilstand T1 Andre tilstander T2
Selv om dokumentet har T2 først så skal T2 legges til under Andre tilstander. Nye dokumenter legger til sine tilstander sist under Andre tilstander.
MK
T1 T2
T1
Hovedtilstand T1 T2 Andre tilstander T1
ATD
T1
T1
Hovedtilstand T1
Legg til Kilde som erstatter det tekniske arketype dokumentet.
AD ATD
T1
T1
Hovedtilstand T1
Legg til kilde for det andre dokumentet fra den tekniske arketypen i tillegg til kilde for det nye dokumentet.
EXT
T1
T1
Hovedtilstand T1 Andre tilstander T1
SD=Samme dokument, forrige versjon.
AD=Annet dokument.
ATD=DokumentId for forrige versjon var lagret i et teknisk arketypedokument.
MK=Registrert i Medisinsk koding eller annen kilde som ikke er et dokument.
EXT=Registrert via FIHR fra andre leverandørers systemer.
Regler for sverd/stjernekoder som kommer fra dokument
Du kan skrive sverd/stjerne-kodepar i dokument. Kodene blir koblet sammen når de overføres til medisinsk koding etter gitte regler:
Først sjekkes det etter stjernekodepar. Det startes med første stjernekode, så søkes det oppover fra stjernekoden til første ledige sverdkode. Hvis det ikke gir treff, så søkes det nedover fra stjernekoden etter første ledige sverdkode.
Når stjernekodepar er funnet opprettes tilstander.
Gjenstående koder fra dokument legges til som enkeltkodede tilstander.
Hvis det er flere stjernekoder enn sverdkoder i dokumentet opprettes det en arbeidsoppgave, se Varsling i arbeidsflyt.
Regler for overføring av operasjoner fra operasjonsprotokollen i Arena
Operasjoner skal rapporteres til NPR. For at rapporteringen skal bli riktig opprettes det en anestesi som representerer en gruppering av prosedyrer knyttet til operasjonen. Det gjør at prosedyrene kan rapporteres i NPR meldingen i et og samme tiltak. I Arena vises ikke dette, men det vises i Classic.
Alle prosedyrene knyttes til en anestesi.
Anestesien får godkjenner av dokumentet som første behandler.
Alle prosedyrer i dokumentet knyttes til anestesien i tillegg til å være knyttet til en av tilstandskodene fra dokumentet.
Beskrivelsen/Legens beskrivelse av anestesien skal være: "Anestesi for gruppering av koder fra Operasjonsprotokoll".
Operasjons starttid og sluttid settes til laveste starttid og høyeste sluttid for prosedyrene i dokumentet.
Prosedyretype er "A - Anestesi"
Anestesi er "9. Annet"
Regler for sletting, flytting og ny versjon av dokument
Når de medisinske kodene kommer fra dokument gjelder følgende regler:
Når dokumentet slettes, så slettes også kodene, men ikke dersom:
Det er ny kilde på koden (koden er blitt redigert)
ATC-kode er lagt til
I begge tilfellene, lages det en arbeidsoppgave. Se Varsling i arbeidsflyt.
Når dokumentet flyttes til annet opphold, så flyttes også kodene, men ikke dersom:
Det er ny kilde på koden (koden er blitt redigert)
ATC-kode er lagt til
I begge tilfellene, lages det en arbeidsoppgave. Se Varsling i arbeidsflyt.
Merk: Dokumenter lagret og overført til Opphold i Medisinsk koding før Arena versjon 20.2.1 støtter ikke sletting av koder ved sletting av dokument. Ved flytting opprettes koder på det nye oppholdet, kodene blir liggende igjen på det gamle oppholdet og må slettes manuelt.
Sletting vil da:
Ikke slette koder overført med tidligere versjoner.
Ikke gi beskjed til brukeren om dette.
Flytting vil da:
Ikke slette koder overført med tidligere versjoner.
Overføre kodene til det nye oppholdet.
Ikke bi beskjed til brukeren om at kodene ikke ble slettet.
