Inntaksplanlegging

Inntaksplanlegging består av en side for planlegging av aktiviteter for pasienter ved sykehuset. I tillegg finnes det noen tilknyttede pasientlister og administrasjonssiden Timebokadmin.

Planlegging er arbeidsflata for sekretærer og koordinatorer som gjør planlegging av pasienter og koordinering av ressurser (personalressurser, rom eller utstyr) ved sykehuset. Flaten samler all relevant informasjon fra pasienten (demografiske data og planlagte oppmøter), kontakten det skal planlegges på og timebøker for de aktuelle ressursene, og gjør det mulig å bestille en time som passer best mulig for pasienten og sykehuset.

Ved hjelp av visning av pasientens planer i en liste kan inntaksplanlegger koordinere eller unngå kollisjon med pasientens andre oppmøter ved sykehuset. Planlegger kan enkelt navigere i timebøkene, og finne et tidspunkt som er ledig på korrekt ressurs. Flatens venteliste har en filtreringsfunksjon som muliggjør tilpasning av visningen etter hver avdeling/planleggers behov.

Hurtiginnføring

Deloppgaver Planlegging

Oppgave	Hvordan?
Åpne venteliste	Klikk på Tab’en Venteliste eller benytt F3-søket og søk opp "Venteliste". Les mer
Åpne timebokvisning	Klikk på Tab’en Timebok eller benytt F3-søket og søk opp "Timebok".
Aktivere pasient	Finn pasienten i Ventelista og dobbeltklikk på linjen. Klikk på pasientnavnet i en time, eller høyreklikk på timen og aktiver fra timemenyen. Søk opp pasienten i søkefeltet øverst i skjermbildet F3.
Finne pasientens planer	Gå gjennom listen Aktive og planlagte kontakter i Kontaktinfoflata for å se oppmøtene til pasienten og hva som ev. kan koordineres
Hente ressurs	Søk på kortnavn eller navn i søkefeltet Ressurssøk (Søk opp timebok). Les mer
Fjerne ressurs	Klikk på krysset (oppe til høyre) på ressursen du ønsker å lukke
Velge ressursgruppe	Klikk på Ressursgrupper i verktøylinjen og velg en ressursgruppe fra listen. Gruppene setter du opp selv på brukerrollen. Les mer
Bytte dag	Klikk på ønsket dato i kalenderen eller benytt knapper for å bla en dag fram/tilbake
Bytte kalendervisning	I rullegardinmenyen til høyre i verktøylinja kan du velge hvilken visning du vil se. Les mer
Bestille en time på valgt kontakt	Benytt Timesøk eller finn et passende tidspunkt i timeboka til ressursen(e) du ønsker å bestille hos, merk timen(e) og klikk Enter eller dobbeltklikk på én time. Arbeidsflata kommer opp, gjør eventuelle justeringer og klikk Lagre & lukk eller Opprett brev. Les mer
Bestille en time på ny kontakt	Finn et passende tidspunkt i timeboka til ressursen(e) du ønsker å bestille hos, (merk ev. flere timer) høyreklikk på timen og velg Bestill time på ny kontakt fra kontekstmenyen. Arbeidsflata kommer opp, gjør eventuelle justeringer og klikk Lagre & lukk eller Opprett brev. Les mer
Dobbeltbooking	Når en skal dobbeltbooke kan en velge et tidspunkt i timeboken til høyre for den eksisterende timen og dobbeltklikke eller trykke Enter for å sette opp aktiv pasient på samme tidspunkt
Endre en time	Dobbeltklikk på timen fra timeboka. Arbeidsflata kommer opp, gjør eventuelle justeringer (klikk for eksempel på lenke nederst for timesøk). Klikk til slutt Lagre & lukk eller Opprett brev. Les mer
Timesøk	Klikk på knappen Timesøk i Kontaktinfoflata, velg mellom søk på Prosedyretype eller Timedefinisjon, fyll inn søkeparametere og klikk Søk. Finn en time som passer i resultatet og klikk Velg sånn at du får opp denne timen i timebestillingsflata. Les mer
Seriebestilling	For å sette opp en seriebestilling finner du et ledig tidspunkt i timeboka til ressursen og høyreklikker for kontekstmeny der du velger Sett opp seriebestilling. Arbeidsflata kommer opp for å søke fram ledige timer. Les mer
Redigere kontakt	Klikk på linken Åpne under seksjonen Kontakt i Kontaktinfoflata for å se og endre innholdet i kontakten. Les mer
Opprette ny kontakt	Klikk på knappen Ny kontakt. Arbeidsflata kommer opp. Gjør ev. endringer og klikk Lagre & lukk, Planlegg time eller Opprett brev. Les mer
Redigere timedefinisjoner	Benytt søkefeltet F3 og søk opp Timedefinisjoner eller klikk på blyantsymbolet på en av timebøkene du har søkt opp. Popup for redigering av timedefinisjon åpnes, der du kan redigere, slette og lage nye timedefinisjoner for en ressurs. Les mer

Hurtigtaster

Denne seksjonen gir en oversikt over hurtigtaster i de forskjellige delene av Inntaksplanlegging

Hurtigtaster Planlegging

Element	Hurtigtast	Funksjon
Alltid	F5	Oppdatere skjermbilder; hente ev. nye data
Alltid	Ctrl+Alt+I	Åpner/bytter til Planlegging
Venteliste	Ctrl+Q	Bytter mellom Timebok og Venteliste tab’er
Venteliste	Tab	For å bytte mellom datavelger/felter i ventelista
Venteliste	Pil høyre/venstre, Enter, Esc	Navigering, valg og lukking i feltene i datavelger
Venteliste	Pil opp/ned	For å bla mellom pasienter
Venteliste	Enter	For å velge markert pasient, pasient/kontakt aktiveres i Arena Planlegging.
Kalender	Ctrl+K	Setter fokus på kalender, samt maksimerer kalenderen dersom denne delen er minimert.
Kalender	Pil opp/ned/høyre/venstre	Bytte dag som vises i timeboka
Kalender	Page Up	Gå til forrige måned
Kalender	Page Down	Gå til neste måned
Kalender	Home	Gå til dagens dato
Timebok	Ctrl+M	Bytter til månedsvisning av timebok
Timebok	Ctrl+U	Bytter til arbeidsukesvisning av timebok
Timebok	Ctrl+F	Bytter til ukesvisning av timebok
Timebok	Ctrl+D	Bytter til dagsvisning av timebok
Timebok	Ctrl+T	For å få timeboka i fokus
Timebok	Tab	For å bytte mellom opptatte timer
Timebok	pil opp/ned/høyre/venstre	For å navigere mellom ledige enkelttimer
Timebok	Enter	For å velge markert time, åpner arbeidsflata for bestilling eller redigering av eksisterende time/operasjon. I Månedsvisning navigering til dagsvisning.
Timebok	Ctrl+1	For å skjule informasjon på timer som ikke tilhører aktiv pasient.
Arbeidsflata	Tab	For å bytte mellom datafelter
Arbeidsflata	Ctrl+Shift+S	For å lagre og lukke
Arbeidsflata	Ctrl+W	For å avbryte/angre
Arbeidsflata	Ctrl+P	For å lagre og lukke, samt opprette brev
Arbeidsflata	Alt+T	I kontaktflaten kan du bruke denne for å lagre og lukke, samt åpne planlegging med denne kontakten
Arbeidsflata	Ctrl+B	For å navigere til Henvisning
Timedefinisjoner	Ctrl+Tab	Når fokuset er i lista over timedefinisjoner kan du bruke denne for å sette fokus i knapperaden nederst
Timedefinisjoner	Esc	Når vinduet Timedefinisjoner er oppe kan du bruke denne for å lukke vinduet
Timedefinisjoner	Ctrl+E/Enter	Når en timedefinisjon i lista er markert kan du bruke denne for å redigere
Timedefinisjoner	Ctrl+S	Når du redigerer og har gjort endringer i en timedefinisjon kan du bruke denne for å lagre

Tabell: Hurtigtaster Planlegging {.tableblock .frame-none .grid-none .stripes-odd .stretch}

Bruke Inntaksplanlegging

Godkjente bruksområder

Planlegging er utviklet for bestilling og koordinering av polikliniske timer, innleggelser og operasjoner ved sykehus. Du kan bestille via arbeidsoppgaver eller venteliste i Planlegging.

Videokonsultasjoner

Du kan opprette og redigere kontakter slik at de vises som videokonsultasjoner i Arena. Det gjør du ved å velge kontakttypen "Videokonsultasjon" når du oppretter/redigerer en kontakt (se Opprette ny kontakt). Lenke vil bli opprettet når kontakten settes til "Videokonsultasjon" og at den får fast oppmøtetid. Merk at automatisk generering av lenke er avhengig av at lisensen for videokonsultasjon mellom behandler og pasient er aktiv, og at det er satt opp en tjeneste for å bestille møter i et tredjepartssystem. Dersom dette ikke er satt opp vil oppretting av videokonsultasjoner medføre at du må manuelt legge inn lenken til videokonsultasjonen i et av merknadsfeltene.

Du kan ikke opprette videokonsultasjoner på kontakter med omsorgsnivå heldøgn eller dagbehandling. Dette gjelder også kontakter med en planlagt operasjon.

Dersom du oppretter en videokonsultasjon i DIPS Classic kan du legge inn lenken(url-en) til videokonsultasjonen i et eget felt. I Arena kan du kopiere ut lenken, eller starte videokonsultasjonen ved å klikke på "Start videokonsultasjon" i kontekstmenyen til videokonsultasjonen i timeboken og i min timebok. "Start videokonsultasjon" vil også aktivere pasienten dersom den ikke allerede er aktiv.

Min timebok (i Pasientnavigator)

Dersom du er ressurs ved sykehuset (har timebok) og brukerrollen din er knyttet denne (via rekvirent) vil du få full tilgang til alle timer i timeboka di i Pasientnavigatoren til venstre i Arena. Du vil også se timer på andre avdelinger, selv om du ikke har implisitt tilgang til disse (Beslutningsstyrt tilgang).

Timebok i Pasientnavigator

Når du åpner Pasientnavigatoren, kan du trykke på Timebok øverst og da vil timer og operasjoner på dagens dato vises. Om du ønsker å se andre datoer kan du bruke knappene

mintimebokforrige

og

mintimebokneste

for å bla, du kan klikke på kalender-ikonet for å finne en dato eller skrive inn direkte i feltet. For å oppdatere kan du klikke på oppdatersymbolet eller F5.

Dersom det ikke er noen timer på den datoen du har valgt får du en melding om det, ellers vises de oppsatte timene/operasjonene i rekkefølge etter tid. Avlyste timer vises ikke i denne visningen.

Timene og operasjonene vises her med en status bak klokkeslettet: - Planlagt: pasienten har ikke blitt oppmøteregistrert - Møtt: pasienten har blitt oppmøteregistrert - Avsluttet: pasienten har forlatt sykehuset - Indirekte time: time på kontakt med type Indirekte pasientkontakt

Om du klikker på en av timene, blir den pasienten timen er for aktiv i Arena. I Planlegging kan du ved å velge den aktuelle kontakten for å se detaljer om den og timen.

Meny på timer i timeboka

Dersom du bestiller time på rom samtidig som du bestiller time hos behandler, og timene overlapper, vil kortnavnet til rommet vises under beskrivelsen. Hvis det er satt opp flere overlappende rom vil de listes opp og sorteres på starttid og deretter navn.

Visning av rom tilknyttet time

Dersom du har uferdig arbeid på en pasient og du bytter til en annen, ev. lukker pasienten, vil du få valget mellom å gå videre og gjøre deg ferdig senere eller avbryte. Om du velger å gå videre vil det fremkomme i Timebok i Pasientnavigatoren at du har ulagrede endringer dersom pasienten er satt opp i din timebok.

Visning av uferdig arbeid i timeboka

Oppmøteregistrering

Du kan ankomstregistrere en pasient ved å klikke på menyikonet (tre vertikale prikker) til høyre for pasienten og velge Registrer oppmøte fra menyen som kommer opp. Pasienten blir da aktivert og du får opp en popup slik som beskrevet i Oppmøteregistrering. Etter at du lagrer i popupen skjer en oppdatering av Min timebok, slik at pasienten får korrekt status.

Dersom pasienten har status Møtt eller Avsluttet er ikke dette menyvalget tilgjengelig.

Registrere "ikke møtt"

Du kan registrere ikke møtt på en pasient ved å klikke på menyikonet (tre vertikale prikker) til høyre for pasienten og velge Registrer ikke møtt fra menyen som kommer opp. Pasienten blir da aktivert og du får opp en popup slik som beskrevet i Registrere ikke møtt. Etter at du lagrer i popupen skjer en oppdatering av Min timebok, og pasienten vil ikke lenger vises.

Dersom pasienten har status Møtt eller Avsluttet er ikke dette menyvalget tilgjengelig. Om oppmøtetiden er mer enn 24 timer frem i tid er menyvalget deaktivert med en hinttekst.

Avlyse kontakt

Du kan avlyse kontakt ved å klikke på menyikonet (tre vertikale prikker) til høyre for pasienten og velge avlys kontakt fra menyen som kommer opp. Arbeidsflaten til avslutt kontakt blir da åpnet, som beskrevet i Avslutte kontakt. Etter at du lagrer i arbeidsflaten og oppdaterer Min timebok vil ikke pasienten lenger vises.

Dersom kontakten er tilknyttet operasjoner eller er en del av gruppebehandling er ikke dette menyvalget tilgjengelig.

Gå til henvisning

Du kan velge å åpne Henvisningssiden og vise henvisningen kontakten er knyttet til. Dette menyvalget er tilgjengelig fra Timebok i Pasientnavigator, Timebok i Planlegging og fra valgt kontakt i kontaktinfoflata.

Angre oppmøteregistrering

Dersom du ved en feil har registrert en pasient som møtt og du ønsker å angre dette, kan du bruke menyvalget Angre oppmøteregistrering. Menyvalget er kun aktiv for pasienter som allerede er oppmøteregistrert. Når du velger dette blir ankomstregistreringen slettet, samt at timeboken oppdateres slik at statusen går tilbake til Planlagt.

For å angre registrering av ikke møtt må funksjonalitet i Oppmøtelista benyttes, da pasienten ikke lenger vises i timeboka di.

Registrere indirekte timer som utført

For indirekte timer i Min timebok inneholder menyen du får opp ved å klikke på menyikonet (tre vertikale prikker) til høyre for pasienten, valget Utfør.

Når du klikker på dette menyvalget får du opp samme dialog som for Oppmøteregistrering, og etter at du har lagret vises statusen Indirekte time - utført i timeboka. Du kan angre denne handlingen ved å velge Angre 'utfør' fra kontekstmenyen.

Vise opphold/aktivitet

På pasienter som er møtt vises menyvalget "Vis opphold" og når du klikker på dette valget vil Oppholdssiden åpnes og vise det aktuelle oppholdet. For indirekte pasientkontakter finnes et menyvalg "Vis aktivitet" som gjør tilsvarende navigering.

Gå til medisinsk koding i Oppholdssiden

På pasienter som er møtt vises menyvalget "Gå til medisinsk koding" og når du klikker på dette valget vil Oppholdssiden åpnes i redigeringstilstand og vise medisinisk koding for det aktuelle oppholdet.

Åpne gruppebehandling

For timer som tilhører en gruppebehandling vises menyvalget "Åpne gruppebehandling" og når du klikker på dette valget vil Gruppebehandlingssiden åpnes og vise den aktuelle gruppebehandlingen.

Avlyste timer i min timebok

Dersom det er noen avlyste timer (kontakten er avsluttet) på den valgte datoen vil dette indikeres med en blå sirkel med et tall ved siden av kalenderikonet. Denne fungerer likt som i Timebok.

Videokonsultasjoner i min timebok

Dersom det er noen timer som er tilknyttet en videokonsultasjon, vil det vises et videoikon i min timebok. En videokonsultasjon kan både ha en lenke(url) og ikke.

Dersom en videokonsultasjon har en lenke kan du starte videokonsultasjonen eller kopiere ut lenken fra kontekstmenyen til timen.

For videokonsultasjoner uten lenke vises bare ikon og en eventuell lenke må opprettes manuelt i DIPS Classic.

Timeboka

Dette kapitlet beskriver generell timebokfunksjonalitet.

Merknad for timebok

Under overskriften til hver timebok er det et merknadsfelt. Når du står i dagsvisning eller kompakt dagsvisning kan merknaden endres, eller du kan legge inn en ny merknad ved å klikke i merknadsfeltet og skrive. Du kan legge inn linjeskift ved å trykke Enter. Merknaden kan ikke være lengre enn 255 tegn. Den nye merknaden lagres automatisk når du forlater merknadsfeltet (klikker et annet sted på skjermen eller tab’er ut.).

Merknader opprettet i timebøker i Classic vil også bli vist i Arena. Tilsvarende vil merknader opprettet i Arena bli vist i Classic.

Visning av timedefinisjoner

Timedefinisjoner vises som en kolonne til venstre i hver timebok, og en timedefinisjon vil strekke seg vertikalt for det tidsintervallet som timedefinisjonen representerer. Kolonnen kan enten settes i bred eller smal modus ved hjelp av tannhjulet øverst til høyre i timeboken. I timedefinisjonskolonnen vises tekst, bakgrunnsfarge og hinttekst på timedefinisjonen. I smal modus vises beskrivelsen på timedefinisjonen som lodrett tekst.

Det kan være flere timedefinisjoner på samme dag, og dersom det eksisterer flere timedefinisjoner for et gitt tidspunkt, vil timedefinisjonen med høyest prioritet vises. På hver ledige time i timeboka vil du se klokka fra-til (varigheten). Timedefinisjoner som representerer «Helt sperret» eller «Delvis sperret» vil også vises som timer i timeboka, men disse er skravert henholdsvis dobbelt og enkelt.

Timedefinisjoner vil også påvirke foreslått tidsintervall for timer som legges inn i timeboka, siden timedefinisjoner har en forhåndsdefinert tidsenhet. I dagsvisning vises tidsintervallene som ledige timer. For eksempel vil en timedefinisjon med tidsenhet lik 45 minutter vise ledige 45 minutters timer.

Timedefinisjonskolonnen er helfarget (så fremt de er konfigurert til det på vanlig måte) og kan ikke flyttes eller justeres i Arena. Dersom du ønsker å se hvor store tidsenheten er for timedefinisjonene kan du peke med muspeker på kolonnen.

For timedefinisjoner som starter før det visuelle området som vises i timeboken, vises disse med en sikk-sakk linje i starten av det visuelle området.

Timedefinisjoner som slutter etter vises tilsvarende med sikk-sakk linje i slutten av det visuelle området.

Dersom en timedefinisjon begynner eller slutter på et tidspunkt som ikke faller sammen med tidsskalaen, vil den timedefinisjonen som gjelder ved begynnelsen av en tidsenhet bestemme fargen for hele tidsenheten.

Hinttekst på timedefinisjon Holder du muspekeren over kolonnen for timedefinisjoner, får du informasjon om timedefinisjonen. Hintteksten viser beskrivelse, tidsintervall, tidsenhet, lokalisering og prosedyretyper.

Timedefinisjonene «Helt sperret» og «Delvis sperret» For å markere fravær eller utilgjengelighet, eller på annen måte få tidsrom til å skille seg ut kan du legge til "Helt sperret" eller "Delvis sperret" på timedefinisjoner.

Tidsrom som du ikke ønsker å opprette timer i, kan i Classic settes opp med timedefinisjonen «Helt sperret». I Arena blir slike sperrede timer markert med rosa kryss-skravering. Det er ikke mulig å sette opp eller flytte en time slik at den overlapper en helt sperret time.

Timer på tidspunkt som er satt opp med timedefinisjonen «Delvis sperret» er markert med lys blå enkel-skravering. Om du setter opp delvis sperrede timer over et flere timeenheter vises disse som "enkeltsperringer" av lik varighet som det som er satt opp i Timeenhet på timedefinisjonen, eller i forhold til tidsskala i Innstillinger dersom det ikke er satt opp timedefinisjon. Det er mulig å sette opp timer på, eller flytte timer til, en eller flere timeenheter i den delvise sperringen. Når du oppretter en time på en delvis sperret timedefinisjon vil sperringen fortsatt være synlig til høyre for området timen dekker. Velger du å flytte timen til et annet tidspunkt, eller slette timen, vil hele sperringen på nytt komme til syne.

Sette inn sperring i timeboka

timebokopprettsperring

Når du høyreklikker på en (eller flere) ledig time i timeboka vil du i kontekstmenyen som kommer opp se valgene Opprett sperring og Opprett delvis sperring.