Varsling i arbeidsflyt
I enkelte tilfeller kan det være behov for å varsle om en feil/hendelse i medisinsk koding. Da opprettes en arbeidsoppgave. Arbeidsoppgaven heter "Feil i overføring av medisinsk koding". Arbeidsoppgaven legges i den private arbeidsgruppen til forfatter av dokumentet. Hvis ikke forfatter har privat arbeidsgruppe, så går oppgaven til "Valgt arbeidsgruppe" til forfatter. Hvis den ikke finnes, så går oppgaven til arbeidsgruppen "Arbeidsflyt - udefinert arbeidsgruppe".
Hendelser kan være:
Merk: Fra arbeidsoppgaven kan du navigere direkte til dokumentet ved å velge "Åpne dokument". Når oppgaven er utført/rettet velger du "Utført" på oppgaven.
Merk: Det finnes en annen oppgavetype "Kontroll av medisinsk koding", den har ikke noe med feil i overføring av medisinske koder fra dokument å gjøre. Den handler om kontroll av koder fra operasjonsprotokollen.
Dokumentet mangler kontakt
Dersom et dokument som er konfigurert slik at kodene automatisk skal komme inn i kodemodulen, ikke er knyttet til en episode, så opprettes arbeidsoppgaven "Dokumentet mangler kontakt".
Overføring av tilstander til medisinsk koding feilet
Kan oppstå dersom det er flere stjernekoder enn sverdkoder i dokumentet.
En annen bruker lagret samtidig
Hvis noen lagrer på det samme dokumentet samtidig, skal applikasjonen vente i 10 sekunder til den ene lagringen er ferdig. Hvis den ikke er ferdig i løpet av den tiden, bli det opprettet en arbeidsoppgave.
Prosedyre ble ikke slettet i medisinsk koding
Dersom en prosedyre som har tilknyttet medikament/ATC-kode blir slettet i dokumentet prosedyren opprinnelig kom fra, så slettes ikke prosedyren i medisinsk koding. Da må du kontrollere kodene i medisinsk koding og eventuelt slette koder som ikke skal være der.
Feil ved overføring av medisinske koder fra dokument
Når denne typen oppgave vises, så har det skjedd en eller annen feil ved overføring av medisinske koder fra et dokument. Navnet på dokumentet og hendelsestidspunkt vises i emne-teksten på oppgaven. Hugs at du kan gå dirkete fra oppgaven til dokumentet via "Åpne dokument". Dersom slike oppgaver oppstår, bør du sende en melding til systemansvarlig.
Koder fra eksternt system
Medisinske koder kan komme fra eksterne systemer. De kommer fra ulike grensesnitt og blir lagret på oppholdet. Når kodene kommer over, er ikke kodingen nødvendigvis komplett. Derfor er det mulig å redigere på kodene etter gitte regler:
Du kan legge til tilstandskoder og prosedyrekoder på opphold som har koder fra eksternt system.
De kodene som blir lagt til via medisinsk koding kan du endre på, det gjelder både med og uten koder fra eksternt system på oppholdet, og tilstandskoder, prosedyrekoder og ATC-koder.
Du kan legge til koder fra tidligere registrerte tilstandskoder/historikk på opphold som har koder fra eksternt system.
Du kan endre noe på koder som kommer fra eksternt system.
Du kan slette koder som kommer fra eksternt system.
Du kan ikke legge til ATC-koder på koder som kommer fra eksternt system.
Du kan ikke legge til prosedyrekoder på tilstandskoder som kommer fra eksternt system.
Du kan ikke dra koder på koder som kommer fra eksternt system.
Du kan ikke dra koder fra eksternt system på andre koder.
Du kan endre på rekkefølgen på koder som kommer fra eksternt system.
Du kan endre på om en kode som kommer fra eksternt system skal være hovedtilstand eller ikke.
Medisinske koder fra lokal aktivitet
Du kan registrere tilstandskoder og prosedyrer via "Lokal aktivitet" i arkfane "Om oppholdet" i siden Opphold. Når registreringen gjøres via "Lokal aktivitet" blir de medisinske kodene registrert på oppholdet etter gitte regler:
Hvis det ikke finnes tilstandskoder fra før, blir den første tilstandskoden i lokal aktivitet lagt som hovedtilstand.
Prosedyrekoder legges alltid til som "prosedyrekoder uten tilstandskobling".
Det sjekkes på at koder ikke legges til flere ganger, slik at dersom en tilstands- eller prosedyrekode allerede eksisterer så blir det ikke lagt til et duplikat. Duplikatsjekken gjelder også prosedyrekoder som er koblet til tilstandskoder. Hvis du har en prosedyrekode koblet til en tilstand og så velger du en lokal aktivitet med den prosedyrekoden så vil ikke det settes en ny prosedyrekode.
Starttid og stopptid på prosedyrene blir satt til henholdsvis starttid og sluttid på oppholdet.
PHBU-koder blir lagt inn i riktig akse og blir lagt som hovedtilstander dersom det er første koden i aksen.
Merk: Dersom medisinske koder fra en lokal aktivitet er lagret på oppholdet, og det byttes det til en annen lokal aktivitet med andre medisinske koder, så vil ikke tilstands- og prosedyrekodene fra den første lokale aktiviteten bli slettet. Årsaken til det er at systemet ikke sletter koder som allerede er lagret fordi disse kodene kan være kommet fra andre personer som har lagret uten å gå via lokal aktivitet. Hvis en tilstands- eller prosedyrekode allerede er lagret på oppholdet, vil ikke et duplikat bli lagret.
Merk: Definering av innhold i "Lokal aktivitet" gjøres av det enkelte sykehus i kodeverket POL_AKTIVITET i DIPS Admin.
Endringslogg
På hver enkelt tilstandskode, prosedyrekode og ATC-kode vil du finne en endringslogg. Klikk på "hamburger-menyen" og velg Endringslogg.
Merk: Flytting og kopiering av en kode vises ikke i endringsloggen på koden. Dette gjelder også videreføring av koder i PHBU/BUP.
Konsultasjonsserier
Denne arkfanen viser en liste over alle pasientens konsultasjonsserier, både aktive og avsluttede.
Listen viser avdeling, lokalisering, seksjon, seriens starttid, seriens sluttid og antall opphold i serien
Det er konsultasjonsserier som vises, ikke innleggelser
Du kan navigere mellom og velge konsultasjonsserie med tastatur
Når man har valgt en konsultasjonsserie i lista, så skal alle tilstandskodene som er kodet i serien vises. Koder som ikke er kodet på det siste oppholdet skal vises tydelig at de ikke er aktive. Koder som er kodet på det siste oppholdet skal være godt synlig. Kodene skal ligge gruppert på akse for PHBU, mens for voksenpsyk. så ligger de samlet.
Alle koder som er kodet på opphold i konsultasjonsserien skal vises
Koder som ikke er kodet på det siste oppholdet skal vises tydelig at de ikke er aktive
Ikke-aktive koder skal vise nederst innenhver hver akse
Kode og kodens beskrivelse skal vises. Hvis man har satt inn legens beskrivelse på det siste oppholdet, så er det det som skal vises i stedet for.
Hvis det er veldig mange koder så skal man kunne scrolle
Koder som er kodet som multippel koding skal vises sammen (f.eks. sverd/stjerne)
Hvis man ikke har lesetilgang til medisinske data så skal man ikke få se koder
Det skal være mulig å navigere mellom og velge koder med tastatur
Det skal fremkomme om koden er kodet som hovedtilstand eller ikke. Hvis det har endret seg over tid så skal det vises slik som det er på det siste oppholdet koden er kodet på?
Multippel koding (Lisensbeskyttet)
Hvis lisens for multippel koding er slått på så er det mulig å koble en tilstandskode som ikke er en stjernekode til en tilstandskode uten at du får noen advarsel. Hvis du søker opp en tilstandskode på en annen tilstandskode får du ikke noen dialogboks om at koden ikke er en stjernekode uansett om tilstandskoden kan stå alene eller ikke.
I tillegg kan du:
Søke opp prosedyrekoder under andre prosedyrekoder og lagre. Da blir den tilknyttede prosedyrekoden lagret med tilknytning til "foreldreprosedyren".
Dra en prosedyrekode på en annen prosedyrekode.
Kopiere og flytte tilkoblede prosedyrekoder. Alle tilkoblede prosedyrekoder flyttes med.
En prosedyrekode som ikke kan stå alene må knyttes til en annen prosedyrekode.