Opprett sperring setter perioden som helt sperret. Når du velger en av typene sperringer, settes det inn en sperring med varighet tilsvarende det merkede området. Du kan også velge å sette inn en sperring med valgfri beskrivelse, det blir da ikke satt type på sperringen.

Opprett delvis sperring setter perioden som delvis sperret. Her må du legge inn en beskrivelse og når du klikker Enter lagres den delvise sperringen.

Sperringen blir kun gyldig på det merkede tidspunktet, dvs. 1 gang. Dersom du har markert flere timer som ikke henger sammen, blir det en sperring per område. Dette gjelder også dersom du har markert timer på flere forskjellige ressurser, eller dager (ukesvisningene). For å endre eller slette timedefinisjoner kan du klikke på blyant-knappen øverst i timeboka.

For å kunne opprette sperringer i en timebok må du enten ha tilgang, eller at ressursen som er valgt tilhører brukeren selv.

Opprett ny timedefinisjon i timeboka

opprettNyTimedefinisjon

Når du høyreklikker på en (eller flere sammenhengende) timer i timeboka vil du kunne velge "Opprett ny timedefinisjon" fra kontekstmenyen som kommer opp.

Når du aktiverer dette valget, vil vinduet for redigering av timedefinisjoner åpne seg med en ny timedefinisjon. Denne vil være forhåndsutfylt med verdiene som passer for det aktuelle tidpunktet timedefinisjonen skal opprettes på.

Dersom du har valgt flere sammenfallende timer vil start- og slutt-tid tilpasse seg valget. Timeenheten vil være utfylt med samme varighet som timene en valgte i kontekstmenyen. Dersom du har valgt flere timer fra kontekstmenyen av ulik varighet, vil timeenheten være forhåndsutfylt med 15 minutter. Se forøvrig kapittelet Legge til timedefinisjon.

Redigere timedefinisjoner

timebokredigertimedefinisjon

For å redigere timedefinisjoner kan du på en ressurs sin timebok klikke på blyantsymbolet ved siden av lukk-knappen. Da får du opp et vindu som øverst lister alle gyldige timedefinisjoner som er satt opp for denne ressursen. Du kan velge å se alle timedefinisjoner (Vis alle), eller filtrere med en selvvalgt dato for å vise alle gyldige fra den datoen og framover i tid (Vis gyldige fom.). Nederst i vinduet vises detaljer for den timedefinisjonen som er valgt.

Du kan benytte søkefeltet øverst for å bytte til en annen ressurs, du kan da søke opp alle ressurser som ikke er satt ut av bruk og som er på samme sykehus som brukerrollen du er innlogget med.

Dersom du vil se direkte på en spesifikk timedefinisjon har du tre alternativer. Du kan høyreklikke på søylen til venstre i timeboka og velge Åpne timedefinisjonen i boksen som kommer opp, dobbeltklikke på søylen, eller høyreklikke på en ledig time (også delvis sperret) eller en helt sperret time hvor det er et valg i kontekstmenyen Åpne timedefinisjonen. Vinduet for redigering av timedefinisjoner vil da åpne seg filtrert på gyldige timedefinisjoner for datoen du klikket på og den timedefinisjonen du valgte vil være den som er markert i lista. Slik kan du enkelt redigere på timedefinisjoner som ikke er gyldige på dagens dato.

timedefinisjon apnefratimebok

Dersom du ikke har tilgang til siden Planlegging, men har tilgang til denne funksjonaliteten, kan popupen også åpnes ved å søke opp "Timedefinisjon" i F3-søkefeltet øverst i Arena. Du vil da få opp popupen uten at en ressurs er valgt, og du kan søke fram de ressursene du har tilgang til å se/redigere.

timedefinisjoner

Knapperaden under detaljvisninga er aktiv om du har tilgang til å endre på denne ressursen. Du har alltid tilgang til å redigere på din egen ressurs. En timedefinisjon kan slettes ved å klikke på Slett-knappen, du må da bekrefte sletting. Til venstre for kopier knappen er det mulig å åpne endringsloggen. Den viser endringsloggen for den valgte timedefinisjonen. Om den er tilgjengelig eller ikke, er avhengig om du har tilgang til funksjonselementet Arena Vis endringslogg.

Konflikter på prioritet

Dersom det er satt opp 2 eller flere timedefinisjoner med samme prioritet og begge er gyldige fram i tid, vil det vises et varsel i timeboka. Når du åpner redigering vil du se et varsel øverst i popupen samt et varsel på alle linjene som er berørt av konflikter med tanke på prioritet. Varselet forsvinner om du rydder opp i konfliktene. Dersom du legger inn en timedefinisjon med høyere prioritet vil ikke varselet forsvinne, du må enten sette til-dato tilbake i tid eller slette en av de som skaper konflikt.

timedefinisjon varsel

Endre en timedefinisjon

Om du ønsker å endre på en timedefinisjon velger du Rediger, da blir alle feltene redigerbare. Når du er ferdig med endringene klikker du Lagre. Det er ingen sjekk på om noen andre har gjort endringer (samtidig lagring), slik at når du lagrer overskrives ev. endringer gjort av andre.

timedefinisjonredigering

Lagre-knappen blir aktiv når du har gjort endringer. For å avbryte redigering og gå tilbake til lesevisning av timedefinisjonen klikker du på Forkast-knappen.

Legge til timedefinisjon

I redigeringsvinduet kan du også legge til nye timedefinisjoner ved å klikke på knappen Legg til. Ny timedefinisjon kommer opp nederst, der du får hjelp til å sette prioritet slik at det ikke blir konflikter. Prioritet settes til ett tall høyere enn den høyeste gyldige som finnes fra før (dvs. som ikke har sluttdato før dagens dato). Denne er redigerbar.

Beskrivelse er begrenset til 100 tegn, og er et obligatorisk felt.

Som standard

• står startdato til dagens dato

• ukedagene mandag-fredag er valgt

• timedefinisjonen står til Åpen (Vanlig timedefinisjon)

• lokalisering hentes fra Ressursen dersom den er satt der

• starttid og sluttid står til hhv. 08:00 og 16:00

• timeenhet står til 15 minutter

Du kan endre alle disse feltene som du selv ønsker, og ev. velge noen av de andre innstillingene. Klikk på Lagre-knappen når du er ferdig.

Om et felt som er obligatorisk ikke er fylt ut vil det markeres, og dersom noen av feltene inneholder ugyldige data kommer det et varsel. I disse tilfellene er lagreknappen deaktivert.

Klikk på Forkast for å avbryte opprettingen.

Når du lukker dette vinduet vil det gjøres en oppdatering av timebøkene som er åpne dersom du har gjort endringer (slettet, lagt til eller endret timedefinisjoner).

Timedefinisjonsdetaljer

Dersom du velger Hele døgnet vil start- og sluttidspunktet bli låst til hhv. 00:01 og 23:59 og kan ikke redigeres. Listen Lokalisering viser alle lokaliseringer som er av typen Ventelistested og som er på samme sykehus som ressursen. Du kan velge mellom 16 farger som vil vises i margen på timene i timeboka. Felter som er obligatoriske blir markert dersom de mangler utfylling. Dersom disse mangler eller noen av feltene inneholder ugyldige data vil lagreknappen også deaktiveres.

Type timedefinisjon

I Arena er visningen litt annerledes enn i Classic med tanke på om en timedefinisjon er en vanlig, en delvis sperret eller en helt sperret timedefinisjon. Vi har nå visualisert skillet mellom disse med tre radioknapper kalt Åpen, Delvis sperret og Sperret. Når du velger årsak til sperring i rullegardinlisten (her vises kodeverket for sperringer, i utgangspunkt Fri, Kurs, Møte og Opptatt) bak Sperret vil denne typen bli valgt automatisk. Valget faller bort om du velger Åpen eller Delvis sperret. Du kan også velge Sperret ved å klikke i radioknappen, og deretter velge en årsak om du ønsker det.

Dobbeltbooking

Dobbeltbooking har også blitt forenklet i Arena. Når du aktiverer dette ved å klikke i boksen, kan du sette antall samtidige timer som skal være mulig å bestille på gjeldende timedefinisjon. Det vil si at tallet vil være 1 høyere enn i Classic (antall tilleggstimer). Minimumsverdien er derfor 2 og maksimumsverdien er 1000. Dersom konfigurasjonen for håndhevelse av dobbeltbooking er avslått vil det komme et varsel med en beskrivende hinttekst, da disse innstillingene ikke vil ha noen effekt inntil konfigurasjonen blir påslått. Men feltene er alltid redigerbare slik at du kan sette opp timedefinisjonen for et begrenset antall dobbeltbookinger selv om konfigurasjonen ikke er påslått.

Prosedyretyper

For å legge til prosedyretyper bruker du rullegardinlisten og finner den du ønsker å legge til ved å bla i listen, eller søke opp prosedyretype. Listen inneholder alle gyldige prosedyretyper som er satt opp på sykehuset til ressursen (sykehus eller avdeling), samt alle som ikke er tilknyttet noe spesielt sykehus. Dersom prosedyretypen er satt opp med avdeling vil kortnavnet til avdelingen vises bak prosedyretypen. Når du klikker på prosedyretypen i listen/trykker Enter, vil den legges til i visningen under.

I visningen av valgte prosedyretyper vises i tillegg til navnet på prosedyretypen også ev. avdeling prosedyretypen er satt opp med, lengden på prosedyren (TimeLengde), samt et ikon for om prosedyretypen er satt opp for web. Om en av prosedyretypene som allerede er lagret blir satt ut av bruk vil det vises med et eget ikon i denne listen.

timedefinisjonsletteprosedyretype

For å slette prosedyretyper som er valgt klikker du på sletteikonet

listeslettikon

til høyre i listen og holder inne musknappen til prosedyretypen forsvinner.

Tilknyttet rom

For å kunne se søkefeltet Tilknyttet rom forutsetter det at lisens for Romreservasjon er aktivert. Søket returnerer kun ressurstypene lokale og operasjonsstue. Når rom er lagt til vil navnet på rommet vises i kolonnen Tilknyttet rom på den aktuelle timedefinisjonen. Les mer om Romreservasjon.

Avdelingstilgang

For å legge til hvilke avdelinger som skal ha tilgang til å sette opp timer på timedefinisjonen bruker du rullegardinlisten og finner den du ønsker å legge til ved å bla i listen, eller søke opp avdeling. Listen inneholder alle gyldige avdelinger som er av type Somatisk klinisk, Psykiatrisk klinisk, Røntgenavdeling, eller Fysioterapiavdeling på samme sykehus som ressursen. Når du klikker på avdelingen i listen/trykker Enter, vil den legges til i visningen under.

Valgte avdelinger vises med kortnavn og langtnavn. Om en av avdelingene som allerede er lagret blir satt ut av bruk vil det vises med et eget ikon i denne listen.

For å slette avdelinger som er valgt klikker du på sletteikonet

listeslettikon

til høyre i listen og holder inne musknappen til avdelingen forsvinner.

Merknad: Timeboka i Arena benytter i denne versjonen ikke dette tilgangsoppsettet og bruk vil i praksis bare ha effekt i DIPS Classic.

Kopiere en eller flere timedefinisjoner

Du kan kopiere timedefinisjoner fra en hvilken som helst gyldig ressurs til en annen som du har tilgang til å lage nye timedefinisjoner på (du har alltid tilgang til å opprette på din egen ressurs dersom brukeren din har en).

Åpne redigering av timedefinisjoner for ressursen du ønsker å kopiere fra, og klikk på Kopier. Du får da opp en annen visning nederst i denne flata der du kan søke opp en eller flere andre ressurser. For å fjerne ressurser fra listen klikker du og holder inne på knappen til høyre for ressursen, eventuelt klikker du på Fjern valgte for å fjerne alle.

timedefinisjonkopiering

Du kan kopiere den merkede timedefinisjonen eller du kan velge å kopiere alle timedefinisjonene som er vist i lista over til de valgte ressursene ved å merke tilhørende radioknapp. Her kan du justere start/slutt-dato for å filtrere ut enkelte timedefinisjoner.

Klikk på Kopier lagrer disse timedefinisjonene med de samme innstillingene (inkludert lokalisering og start/sluttdato). Statuslinja nederst viser hvor mange timedefinisjoner som ble kopiert til hvor mange ressurser.

Kopiering tar ikke hensyn til om det finnes timedefinisjoner med samme prioritet fra før på den eller de ressursene det kopieres til. Sett f.eks. sluttdato på eksisterende timedefinisjoner for å unngå konflikter.

Dersom du har lagt til en ressurs du ikke har tilgang til å opprette timedefinisjoner på, eller timedefinisjonen du kopier er satt opp med en utgått Prosedyretype vil Kopier-knappen vises som deaktivert. Du kan se hvilke(n) ressurs(er) du ikke har tilgang til i hintteksten som vises om du peker med muspeker på knappen.

Dersom en Prosedyretype blir satt ut av bruk etter at du har åpnet redigering, vil du ikke varsles om dette i visningen av timedefinisjonen og Kopier-knappen vil være aktiv. Dersom du forsøker å kopiere en timedefinisjon som er knyttet til denne prosedyretypen vil kopiering likevel hindres i databasen og du vil få en feilmelding.

Kontekstmeny på ledige timer

timeboktimemenyledige

På ledige timer kommer det ved høyreklikk opp en meny der du kan velge mellom forskjellige typer bestillinger, å redigere timedefinisjonen eller sette inn en sperring. I Planlegging vil kontakten som er aktivert i kontaktinfoflata være utganspunkt for nye timer ved timebestilling.

• Bestill time på valgt kontakt vil åpne flata for å bestille time på valgt kontakt.

• Bestill time på ny kontakt vil åpne flata som er beskrevet i Bestill time på ny kontakt.

• Ny indirekte pasientkontakt vil opprette en ny indirekte kontakt og aktivitet, samt sette denne som utført. Les mer.

• Sett opp seriebestilling åpner flata beskrevet i Sette opp seriebestilling

• Åpne timedefinisjonen åpner redigering på den aktuelle timedefinisjonen (valget er også tilgjengelig på delvis sperrede/helt sperrede timer)

• Opprett ny timedefinisjon oppretter ny timedefinisjon på de aktuelle tidspunktet

• Opprett sperring setter inn en sperring på de(n) merkede timen(e). Se mer i Sette inn sperring i timeboka

• Opprett delvis sperring setter inn en delvis sperring på det merkede tidpunktet.

De fire siste valgene er også aktive når ingen pasient er aktivert.

Timer (planlagte aktiviteter)

Planlagte aktiviteter og operasjoner vises som grå, avgrensede områder i timeboka, der start- og sluttidspunktene står oppført sammen med pasientens navn, fødselsår, beskrivelse og post. I ukesvisningene vises kun pasientens navn, fødselsår og beskrivelse på timen.

Dersom du bestiller time på rom samtidig som du bestiller time hos behandler, og timene overlapper, vil kortnavnet til rommet vises etter fødselsår. Hvis det er satt opp flere overlappende rom vil de listes opp og sorteres på starttid og deretter navn.

På operasjonstimer vises operasjonstypen (fra operasjonssaken) i stedet for beskrivelse.

Timer som overlapper vil plasseres ved siden av hverandre, slik at det er lett å se overlappende timer.

En time kan velges ved å klikke på den. Den får da en mørkere ramme. Når du høyreklikker vil en meny komme til syne til høyre for timen. Hvilke valg som er tilgjengelig i menyen er avhengig av hva slags time det er.

På timene vises symboler som raskt gir deg mye informasjon om timene

Symbol	Forklaring
	Timer til inneliggende pasienter er markert med bilde av en seng i nedre høyre hjørne. Symbolet for inneliggende vises kun dersom pasienten faktisk er inneliggende og befinner seg på sykehuset.
	Dersom timen gjelder en operasjon med andre tilknyttede ressurser, markeres den med et operasjonssymbol i nedre høyre hjørne.
	For pasienter med registrert smitte, vil dette indikeres med et smittesymbol (gul trekant) i det øvre høyre hjørnet på timen. For mer detaljer rundt smitten, må pasienten aktiveres og informasjonen er da tilgjengelig på pasientlinja. Ikonet vises også på gruppebehandlinger der en av pasientene har registrert smitte. Dersom innlogget brukerrolle mangler tilgant til kritisk informasjon, vil ikke smitteikonet vises i timeboka.
	Polikliniske timer som er satt opp med en prosedyretype som er satt opp at den kan bookes fra web har dette ikonet nederst. Ikonet vises i tilfellene som beskrevet i Prosedyretyper satt opp for endring av timer fra web.
	På timer tilknyttet kontakter av typen indirekte pasientkontakt vil dette ikonet vises nederst slik at du vet at pasienten ikke skal møte opp.
	På gruppebehandlingstimer vises ikonet for gruppebehandling.
	Dersom timen er en videokonsultasjon med lenke/url, markeres timen med et videosymbol i nedre høyre hjørne.
	Dersom timen er en videokonsultasjon uten lenke/url, markeres timen med et videosymbol uten lenke i nedre høyre hjørne.

Ankomstregistrerte pasienter

Når en pasient er ankomstregistrert vil timebøkene vise dette ved å markere timen med en svart vertikal strek i venstre kant, og gjøre pasientens navn fet. Videre kan du se dette i tekstlig beskrivelse når du holder muspekeren over timen.

Time for ankomstregistrert pasient

Oppgjørsstatus

Dersom en time er markert som oppgjort vil navnet på pasienten strekes ut. Unntaket er om oppgjørsstatusen blir satt til kansellert. Dersom det finnes en oppgjørsstatus, vil dette også vises i hintteksten for timen (også kansellerte).

Hinttekst for time

Holder du musepekeren over en time, vil det komme fram en boks som inneholder pasientinformasjon, informasjon om oppholdet (omsorgsnivå og oppmøtekommentar), informasjon om timen (start, slutt og varighet på timen), beskrivelse, samt annen tilgjengelig informasjon (om pasienten er ankomstregistrert, kortnavn på rom dersom det er tilknyttet timen, post hvis pasient er inneliggende, ev. info om fravær). Alle telefon- og mobilnummer som er registrert i pasientopplysninger vil listes opp under Kontaktinformasjon.

Dersom oppmøtekommentaren er lengre enn 90 tegn, vises de første 88 tegnene sammen med «…» til slutt. «…» indikerer at lengden på oppmøtekommentaren er for stor til at hele teksten kan vises. For å vise hele teksten kan du åpne (dobbeltklikke) på timen for å åpne den i Arbeidsflata.

Hvis det er et linjeskift innenfor de 90 tegnene, vil linjeskiftet bli erstatet med en «…» og resten av teksten må ses inni arbeidsflata.

På operasjoner vil du i tillegg se informasjon som gjelder kun for operasjoner (hvilke ressurser som er satt opp på den aktuelle operasjonen og administrativ beskrivelse).

Gruppebehandlinger

Timer på flere pasienter som er knyttet sammen som gruppebehandlinger vil vises som én time i timebøkene til de registrerte behandlerne. Disse timene vil vise start- og sluttidspunktet sammen med tittelen på gruppebehandlingen og vil ha ikonet for gruppebehandling. Dersom en av pasientene tilknyttet gruppebehandlingen har registrert smitte vil også smitteikonet vises.

gruppebehandling

I hintteksten som vises når du peker på en gruppebehandling vises navnene på pasientene som deltar på behandlingen. Dersom du ikke har tilgang til alle pasientene vil det indikeres hvor mange som er filtrert bort.

Disse timene har et eget valg i kontekstmenyen "Åpne gruppebehandling", og når du velger dette vil Gruppebehandlingssiden åpnes og vise den aktuelle gruppebehandlingen. Dobbeltklikk/merke timen og klikk på Enter vil også åpne Gruppebehandlingssiden.

Videokonsultasjoner

I kontekstmenyen til timen kan du starte videokonsultasjonen eller kopiere ut videolenken. Når du starter videokonsultasjonen vil denne åpnes i din nettleser, og pasienten vil settes som aktiv pasient dersom den ikke allerede er det. Videokonsultasjoner uten lenke kan ikke startes.

kontekstMenyTimebokMedVideo

Oppmøteregistrering

Du kan ankomstregistrere en pasient ved å høyreklikke på timen og velge Registrer oppmøte fra menyen som kommer opp. Pasienten blir da aktivert og du får opp en popup slik som beskrevet i Oppmøteregistrering. Etter at du lagrer i popupen skjer en oppdatering, slik at pasienten får korrekt status.

Dersom pasienten har status Møtt eller Avsluttet er ikke dette menyvalget tilgjengelig. Dersom det er en operasjonstime som allerede har startet, vil dette valget fortsatt være mulig, slik at pasienten får riktig status i systemet.