Det er ikke lov å dra en prosedyrekode som ikke kommer fra et dokument på en prosedyrekode som kom fra et dokument. Dette er gjort slik for å hindre problem hvis dokumentet blir godkjent på nytt.Begge prosedyrekodene må komme fra samme dokument/kilde for å kunne kobles sammen.
Det er lov å dra en tilleggsprosedyrekode som kommer fra dokument over på en prosedyrekode som kommer fra samme dokument.
Det er lov å legge flere prosedyrekoder under en prosedyrekode.
Det er lov å legge flere tilstandskoder under en tilstandskode.
Malvariabler viser tilkoblede prosedyrekoder og tilstandskoder med innrykk (tilsvarende slik det er for stjernekoder).
For å sikre oss at ikke noen går i Classic og "ødelegger" multippel koding som er gjort i Arena så er disse reglene innført i Classic:
Hvis du har koblet to prosedyrekoder sammen i Arena, går det ikke gå an å slette "foreldreprosedyrekoden" i Classic.
Det går ikke an å legge en ATC-kode til en barneprosedyrekode i Classic.
Det går ikke an å koble en barneprosedyrekode til en tilstandskode i Classic.*
Registrering av ORPHA-diagnoser (Lisensbeskyttet)
Sjelden diagnose, sykdom eller tilstand brukes om sykdommer som har lav forekomst i en befolkning. I Arena brukes kodeverket ORPHA for registrering av sjelden sykdom. Kodeverket er laget spesifikt for sjeldne diagnoser og utvikles og vedlikeholdes av det europeiske konsortiet Orphanet (se https://www.orpha.net/consor/cgi-bin/index.php). I Arena brukes den engelske versjonen av kodeverket.
Merk at en sjelden diagnose registreres på den enkelte pasient, ikke på opphold. Det betyr blant annet at hvis det er flere sykehus og/eller foretak i samme database, så vises ORPHA-kodene på tvers av sykehus og foretak. ORPHA-koder rapporteres ikke til NPR(Norsk pasientregister), men kan rapporteres til Sjeldenregisteret, se Diagnoseinformasjon. Sjeldenregisteret er et landsdekkende oversiktsregister for personer med sjeldne diagnoser i Norge.
Registrerte koder
Dersom aktiv pasient har en sjelden diagnose registrert på seg, så vises dette med et eget ikon i pasientlinjen ved siden av pasientens navn. Hold musepeker over ikonet og du vil kunne se hvilke ORPHA-koder som er registrert. Koder som er avsluttet eller slettet vises ikke. En detaljert oversikt finner du i siden Medisinsk koding, arkfane "Sjeldne diagnoser (ORPHA)". Der kan du registrere nye koder, slette, avslutte og endre koder. Listen er sortert med de nyeste øverst (registreringstidspunkt). Listen kan sorteres på hver enkelt kolonne ved å klikke på kolonnetittel.
ORPHA-kode
Kodens nummer
Navn
Kodens navn (engelsk)
Klassifikasjonsnivå
Kodenivå. Kan være G=Group of disorders, D=Disorder, S=Subtype of disorder.
Diagnosedato
Når ble diagnosen stilt. Se Diagnoseinformasjon
Diagnose stilt ved
Hvor ble diagnosen stilt. Se Diagnoseinformasjon
Diagnose genetisk bekreftet
Hamburgermeny på koden
Her kan du: Endre kode, Endre diagnoseinformasjon, Avslutte diagnose, Slette diagnose og se Endringslogg på koden (forutsatt at du har tilgang til elementtypen "Arena Vis endringslogg").
Tabell: Tabellbeskrivelse Sjeldne diagnoser (ORPHA) {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}
Legg til en ny sjelden diagnose på pasienten
Registrering av nye ORPHA-koder kan gjøres fra flere steder i Arena, for eksempel i siden Medisinsk koding, arkfane Sjeldne diagnoser(ORPHA) eller fra siden Opphold, arkfane Medisinsk koding. Når du skal søke etter en sjelden diagnose kan du søke på ORPHA-kode, tilkoblede ICD-10-koder, engelske navn, synonymer eller gener. Søkeresultatet viser ORPHA-kode, navn og nivå på koden (Subtype of disorder, Disorder eller Group of disorders). Det er anbefalt å kode så spesifikt som mulig, det vil si på "Disorder" eller "Subtype of disorder"-nivå.
Alt+O
Går til arkfanen Sjelde diagnoser (ORPHA) når du har åpnet siden Medisinsk koding.
Ctrl+Shift+N
Åpne dialog for å registrere ny kode når du står i arkfanen "Sjeldne diagnoser (ORPHA)".
Ctrl+F
Sett fokus i søkeboks når du står i arkfane "Sjeldne diagnoser" i vinduet "Legg til en ny sjelden diagnose på pasienten".
Esc
Avbryt.
Ctrl+S
Lagre.
Tabell: Hurtigtaster ved registrering av ny ORPHA-kode {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}
Når du har valgt en ny kode og lagrer, så vises et nytt vindu "Diagnoseinformasjon", se Diagnoseinformasjon.
Når koden er lagret vil du kunne se detaljer om koden i "Kodedetaljer". Der får du kjapt oversikt om blant annet kodens definisjon, synonym og eventuelle ICD-10-koder på koden. I tillegg kan du gå direkte til orpha.net og sjelden.no og lese mer om diagnosen/sykdommen. Det er ingen begrensning eller sjekk på om samme ORPHA-kode er registrert flere ganger. Se også Inaktive ORPHA-koder.
Nederst i skjermbildet vises "Kodehistorikk".
ORPHA-kode
Kodens nummer.
Navn
Kodens navn (engelsk).
Endringsårsak
Hvorfor forrige kode ble endret til denne koden (maks 50 tegn). Dersom koden aldri har vært endret så vil dette feltet være blankt.
Registreringstidspunkt
Kodens registreringstidspunkt.
Registrert av
Hvem har registrert koden.
Tabell: Tabellbeskrivelse Kodehistorikk {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}
Diagnoseinformasjon
Når du lagrer en ny ORPHA-kode vises et eget vindu (Diagnoseinformasjon) der du kan registrere mer informasjon om koden. Du kan registrere når og hvor koden klinisk ble stilt, samt om diagnosen er genetisk bekreftet. Koder med diagnoseinformasjon kan senere hentes ut via en egen rapport.
Hvis du ikke ønsker å registrere diagnoseinformasjon nå, men ønsker å utsette, kan du velge "Registrer senere". Da lages arbeidsoppgaven "Sjelden diagnose mangler diagnoseinformasjon" som legger seg i din private arbeidsgruppe. Hvis brukerrollen din ikke har privat arbeidsgruppe får du ikke opprette arbeidsoppgave. Da må du eventuelt kontakte systemadministrasjon for å få opprettet privat arbeidsgruppe.
Basert på registreringer gjort i diagnoseinformasjon slår disse reglene til angående visning på det enkelte opphold, se Regler for når sjeldne diagnoser vises på oppholdet basert på diagnosedato.
Inaktive ORPHA-koder
Hvis en ORPHA-kode er inaktivert så vises dette med en egen informasjon på koden, både på registrerte koder og i søkeresultatet ved søk. At en kode er blitt inaktiv kan ha tre ulike årsakr. Det kan skyldes at den er obsolete (uhensiktsmessig/skulle i utgangspunktet ikke blitt opprettet), deprecated (flyttet til en annen kode) eller non rare (ikke lengre sjelden i Europa). Hvis koden er inaktivert så vises dette i grensesnittet med en gul varseltrekant både i kodesøk og på registrert kode. Hvis koden er erstattet av en annen kode, gir vi deg mulighet til å bytte til den nye koden - det gjøres ikke automatisk.
Pasientens sjeldne diagnoser på Opphold
På pasientens opphold vises sjeldne diagnoser som er registrert på pasienten i listen "Pasientens sjeldne diagnoser". Du kan også registrere en ny ORPHA-kode direkte fra oppholdet ved å velge "Ny sjelden diagnose".
Regler for når sjeldne diagnoser vises på oppholdet basert på diagnosedato
Dette gjelder hvis en sjelden diagnose ikke har avsluttdato eller avsluttdatoen er større en oppholdets startdato:
Hvis diagnosedatoen er blank, prenatal, ved fødsel eller ukjent vises den sjeldne diagnosen.