Registrere "ikke møtt"

Du kan registrere ikke møtt på en pasient ved å høyreklikke på timen og velge Registrer ikke møtt fra menyen som kommer opp. Pasienten blir da aktivert og du får opp en popup slik som beskrevet i Registrere ikke møtt. Etter at du lagrer i popupen skjer en oppdatering, og pasienten vil ikke lenger vises.

Dersom pasienten har status Møtt eller Avsluttet, eller det er en operasjonstime som allerede har startet er ikke dette menyvalget tilgjengelig. Om oppmøtetiden er mer enn 24 timer frem i tid er menyvalget deaktivert med en hinttekst.

Angre oppmøteregistrering

Dersom du ved en feil har registrert en pasient som møtt og du ønsker å angre dette, kan du bruke menyvalget Angre oppmøteregistrering. Menyvalget er kun aktiv for pasienter som allerede er oppmøteregistrert. Når du velger dette blir ankomstregistreringen slettet, samt at timeboken oppdateres slik at statusen går tilbake til Planlagt.

Dersom timen er en operasjon som allerede har startet vil menyvalget ikke være tilgjengelig.

For å angre registrering av ikke møtt må funksjonalitet i Oppmøtelista benyttes, da pasienten ikke lenger vises i timeboka di.

Registrere indirekte timer som utført

For å registrere timen som utført høyreklikker du på timen og klikker Utfør.

Du får så opp samme dialog som for Oppmøteregistrering, og etter at du har lagret vises statusen Indirekte time - utført i timeboka. Når en time er registrert som utført kan du angre dette ved å velge Angre utført.

Navigere til Oppholdssiden

På pasienter som er møtt vises menyvalget "Vis opphold" og når du klikker på dette valget vil Oppholdssiden åpnes og vise det aktuelle oppholdet. På indirekte pasientkontakter som er registrert som Utført vises menyvalget "Vis aktivitet" som gjør tilsvarende navigering.

Gå til medisinsk koding i Oppholdssiden

På pasienter som er møtt vises menyvalget "Gå til medisinsk koding" og når du klikker på dette valget vil Oppholdssiden åpnes i redigeringstilstand og vise medisinisk koding for det aktuelle oppholdet.

Visning av avlyste timer

Dersom det er gjort endringer i timeboka, slik at timer har blitt avlyste (enten ved at de er flyttet til nytt tidspunkt eller kontakten er satt avlyst) vil dette indikeres med en blå sirkel oppe på dagen det gjelder ved siden av merknadsfeltet. Sirkelen inneholder et tall for hvor mange avlyste timer det finnes, og dersom du trykker på sirkelen får du opp et vindu som viser hvilke timer dette gjelder. Her kan du se hvilken dato kontakten ble avsluttet, årsaken til avlysning, samt tidsrommet timen var planlagt. Pasientnavnet og beskrivelsen på timen vises sammen med en meny. Menyen tillater deg å aktivere pasienten eller å gå til opphold når avlysningsårsaken er ikke møtt.

avlystetimer

Denne funksjonen kan slåes av i oppsettparameter Timebok - vis avlyste timer ved å gi verdien "Nei".

Oppdatere timebøker

I Arena finnes det en «oppfrisk-knapp» øverst i skjermbildet (som vist på illustrasjonen under). Ved å klikke på oppfrisk-knappen F5, vil Arena hente ut oppdatert informasjon. Dersom en annen bruker har endret på timene, vil disse endringene nå bli synlig.

Oppfrisk timebøker

Hvis du har gjort endringer i en eller flere timebøker som ikke er lagret, vil du få informasjon om å lagre eller forkaste endringene før Arena kan oppdateres.

Rullemeny og navigasjonsknapper

I timeboka blir det fort trangt med flere ressurser. Det er derfor satt begrensing på hvor smal en time kan være. Dermed vises kanskje bare to eller tre ressurser om gangen i ukesvisningene, noen flere i dagsvisning. I tillegg kan dette med enkelte oppsett gjøre at flytting av timer på tvers av ressurser gjøres enklest i dagsvisning. For å se resten av ressursene kan du enten bruke det horisontale rullefeltet som kommer til syne nederst i timeboka, eller navigasjonsknappene som også kommer til syne nederst til høyre.

Ukesvisning med rullefelt og navigasjonsknapper

Utskrift av timebøker

Du kan skrive ut timebøkene i dags- og arbeidsukevisning i Planlegging. Utskriften vil vise ressursens navn og datoen(e) det er utskrift av øverst. Timedefinisjonen vises enten med beskrivelse (dagsvisning) eller med farge (arbeidsukevisning), og timer til høyre.

I dagsvisning vises merknad og utskriftstidspunkt under timeboka. Vanlige pasienttimer vises med varighet (fra-til tidspunkt), pasientnavn og fødselsdato. For vanlige timer vises i tillegg beskrivelsesteksten og for operasjoner vises operasjonstypen. For de pasientene som har smitteinformasjon vises smitteikonet.

I arbeidsukevisning vises merknader over timeboka på hver enkelt dag og utskriftstidspunktet oppe i høyre hjørne. Vanlige pasienttimer vises med varighet (fra-til tidspunkt), pasientnavn og fødselsår. For vanlige timer vises i tillegg beskrivelsesteksten og for operasjoner vises operasjonstypen.

Gruppebehandlinger vises kun med behandlingens varighet (fra-til tidspunkt) og beskrivelse.

Det er kun de ressursene som vises i timeboka som skrives ut. Det vil si at dersom du har valgt bort noen ressurser fra gruppen vil de ikke komme med på utskriften.

timebokvisressurser

For å skrive ut velger du skriverikonet på verktøylinja. Du får da opp en dialog du må bekrefte ved å klikke på Skriv ut. Du kan foreløpig kun skrive ut ett eksemplar. Skriveroppsettet gjøres i Systemmenyen.

Verktøylinje

Dette kapitlet beskriver bruk av verktøylinjen for timebøkene på siden Planlegging.

Søke opp timebøker (Ressurssøk)

For å legge til timebøker, klikk i tekstboksen som har teksten «Søk opp timebok…» (Ressurssøk) i verktøylinjen. Søk på fornavn/etternavn/fullt navn eller kortnavnet til ressursen. Her må du søke på minimum 3 tegn før søket utføres. Du kan benytte en blank karakter (mellomrom) foran eller inne i søket for å få ut flere treff (oppfører seg som jokertegn). Resultatene som kommer tilbake begrenses til 20, og kommer ut sortert alfabetisk etter ressursens Langtnavn. Til høyre for hvert søketreff vises ressursens avdeling med kortnavn. Ressurser du allerede har lagt til (i gjeldende ressursgruppe) vises også, men er ikke mulig å velge i listen over treff. Vær obs på at du vil kunne legge til en ressurs som allerede er synlig i Timboka dersom den er knyttet til den aktive kontaktens behandler og ikke allerede er del av gruppa.

Verktøylinje med Ressurssøk

Første gang du starter Planlegging, vil timebok-delen av skjermbildet være tomt. Ved søk på ressurser i «Søk opp timebok», vil timebøkene til disse ressursene åpnes og vises i skjermbildet.

Se skjermbildet nedenfor. Her er det ingen aktiv pasient i Arena, slik at Kontaktinfoflata ikke viser data.

Startside Planlegging

Ressursgrupper

Ressursgrupper er en samling av en eller flere ressurser som er lagt til en fast gruppe. Disse gruppene gjør at du lett kan skifte mellom hvilke ressurser du ønsker å vise. Ressursgruppene lagres per brukerrolle, det vil si at hvilke ressursgrupper som er tilgjengelig vil variere avhengig av hvilken brukerrolle du er innlogget med.

ressursgrupper

For å opprette ny ressursgruppe klikker du på feltet «Ressursgrupper». Sett markøren i feltet «(Lag ny)» og skriv inn navnet gruppen skal ha. Klikk Enter eller klikk på

<strong>+</strong>

- ikonet.

Du kan slette, kopiere eller endre navn på lagrede grupper via kontekstmenyen. Det er i tillegg mulig å kopiere inn ressursgrupper fra andre brukere.

ressursgruppemeny

For å slette hele gruppen klikker du på kontekstmenyen og velger Slett, og deretter må du bekrefte slettingen i undermenyen som kommer opp.

For å lage en kopi av en gruppe du allerede har laget velger du Kopier, og det blir da laget en ny gruppe med samme navn som den opprinnelige + ett kopinummer( _01, _02 osv. ) Du får mulighet til å endre dette navnet, ved at navnet er merket og du kan legge inn et annet navn (så lenge det ikke er likt et av de andre).

For å endre navn på en gruppe du allerede har laget velger du Endre navn, og da kan du skrive inn et annet navn (så lenge det ikke er likt et av de andre).

Kopiering av andre brukeres ressursgrupper gjøres ved klikke på "Kopier fra bruker". En ny dialog kommer da frem og det kan søkes etter brukere basert på fornavn, etternavn og signatur. Etter å ha søkt opp og valgt bruker, hentes ressursgruppene som du kan kopiere. Ressursgruppene er gruppert under brukerroller og hver ressursgruppe kan ekspanderes til å vise hvilke ressurser som er med. Kopiering gjøres ved å klikke på knappen

<strong>Kopier</strong>

. Kopieringen bekreftes med at knappen endrer farge til grønn.

ressursgruppekopi

Ved kopiering vil du få en ressursgruppe med samme navn som original gruppe. Dersom du allerede har en gruppe som heter dette, vil navnet ende med _1 eller et høyere tall slik at navnet blir unikt.

ressurssok

Sett markøren i «Ressurssøk»-feltet og søk opp ressurser som skal legges til i gruppen. Disse blir ikke lagret til ressursgruppen (den som vises i «Ressursgrupper») før du har valgt det, ved å trykke på plussknappen

<strong>+</strong>

.

timebokleggtilgruppe

Når du har lagret en ressurs i en ressursgruppe, vil du se at lukk-knappen (knappen med symbolet

<strong>X</strong>

) blir gjort om til en slett knapp (

timebokfjernressursknapp

).

timeboklagttilgruppe

Hvis ressursen ikke er lagret, kan ressusen fjernes fra timeboka ved å trykke på lukk-knappen (

<strong>X</strong>

). Hvis ressursen er lagret, kan ressursen fjernes fra ressursgruppa ved å trykke på slett-knappen

timebokfjernressursknapp

. Ressurser fjernes fra gruppa ved at de lukkes i timeboka mens gruppen er valgt.

Velger du å lukke timeboka uten å lagre ressursene til ressursgruppen, vil ressursene ikke bli lagret til ressursgruppen, og du vil derfor måtte søke de opp neste gang du åpner timeboka.

Klikk på ikonet

<strong>X</strong>

øverst til høyre på timeboka til ressursen. Merk at du ikke kan fjerne en ressurs som ikke er en del av gruppa men vises fordi den er tilknyttet behandler på den aktive kontakten.

timebokslettressurs

Om du velger «Ingen Gruppe» vil ressursene du søker opp ikke bli lagret noe sted. Du kan likevel velge å lagre disse som en gruppe. Når du har søkt opp noen ressurser vil det inne i ressursgrupper vises et lagreikon på "Ingen gruppe" og når du klikker på dette vises et vindu hvor du kan legge inn et navn. Klikk Enter eller på Lagre-knappen for å lagre. Etter lagring aktiveres gruppen du opprettet, samtidig vil "Ingen gruppe" ikke lenger inneholde ressurser.

Den gruppen du har valgt når du logger av, vil huskes av Arena til du neste gang logger på med den samme brukerrollen. Du vil da få denne gruppen satt aktiv når du åpner Planlegging.

Gjøre utvalg i ressursgruppe

timebokvisressurser

Du kan velge hvilke ressurser i gruppen du ønsker å vise timebøker for. Da klikker du på "Vis/skjul ressurser" og i vinduet som kommer opp velger du bort de du ikke vil se ved å klikke i boksene, eller du kan benytte lenkene nederst for å velge alle eller fjerne valgte. Unntaket er om ressursen er tilknyttet den aktive kontaktens behandler, som alltid vil være synlig til helt til venstre i Timeboka.

timebokvisskjulressurs

Ressursene som er valgt har en hake i avkrysningsboksen, mens de som ikke er valgt har en blank avkryssningsboks.

Når vinduet ikke er åpen kan du se hvor mange ressurser som er valgt i feltet som vises i verktøylinja (Viser X av Y). Valgene du gjør lagres ikke, det vil si at om du logger av og på igjen vil alle ressursene i en gruppe være valgt.

Endre rekkefølge på ressursene

For å endre rekkefølge på ressurser i en ressursgruppe benytter du dra og slipp. For å aktivere/deaktivere dra og slipp trykker du på pil opp/pil ned knappen . For å flytte en ressurs drar du en ressurs til ønsket posisjon. Når dra og slipp er aktivert kan du ikke vise/skjule ressurser ved å klikke i boksene og ressursene blir grået ut frem til dra og slipp er deaktivert.

dragDropEnabled

Varsler på ressursene

Dersom en av ressursene i ressursgruppen har blitt satt ut av bruk vil et ikon vises øverst ved siden av sletteknappen. Det er ikke mulig å bestille nye timer på denne ressursen, men timer som ligger i timeboka kan endres.

Dersom det er konflikter med prioritet på timedefinisjoner vil et gult varselikon vises på ressursen øverst ved siden av slettknappen. Les mer om konflikter i Redigere timedefinisjoner.

Kalendervisning

I denne nedtrekkslisten kan du veksle mellom å vise en dag, kompakt dag eller en periode. Planlegging husker hvilken visning du har valgt, og vil automatisk åpne denne visningen neste gang planlegging åpnes.

Timedefinisjoner vises med fargekode til venstre på hver dag, samt som ledige timer av definert varighet slik som i dagsvisning. På selve timene vises pasientnavnet og årstallet pasienten er født (dersom det er god nok plass i bredden), sammen med teksten i "Beskrivelse"

I ukesvisningene er det lett å få et overblikk. For å få en oversikt over hele arbeidsukens program, kan du i rullegardinmenyen velge «Arbeidsuke». I arbeidsukesvisning får du tilgang til å se timebøkene fra mandag til og med fredag. Velger du timebokvisningen "Uke" vises mandag til og med søndag.

Visningen Dag - kompakt gir en bedre oversikt over kapasiteten for mange ressurser på valgt dato. Du ser færre detaljer om timene og får plass til flere ressurser i timebokvinduet. Det er fortsatt mulig å søke opp ressurser og legge til i ressursgruppen men du kan ikke fjerne ressurser fra gruppen. Du ser kun kortnavn på ressurs, timedefinisjon, timebeskrivelse og ikoner. Timebestilling kan gjøres på vanlig måte.

I Planlegging kan du i tillegg velge "Måned" hvor du får se en månedsvisning som gir kapasitet og avviksoversikt for en valgt måned. Se mer i Månedsvisning.

Innstillinger

Til høyre i verktøylinja er det et ikon som er brukt for innstillinger til siden og timeboka. Når du klikker på ikonet så vil de innstillingene som det er mulig å endre på vises nedenfor ikonet.

Tidsskala Tiden vises i skalaen til venstre i timeboka. Den settes som standard 15 minutter mellom hver markering, men kan endres ved å velge en annen tidsskala.

Fra - til Første gang du åpner Planlegging, vises tidsrommet 08-16. Ved å endre start- og sluttidspunkt i boksene merket «Fra – til», kan du selv bestemme hvilket tidsrom du vil se. Denne innstillingen tas vare på, slik at siden åpner med innstillingen din neste gang du logger på.

Timedefinisjon Timedefinisjonen vises til venstre for timebøkene til ressursen og her angis det om det er bred eller smal visning som skal brukes.

Vis behandler Dersom behandler er satt på valgt kontakt og dette valget er avkrysset, vil behandlers timebok lastes og vises helt til venstre i Timeboka. Timer på kontakten vil ikke ha innvirkning på denne innstillingen ettersom behandler på kontakten ikke nødvendigvis er den samme som ressursen på timen.

Innstillinger for dag og uke Du kan endre på hvilken informasjon som skal være synlig på timene i de ulike visningene. Dag gjelder kun for ordinær dagsvisning, uke gjelder for uke- og arbeidsuke. Innstillingene du velger her vil og gjelde for utskrift av timebok med unntak av ikon som ikke vises i utskrift og smitteikon som kun vises på dagsutskrift.

Anonymisert visning av timeboken

Knappen

anonymiseringsikondeaktivert

samt snarveien Ctrl+1 aktiverer og deaktiverer anonymisert visning av timeboken i planlegging. Når den anonymiserte visningen er aktiv vil all sensitiv informasjon på timene i timeboken som ikke omhandler aktiv pasient skjules.

anonymisertvisning

Hvordan bruke Planlegging

Siden Planlegging

På Planleggingssiden finnes det to faner oppe til høyre i bildet. Om du velger ventelista vises ventelista over hele siden. Om du velger Timebok ser du både timebøker samt mer informasjon om pasienten som er aktiv. Du kan veksle mellom fanene ved å bruke snarveien Ctrl+Q eller ved å klikke på fanetittelen.

Velge en pasient fra venteliste

For å åpne ventelisten klikker du på fanen Venteliste. Ventelisten henter kontakter når du klikker på oppdater knappen

<strong>Oppdater</strong>

. Det er mange muligheter for å justere hvilke felter og data du ser i ventelisten, f.eks. ved å sortere, filtrere eller gruppere. Se mer i Venteliste.

Venteliste

Dobbeltklikk eller benytt Enter-tasten når riktig pasient er markert i listen for å velge pasienten. Se mer i Bruk av venteliste.

Aktivere pasient ved søk eller fra Mine pasienter

Når du bruker Arena søket F3 eller Mine pasienter i Pasientnavigator for å aktivere en pasient vil Planlegging kun sette kontakt aktiv dersom pasienten har en framtidig kontakt på samme avdeling som brukerrollen er tilknyttet. Dersom det er flere vil den som er nærmest i tid velges, det vil si den første kontakten på din avdeling i lista Aktive og planlagte kontakter.

Aktivere pasient fra timebøker

Når du aktiverer en pasient fra timeboka i Planlegging eller Min timebok i pasientnavigator vil kontakten som timen er tilknyttet settes aktiv i Planlegging.

Kontaktinfoflata

Når du aktiverer en pasient og en kontakt er valgt ser du informasjon i forskjellige seksjoner nede til venstre i Planlegging-flata:

• Øverst vises kalenderen som kan minimeres ved behov

• Rett under kalenderen vises to knapper Ny kontakt og Timesøk. Les mer om disse i Opprette ny kontakt og Timesøk

• Henvisning: Informasjon fra henvisningen som er valgt. I overskriften vises det om henvisningen er en primær eller sekundær henvisning. Ved å holde musepekeren over overskriften, vises en hjelpeboble med henvisningens post (kortnavn) og seksjon (navn).

• Kontakt: Informasjon fra kontakten du har aktivert. Kontakttype vises kun dersom det er en poliklinisk kontakt.

• Timer: Lister opp timer og operasjoner tilknyttet kontakten du har aktivert. I overskriften viser summen av timer og operasjoner.

• Aktive og planlagte kontakter: Liste over alle kontaktene til pasienten som du har tilgang til. Nederst vises en avkryssingsboks «Kun denne henvisningen» som brukes for å filtrere på kontaktene som tilhører samme primær- eller sekundærhenvisning som den aktive kontakten/den valgte henvisningen. Avkryssingsboksen vises kun dersom henvisning eller kontakt er valgt.

Du klikker på

kontaktinfoflatautvid

for å utvide og

kontaktinfoflataminimer

for å minimere hver seksjon. Seksjonene med kalender, Kontakt- og "Aktive og planlagte kontakter" vil som standard vises «utvidet». Når du bytter mellom kontakter og pasienter vil seksjonene du har utvidet fortsette å vises som utvidet.

Informasjonen som vises i denne delen av Planlegging vil variere etter hvor langt planleggingen er gjort.

I de neste skjermbildene vises detaljer fra denne delen av Planlegging med en pasient som har noen timer og noen fremtidige oppmøter, der oppmøtetid og tidspunkt for timene er satt.

Innenfor hver av delene Henvisning, Kontakt og Timer kan du se detaljer tilhørende den aktive kontakten og tilhørende henvisning/timer. Her vil du og finne knapper for å redigere eller se flere detaljer.

kontaktinfoflatakontakt

Når du aktiverer en pasient ved å åpne en time/operasjon fra timeboka, vil det finnes ressurser og tidspunkt på timene. I kontaktinfoflata til venstre er fast oppmøtetid satt.

For å redigere kontakten klikker du på knappen Åpne. Se mer om flaten som kommer opp i Redigere kontakt.

Dersom pasienten har møtt til den aktive kontakten kan du se dette ved at det står (Møtt) bak overskriften på kontakten (avsluttårsak: Ordinært avsluttet). Er i tillegg konsultasjon gjort opp, eller pasienten utskrevet står det (Avsluttet) bak overskriften på kontakten. Dersom kontakten har blitt avlyst vil du se at det står (Avlyst) bak overskriften. I alle tilfeller kan kontakten(e) ikke lenger redigeres. Gruppebehandlingskontakter kan redigeres så lenge de ikke er ordinært avsluttet.

kontaktinfoflatahenvisning

Om du utvider Henvisningsdelen kan du se noen flere detaljer fra henvisningen.

Dersom henvisningsperioden er avsluttet vil du se dette ved at det står «Avsluttet» bak overskriften. I dette tilfellet kan du heller ikke endre på eksisterende kontakter og timer, eller legge til nye timer (aktiviteter). Du kan fortsatt opprette ny kontakt, men må da aktivt velge å gjenåpne henvisningsperioden.

Nederst i denne delen finnes det en knapp med to muligheter. Når du klikker på Gå til henvisning navigeres du til Henvisningssiden og den aktuelle henvisninga blir valgt.

Når du klikker på Bytt henvisning åpnes en popup med en liste over henvisninger du har tilgang til. Som standard vises alle åpne henvisninger (satt til behandles). Du kan velge å vise også lukkede henvisninger ved å huke av i avkrysningsboksen Vis lukkede henvisninger. Dersom pasienten kun har lukkede henvisninger hukes denne automatisk av.

kontaktinfoflata velghenvisning

Henvisningen du har valgt vises markert i lista. Når du merker en annen fra lista blir knappen Velg aktiv og når du klikker på knappen settes den valgte henvisninga som aktiv i Planlegging, men ingen kontakt velges. For å arbeide videre med denne henvisningen må du enten velge en av kontaktene fra lista eller opprette en ny kontakt (eller bestille time på ny kontakt).

I de tilfellene der ingen kontakt og henvisning settes når du aktiverer en pasient (for eksempel ved søk) kan du aktivere en henvisning ved å klikke på knappen Velg henvisning som vil vises under Henvisning ikke valgt. Denne fungerer likt som beskrevet over.

kontaktinfoflatatimer

Under seksjonen Timer vises alle aktiviteter som er tilknyttet den aktive kontakten.

Dersom flere ressurser er bestilt til timen, vises disse i en liste (kortnavn). Om starttid og varighet varierer mellom ressursene vil du også se de avvikende tidspunktene bak ressurskortnavnet (se den midterste av aktivitetene i figuren). I dette tilfellet vil starttidspunktet i fet skrift være det tidligste tidspunktet blant ressursene, og Varighet vil vise hele tidsrommet timen omfavner.

For å se mer informasjon om eller å gjøre endring på operasjoner eller timer klikker du på knappene.

Dersom Kontakt er avsluttet eller avlyst vil du ikke lenger kunne gjøre endringer på disse, men du kan fortsatt klikke på knappen for å se mer informasjon.

Du kan se om en operasjon er ferdig satt opp ved at Starttid, Varighet og Hovedressurs er satt. Om operasjonen har startet (dvs. «Stue inn» eller "Anestesi start" er registrert) får du ikke lenger redigere på operasjonen. Dersom operasjonen er ferdig utført, vil tidspunktet vises som gjennomstrøket.

Nederst i denne delen vises tentative og fremtidige kontakter (ikke avsluttede), pågående innleggelser og alle oppmøter på dagens dato. I tillegg vises ev. aktiv kontakt (f.eks. når du har aktivert en pasient fra timebok tilbake i tid). Her vil du kun se kontakter du har tilgang til å se, og du får en melding om det er kontakter som er filtrert bort på grunn av manglende tilgang.

kontaktinfoflataframtidigemedpopup

Listen sorteres etter oppmøtetidspunktet, der kontaktene uten oppmøtetid vises først. Datoer som er tentative indikeres med * og det totale antallet kontakter vises i overskriften.

Det oppmøtet som er aktivt (som vises i detaljene Kontakt og Time) markeres med blå bakgrunn. Dersom pasienten har møtt, eller du har aktivert et oppmøte som er avsluttet eller avlyst vil dette vises i listen og i kontaktinfo over.

Dersom pasienten har mange kontakter fordelt på mer enn en henvisning, kan du velge kun å vise de som tilhører samme henvisning som den aktive kontakten ved å krysse av i avkryssingsboksen øverst.

Det indikeres med ikoner i listen om «Kan koordineres» står til Ja

kontaktinfoflata k

, om kontakten er poliklinisk

polikliniskblaa

, er en innleggelse

inneliggendeikonblaa

, er del av en gruppebehandling

gruppeikonblaa

eller er en videokonsultasjon

videoikonblaa

.

For å se detaljer kan du klikke på en av kontaktene i lista, da kommer det opp en pop-up med mer informasjon. For å aktivere en annen kontakt kan du klikke på Velg kontakt i pop-up’en.

Kalendernavigering

Kalenderen som vises på siden i inntaksplanleggers arbeidsflate styrer timeboken. Datoen(e) som vises i dags/ukes/månedsvisningen markeres med blå bakgrunn. Dagens dato er markert med en rød firkant.

Om du klikker på månedsnavnet øverst i kalenderen, kommer du til en visning av alle månedene i året, og videre om du klikker på årstallet, får du opp en årstallsvelger, etc.

Dersom du har navigert langt unna gjeldende måned, er det en snarvei i den blå teksten «Gå til i dag». Hvis du klikker på denne vil kalender vise inneværende måned og dagens dato vises i timebøkene.

Se også snarveiene i snarveisoversikten.

Detaljer i timeboka

Dersom pasienten har møtt vil timen være markert med en svart vertikal strek på venstre side:

ankomstregistrertpasient

For å aktivere pasient og tilhørende kontakt kan du klikke på pasientnavnet når det ser ut som en lenke:

timebokvelgpasient

eller høyreklikke på timen og så velge Aktiver pasient i kontekstmenyen som dukker opp:

timemeny

Åpne i menyen vil åpne timen eller operasjonen i arbeidsflata slik som når du dobbeltklikker på en eksisterende time.

Les mer om menypunktene som handler om oppmøte i Oppmøteregistrering.

timeboktimemenyoperasjoner

Ikke påbegynte operasjoner vil i tillegg til Aktiver pasient og Åpne ha valget "Avlys/utsett" når du høyreklikker på de. Se mer i Avlyse/utsette operasjonstime.

På operasjoner som er opprettet i Arena vil kontekstmenyen når du klikker på timen også inneholde valget "Åpne operasjonssaken". Når du klikker på dette valget vil du navigere til den aktuelle operasjonssaken i Operasjonssiden.

Når en operasjon har startet (Stue inn eller Anestesi start er satt) er det ikke mulig å redigere eller avlyse operasjonen. Dersom du velger Avlys/utsett vil du få en dialog som varsler om at operasjoner som har startet må avlyses fra Operasjonsoversikten. Om operasjonen har startet uten at pasienten har blitt oppmøteregistrert vil det fortsatt være mulig å gjøre dette fra kontekstmenyen, men du kan ikke lenger registrere "Ikke møtt".

Sette opp og redigere timer (tiltak, aktiviteter)

I Planlegging eller i arbeidsflata vil du se feilmeldinger dersom uforutsette ting oppstår når du starter timebestilling eller redigering av timer, f.eks. at Arena ikke er oppdatert, og det viser seg at kontakten er avsluttet/avlyst eller henvisningsperioden er avsluttet.

Sette opp (Bestill time på valgt kontakt)

Før du setter opp en time på en valgt kontakt må du enten velge en kontakt til venstre i kontaktinfoflata eller ha en kontakt åpen i arbeidsflaten som ikke er avsluttet. Dersom du har en aktiv kontakt i kontaktinfoflaten og en annen kontakt åpen i arbeidsflaten, f.eks. om du har klikket på Ny kontakt eller du har åpnet en kontakt fra henvisningssiden og deretter åpnet Planlegging uten å klikke Planlegg time, vil kontakten i arbeidsflaten prioriteres ved timebestilling. Dersom kontakten har fast tid og du setter opp en time på samme dato som kontaktens oppmøtedato, eller hvis kontaktens omsorgsnivå er heldøgn, vil timen kunne knyttes til den kontakten som er valgt.

Dersom du setter opp en time på en annen dato enn kontaktens oppmøtedato (polikliniske og omsorgsnivå Dagbehandling), vil det opprettes en ny kontakt slik som beskrevet i Bestill time på ny kontakt.

Timebestilling poliklinikk

For å sette opp en time for pasienten dobbeltklikker du på et ledig tidspunkt i en av timebøkene. Du kan også holde nede venstre musetast for å markere flere sammenhengende timer. Alternativt kan du holde inne Ctrl og markere flere timer med piltastene eller musa, også på tvers av ressurser. Sammenhengende ledige tider blir én time med den samlede varigheten av disse. Det er også mulig å velge ledige tidspunkter i timeboka når arbeidsflaten er åpen. Disse timene blir lagt til i den åpne arbeidsflaten. Merk at i planlegging kan du ikke dobbeltklikke for å bestille time når Ctrl holdes nede.

Dersom du ønsker å sette opp en time på samme tidspunkt som en allerede opptatt time, dvs. dobbeltbooke, kan du navigere deg til tidspunktet til den opptatte timen og klikke Enter, eller dobbeltklikke på tidspunktet til høyre for timen.

Når du dobbeltbooker på denne måten gjøres det en sjekk på om ressursen tilhører en avdeling/sykehus der oppsettparameter Timebok - sjekk om dobbeltbooking er tillatt er slått på. Dersom oppsettparameter er på, verifiseres antall samtidige timer som er tillatt på gjeldende timedefinisjon. Dersom maks antall timer allerede er nådd, vil du få en feilmelding om at timebooking ikke er tillat. Dersom ressursen ikke har avdeling satt vil sjekken gjøres på avdelingen satt på en eventuell tilknyttet rekvirent.

Det er ikke mulig å bestille time på (helt) sperret timedefinisjon. Dersom timedefinisjon ikke er satt, velges tidsrommet som du klikker på, ellers tas varighet ut fra timedefinisjon.

I undertittelen på arbeidsflaten vises avdeling, mottatt dato og henvisningsårsak fra henvisningen kontakten er tilknyttet. Henvisningsårsaken er begrenset til å vise de første 30 tegn. Arbeidsflaten er delt i tre deler, øverst finnes en del med informasjon fra Kontakt, videre en del for Oppmøte og til slutt ligger ressursene du har valgt under Time.

Ressurs, starttidspunkt og lengde på time tas med inn i arbeidsflata sammen med andre data:

• Kontakt (se mer i Redigere kontakt)

  • Omsorgsnivået fra kontakten (Heldøgn, Dagbehandling, Poliklinisk omsorg eller Poliklinisk dagbehandling)

  • Kontakttype fra kontakten, endres dersom du jobber med en kontakt som tidligere har vært utsatt og har fått type Uavklart. Systemet sjekker da tidligere kontakter og finner den originale kontakttypen.

  • Avdelingen som er satt på kontakten (kortnavn + langtnavn).

  • Seksjonen som er satt på kontakten (dersom satt, langtnavn).

  • Posten som er satt på kontakten (dersom satt, kortnavn + langtnavn).

  • Lokaliseringen som er satt på kontakten (dersom satt, langtnavn).

  • Hastegrad som er satt på kontakten (dersom satt)

  • Behandler som er satt på kontakten eller settes automatisk lik ressursen timen er på dersom ressursen er behandler og det kun er én aktivitet på kontakten (dvs. ikke ved flere timer, operasjoner, etc.). Dersom ingen av ressursene i timen er lik den behandler som er satt kommer det en informasjonsmelding.

  • Fagområde som er satt på kontakten (dersom satt)

  • Diagnosegruppe som er satt på kontakten (dersom satt)

  • Kontaktårsaken fra kontakten.

• Oppmøte

  • Oppmøtetidspunkt: Kopieres inn om den allerede er satt/settes til det samme som starttidspunkt om den ikke er satt. Se redigeringsregler i Oppmøtetid.

  • Oppmøtekommentar: Fra kontakt. Kan redigeres (maks 4000 tegn).

• Time

  • Beskrivelse: Her kopieres kontaktårsaken inn, og du kan redigere denne (maks 255 tegn, det kommer et varsel om den er for lang).

  • Info til pasienten: Her kan du skrive inn informasjon til pasienten (maks 255 tegn).

  • Prosedyretype: Liste over prosedyretyper som er tilknyttet ressursen(e)s timedefinisjon(er) på gjeldende tidspunkt. Se mer i Prosedyretype.

  • Ressursene, dvs. hvem/hva timeboka du klikket i tilhører (Langtnavn med kortnavn i parentes), samt for hver time:

    • Starttid: datoen og tidspunktet på dagen du klikket på.

    • Varighet: fra timedefinisjonen (timelengden) som er satt opp på tidspunktet i timeboka. 15 min dersom det ikke finnes definerte timelengder.

Du kan redigere på oppmøtetid, beskrivelse, info til pasient, ressurs, starttid og varighet. Oppmøtetid kan ikke være etter starttidspunktet for timen. Dersom du ønsker å endre tidspunkt for timen kan du redigere dette, samt at du kan bytte ut ressursen ved å søke i feltet Ressurs. Ressursnavnet vises direkte i arbeidsflata. Dersom oppsettparameter for sjekk på om dobbeltbooking er tillatt er på valideres alle endringer på ressurs, starttid og varighet. Dersom endringene fører til at antall samtidige tillatte timer overskrides vises en valideringsfeil på ressursen, og når du peker på den med muspeker vises en beskrivende feilmelding.

Du kan legge til flere timer ved å dobbeltklikke på timer i aktuell timebok. Du kan fjerne timer ved å klikke på søppelbøtten oppe i det høyre hjørnet på timen. Det må være minst en time for å lagre på polikliniske kontakter så fremt systemoppsettet Timebok - Krev time for fast oppmøtetid på kontakt er slått på, dvs. lagreknapp blir inaktiv dersom du fjerner alle timene.

Dersom du legger til ressurser som overlapper hverandre i tid vil de vises samlet under en time og har et felles felt for beskrivelse, info til pasient og prosedyretype. Du kan justere på starttid og varighet på hver enkelt ressurs, eller fjerne ressurser ved å klikke på søppelbøtten til høyre. Dersom du justerer starttid eller varighet på en ressurs slik at den ikke lenger overlapper med en annen time, vil den bli flyttet ut i en egen time med egen beskrivelse, info til pasient og prosedyretype. På samme måte kan du også slå sammen timer. Les mer i Sammenslåing av timer.

Dersom du fjerner alle timene og dobbeltklikker på et annet tidspunkt i timeboka slik at en ny ressurs kommer inn, vil opprinnelig oppmøtetid settes lik ny starttid (ev. forskjell i oppmøtetid mellom forrige time og kontakt blir borte). Når en kontakt har flere timer/operasjoner gjøres det ingen automatisk justering av oppmøtetiden.

Arbeidsflata kan enten låses (klikk på tegnestift) eller du kan skjule den, slik at du kan se hele flata for inntaksplanlegger.

Når du er ferdig med ev. endringer, kan du klikke på Lagre & lukk. Når timene er lagret, vil arbeidsflata lukke seg, timebok og pasientens planer vil oppdateres med de nye aktivitetene/timene, kontaktinfo oppdateres og kontakten vil bli borte fra Ventelisten.

Dersom du ikke ønsker å bestille timene, klikker du på Lukk (krysset til høyre) og deretter «Bekreft lukking».

Bestill time på ny kontakt

Dersom du ønsker å opprette en ny kontakt og en ny time samtidig kan du benytte valget "Bestill time på ny kontakt" som kommer opp i Kontekstmeny på ledige timer.

I dette skjemaet er data, inkludert kontaktårsaken (unntatt avkrysningsboksen Lokal anestesi), kopiert fra den kontakten du hadde aktiv i kontaktinfoflata mens du må velge Kontakttype og skrive inn Beskrivelse for å få lagret. Dersom du ikke hadde en aktiv kontakt i kontaktinfoflata blir ikke seksjon, lokalisering og post hentet fra henvisningen. Oppmøtetiden settes lik starttiden på timen du valgte i timeboka. Du kan kopiere kontaktårsaken til timebeskrivelsen vha. knappen til høyre for beskrivelsesfeltet.

Dersom du benytter menyvalget når du har en innlagt (Heldøgn) pasient aktiv vil du få opp en ny kontakt der omsorgsnivå automatisk settes til "Poliklinisk omsorg", og du må velge kontakttype. Om avdelingen på kontakten du hadde som utgangspunkt ikke er satt opp for poliklinikk må du også velge avdeling.

Dersom du velger kontakttypen "Videokonsultasjon" vil dette være en videokonsultasjon. Når du velger videokonsultasjon dukker det også opp et videoikon øverst i skjemaet. Videokonsultasjonskontakter vil få verdien "Telem. beh. (der behandlende lege er)" på "Sted for aktivitet" på oppholdet. Øvrige kontakter vil få verdien "På egen institusjon".

Denne flaten vil også åpne seg

• dersom du har en pasient med en planlagt poliklinisk kontakt aktiv som har fast oppmøte og du dobbeltklikker på en ledig time på en annen dato

• dersom du har en pasient med en kontakt aktiv der omsorgsnivå er "Dagbehandling" og har fast oppmøte og du dobbeltklikker på en ledig time på en annen dato

• dersom du har en avsluttet kontakt aktiv og du dobbeltklikker på en ledig time

• dersom du har en heldøgnskontakt og dobbeltklikker på en ledig time før oppmøtetiden på valgt kontakt

I disse tilfellene vil du få et varsel øverst i flaten om at du oppretter en ny kontakt.

Ny time på heldøgnkontakt

Dersom du har en aktiv heldøgn kontakt og dobbeltklikker eller trykker Enter på en ledig time i timeboka på en dato som er samme dag som oppmøtetiden på kontakten vil flata for Bestill time på valgt kontakt åpnes. Hvis timen er på en dato før oppmøtetiden vil flata for Bestill time på ny kontakt åpnes. Hvis timen er på en dato etter oppmøtetiden vil du få en opp en dialog med spørsmål om du vil bestille timen på valgt kontakt eller opprette ny kontakt.

heldogndialog

Ny indirekte pasientkontakt

Dersom du ønsker å opprette en ny indirekte pasientkontakt og registrere den som utført kan du benytte valget "Ny indirekte pasientkontakt" som kommer opp i Kontekstmeny på ledige timer.

Når du velger dette får du opp en dialog der du må velge aktivitetstype fra en nedtrekksliste, samt legge inn en kontaktårsak. Når du klikker på Opprett indirekte kontakt vil det opprettes en ny kontakt på samme avdeling og med samme fagområde som aktiv henvisning, denne får omsorgsnivå "Poliklinisk omsorg" og kontakttype "Indirekte pasientkontakt". Det du la inn i kontaktårsak legges inn i både kontaktårsaken og i beskrivelsen på timen. Det opprettes en aktivitet i timeboka du gjorde valget fra. I tillegg vil aktiviteten settes som utført, og aktivitetstypen legges inn på episoden.

Dersom du ønsker å vise oppgaven i Oppholdssiden kan du benytte menyvalget "Vis aktivitet" på timen.

Dette valget er tilgjengelig i timeboka i Planleggingssiden når du står på dagens dato eller tidligere. Dersom du ønsker å planlegge en slik kontakt må du først opprette en ny kontakt med Kontakttype "Indirekte pasientkontakt" og så sette opp time på denne.

Kontaktdelen i bestillingsflatene

Når du klikker Åpne på en kontakt eller time vises info fra kontakten i en minimert visning. Dersom pasienten har møtt/er innlagt med denne kontakten vil du ikke få lov til å redigere på kontaktdelen. Du har mulighet til å se mer data fra kontakten ved å klikke på lenken «Vis mer».

timebestillingkontaktutvidet

Redigere timer

Det er mulig å redigere eksisterende timer ved å dobbeltklikke på en eksisterende time i timeboka. Radiologitimer kan ikke redigeres i Arena, og det vil komme en feilmelding om du forsøker å endre på en time eller tilhørende kontakt, der du får beskjed om å gjøre dette i DIPS Classic. Når du dobbeltklikker på en time som tilhører gruppebehandling navigeres du til siden Gruppebehandling.