Hvis diagnosedatoen er satt til en spesifikk dato, så vises den sjeldne diagnosen på opphold som har startdato større eller lik startdatoen.
Hvis diagnosedatoen er satt til en måned, så vises den sjeldne diagnosen på opphold som har startdato større eller lik den første i måneden for diagnosedatoen.
Hvis diagnosedatoen er satt til et år, så vises den sjeldne diagnosen på opphold som har startdato større eller lik den første januar i året for diagnosedatoen.
I listen "Pasientens sjeldne diagnoser" på oppholdet, vil du på hver ORPHA-kode finne en "Hamburgermeny" der du kan utføre ulike funksjoner:
Endre
Endre ORPHA-koden.
Vis foreslåtte tilstandskoder
Vis ICD-10-kodene som er koblet til ORPHA-koden.
Har hatt betydning for dette oppholdet
Bruk denne for å eventuelt endre allerede valgt verdi. Se Har denne sjeldne diagnosen hatt betydning for dette oppholdet?
Har ikke hatt betydning for dette oppholdet
Bruk denne for å eventuelt endre allerede valgt verdi. Se Har denne sjeldne diagnosen hatt betydning for dette oppholdet?
Vis informasjon
Vis informasjon om ORPHA-koden.
Les med på orpha.net
Går til Orphanet sin web-side der du kan finne detaljert informasjon om den valgte koden, (https://www.orpha.net).
Les mer på sjelden.no
Går til til Nasjonalt kompetansesenter for sjeldne diagnoser sin web-side der du kan finne mer informasjon om den valgte koden, (https://sjelden.no).
Gå til fanen sjeldne diagnoser (ORPHA)
Går til siden Medisinsk koding - arkfane Sjeldne diagnoser (ORPHA).
Tabell: Menyvalg - Pasientens sjeldne diagnoser {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}
Har denne sjeldne diagnosen hatt betydning for dette oppholdet?
En ORPHA-kode kan være koblet til en eller flere ICD-10-koder (se https://www.orpha.net/consor/cgi-bin/index.php). Dersom det er registrert en sjelden diagnose på pasienten, så kan den sjeldne sykdommen ha hatt betydning for oppholdet. Dersom svaret er ja, så er det ønskelig at ICD-10-koden registreres slik at den blir rapportert inn til Norsk pasientregister (NPR).
Når du ser på et opphold i siden Medisinsk koding eller i siden Opphold på en pasient som har en sjelden diagnose, så vises et spørsmål:
Har denne sjeldne diagnosen hatt betydning for dette oppholdet?
Følgende regler gjelder når du svarer Ja:
Dersom ingen ICD-10-koder er tilknyttet ORPHA-koden så skjer det ingen ting.
Dersom det bare er en ICD-10-kode tilknyttet ORPHA-koden og denne ikke er registrert på oppholdet fra før, settes den rett inn i listen "Registrerte koder på dette oppholdet" uten at du må velge den først. ICD-10-koden settes altså ikke inn dersom den allerede er registrert på oppholdet. Dersom det viser seg at ICD-10-koden var feil så sletter du den på vanlig måte.
Dersom det er flere ICD-10-koder tilknyttet ORPHA-koden, så vil du få opp en liste med "Foreslåtte ICD-10-koder". Her kan du velge kodeer for å legge de til i listen "Registrerte koder på dette oppholdet" dersom de ikke allerede er registrert. Dersom du velger "Lukk" så velges ingen ICD-10-kode.
Dersom det allerede finnes en hovedtilstand, legges koden til som en annen tilstand.
Dersom det er to ICD-10-koder tilknyttet ORPHA-koden og en av kodene er en stjernekode, så må bruker dra stjernekoden under den andre koden.
Dersom oppholdet er på en BUP/PHBU avdeling så settes ICD-10-koden på riktig akse dersom koden tilhører en akse. Se også Når koden ikke tilhører akse.
Det har ingen betydning om allerede registrerte ICD-10-koder kommer fra et dokument, se Koder som kommer fra strukturerte dokumenter (gjelder ikke BUP/PHBU). Reglene over gjelder på samme vis.
Når du har svart "Ja" og lagrer så blir teksten Har hatt betydning for dette oppholdet liggende som informasjon på samme rad som ORPHA-koden. Det er da lagret en kobling mellom ORPHA-koden og oppholdet. ORPHA-koder rapporteres ikke til Norsk pasientregister (NPR).
Følgende regler gjelder når du svarer Nei:
Det skjer ingen ting, og det kommer ingen forslag til ICD-10-koder.
Du registrer ICD-10-koder og eventuelle prosedyrer på vanlig måte.
Når du har svart "Nei" så blir teksten Har ikke hatt betydning for dette oppholdet liggende som informasjon på samme rad som ORPHA-koden.
Dersom du ikke kan stå som kodeansvarlig for ICD-10 kodene så vil det komme en dialogboks der du må oppgi hvem som skal være kodeansvarlig. Se reglene her Registrere kodeansvarlig.
Pasientlister - kolonneutvalg
Fra medisinsk koding tilbys kolonneutvalgene "Medisinsk koding på opphold" og "Medisinske koder".
"Medisinsk koding på opphold" er den som brukes i pasientlister og baserer seg på opphold, slik navnet antyder. Ved multippel koding viser kolonnenene «Prosedyrekoder» og "Tilstandskoder" koder som er koblet sammen med [ ]. Eksempel: [P1, P2, P3], P4 og [D1, D2*], [D3, D4, D5], D6 Dette betyr at P1, P2 og P3 er koblet sammen, mens P4 står alene.
"Medisinske koder" baserer seg på "PasientId" - altså den gir resultat per pasient. Den brukes i siden Medisinsk koding arkfane "Tilstander" og "Prosedyrer". Der vises alle tilstander og prosedyrer inkludert ATC-koder som er registrert på aktiv pasient på alle opphold i et valgt tidsepoke. Se Siden medisinsk koding
Tips til problemløsning
Ofte stilte spørsmål
Hvorfor finner jeg ikke den koden jeg søker etter i søkefeltet?
Du søker kanskje på en kode som ikke lengre er gyldig. Se Registrere nye koder
Dersom du opplever at du ikke finner koder innenfor det kodeverk du ønsker, kontroller at du ikke har et filter som ligger aktivt, som filtrerer bort koder fra gitte kodeverk.
Dersom det er lagt et nytt kodeverk (eller et eksisterende kodeverk er nettopp blitt tatt i bruk), kan det hende at det nye kodeverket ikke er markert som at det skal være med i søket.
Kontroller at du har valgt riktig akse fra menyvalget foran søkefeltet, da du kun vil få treff på tillatte aksekoder i søkefeltet.
Hvorfor får jeg ingen treff når jeg søker opp en ATC-kode?
ATC-koder er bare tilgjengelig for søk i redigeringsboksen tilhørende en medisinsk kode, ikke i hovedsøkefeltet.
Hvordan fungerer søk etter medisinske koder?
Søket er begrenset til 100 treff.
Ved bruk av ett søkeord søker vi både i kode og i beskrivelse:
treff på hele ord i beskrivelse eller kode legges først
deretter kommer treff der søkeordet inngår i beskrivelse eller kode.
Ved bruk av to eller flere søkeord søker vi både i kode og i beskrivelse:
for søk i beskrivelse krever vi treff på alle søkeordene. Vi krever ikke nøyaktig treff. Søkeordene kan gi treff ved å være deler av ord i beskrivelsen. F.eks. "hofte artrose" gir treff på blant annet "Uspesifisert hofteleddsartrose".
for søk i koder krever vi ikke treff på alle søkeordene. Vi krever ikke nøyaktig treff. Dersom du har skrevet inn punktum i ett av søkeordene, søker vi både med punktum og uten punktum når vi søker etter koder.
Et lite tips for å redusere treff er å skrive kodeverket foran eller bak søkeordet. Da vil du kun få treff i dette kodeverket. For eksempel kan du søke på "hofte". Dette gir svært mange treff fra kodeverkene ICD-10, NCRP og NCSP. Hvis du skriver "hofte NCRP" så vil du bare få treff på NCRP-kodene.