Ved dobbeltklikk på alle andre timer vil arbeidsflata åpne seg og det er mulig å endre følgende felt:

• Ressurs (søke opp en annen)

• Starttid

• Varighet

• Beskrivelse

• Info til pasient

De redigerbare feltene har samme oppførsel med hensyn til gyldige verdier og validering som beskrevet tidligere.

Dersom du manuelt oppdaterer oppmøtetiden til en annen dato enn den som er lagret, må du fylle inn kode for avsluttårsak og utsettelsesårsak, samt merknadsfelt for endringen. Slik bevares historikk for pasienten. Når du lagrer etter å ha endret dato, vil den gamle kontakten avsluttes med de kodene du har lagt inn, og det opprettes en ny kontakt som får den tilhørende timen, inkludert ev. endringer du har gjort. Dersom den originale oppmøtetida allerede er passert (dvs. at pasienten ikke har møtt), og timen flyttes til en annen dato, kommer det et varsel om passert oppmøtetid og at pasienten bør registreres som «ikke møtt».

Det er mulig å legge til ressurser/timer ved å dobbeltklikke på et tidspunkt i en timebok. Aktiviteter som er lagt til på dette viset kan fjernes igjen ved å klikke på søppelbøtten oppe i høyre hjørne.

Dersom du klikker på søppelbøtten oppe i høyre hjørnet på en av de allerede lagrede ressursene, vil de vises som kansellert i flata (grået ut samt at teksten kansellert står over timen). Søppelbøtteikonet byttes ut med et ikon for å angre og dersom du klikker på denne vil timen vises igjen. Det er ikke lov å lagre uten å ha minst en ressurs lagt til (gjelder polikliniske).

Dersom du sletter alle timene og dobbeltklikker på et annet tidspunkt i timeboka slik at en ny ressurs kommer inn justeres oppmøtetiden automatisk (se mer i Sette opp (bestille)).

Varsler og validering

Informasjonsmeldinger som ikke hindrer lagring, og hvor brukeren ikke har gjort noe utenfor normalen eller meldinger som forklarer hvorfor en flate kommer opp i lesemodus kommer opp som en blå tekst øverst i flaten:

timebestillinginfomelding

• Om du jobber med en poliklinisk kontakt og har startet timebestilling på en annen dag enn oppmøtetiden til kontakten (ny kontakt).

• Dersom henvisningsperioden er avsluttet og du åpner en eksisterende kontakt eller time i arbeidsflata (lesemodus).

• Dersom rekvirenten som er satt i feltet "Behandler" på kontakten, ikke finnes blant ressursene på timen kommer det et varsel om dette.

• Når timer har blitt slått sammen i visningen.

Varsler som ikke hindrer lagring kommer opp som oransje tekst øverst i flaten eller øverst i timeseksjonen:

timebestillingvarselmelding

timebestillingvarselmeldingpatimen

Disse varslene indikerer at du har gjort noe som er utenfor normalen, og disse bør du se gjennom slik at det ikke blir gjort noe galt i planleggingen.

• Om starttidspunktet er etter «Frist for start helsehjelp» og dette er første kontakt med sykehuset, får du et varsel.

• Dersom starttid for en time på innlagt pasient settes til mer enn 1 uke fram i tid, får du et varsel.

• Dersom oppmøtetid eller starttid er på et passert tidspunkt vil det komme varsler om dette.

• Dersom oppmøtetid settes til en eller flere dager før starttid får du et varsel.

• Dersom en eller flere av timene dekker en delvis sperret timedefinisjon, vil du få opp et varsel om ressurs(ene) det gjelder

• Dersom en organisatorisk enhet som er angitt på kontakten er satt ut av bruk når du tar den opp til redigering gis det et varsel om at navngitt organisatorisk enhet ikke er tilgjengelig.

• Dersom en av ressursene timen er tilknyttet er satt ut av bruk, kommer det et varsel om dette

• Dersom du åpner en lagret time der prosedyretypen som er valgt er satt ut av bruk, får du et varsel om dette

• Dersom du angir en Prosedyretype som er satt opp for endring av pasienten selv fra web (Timeboktjenester) vil det komme et varsel om at Lokalisering er obligatorisk pga. denne prosedyretypen (i tillegg til at Lokalisering markeres som obligatorisk felt om det ikke er satt - i dette tilfellet er lagreknappen deaktivert)

  • Dersom lokaliseringen som er satt/du setter på kontakten ikke er lik den som er satt på timedefinisjonen (eller ressursen) vil det komme et varsel (fordi et ev. senere timesøk ikke vil finne treff).

timebestillingvalideringsfeil

Dersom du får et varsel

timebestillingutropstegn

i flaten, vil det komme opp en hinttekst når du peker med muspeker på ikonet som beskriver hva som er galt. Disse varslene hindrer lagring av timen ved at lagreknappen er inaktiv:

• Dersom oppmøtetid settes til en dato som er før vurdertdato på henvisningen (eller ansiennitetsdato fra annet sykehus dersom henvist fra annet sykehus) får du et varsel på oppmøtetiden og du forhindres fra å lagre/skrive ut brev. Det er mulig å sette oppmøtetiden til samme dag som vurdert dato.

• Dersom oppmøtetid settes til etter starttid for timen kommer det et varsel på siden av oppmøtetid, og du forhindres fra å lagre/skrive ut brev. Dette gjelder også om det er andre timer (f.eks. en operasjon eller aktivitet tidligere på dagen) som er før oppmøtetid.

• Dersom noen av feltene som er obligatoriske slettes/er blanke markeres dette med en vertikal oransje strek og stjerne, samt at lagre-knappen deaktiveres.

• Dersom du endrer starttidspunkt og/eller varighet slik at timen dekker et (helt) sperret område i timedefinisjonen, vil du få varsler på både starttid og varighet om at tidsintervallet overlapper sperret timedefinisjon, og du forhindres fra å lagre/skrive ut brev.

• Dersom du fjerner alle ressurser på en ny time vil lagreknappen være deaktivert.

Dersom du setter opp veldig korte tidsenheter på timedefinisjonene kombinert med lang visning av intervall (kl. fra - til), eller du setter en høy tidsskala i timeboka, kan det være vanskelig å dobbeltklikke på enkelttimer. For å unngå dette kan du sette ned intervallet du viser (kl. fra - til) eller endre tidsskala til et lavere tall.

Dersom du redigerer en videokonsultasjon med lenke, og endrer omsorgsnivå til inneliggende eller endrer kontakttypen, vil du få en dialog som du varsler om at videokonsultasjonen blir fjernet. Ved å svare ja på dialogen slettes tilhørende lenke og videokonsultasjonen endres til en vanlig time. Dersom du svarer nei vil endringene rulles tilbake. Merk at lenken ikke slettes før etter at skjemaet er lagret.

endreFraVideo

Oppmøtetid

Dersom du avlyser alle timer og avlyser eller fjerner starttid på operasjonen(e) på en poliklinisk kontakt og systemoppsettet Timebok - Krev time for fast oppmøtetid på kontakt er aktiv, er det ikke mulig å endre oppmøtetiden tilbake til tentativ dato/måned eller ingen dato.

Om du avlyser alle timer og avlyser eller fjerner starttid på operasjonen(e) på en heldøgn eller dagbehandling kontakt, så blir det mulig å sette oppmøtet til tentativt eller ingen dato på kontakten.

Kommende oppmøter

Når du setter opp en kontakt med en fast eller tentativ dato vil du kunne få opp en visning av kommende oppmøter i arbeidsflaten, gitt at oppsettet Pasientens timebok: Varsling av timekoordinering er aktivert. Du vil få ut alle oppmøter fra dagens dato til og med et gitt antall dager utregnet på bakgrunn av oppsettet i Pasientens timebok: Tidsintervall for timesøk. Intervallet regnes fra dagens dato til og med den satte oppmøtetiden pluss antall dager i oppsettet. Kontakter uten oppmøtetid er også inkludert.

Visningen kommer opp som en lenke ved oppmøtetiden med teksten "Kommende oppmøter" med antall oppmøter i parentes. Om du trykker på lenken vil en popup vise detaljer om oppmøtene. Lenken skjules dersom det ikke blir funnet noen kommende oppmøter i intervallet.

Flytte timer med dra og slipp

Når timeboka er i dagsvisning kan du gjøre dra og slipp av timer innenfor samme dag, eksempelvis for å endre fra en behandler til en annen. Du kan flytte en eller flere timer for ulike pasienter samtidig, og de kan bekreftes enkeltvis eller samlet. Dersom du drar i en time vil gammel og ny plassering indikeres i timeboka (se figur).

Oppmøtetiden på tilhørende planlagt kontakt oppdateres ikke. Det betyr at det bør kontrolleres i etterkant av flytting av timer til andre tidspunkt.

Dra og slipp på en enkeltime.

Lagre eller avbryte flyttinger

Når du har dratt i en time og sluppet den på et annet sted, endrer den farge for å markere at den er blitt flyttet. Samtidig kommer det til syne to runde knapper. Den ene for å lagre/bekrefte flyttingen, den andre for å angre flyttingen.

Når du lagrer flyttingen, får timen den vanlige fargen igjen. Angrer du flyttingen, spretter timen tilbake til opprinnelig tidspunkt.

Lagre dra og slipp.

Dersom du har flyttet en eller flere timer i timeboka, kan du lagre alle endringene samtidig ved å trykke på Lagre flyttinger oppe i knapperaden over timebøkene. Alternativt kan du avbryte alle endringene på en gang ved å trykke på Avbryt flyttinger. Disse to knappene er bare synlig dersom det er en eller flere flyttede timer som ikke er lagret. Dersom du har flyttede timer som ikke er lagret og forsøker å lukke Arena blir du varslet. Dersom du likevel velger å fortsette, mister du endringene, og timene vil bli værende der de opprinnelig var.

Forsøker du å flytte timen før oppmøtetid på planlagt kontakt så vil dette vises med tekst på timen du drar i og den vil endre farge, samt at flyttingen ikke vil være mulig. Timer du ikke har lesetilgang til («ikke tilgang til pasientopplysninger») vil ikke være mulig å flytte.

Flytting av time før oppmøtetid.

Du kan ikke bytte visning (ressursgruppe eller kalendervisning) når du har flyttede timer som ikke er lagret/bekreftet. Disse delene er deaktiverte med en hinttekst som beskriver hva du må gjøre for å få de aktive. I tillegg vil F5 (oppdatering) eller oppfrisking som følge av andre endringer bli hindret inntil du har tatt stilling til flyttingene.

Operasjonstimer og gruppebehandlingstimer kan ikke flyttes med dra og slipp.

Dobbeltbooking

Dersom ressursen(e) du jobber med tilhører en avdeling/sykehus der oppsettparameter Timebok - sjekk om dobbeltbooking er tillatt er slått på, vil det ved dra og slipp også gjøres sjekk på om dobbeltbooking er tillatt. Når oppsettparameter er på, verifiseres antall samtidige timer som ev. er tillatt på gjeldende timedefinisjon.

Dersom flyttingene gir konflikt vil dette vises ved at lagreknappen er dekaktivert med en hinttekst om årsaken. Lagre flyttinger øverst i flata blir nå også deaktivert. Du må da løse opp i konflikten ved å flytte en av timene med dra og slipp før du kan lagre.

Dobbeltbooking.

Flytte timer med flere tilhørende ressurser

Når du flytter en time som har flere ressurser tilknyttet seg og disse er synlig i timeboka, vil timeboka flytte alle timene som hører sammen. I de tilfellene der timene har forskjellig starttidspunkt, vil du bli nektet flytting med beskjed om at timene har ulikt starttidspunkt. Dersom timen flyttes slik at en eller flere av de tilhørende ressursene kommer på en helt sperret timedefinisjon, vil du bli informert om at tidspunktet er sperret.

Flytte timer der tilhørende ressurs ikke synes i timeboka

Når du starter å dra i timen hentes ytterlig informasjon om timen (skriverettighet og tilknyttede timer på ressurser som ikke vises i timeboken). Dersom du rekker å flytte timen før informasjonen er hentet, og det fører til konflikt, vil timen bli rødfarget og lagreknapp blir deaktivert.

Flytting av time til sperret ressurs som ikke er synlig.

Samtidig lagring av timer

Når du lagrer en flyttet time, vil du få opp en blå melding dersom timen er endret på i mellomtiden av en annen bruker. Hvis timen er flyttet innenfor samme dag, eller til en annen ressurs med synlig timebok, vil den aktuelle timen bli rødmarkert. Alle andre timer som er under flytting er gulmarkert. Du kan nå avbryte flyttingen av timen som feilet og lagre alle andre endrede timer.

I tilfeller der du flytter én eller flere timer, og det viser seg at én av timene i mellomtiden har blitt fjernet av en annen bruker, vil den aktuelle timen bli rødmarkert ved lagring. Dersom du avbryter flyttingen flyttes timen tilbake til opprinnelig posisjon. Merk at du må manuelt oppdatere timeboken ved F5 for at timen skal forsvinne.

Oppdatering av behandler

Når du flytter en time fra en behandler til en annen vil feltet for behandler på kontakten automatisk oppdateres til den du flytter til.

Dersom du flytter en time til en ressurs som ikke er behandler, for eksempel et rom, vil opprinnelig behandler beholdes på kontakten. Det samme gjelder dersom det er flere tilknyttede ressurser på samme kontakt, eller dersom behandler på kontakt er ulik ressursen. Om du likevel ønsker å endre behandler på kontakten kan du gjøre det manuelt ved å klikke Åpne på kontakten og søke opp ny behandler.

Prosedyretype

Når du setter opp en time kan timen knyttes til en prosedyretype. Du kan velge blant de prosedyretypene som er tilknyttet timedefinisjonene som gjelder det tidsrommet ressursen(e) er satt opp.

Dersom timedefinisjon ikke er satt opp, eller timedefinisjonen(e) ikke er tilknyttet Prosedyretyper vises "Ingen prosedyretyper" og rullegardinlisten er deaktivert.

Dersom det kun er én gyldig prosedyretype på tidspunktet/ene ressursene er satt opp med, vil denne bli valgt automatisk, når du setter opp timen. Du kan velge å overstyre dette valget, ved å velge "Ikke angitt" i rullegardinlisten for prosedyretyper.

Dersom listen inneholder flere prosedyretyper vil "Ikke angitt" vises når arbeidsflata åpnes. Listen over prosedyretyper vil oppdateres når:

• det legges til eller fjernes ressurser fra timebestillingsskjemaet

• starttid justeres

• varighet justeres

Dersom en time dekker flere timedefinisjoner for en ressurs (også delvis), vil prosedyretypene for alle timedefinisjonene vises i listen.

Ved lagring av timen vil den valgte prosedyretypen lagres ned for denne/disse ressursene på timen. Dersom ingen prosedyretype er valgt ("Ikke angitt" eller "Ingen prosedyretyper") lagres ingen prosedyretype.

Ved redigering av time har du også mulighet til å endre prosedyretypen. Dersom timen ble lagret med en prosedyretype vil denne vises i lista, selv om du fjerner ressursen hvis timedefinisjon-prosedyretypen var tilknyttet. Det vil si at du kan beholde prosedyretypen selv om du bytter ut ressursen eller flytter timen til et tidspunkt der den prosedyretypen ikke gjelder.

Om du bytter ut eller legger til ressurser på en lagret time, vil listen over mulige prosedyretyper oppdateres. Dersom timen ble lagret uten prosedyretype, vil dette respekteres, dvs. at dersom det kun blir én prosedyretype i lista, vil denne ikke settes automatisk slik som for nye timer.

Når det er lagret en prosedyretype på timen vil automatisk timesøk bruke prosedyretypen som grunnlag for søk. Se mer i Søk ved endring av time.

Dersom du velger en prosedyretype som er satt opp at pasienten selv kan endre denne fra web, vil feltet Lokalisering på kontakten bli obligatorisk å fylle inn. Du ser da en oransje vertikal strek og stjerne ved feltet, og i tillegg kommer det et varsel øverst som beskriver at det er dette som skjer.

Prosedyretyper satt opp for endring av timer fra web

Når en prosedyretype er satt opp at den kan bookes fra web vil den i nedtrekkslisten Prosedyretyper i arbeidsflata for timebooking også vise et symbol

webbookingtime PTliste

.

Når du jobber med et poliklinisk oppmøte og en slik prosedyretype er valgt vises Endringsvindu. Dette består av en avkryssingsboks Pasient kan endre for å angi at timen kan endres av pasienten selv, samt to datofelter som styrer hvilket intervall timen kan flyttes til (fra og med/til og med).

webbookingtime endringsvindu

Dette settes automatisk på nye timer når du velger en slik prosedyretype:

• Avkryssingsboksen blir satt (dvs. pasienten kan i utgangspunktet endre en slik time)

• Intervallet settes i henhold til det som er satt opp i oppsettet for slike timer (Timevalg: Endringsvindu). Standardverdiene er 5 virkedager før og 3 virkedager etter timen.

• Dersom timen du har satt opp er nær frist for start helsehjelp og ventetid slutt ikke er satt, justeres slutt-datoen slik at den er lik: (fristdato minus sikkerhetsmargin). Sikkerhetsmargin er et oppsettparameter med standardverdi 2 (virkedager).

• Avkryssingsboks/intervall settes ikke dersom Frist for helsehjelp er passert og Ventetid slutt ikke er satt (da det ikke finnes noe gyldig intervall).

Avkryssingsboksen og intervallet vises ikke på kontakttype "Indirekte pasientkontakt" og "Videokonsultasjon", og heller ikke dersom ressursen ikke er eksternt bookbar eller når det er lagt til flere ressurser på samme kontakt.

Du kan velge å slå av muligheten for at pasienten kan endre, eller gjøre intervallet større eller mindre ved å justere på datoene. Klikk da på den lille blyanten så får du opp vinduet for å gjøre dette. Når du åpner timer for redigering kan du også velge å slå av eller endre på intervallet.

Ved endring av timen fra Planlegging, for eksempel ved at du søker opp en ny time, vil endringsvinduet oppdateres innenfor reglene beskrevet ovenfor.

Timer satt opp på eldre versjon Om du redigerer en time med prosedyretype som er satt opp på en eldre versjon av Arena, vil avkrysningsboksen settes kun dersom timen er før frist for start helsehjelp. Da blir Start-dato satt til dagens dato mens Slutt-dato settes til frist for start helsehjelp. Du kan slå på mulighet for endring på timer som i utgangspunktet ikke har dette påslått (f.eks. kontrolltimer), men da må du selv sette Start- og Slutt-datoene.

Symbol i timeboka Polikliniske timer som er satt opp med denne prosedyretypen får også et symbol i timeboka

webbookingtime

.

Symbolet på timen vises når det i timebestillingen er krysset av for "Pasient kan endre". Det tas ikke hensyn til om timen eller endringsvinduet er passert, eller om det er flere aktiviteter tilknyttet timen eller kontakten.

Sammenslåing av timer

Overlappende timer som er opprettet i Classic, eller time som er lagt til på en eksisterende kontakt med time i gammel arbeidsflate, vil bli slått sammen når de åpnes i ny arbeidsflate. Når dette skjer får du informasjon øverst i arbeidsflaten og en

sammenslainfo

på timen det gjelder. For å se informasjon om sammenslåingen kan du klikke på

sammenslainfo

ikonet på den relevante timen.

Når du slår sammen timer med prosedyretyper er det regler som avgjør hva som settes i prosedyretypefeltet. Merk at det i enkelte tilfeller skilles mellom lagrede og ulagrede (nye) timer.

• Prosedyretype settes dersom det er mulig å utlede hva som er rett, f.eks. hvis det kun er angitt én prosedyretype eller prosedyretypene er like.

• Dersom time med prosedyretype er ulagret er det en forutsetning at prosedyretypen eksisterer på timedefinisjonen den flyttes til for at den skal settes eller være tilgjengelig i nedtrekkslisten.

• Dersom det ikke er mulig å utlede hva som er rett får du valideringsfeil i arbeidsflaten og må ta stilling til prosedyretype. Det er ikke mulig å lagre før du har gjort et valg. Ved valideringsfeil vises teksten "Velg en prosedyretype, eller velg ikke angitt" i prosedyretypefeltet. Denne teksten vises kun ved valideringsfeil, og kan ikke velges i nedtrekkslisten.

• "Ikke angitt" settes dersom ingen prosedyretype var satt i utgangspunktet på noen av timene.

Det er også regler for sammenslåing av feltene Beskrivelse og Info til pasient:

• Dersom Beskrivelse og Info til pasient er den samme på alle ressursene som som blir slått sammen vil teksten bli stående slik den er.

• Er teksten ulik vil alt fra hver ressurs bli kopiert inn i feltet men separeres med linjeskift.