Hvorfor blir ikke tilstands-og prosedyrekoder slettet når en lokal aktivitet endres eller fjernes?
Årsaken til det er at systemet ikke sletter koder som allerede er lagret på oppholdet fordi disse kodene kan være kommet fra andre personer eller systemer som har lagret uten å gå via lokal aktivitet. Det kan for eksempel være koder som er lagt til direkte, eller det kan være koder overført fra et arketypedokument eller fra et annet system som er integrert med DIPS Arena.
Hvorfor får jeg spørsmål om jeg ønsker å registrere Personskadeskjema når jeg ikke har registrert en skadediagnose?
Dersom det tidligere er registrert koder, deriblant en skadediagnose, på den kontakten du nå koder på og vedkommende da svarte "Nei" på spørsmål om utfylling av Personskadeskjema, vil du på nytt måtte ta stilling til om det skal fylles ut et slikt skjema.
Hvordan takles koder som er registrert via dokument i Arena 20.2.1 eller nyere når gammel Arena-klient eller Classic brukes?
Koder som er registrert via et dokument i Arena versjon 20.2.1 eller nyere kan ikke endres eller slettes i eldre versjoner av Arena eller Classic. Du kan heller ikke endre på koblinger mellom kodene.
Dersom du i Classic forsøker å endre/slette koder som kommer fra dokument vises meldingen "Endring av data må utføres i Arena" eller "Kunne ikke lagre til databasen".
En kjent problemstilling som kan oppleves i Classic ved forsøk på sletting av kode som er registrert via dokument i Arena:
Ha en kode T1 med tilhørende P1 (prosedyre) som er opprettet via dokument i Arena.
Gå i Classic og marker T1 eller P1.
Velg Slett.
Da får du meldingen "Endring av data må utføres i Arena". Dette er riktig, men det ser ut som at P1 blir borte. Det blir den ikke. Dersom du åpner Ctrl+M på nytt så er P1 der fortsatt, noe den skal.
Når du bruker gammel versjon av Arena på et opphold som har lagret medisinske koder via dokument i Arena versjon 20.2.1 eller nyere:
Finn et opphold der det er registrert koder via dokument i ny versjon av Arena (20.2.1).
Åpne besøket med gammel versjon av Arena.
Du ser ikke lenken til dokumentet i medisinsk koding, det skal du heller ikke gjøre da dokumentet er lagret med ny metode.
Dersom du prøver å endre kodene fra pkt 1. medisinsk koding vises en feilmelding "PV011 Lagring av oppholdet feilet".
Dersom du redigerer i dokumentet og godkjenner så kan du få en feilmelding "AN051 Lagring og godkjenning av dokument feilet". Feilmeldingen kommer fordi du ikke kan lagre på et opphold som allerede har koder lagret fra dokument med ny versjon av Arena.
Koden du eventuelt registrer i dokumentet vil ikke bli overført til medisinsk koding.
Hvordan får jeg bort en kode som jeg ved en feil har fått i listen over mest brukte koder?
Den feilregistrerte koden vil ligge der til den eventuelt blir slettet på oppholdet der den ble feilregistrert. Når du sletter koden, skal den bli borte neste dag. Kodene regnes fra opphold som er så gamle som står i systemoppsett "Medisinsk koding: Generer kodestøtte måneder".
Hvorfor kommer prosedyrekoder som er satt ut av bruk fortsatt opp i listen "Dine mest brukte prosedyrekoder"?
Hvis kodene bare er satt ut av bruk i DIPS Admin så vil de fortsatt vises, det må også settes en gyldig-til-dato på kodene. Det hjelper dessverre ikke å sette gyldighetsdatoer på kodene i DIPS Admin, dette må gjøres i databasen. Ta kontakt med DIPS Kundestøtte for hjelp til dette.
Tillegg for barne- og ungdomspsykiatri
Hvorfor finner jeg ikke de videreførte kodene på siste kontakt fra den forrige konsultasjonsserien?
Systemoppsett "Arena: Begrens videreføring av BUP koder" kan være satt til at videreføring ikke skal være mulig.
Den konsultasjonsserien du forventer videreføring fra er avsluttet. Videreføring gjøres ikke fra avsluttede konsultasjonsserier.
Sist oppdatert