  • Dersom lengden på teksten overskrider maks antall tegn (255) vil du få valideringsfeil og du kan ikke lagre arbeidsflaten før teksten er kortet ned til gyldig lengde.

Informasjon i arbeidsflaten om sammenslåtte timer, med ulike timebeskrivelser

sammenslattetimer

Timesøk

Når du har en pasient med en kontakt aktiv kan du søke etter nye timer til pasienten basert på prosedyretype eller timedefinisjon. Funksjonen startes ved å klikke på Timesøk som du finner øverst i kontaktinfoflata. Du vil da få treff på ledige timer på ressurser som har timedefinisjoner som stemmer med søket ditt (timesøket gir ikke treff på timedefinisjoner av typen delvis sperret og sperret).

Når du redigerer på en time vil et søk være tilgjengelig dersom timen er knyttet til en Timedefinisjon eller en Prosedyretype.

Dersom ressursen(e) du jobber med tilhører en avdeling/et sykehus der oppsettparameter Timebok - sjekk om dobbeltbooking er tillatt er slått på, vil timesøket ta hensyn til dette oppsettet. Om dobbeltbooking er tillat (2 eller flere samtidige timer) vil du få ut ledige timer for et tidspunkt fram til maks antall timer er nådd. Du kan likevel velge å kun få ut timer der det er helt ledig på tidspunktet (ingen samtidige timer) ved å huke av i avkrysningsboksen Unngå dobbeltbooking. Som standard er avkrysningsboksen ikke huket av men valg du gjør vil huskes til neste sesjon. Dersom ressursen ikke tilhører en avdeling/et sykehus med oppsett slått på, vil søket ikke gi ut timer der det er opptatt og du vil heller ikke se avkrysningsboksen.

Timesøk med avkrysningsboks for å unngå dobbeltbooking

Søk etter ny time

Når du klikker på Timesøk åpnes en popup, der du velger om du vil søke basert på Prosedyretype eller Timedefinisjon. For begge disse søkene starter søket som standard på dagens dato, men du kan også velge å starte søket på en dato fram i tid.

Timesøk for nye timer

Prosedyretype

I søk basert på Prosedyretype får du opp en liste over prosedyretyper som er knyttet til samme sykehus eller ikke har en knytning til sykehus. Dersom prosedyretypen er satt opp med avdeling vil kortnavnet til avdelingen vises bak prosedyretypen. Du kan også velge hvilken lokalisering du ønsker å finne timer på (ventelistested); om du ikke velger lokalisering får du treff på alle timedefinisjoner som er gyldig på den aktive kontaktens avdeling, evt. ikke har lokalisering satt. Lokaliseringene som vises i lista filtreres etter avdelingen som er satt på kontakten, samt omsorgsnivået. Dersom lokalisering er satt på den aktive kontakten vil denne automatisk fylles ut når du åpner popupen, men du kan alltid bytte ut lokaliseringen med en av de andre i lista.

Timesøk basert på Prosedyretype

Klikk på Søk gjør at det søkes på alle personressurser i basen som har samme Prosedyretype og Lokalisering på Timedefinisjonen.

Timedefinisjon

I søk basert på Timedefinisjon må du velge enten en av dine egne Ressursgrupper eller søke opp en enkeltressurs i Ressurssøk (pålogget bruker er automatisk forvalgt). Rullegardinlisten vil vise de timedefinisjonene som finnes på ressursen(e) du har valgt. Listen vil ikke vise duplikater, dersom flere av ressursene har samme timedefinisjon (beskrivelse).

Timesøk basert på Timedefinisjon

Velg den timedefinisjonen du vil søke på og klikk på Søk for å vise ledige timer med samme timedefinisjon hos ressursen(e). Dersom du ønsker å finne en ledig time uavhengig av timedefinisjon kan du velge "Alle timedefinisjoner" i nedtrekkslisten.

Søket vil gi treff på timedefinisjoner som har en lokasjon som er tilknyttet til den avdeling som er angitt på kontakten. Du vil også få treff på de timedefinisjoner som ikke har angitt en lokasjon.

I begge typer søk kan du endre fra dato for å starte søket fra en annen dato, samt at du kan sette ønsket varighet. Dersom ønsket varighet står blankt kommer timene ut med den lengden de har i timedefinisjonen til den enkelte ressurs. I de tilfeller der denne er satt til en verdi vil det:

• for de ressursene som har timedefinisjon som er kortere enn angitt varighet komme ut timer med x antall timeenhet(er) i timedefinisjonen, der x er antallet som må til for at total varighet blir lik eller større enn angitt verdi

• for de ressursene som har timedefinisjon som er lengre enn angitt varighet komme ut 1 timeenhet

Listen i begge typer søk vil vise treff for 30 dager fram fra den valgte datoen. Du kan klikke på lenken Hent flere for å laste inn nye 30 dager. Listen viser alle ressurser og antall ledige timer per ressurs som har ledige timer i perioden, og du utvider en ressurs og deretter en dato for å se de ledige timene.

Når du har merket en time i listen og klikker på Velg vil arbeidsflata åpne seg. Knappen Velg og gå til dato gjør det samme som Velg, men i tillegg vil timeboken navigere til datoen som er valgt i søket. Om du i søk på Prosedyretype valgte en annen lokalisering, vil denne bli satt på kontakten. Arbeidsflata oppfører seg likt slik som beskrevet i Sette opp og redigere timer (tiltak, aktiviteter).

Dersom kontakten du står på har fast oppmøtetid vil det gjøres en validering på timen du velger i popupen. Dersom kontakten du står på har omsorgsnivå heldøgn vil den nye timen alltid bli på en ny kontakt med omsorgsnivå Poliklinisk dagbehandling. For de andre omsorgsnivåene er det slik at dersom du velger en time på samme dag som den aktive kontakten har oppmøtetid, vil du legge den nye timen på samme kontakt. Dersom det er en annen dag, vil du alltid få en ny kontakt.

Søk ved endring av time

Dersom du ønsker å endre på en time kan du bruke timesøket for å finne en ny time. Under timen finnes en lenke Finn ny time for å søke opp andre timer med samme beskrivelse på den samme ressursen. Dersom Prosedyretype er lagret på timen, vil søket basere seg på denne og lenken heter Finn ny <navn på prosedyretype> time der <navn på prosedyretype> er det som er satt i feltet Prosedyretype på timen.

Dette gjelder for kontakter med kun en ressurs, eller dersom det er lagt til en romressurs som overlapper i tid med behandler. Merk at for at timesøk skal fungere for timer med behandler og tilknyttet romressurs krever det at lisens for Romreservasjon er aktiv, les mer i Romreservasjon. Søket er forhåndsutfylt til å søke på ledige timer på samme ressurs og med samme timebeskrivelse (Timedefinisjon) eller Prosedyretype som den opprinnelige timen. Søkekriteriene kan endres.

Hvis du velger en time der du har endret ressursen, vil kontaktens behandler bli oppdatert. Dette gjelder hvis ressursen er en rekvirent, og at du ikke har forskjellig behandler enn ressurs på opprinnelig time.

Dersom timen har blitt lagret med en prosedyretype søkes det på samme prosedyretype, det vil da komme treff på alle timedefinisjoner på samme ressurs som er knyttet til samme prosedyretype. Det tas i tillegg hensyn til lokalisering; dersom en lokalisering er satt på kontakten, vil søket kun gi treff på timedefinisjoner med samme prosedyretype og samme lokalisering (ev. hvis lokalisering ikke er satt på timedefinisjonen, gjelder ressursen sin lokalisering).

Timesøk på

Du vil når du klikker på lenken få opp en popup som lister opp timer som er ledige fra og med datoen timen er på og framover (inkludert ledige timer før timen samme dag) og 30 dager fram. Du kan endre fra dato og klikke på Søk for å søke i et annet tidsrom.

Om du ønsker å se flere treff klikker du på Hent flere. For å se timene for en dag klikker du på datoen, slik at listen ekspanderes. Når du har markert en av timene på en dag klikker du på velg for å sette denne i flata.

Dersom det ikke er noen treff på gjeldende ressurs og timedefinisjon/prosedyretype, vil listen være blank, men du kan fortsatt klikke på Hent flere for å se om det er ledige timer lengere fram i tid.

Søket vil gi treff på x antall timeenhet(er) i timedefinisjonen, det vil si at dersom timen du ønsker å endre er satt opp med en varighet som avviker fra varigheten på timeenhetene i timedefinisjonen (og det heller ikke er satt opp dobbelt/trippel/osv.-timer) vil du i søket få ut timer som har varighet ulik opprinnelig. Dersom ressursen har flere forskjellige timedefinisjoner med forskjellig varighet tilknyttet samme Prosedyretype vil du også kunne få ut treff som ikke har samme varighet.

Eksempler

• Timeenheten er 15 min, opprinnelig time er 45 min: resultatene er like lange (3x timeenheter)

• Timeenheten er 20 min, opprinnelig time er 15 min: resultatene er 20 min (lengre)

• Timeenheten er 30 min, opprinnelig time er 45 min: resultatene er 60 min (2x timeenheter, samt lengre)

Dersom resultatet lister ut multiplikater av timer for å få riktig varighet, vil det være resultater for hver timeenhet, dvs. i tilfellet med 45 min opprinnelig time og 15 min timeenhet, kan resultatene være:

• Time fra 08:00-08:45

• Time fra 08:15-09:00

• Time fra 08:30-09:15, osv.

Du vil automatisk få oppdatert oppmøtetiden når ny time settes av søket:

• For polikliniske timer: dersom oppmøtetiden er en tid før timen, beholdes intervallet mellom oppmøtetid og start på timen

• For innleggelser: Dersom timen som settes inn av automatisk søk er på samme dag som den originale, beholdes samme oppmøtetid.

• For polikliniske timer og innleggelser: Når timen som settes inn av automatisk søk er på en annen dag, vil oppmøtetiden oppdateres. Intervallet mellom oppmøtetid og start på timen beholdes.

Dersom neste ledige time er på en annen dag enn den opprinnelige timen, vil du automatisk få opp felter for å velge kode for avsluttårsak og utsettelsesårsak, samt merknadsfelt for endringen i toppen av flata når du lagrer. Når dag endres er det obligatorisk å oppgi dette for å få lov til å lagre, med unntak av kontakttype "Indirekte pasientkontakt" (der kontakten beholdes).

timesokavsluttkontakt

Når du har bekreftet årsak til flyttingen vil den originale kontakten og timen bevares (med avsluttkode), og det lages en ny kontakt (kopi av den forrige) med en ny time. Om du gjør endringer på timen lagres disse endringene kun på den nye timen. Slik bevares historikk for pasienten. Unntaket er kontakttype "Indirekte pasientkontakt" der det er tillat å endre oppmøtedag uten å angi årsak, og den opprinnelige kontakten beholdes.

Validering gjelder slik som beskrevet i kapittel Varsler og validering.

Romreservasjon

Romreservasjon lar deg knytte et rom til en behandler slik at når du bestiller time hos behandler vil du automatisk også sette opp time på rommet. For å knytte et rom til behandler må behandler ha en timedefinisjon, les mer i Timedefinisjonsdetaljer. Det er kun mulig å være tilknyttet ett rom og rommet må være ressurstype lokale eller operasjonsstue, men flere behandlere kan være tilknyttet det samme rommet.

Visning i timebok

I timeboken til behandler vil navnet på rommet vises i parentes bak beskrivelsen, og i hinttekst. Rommets timebok viser beskrivelsen, timeenheten og fargen til tilknyttet timedefinisjon. Kortnavnet på tilknyttet ressurs står i parentes. I hintteksten på reservasjonen på rommet ser du tidsrom, beskrivelse og timeenhet, i tillegg til kortnavn til behandler som har reservert og maks antall samtidige timer som er tillatt.

Visning av timedefinisjoner med tilknyttet rom og reservasjoner i timebok

Dersom flere ressurser et tilknyttet det samme rommet i samme tidsrom vil beskrivelsen på reservasjonen endres til «Flere reservasjoner», timeenheten endres til tidsskala som er valgt i innstillingene til timeboken og fargen endres til hvit. Kortnavnet på tilknyttede ressurser står i parentes. Hintteksten viser nå kun kortnavn på de som har reservert og maks antall samtidige timer som er tillatt.

Hinttekst på reservasjon på rom

Regler for dobbeltbooking blir ikke overført til rom via reservasjoner. Det betyr at selv om timedefinisjonen hos behandler f.eks. tillater dobbeltbooking, vil man ikke kunne gjøre dobbeltbookinger på rommet som er reservert. For å håndtere dobbeltbooking-regler på rom kan du opprette en egen timedefinisjon på rommet. Denne timedefinisjonen vil styre reglene for dobbeltbooking selv om den ikke er synlig i tidsrom som er reservert. Du kan sjekke hva som er tillatt i hintteksten på reservasjonen.

Dersom du er behandler og har egen timebok i pasientnavigator vil det der også fremkomme hvilket rom timen er satt opp på.

Time i pasientnavigator med tilknyttet rom

Timebestilling

Når du bestiller time hos en behandler som er tilknyttet et rom, enten ved å bestille direkte fra behandlers timebok eller via timesøk, vil rommet automatisk legges til i arbeidsflaten. Du får én kontakt med to ressurser som overlapper hverandre (multiressurstime). Dersom du ønsker å kun sette opp time på et rom som er reservert, kan du bestille fra rommets timebok uten at behandler legges til automatisk.

Timen i timeboka til behandler viser navn på rom som overlapper. Dersom det er satt opp flere overlappende rom vil de sorteres på starttid og deretter navn.

Visning i arbeidsflata

Det er én felles arbeidsflate for kontakt og time, Planlagt kontakt. Det betyr at dersom du åpner en kontakt fra kontaktinfoflaten eller henvisningsiden, eller om du åpner en time på en kontakt med flere timer, vil alle timene på kontakten være synlig i arbeidsflaten.

Når du bestiller time hos en behandler med tilknyttet rom vil rommet automatisk legges til som en ressurs med samme starttid og vises samlet under én time i arbeidsflaten.

Timebestilling til to behandlere med hvert sitt reserverte rom, på ulike tidspunkt

Dersom du legger til flere rom som overlapper vil du få et varsel på timen om at det er satt opp flere rom samtidig.

Varsel i arbeidsflaten dersom du legger til flere overlappende rom

Operasjoner i Planlegging

Dersom valgt kontakt er tilknyttet en operasjon kan du bestille/endre operasjonen ved å klikke på knappen Åpne under Timer i kontaktinfoflata til venstre i Planlegging. Her vises operasjoner som ikke er avsluttet eller operasjoner som er avsluttet med kode Ordinært avsluttet (dvs. strøkne operasjoner vil ikke vises i denne visningen).

Det er også mulig å redigere en bestilt operasjon ved å dobbeltklikke på den i timeboka til en av ressursene.

Les mer om arbeidsflaten for operasjon her.

Sette opp seriebestilling

For å sette opp seriebestilling på en pasient må du ha en kontakt med åpen henvisningsperiode, kontakttype ulik Uavklart og omsorgsnivå Poliklinisk omsorg, Poliklinisk dagbehandling eller Dagbehandling aktiv. Finn deretter en ledig time på ønsket ressurs og ønsket startdato for første time i serien, og høyreklikk for å åpne kontekstmenyen. I menyen velger du Sett opp seriebestilling.

Du navigeres da til flaten for Seriebestilling. Øverst i flaten vises en minivisning av kontakten du har valgt. Dersom det ikke er satt behandler på kontakten vil ressursen du bestiller time hos bli satt som behandler, forutsatt at ressursen er person og rekvirent. Behandlerfeltet er åpen for redigering. Data fra den viste kontakten vil settes på alle kontaktene som opprettes når du lagrer seriebestillingen.

Seriebestilling vil ta hensyn til om oppsettparameter Timebok - sjekk om dobbeltbooking er tillatt er slått på. Om dobbeltbooking er tillat (2 eller flere samtidige timer) vil du få ut ledige timer for et tidspunkt fram til maks antall timer er nådd. Du kan likevel velge å kun få ut timer der det er helt ledig på tidspunktet (ingen samtidige timer) ved å huke av i avkrysningsboksen Unngå dobbeltbooking. Som standard er avkrysningsboksen ikke huket av men valg du gjør vil huskes til neste sesjon. Dersom ressursen ikke tilhører en avdeling/et sykehus med oppsett slått på, vil søket ikke gi ut timer der det er opptatt og du vil heller ikke se avkrysningsboksen.

serieunngadblbooking

Dersom lokaliseringen på kontakten ikke stemmer over ens med lokaliseringen på timedefinisjonen du valgte, får du en varselmelding om dette øverst. Dette vil ikke hindre deg fra å lagre etter at du har søkt opp timer til seriebestillinga.

seriebestilling kontakt

I midten av flaten vises Søkeparametere som du kan sette. Her vil Ressurs, Timedefinisjon og Fra dato tas med fra den timen du startet seriebestilling fra.

Søkeparametere:

• Ressurs Her kan du ev. søke opp en annen ressurs enn den som er valgt. Listen over timedefinisjoner oppdateres når du søker opp en annen ressurs.

• Timedefinisjon En liste over timedefinisjoner som er gyldige fra datoen du har valgt og fremover. Her vises også delvis sperrede timedefinisjoner. Dersom ingen timedefinisjoner er gyldige vil listen være tom, og du må søke opp en annen ressurs. Når du velger en av timedefinisjonene settes varigheten på Timeenheter lik timeenheten på timedefinisjonen.

• Timeenheter Her kan du velge antall timeenheter hver time skal vare. Om du klikker på + eller - vil varigheten på Timeenheter øke/minke med det antallet minutter timedefinisjonen har satt at timen skal vare.

• Antall ganger Her velger du antall ganger pasienten skal møte opp på sykehuset i denne serien (2-100)

• Unngå dobbeltbooking Her kan du huke av dersom du ønsker å begrense søket til timer som er helt ledig. Dette feltet vises kun dersom oppsettparameter Timebok - sjekk om dobbeltbooking er tillat er slått på.

• Regelmessighet Her velger du hvor ofte pasienten skal komme, du har følgende muligheter:

  • Hver x dag Her kan du velge fra 1 til 31 dager som intervall. Denne vil finne ledige timer på de dagene du har angitt i Ukedager og ev. på helligdager dersom dette er krysset av.

  • Hver x uke Her kan du velge fra 1 til 52 uker som intervall. Denne finner ledige timer en gang per x uke de antall ganger du har satt.

  • Hver x måned Her kan du velge fra 1 til 48 måneder som intervall. Denne finner ledige timer en gang per x måned de antall ganger du har satt.

• Start tidligst kl. Sett det tidligste tidspunkt på dagen som passer for pasienten (starttid). Timedefinisjonen vil styre treffene som kommer ut.

• Start senest kl. Sett det seneste tidspunkt på dagen som passer for pasienten (starttid). Timedefinisjonen vil styre treffene som kommer ut.

• Fra dato Dette er startdatoen for den første timen i serien. Dersom timedefinisjonen du har valgt ikke er gyldig på dette tidspunkt, eller denne datoen ikke er på en av de valgte ukedagene, kan du få første time i treffet etter den datoen du har satt.

• Ukedager Velg de ukedagene det passer for pasienten å møte til time. Timedefinisjonen vil styre treffene som kommer ut.

• Tillat helligdager Dersom det passer/er nødvendig for pasienten å møte også på helligdager velger du denne avkrysningsboksen.

seriebestilling sokeparametere

Dersom du ønsker at timen skal starte på det samme klokkeslettet alle gangene setter du Start tidligst kl. og Start senest kl. til samme tidspunkt.

Søkeknappen blir aktiv og markeres gul når alle de obligatoriske feltene er satt.

Når du klikker på Søk vil du nederst i flaten få søkeresultatet. Hvilken ukedag timene er på kan variere ut fra om det er ledige timer/timedefinisjoner samt ut fra hva du har satt i Ukedager. Øverst har du mulighet til å sette opp oppmøtetid en tid før timen, der standardverdien er at oppmøtetid blir lik som starttidene på timene. Nederst vises en liste med tidspunkt for ledige timer samt tidspunkt det ikke er funnet ledige timer. Listen viser Dag, Starttid, Sluttid, Status og Valgt. Status indikerer om en ledig time er funnet (grønn) eller ikke (oransje med et utropstegn). Alle ledige timer blir automatisk satt som Valgt.

seriebestilling resultat

Når du har bestemt deg for hvilke timer du vil bestille (ved å velge i sjekkboksene i Valgt) klikker du på Bestill og lukk. Dersom kontakten du hadde aktiv da du åpnet seriebestilling ikke har fast oppmøtetid og er knyttet til en operasjon vil du se et varsel i flata om det vil bli opprettet en ny kontakt, og når du lagrer blir ikke kontakten med operasjonen en del av seriebestillinga. Dersom kontakten du hadde aktiv da du åpnet seriebestilling hadde fast oppmøtetid vil det lages en ny kontakt for alle timene du har valgt. Dersom kontakten ikke hadde fast oppmøtetid, vil denne kontakten brukes for den første av timene og så lages det nye kontakter for de resterende. Alle kontaktene som opprettes får kopiert alle feltene fra den aktive kontakten. Når lagring er ferdig oppdateres kontaktinfoflata med de nye kontaktene (med unntak av om kontaktene har fått oppmøtetid i fortida) samt at timeboka for ressursen vil vise de nye timene på tidspunktet de er satt opp.

Slette seriebestilling

Du kan endre timene og kontaktene som tilhører en serie på vanlig måte, men du kan også slette deler av eller hele serien. I kontaktinfoflata under kontakter som tilhører serien vises en knapp Åpne serie.

seriebestilling kontaktinfoflata

Når du klikker på denne knappen åpnes arbeidsflata med en visning av alle kontaktene som opprinnelig tilhørte serien. Du kan her velge å avslutte de kontaktene som ikke allerede er avsluttet. Øverst i flata må du sette en kode i Avsluttårsak.

seriebestilling rediger

For hver kontakt vises en status:

• grønn: Kontakten/timen er slik den var da serien ble opprettet

• oransje med utropstegn: Kontakten eller timen har blitt endret via redigering

• grå med kryss: Kontakten er avsluttet eller pasienten har allerede møtt

Du kan velge alle i en serie ved å klikke på lenken Velg alle øverst, og du kan fjerne alle valg ved å klikke på Fjern valg.

Når du har satt Avsluttårsak og valgt minst en av kontaktene blir Avslutt valgte-knappen aktiv. Når du klikker på knappen vil kontaktene du har valgt bli avsluttet, kontaktinfoflata og timebok oppdateres, og arbeidsflata blir også oppdatert med ny status. Når du har gjort ferdig endringene i serien klikker du på Lukk for å lukke arbeidsflata.

Dersom du merker alle mulige og det ikke finnes andre planlagte kontakter på henvisningen må du når du klikker på Avslutt valgte i tillegg ta stilling til videre plan for pasienten.

seriebestilling videre plan

Om du velger Sett på venteliste må du sette tentativ dato/måned og du kan velge å merke kontakten som Uavklart. Når du klikker på Utfør opprettes det en ny kontakt som du finner på ventelista. Om du velger Pasienten er ferdigbehandlet vil henvisningen også avsluttes når du klikker på Utfør.

Skrive ut brev

Dersom du ønsker å skrive ut venteliste- eller innkallingsbrev til henvisende lege, til pasienten og eventuelt til pårørende klikker du på Opprett brev. Da lagres eventuelle endringer du har gjort (kontakt, operasjon eller time) og dialogvinduet for utskrift åpnes.

Utskrift av brev

Dersom du har endretilgang til pasienten men mangler tilgang til utskrift på din brukerrolle vil du få en blå melding om dette, men eventuelle endringer du gjorde i arbeidsflata blir likevel lagret.

Dersom du allerede har lagret timen/operasjonen/kontakten (arbeidsflata lukket), kan du dobbeltklikke på timen for å få den opp i Arbeidsflata igjen, for deretter å klikke på Brevknappen. Det går også an å åpne flatene ved å klikke på "Åpne" knappene i venstre del av Planlegging under Kontakt eller Time.

Brevstatus

Dersom du ønsker å finne ut om det er skrevet ut brev for en kontakt vil du se status i disse arbeidsflatene:

• Planlagt kontakt

• Rediger gruppebehandlingskontakt

• Rediger operasjon

Statusen indikeres ved at det dukker opp en grønn boble på knappen Opprett brev. I boblen vises en bokstav (a, v eller i) som indikerer det siste brevet som er skrevet ut, samt at du kan se en tekstlig beskrivelse i hintteksten som kommer opp når du peker på knappen:

brevstatus

• Brevstatus: Innkalling (i)

• Brevstatus: Bekreftelse venteliste (v)

• Brevstatus: Avvist (a)

• Brevstatus: Ingen inntaksbrev

Hvis brevet er sendt elektronisk, vil brevstatusen få endelsen - elektronisk.

Dersom det ikke er skrevet ut brev vises ikke boblen, men du vil se i hintteksten som vises når du peker på Opprett brev at det ikke er skrevet ut noe brev.

Generelt favoriseres informasjon om innkallingsbrev over informasjon om ventelistebrev, og det samme gjelder ventelistebrev som favoriseres over avvisningsbrev.

Kontakt

I Planlegging eller i arbeidsflata vil du se feilmeldinger dersom uforutsette ting oppstår når du starter oppretting eller redigering av kontakter, f.eks. at Arena ikke er oppdatert, og det viser seg at kontakten er avsluttet/avlyst eller henvisningsperioden er avsluttet.

Redigere kontakt

kontaktinfoflatakontakt

Dersom du ønsker å rette opp feil eller av andre årsaker endre på en kontakt eller time, kan du åpne den i arbeidsflata ved å klikke på knappen Åpne under Kontakt- eller Time-seksjonen i kontaktinfoflata til venstre i Planlegging, eller du kan dobbeltklikke på timen i timeboka.

Arbeidsflaten "Planlagt kontakt" er delt inn i kontakt-, oppmøte- og timedel. I timedelen ser du alle timene og ev. operasjoner som er tilknyttet kontakten.

Kontakt åpnet for redigering

Informasjonen fra kontakten vises i første del av flaten «Kontakt», og kan utvides ved å klikke på Vis mer:

• Avdeling: Obligatorisk, kan endres men ikke fjernes.

• Seksjon: Kan endres.

• Post: Kan endres. Når omsorgsnivå er "Heldøgn" eller "Dagbehandling" og oppmøtetiden settes til et fast tidspunkt blir denne obligatorisk.

• Lokalisering: Kan endres. Dersom du bestiller en time med Prosedyretype satt opp for endring på web blir lokalisering obligatorisk på tilhørende kontakt.

• Ressurstype: Ikke obligatorisk.

• Behandler: Ikke obligatorisk.

• Omsorgsnivå: Obligatorisk, kan endres men ikke fjernes.

• Hastegrad: Obligatorisk, kan endres men ikke fjernes.

• Kontakttype: Avhenger av omsorgsnivå og om det er operasjoner tilknyttet kontakten, obligatorisk.

• Frikode: Vises kun for polikliniske kontakter. Ikke obligatorisk, men dersom enkelte verdier velges dukker det obligatoriske feltet Fakturamottaker opp. Les mer om frikoder med organisasjonssøk

• Fakturamottaker: Vises kun dersom du har satt spesifikke koder i feltet Frikode. Obligatorisk.

• Fagområde: Obligatorisk, filtreres ut fra kodeverket mtp. avdeling (dette kan settes med FAGOMRAADEID=0 og velge Avdeling, eller ved å sette FAGOMRAADEID=AvdelingsID)

• Diagnosegruppe: Ikke obligatorisk.

• Tentativ diagnose: Ikke obligatorisk.

• Prosjektkode: Ikke obligatorisk.

• Prioritet: Ikke obligatorisk.

• Kontaktårsak: Kopieres fra henvisningsårsak. Denne kan redigeres, men kan ikke stå blank (maks 4000 tegn).

• Lokal anestesi: Avkryssingsboks. Ikke obligatorisk.

I tillegg kan du avlyse kontakten ved å klikke på Avlys, se mer om hvordan du avlyser en kontakt fra arbeidsflaten i Avslutt kontakt.

Feltoppsett kan sette de aller fleste feltene til obligatoriske, slik at dersom sykehuset du jobber på har et slik oppsett kan flere enn de som er nevnt her være obligatoriske felter.

Merk at videokonsultasjon forutsetter lisens på "videokonsultasjon mellom behandler og pasient".

I den neste delen, «Oppmøte», vises:

• Oppmøtetid: Her er det flere valg, se regler for hva du kan endre i Oppmøtetid.

• Oppmøtekommentar: Kan endres (maks 4000 tegn). Ikke obligatorisk.

• Avkryssingsboks for Pasientpåminning, Kan koordineres og Kort varsel. Ikke obligatorisk.

• Kommende oppmøter: Dersom pasienten har oppmøter frem i tid (se Kommende oppmøter)

I den siste delen, "Time", vises:

• Dato og klokkeslett timen er satt opp samt varighet

• Beskrivelse: Obligatorisk, kan endres men ikke fjernes.

• Info til pasient: Ikke obligatorisk.

• Prosedyretype: Ikke obligatorisk.

• Ressurser: Obligatorisk, kan endres men ikke fjernes.

• Starttid: Obligatorisk, kan endres med ikke fjernes.

• Varighet: Obligatorisk, kan endres men ikke fjernes.

Operasjonstimer viser dato og klokkeslett operasjonen er satt opp samt varighet i tillegg til feltene Operasjonstype, Planleggingskommentar, Info til pasient og Hovedressurs som hentes fra operasjonslisten. Disse feltene kan ikke endres i Planlagt kontakt arbeidsflaten.

Merk at dersom ingen time er lagt til på kontakten vil du kun se "Ingen timer funnet".

Dersom obligatoriske felter ikke er fylt ut vil Lagre & lukk være deaktivert slik at du ikke får lagret.

Ved omsorgsnivåene som er «innleggelse» settes kontakttypen automatisk til den som er mulig.

Lokalisering filtreres basert på hva som er valgt i Omsorgsnivå; listen over lokaliseringer vil vise de som ikke har satt noe omsorgsnivå samt de som har samme omsorgsnivå («Poliklinisk omsorg» eller «Vanlig innleggelse» i Admin). Det gjøres en sjekk ved endring i Omsorgsnivå mot feltet Lokalisering, dersom omsorgsnivået endres til en verdi som ikke stemmer over ens med lokaliseringen, så vil feltet Lokalisering nulles ut.

Listen over lokaliseringer filtreres også etter hvilken Post som er satt ut i fra samme arbeidssted. Dersom en lokalisering er satt og en post med et annet arbeidssted velges, fjernes lokaliseringen som er satt.

Avdeling filtreres også basert på hva som er valgt i Omsorgsnivå; listen over avdelinger vil vise de som er satt opp til å være aktive for det omsorgsnivået som er valgt (En avdeling kan være satt opp for både polikliniske og inneliggende kontakter). Det gjøres en sjekk ved endring i Omsorgsnivå mot feltet Avdeling, dersom omsorgsnivået endres til en verdi som ikke stemmer over ens med avdelingen, så vil feltet Avdeling nulles ut.

Hvis et av valgene for oppmøte velges, vises en datovelger. Denne får fokus og kan endres til ønsket tentativ dato/måned. Ved fast oppmøte settes i tillegg klokkeslett. Om du setter tentativ dato til en dato tidligere enn i dag, tentativ måned tidligere enn inneværende måned eller fast tid tidligere enn nå-tidspunktet vises en varsel om dette øverst i arbeidsflata. Det er i tillegg validering på fast oppmøtetid, den kan ikke settes/endres til et tidspunkt som er etter starttiden til aktivitetene/operasjonene som er knyttet til oppmøtet. Da vil Lagre & lukk deaktiveres og du får et varsel på oppmøtetid-feltet.

Dersom en av organisasjonsenhetene avdeling, seksjon, post eller lokalisering ikke lenger er gyldige, vil du se et varsel øverst i flaten.

Det er validering på fast oppmøtetid:

• Dersom du setter denne til et senere tidspunkt enn (den tidligste) timen/operasjonen vil du ikke ha mulighet til å lagre. Det er alltid mulig å sette oppmøtetiden tidligere enn det den allerede er satt til.

• Dersom kontakttypen er Uavklart vil du få et varsel og Lagre & lukk blir deaktivert. Du må da endre kontakttype til noe annet for å få lagret.

Knappen Planlegg time lagrer eventuelle endringer, lukker arbeidsflata og navigerer til Planlegging med denne kontakten (nyttig når du har åpnet denne kontakten fra f.eks. Henvisningssiden og ønsker å gå videre til å bestille time). Knappen er deaktivert dersom obligatoriske felter ikke er fylt ut, samt på avlyste/avsluttede kontakter (med unntak av innlagte pasienter og polikliniske pasienter som ikke er gjort opp).

Til venstre for avbryt knappen er det mulig å åpne endringsloggen. Den viser endringsloggen for den planlagte kontakten. Om den er tilgjengelig eller ikke, er avhengig om du har tilgang til funksjonselementet Arena Vis endringslogg. Her finner du også en knapp som navigerer deg til Henvisning og viser henvisningen kontakten er tilknyttet.

Opprette ny kontakt

Dersom du har behov for å opprette et nytt oppmøte for pasienten, f.eks. i forbindelse med bestilling av kontrolltimer, eller ved opprydding av ø-hjelp, er det en knapp Ny kontakt tilgjengelig øverst i Kontaktinfoflata til venstre i Planlegging.

Når du klikker på knappen åpnes Planlagt kontakt i arbeidsflata.

Følgende felt kopieres fra henvisningen:

• Avdeling

• Henvisningsårsaken (kopieres til kontaktårsaken)

• Fagområde

Hastegrad settes til «Planlagt, eller venting over 24 timer», og omsorgsnivå settes til "poliklinisk omsorg".

Alle felter er redigerbare, følgende er obligatoriske (markeres med en vertikal strek og en * når de ikke er fylt ut):

• Avdeling

• Omsorgsnivå

• Hastegrad

• Kontakttype

• Kontaktårsak

• Fagområde

• Oppmøtetid (du må velge ingen, tentativ eller fast oppmøtetid)

Andre felter kan også være satt som obligatoriske i feltoppsettet, disse vil også hindre lagring om de ikke fylles inn. Felter som er satt som anbefalte i feltoppsett vil ikke hindre lagring om de ikke fylles ut, men disse markeres med et eget symbol. Les mer i kapitlet om Arena Feltoppsett.

Lagre & lukk er deaktivert dersom et av de obligatoriske feltene er blanke.

Det kan settes krav til at en kontakt må være tilknyttet noen aktiviteter (operasjoner, timer) før du får lov til å sette fast oppmøte. Dette er oppsettparameter Timebok - Krev time for fast oppmøtetid på kontakt, og det vil kun gjelde polikliniske kontakter.

Kontakten som lagres knyttes til samme henvisning som du har aktiv i Kontaktinfoflata til venstre. Når du trykker på Lagre & lukk, vil kontakten som ble opprettet settes til aktiv i Planlegging i Arena. Du kan også bestille time på direkte på den nye kontakten i arbeidsflaten ved å dobbeltklikke i timeboken eller via menyvalget "Bestill time på valgt kontakt" i kontekstmenyen.

Dersom du har åpnet denne kontakten fra f.eks. Henvisningssiden og ønsker å gå videre til bestilling av time vil knappen Planlegg time lagre, lukke arbeidsflaten og navigere til Planlegging med denne kontakten aktiv. Dersom du allerede befinner deg i planlegging, vil knappen gjøre det samme som Lagre & lukk. Dersom du trykker knappen Planlegg time, vil valgt oppmøtetid bestemme hvordan navigeringen utarter seg. Hvis tentativ måned er valgt, vil du komme inn i månedsvisning med valgt måned. Hvis fast tid eller tentativ dato er valgt, vil du komme inn i dagsvisning med valgt dato. Hvis ingen dato er valgt, vil navigeringen ikke hensynta verken dato eller visning av timebøker, evt. benytte den som allerede er åpen. Dersom kontakten har satt tentativ måned eller dato men du ønsker likevel å gå til en forhåndsvalgt dato i Planleggingssiden kan du la arbeidsflaten forbli åpen, klikke på Planleggingssiden og dobbeltklikke direkte i timeboken for å legge til time på kontakten.

Knappen Planlegg time er deaktivert dersom obligatoriske felter ikke er fylt ut, samt på avlyste/avsluttede kontakter (med unntak av innlagte pasienter og polikliniske pasienter som ikke er gjort opp).

Dersom kontakten du har opprettet tilhører en henvisningsperiode som er avsluttet må du i arbeidsflata Planlagt kontakt aktivt bekrefte at du ønsker å gjenåpne henvisningsperioden.

gjenapnehenvisning

Dersom du ikke har tilgang til å opprette nye kontakter vil knappen også være deaktivert og hintteksten til knappen vil informere om årsaken.

Avslutte kontakt

En kontakt kan avsluttes ved å klikke på Avlys nederst i kontaktdelen i arbeidsflaten Planlagt kontakt, ved å velge Avlys kontakt fra kontekstmeny i timebok i pasientnavigator eller ved å velge Avlys kontakt i kontekstmeny på timen i timeboken. Det vil åpnes fire nye felt i arbeidsflaten under kontaktdelen. I «Avsluttårsak» velger du riktig kode for hvorfor kontakten avsluttes. Tilleggsinformasjon kan skrives inn i «Merknad til avslutning». Du kan også velge en kode for utsettelsesårsak. Avsluttdato vil i utgangspunktet stå til dagens dato, men denne kan også endres til en dato tilbake i tid. Kodene, avsluttmerknaden og avsluttdato kan endres senere på kontakter som er avlyst. Du gjør det ved å åpne kontaktflaten for den avlyste kontakten og trykke på knappen "Rediger". Feltene blir da aktive for redigering.

Dersom du redigerer på den siste åpne kontakten på en åpen henvisning og du merker av avkryssingsboksen «Avslutt kontakt» vil du få en melding i flaten om at du avslutter den siste kontakten på henvisningen.

Avslutt kontakt med varsel

Det er ikke mulig å sette koden «Ordinært avsluttet» som avsluttårsak. Denne koden angir at pasienten er ankomstregistrert (dette kan du gjøre fra Oppmøtelista, timeboken eller Min timebok). Dersom du redigerer en kontakt der pasienten er ankomstregistrert vil feltet «Avsluttårsak» være utfylt, og ikke mulig å endre.

Du må ta stilling til om pasienten skal ha en videre plan på sykehuset. Dersom dette ikke er den siste kontakten som er planlagt kan du velge mellom å bare avslutte kontakten eller å avslutte kontakten og opprette en ny kontakt på ventelista. Dersom dette er den siste kontakten som er planlagt må du enten avslutte og opprette en ny på ventelista eller avslutte kontakten og samtidig avslutte henvisningsperioden.

• Sett på venteliste Avslutter kontakten og oppretter en kopi på ventelista

• Avslutt kun denne kontakten Avslutter kontakten

• Pasienten er ferdigbehandlet Avslutter kontakten og henvisningsperioden. Sluttidspunktet settes til nåtidspunktet eller lik siste oppmøte på dagens dato.

Dersom fast oppmøtetid ikke er satt og det ikke er den siste planlagte kontakten som avsluttes, så settes valget Avslutt kun denne kontakten som default.

Når du velger Sett på venteliste må du velge om den nye kontakten skal ha tentativ måned eller tentativ dato, samt at du får mulighet til å krysse av for at dette ikke er avklart (kontakttype blir satt til Uavklart, og det kan filtreres på denne kontakttypen i ventelista).

ViderePlanSettPaVenteliste

Når du lagrer vil den aktive kontakten bli satt til avsluttet med årsaken(e) du valgte (ev. merknaden du skrev inn). Deretter opprettes det en ny kontakt der alle feltene unntatt avkrysningsboksen "Lokal anestesi" og Oppmøtetid kopieres fra den aktive kontakten (kontakttype settes til uavklart dersom dette ble valgt). Arbeidsflata lukker seg, og kontaktinfoflata viser oppdatert informasjon.

Når du avslutter en kontakt og samtidig oppretter en ny på ventelista vil den nye kontakten bli koblet til den forrige, og data kan f.eks. vises på den nye kontakten i pasientlister der Utsatt-kolonna er lagt til. Når en kontakt avsluttes og det opprettes en ny Uavklart på ventelista, vil kontakttype oppdateres automatisk på en senere bestilling ved hjelp av denne koblingen.

Gjenåpne en avsluttet kontakt

En kontakt som har blitt avsluttet via avkrysningsboksen «Avslutt kontakt» i arbeidsflaten kan gjenåpnes ved å åpne den avsluttede kontakten i arbeidsflaten og klikke på knappen Gjenåpne.

gjenapnekontakt

Når du har klikket på Gjenåpne får du opp en dialogmelding der du kan bekrefte eller avbryte handlingen. Hvis kontakten har vært utsatt til en annen åpen kontakt, vil du bli gjort oppmerksom på det i dialogmeldingen. Når en utsatt kontakt blir gjenåpnet, vil den bli slettet fra utsettelseshistorikken, samt at eventuelle andre kontakter som er blitt utsatt fra den gjenåpne kontakten, vil få sin utsettelseshistorie korrigert deretter. Dersom henvisningsperioden også er avsluttet vil det stå i dialogmeldingen, og den vil gjenåpnes sammen med kontakten.

Dersom det har gått mer enn 30 dager siden kontakten ble avsluttet er det ikke lenger mulig å gjenåpne, og knappen vil være deaktivert med hinttekst.

Håndtering av uavklarte kontakter

Det er flere sammenhenger at det kan bli opprettet planlagte kontakter med kontakttypen ‘uavklart’. Disse kan avsluttes med koden «Rydding av uavklart kontakt» dersom du ser at det ikke er behov for kontakten. For eksempel i tilfeller der det viser seg at pasienten har tilstrekkelig oppfølging videre uten denne kontakten.

Redigere kontakt tilhørende gruppebehandling

Fra kontaktinfo til venstre i Planlegging, samt fra Gruppebehandlingssiden og fra Henvisningssiden kan du nå klikke på "Åpne kontakt" for å redigere en kontakt tilhørende gruppebehandling. Du får da opp en egen flate der du kan redigere på begrensede deler av kontakten.

kontaktredigergruppebehandling

Til venstre for avbryt knappen er det mulig å åpne endringsloggen. Den viser endringsloggen for den planlagte kontakten. Om den er tilgjengelig eller ikke, er avhengig om du har tilgang til funksjonselementet Arena Vis endringslogg.

Nederst kan du klikke i avkrysningsboksen Avslutt kontakten for å avlyse kontakten. Du må da sette avsluttkode og du kan velge å sette opp en kontakt på ventelista (Videre plan). På avlyste kontakter (ikke ordinært avsluttede) kan du også redigere eller velge å gjenåpne kontakten.

For å endre andre deler av gruppebehandlinga må du åpne siden Gruppebehandling.

Mine timeavtaler

Mine timeavtaler er en løsning som gjør at pasient kan se sine timeavtaler med helsesektoren på Helsenorge, samt bli informert via Helsenorge om nye og endrede timeavtaler. Pasienten kan bekrefte timeavtaler og sykehuset vil i større grad kunne følge opp timeavtaler som ikke er bekreftet og dermed redusere mengden ikke-møtt. Denne løsningen gjelder for ordinære timer, seriebestilling og gruppebehandling. Det forutsettes at lisens for Mine timeavtaler er aktiv.

I følgende tilfeller sendes ikke timeavtaler til Helsenorge:

• Dersom pasienten ikke er digitalt aktiv.

• Når du lagrer og lukker en timeavtale, eller bare skriver ut brev uten å godkjenne det.

• Dersom pasienten er mellom 12 og 16 år ved oppmøtetidspunkt.

• Dersom kontakttypen på den planlagte kontakten er Indirekte pasientkontakt.

Visning av Sendt og Bekreftet i arbeidsflaten

Når du har satt opp time og godkjenner innkallingsbrev blir timeavtalen sendt til Helsenorge og det vil stå "Sendt til Helsenorge" i arbeidsflaten Planlagt kontakt i kontaktdelen. I tooltip ser du i tillegg dato og klokkeslett for når det ble sendt.

Pasient kan nå se timeavtalen på Helsenorge og bekrefte oppmøtet hvis de ønsker det. Dersom pasienten har bekreftet oppmøtet vil det stå "Pasienten har bekreftet oppmøte" i arbeidsflaten Planlagt kontakt i oppmøtedelen. I tooltip ser du dato og klokkeslett for når timen ble bekreftet og hvem som har bekreftet. Det er også mulig å bekrefte oppmøte på vegne av pasienten, se mer i Kolonneutvalg Planlagte kontakter - Helsenorge

Visning av timeavtale som er sendt til Helsenorge og bekreftet av pasient

Endring, flytting og kansellering av timeavtaler

Når du gjør relevante endringer på en timeavtale uten å endre oppmøtedato og lagrer endringene vil det sendes en oppdatering til Helsenorge dersom timeavtalen har blitt sendt tidligere. Tooltip på "Send til Helsenorge" i arbeidsflaten vil oppdateres med tidspunktet for når endringen ble ble lagret. Med relevante endringer menes følgende:

• Endring på organisatoriske enheter

• Endring på oppmøtetid

• Endring på omsorgsnivå

• Endring på kontakttype

• Endring på ressurs, starttid, varighet og eventuelt prosedyretype tilhørende time knyttet til kontakten

Dersom timeavtalen flyttes ved at du endrer på oppmøtedato, lagrer endringen og oppgir årsak til timeavtalen er flyttet i feltene "Avsluttårsak" og eventuelt "Utsettelsesårsak" vil den opprinnelige timen på Helsenorge avlyses dersom den har vært sendt tidligere. Den nye timeavtalen vil bli sendt til Helsenorge når nytt innkallingsbrev godkjennes.

Når du avlyser en timeavtale og har oppgitt årsak i feltene "Avsluttårsak" og eventuelt "Utsettelsesårsak" vil timeavtalen avlyses på samme måte som ved flytting.

Seriebestilling og gruppebehandling

Når du har opprettet seriebestilling eller gruppebehandling og godkjent innkallingsbrev for en av timeavtalene som inngår i serien eller gruppen, vil alle planlagte kontakter i serien eller gruppen sendes til Helsenorge. Alle kontakter som inngår i seriebestillingen vil vise "Sendt til Helsenorge" i arbeidsflaten Planlagt kontakt.

Dersom du legger til flere oppmøter i gruppebehandling må det godkjennes et nytt innkallingsbrev for at de nye kontaktene skal sendes til Helsenorge.

Kolonneutvalg Planlagte kontakter - Helsenorge

Kolonneutvalget Planlagte kontakter - Helsenorge viser informasjon om timeavtalen er sendt til Helsenorge og om oppmøtet har blitt bekreftet og består av kolonnene Bekreftet og Helsenorge. Når en timeavtale er sendt vil kolonnen Helsenorge vise "Sendt", og tooltip viser dato og klokkeslett for når det ble sendt. Dersom timeavtalen ikke er sendt til Helsenorge er kolonnen tom. Timeavtaler som har bekreftet oppmøte vises i kolonnen Bekreftet som "Ja", tooltip viser dato og klokkeslett for når det ble bekreftet. Dersom timeavtalen ikke er bekreftet er kolonnen tom.

Du kan bekrefte på vegne av pasienten ved å klikke i kolonnen og velge Bekreft. Dersom timeavtalen er bekreftet av noen andre enn pasienten kan du også avkrefte men om pasienten har bekreftet selv er det ikke mulig å avkrefte.

Kolonner satt opp i Oppmøtelisten som viser at timeavtalen er sendt til Helsenorge og bekreftet av pasient

Disse kolonnene er tilgjengelig selv om lisens for Mine timeavtaler ikke er aktiv, men vil i så fall ikke vise noe innhold.

Månedsvisning

For å få en oversikt over en hel måned av gangen, kan du i rullegardinmenyen «Kalendervisning» oppe til høyre i verktøymenyen velge «Måned». I denne visningen får du tilgang til å se timebøkene for en måned av gangen, der kapasitet og avvik antydes. Ressursgrupper fungerer likt som i dags-, arbeidsukes- og ukesvisning.

Ved å peke på dagene per ressurs får du opp en hinttekst der du kan se mer informasjon om den aktuelle dagen på den aktuelle ressursen. Du får listet opp ledige tidsrom samt ev. avvik.

Dersom du ønsker å gjøre endringer eller se mer detaljer på en dag, kan du navigere til dagsvisning ved å dobbeltklikke på dagen/ressursen i denne visningen. Den valgte ressursen vil få fokus i dagsvisning.

Du kan sette tastaturfokus inne i månedsvisningen ved å bruke snarvei Ctrl+T. Det er støtte for bruk av piltaster for å navigere mellom ressurser og mellom dager. Du kan også benytte Enter for å navigere til den merkede dagen i dagsvisning.

Månedsvisning

Kapasitet

Månedsvisning viser opptatt kapasitet pr dag for hver ressurs. Kapasiteten beregnes ut fra timedefinisjonene og bookingene som er gjort på disse. Dager der det er satt opp timedefinisjoner vises med bokser med lys grå bakgrunn, og brukt kapasitet vises ved å endre bakgrunnsfargen til mørk grå for den aktuelle dagen. Helt mørk grå bakgrunn betyr at det ikke er mer ledig tid på aktuell ressurs for den datoen. I hintteksten vises det hvilke tidspunkter som eventuelt er ledig og kan bookes på.

Avvik

Månedsvisning viser varsel for bookinger som ikke er optimale eller som kan medføre at aktuell ressurs ikke er tilgjengelig når pasienten møter til time.

Du vil se varsler i månedsvisningen med et utropstegn på rød bakgrunn på datoen de gjelder. Hintteksten på aktuell dag vil angi hva varslene gjelder for og de aktuelle tidsrommene. Når du har redigert bookingene eller timedefinisjonene som gir varsel, vil varsel forsvinne. Varsler på timer som starter før midnatt og slutter etter vises kun på den dagen timen starter på.

Timebok ikke satt opp Det vises varsel for bookinger på ressurser som ikke har timedefinisjon for hele eller deler av bookingen.

Pasienttimer uten behandler På personressurser vil det vises varsel for bookinger på helt sperrede timedefinisjoner (fravær). Fjernes en timedefinisjon eller endres til en helt sperret timedefinisjon på en allerede booket time, vil dette gi varsel for bookingene som er berørt.

I hintteksten vises disse under "Pasienttimer uten behandler".

manedsvisningmanglerbehandler

Timer på sperringer På ressurser som ikke er personressurser (stuer, utstyr, etc.) vil det også vises varsel for bookinger på helt sperrede timedefinisjoner. Fjernes en timedefinisjon eller endres til en helt sperret timedefinisjon på en allerede booket time, vil dette gi varsel for bookingene som er berørt. I hintteksten vises disse under "Timer på sperringer".

Dobbeltbookinger Dersom dobbeltbooking ikke er tillatt vil det bli generert varsel dersom 2 eller flere bookinger overlapper hverandre innenfor en timedefinisjon. Dersom dobbeltbooking er tillatt vil det genereres varsel dersom antall bookede timer overstiger tillatt antall. Det genereres ikke varsler for dobbeltbookinger utenfor timedefinisjon siden disse blir generert varsel for som beskrevet i forrige avsnitt.

I hintteksten kan du se hvilke(t) tidspunkt det er gjort dobbeltbookinger på

manedsvisningdobbeltbooking

På timedefinisjoner er det mulig å angi om det tillates dobbeltbookinger og i så fall antall tilleggstimer. Dette kan du sette opp i Arena Timebok

Bytt ressurs (flytt timer)

Dette er dialogen som lar deg flytte timer fra en ressurs til en annen.

byttressurs

Bruksområder er flytting av timer når for eksempel en ressurs er syk/borte, avvikling av vikarer eller andre årsaker. Etter at du har lagt inn hvilken ressurs du ønsker å flytte fra, og hvilken du vil flytte til, har du 3 valg av perioder. Den er forhåndsvalgt for Dagens timer som er hele dagen i dag, fra midnatt til midnatt. Neste periode er Fremtidige timer. Typisk brukstilfelle er at en vikar har sluttet, der man ønsker å flytte alle timer som er oppført på vedkommende. Hvis dagen i dag ikke er tilstrekkelig som starttidspunkt, kan du også endre når perioden skal starte. Til slutt, hvis ingen av de 2 første valgene treffer behovet, kan du selv sette et fra- og til-tidspunkt i det siste valget Angi periode.

I feltet "Fra ressurs" kan du søke opp ressurser som er blitt deaktivert, det kan du ikke gjøre i "Til ressurs" feltet.

Når du har valgt ressurser og periode, kan du trykke Hent antall timer. Dette vil opplyse deg om antall timer som kommer til å bli flyttet, antall operasjon- og gruppetimer som ikke blir flyttet. Når du har sett tallene og ser at de er som forventet ut fra valgt periode, kan du trykke Flytt timer og timene vil bli flyttet. Merk at flyttingen hensyntar verken sperringer eller dobbeltbookinger.

Dialogen fra funksjonssøket (F3) og krever tilgang til funksjonselementet 'Arena planlegging - bytt ressurs'.

Timebokadmin

Det er en egen side Timebokadmin for å redigere på knytning mellom timedefinisjoner og prosedyretype. Du kan her knytte sammen ressurs/beskrivelsen med prosedyretype og ev. lokalisering. Disse dataene vil prosesseres periodisk i Message Broker og sette opp Prosedyretyper/Lokalisering på timedefinisjonene.

Dette understøtter bruk av GAT, sammen med oppsett for Arena Timeboktjenester. DIPS GAT Connector importerer timedefinisjonene fra GAT inn i DIPS databasen, og det blir en eller flere timedefinisjoner per dag per ressurs. I Timebokadmin kan du koble ressurs/beskrivelse og sette opp hvilke prosedyretyper og hvilken lokalisering de skal få.

Når du åpner siden søker du opp ressursen du vil redigere. Da vises alle unike Timedefinisjonsbeskrivelser tilknyttet denne ressursen (ikke sperringer). Når du velger en av timedefinisjonene vises en liste over alle gyldige Prosedyretyper i kolonnen Prosedyretyper og du kan flytte disse over til kolonnen Prosedyrer som er koblet. Du kan også velge en lokalisering som denne Timedefinisjonsbeskrivelsen skal knyttes til. Lagring skjer for hver endring du gjør, slik at det er ikke noe manuelt du må klikke på for å lagre.

Merk at også timedefinisjoner som er laget manuelt på ressursen også vil vises i listen, og at endringer på disse også vil ha effekt når Message Broker prosesserer dataene.

Pasientlister

Inntaksplanlegging inkluderer noen pasientlisteutvalg og noen kolonneutvalg. Disse beskrives i dette kapitlet. For generell informasjon om pasientlistefunksjonalitet se Pasientlister.

Venteliste (Inntaksplanlegging)

Pasientutvalget Inntaksplanlegging tilsvarer "Vis Venteliste, Venteliste" i Classic, men vil kun vise pasienter som er satt opp på lokaliseringene du har tilgang til. I tillegg filtreres pasienter som ikke er i bruk bort. Lista i Arena vil derfor vise færre rader enn den tilsvarende lista i Classic.

Bruk av Venteliste

Ventelista er en del av siden Planlegging, og viser pasienter som venter på time eller innleggelse, det vil si at de har en kontakt på den valgte avdelingen og oppmøtetid "ingen dato", "tentativ måned" eller "tentativ dato" (ikke fast oppmøte).

Pasientlisteutvalget har data for_pasientid_ og kontaktid, men inneholder også henvisningsid og henvisningsperiode slik at kolonner som baserer seg på Henvisning kan legges til denne lista.

Velg riktig avdeling og eventuelt seksjon(er), post(er), lokalisering(er) og/eller datoutvalg på toppen av ventelisten. Når du så trykker på knappen Oppdater vil ventelisten laste kontakter som stemmer med disse verdiene, og teksten på knappen vil endres til å vise klokkeslettet sist gang knappen ble aktivert.

Ved oppstart av pasientlisten inntaksplanlegging vil kontaktene lastes først når brukeren trykker på oppdater knappen en gang.

Når du dobbeltklikker på en rad i ventelisten vil pasienten aktiveres.

I hver rad av ventelisten er det en meny. Du kan bruke denne for å navigere videre med den aktuelle kontakten/henvisningen. Hver av disse har egne hurtigtaster (angitt i parentes) for mer effektiv bruk. Disse hurtigtastene fungere kun i ventelisten, og vil ikke være tilgjengelig når ventelisten åpnes som en ren pasientliste (utenom planlegging).

• Bestill time, der den tentative dagen eller måneden er oppført i parentes. Dette valget vil ta deg til timeboken og velge dato fra kontaktens tentative dato eller måned (Ctrl+G). Avhengig om dette er en dato eller en måned, vil timebokens visning settes til enten dagsvisning eller månedsvisning. Foreligger det ingen tentativ, vil det bli oppført "ingen dato" i parantesen, og siste visning vil bli beholdt.

• Bestill time (bruk dato i timebok). Dette valget vil ta deg til timeboken og beholde datoen som du har valgt i timeboken (Ctrl+I).

• Rediger kontakt. Dette valget vil ta deg til "Rediger kontakt" flaten (Ctrl+R).

• Gå til henvisning. Dette valget vil ta deg til henvisningen kontakten er knyttet til (Ctrl+B).

Faste filtre

På toppen av ventelisten er det flere faste filtre for uthenting av data på ventelisten. Her kan bruker begrense størrelsen på den ventelisten som lastes inn.

Avdeling må alltid velges. I Post vises alle poster som er relatert til valgt avdeling uavhengig om brukerrolen har tilgang til posten eller ikke. I Seksjon og lokalisering vises kun de seksjoner/lokasjoner som er relatert til valgt Avdeling, og som brukerrollen har tilgang til.

De valgene du gjør på disse feltene lagres på brukerrollen (når du logger av), slik at du får dem opp neste gang du logger på med samme brukerrolle.

Det er mulig å velge flere poster, seksjoner og lokaliseringer. Dersom du ikke har gjort noen valg vil det stå «Alle» i feltene, velger du én bestemt post/seksjon/lokalisering vil dette framgå av feltet, mens om du velger flere vil det stå «Flere» i feltet (om du peker med mus her listes de som er valgt i verktøytips).

Datoutvalg gir følgende valg (og tilvalg):

• Vis alle (dette valget filtrerer ikke bort noen pasienter)

• Vis alle for valgt måned (Måned + år)

• Vis alle til og med valgt måned (Måned + år)

• Vis alle som mangler dato

Dersom du velger «Vis alle for valgt måned» vil det i ventelista dukke opp:

• Pasienter der tentativ måned på kontakten er satt til måneden/året som er valgt.

• Pasienter der tentativ dato på kontakten er i samme måneden/året som er valgt.

• Pasienter med rett til nødvendig helsehjelp der frist ikke er innfridd (ventetid slutt ikke er satt) og frist for start helsehjelp er i samme måneden/året som er valgt.

Dersom du velger «Vis alle til og med valgt måned» vil alle pasienter med frist/tentativ oppmøte fram til og med den valgte måneden hentes ut.

Dersom du velger «Vis alle som mangler dato» hentes følgende ut:

• Pasienter uten rett til nødvendig helsehjelp der tentativ dato eller måned ikke er satt på planlagt kontakt.

• Pasienter med rett til nødvendig helsehjelp der fristen er innfridd (ventetid slutt er fylt ut) men tentativ dato eller måned ikke er satt på ny planlagt kontakt.

Valgene du gjør i Datoutvalg lagres ikke i brukerkonfigurasjonen.

Datoutvalg vil ta ut kontakter der enten tentativ oppmøtetid og/eller fristdato vil falle inn under søket, men resultatet vil også påvirkes av om Ventetid slutt er satt. Tabellen viser kombinasjonene som er resultatet ved de forskjellige valgene på månedsvalg eller «mangler dato».

Frist rett til helsehjelp	Tentativ oppmøtetid	Ventetid slutt	Vises ved valg
Satt	Satt	Satt	For/tom. måned/år
Satt	Satt	-	For/tom. måned/år
Satt	-	-	For/tom. måned/år
-	Satt	Satt	For/tom. måned/år
-	Satt	-	For/tom. måned/år
Satt	-	Satt	Mangler dato

Tabell: Hva som kommer ut i Datoutvalg {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}

Kolonner

Navn på kolonnen	Beskrivelse	Gjenbrukes fra	Visning i celle
Administrativ merknad	Administrativ merknad fra den tilknyttede henvisningen	Henvisning	Tekst
Alder	Pasientens alder	Pasientinformasjon	Tekst
Ansiennitetsdato	Ansiennitetsdato for henvisningsperioden	Henvisning	Dato
Antall dager til frist	Antall dager som gjenstår før utløp av frist for rett til helsehjelp. Dersom frist er overskredet står dager med et minustegn (-) foran. Vises ikke når Ventetid slutt = Ja/Ventetid sluttdato er satt.	Henvisning	Antall dager (positiv eller negativ verdi)
Behandler	Behandler satt på kontakt (Rekvirentnavn)	Rekvirent	Tekst
Bydel	Bydel til pasienten	Pasientinformasjon	Navn på bydel
Diagnosegruppe	Diagnosegruppe satt på kontakten	Kontakt	Kodeverksverdi
Etternavn	Pasientens etternavn	Pasientinformasjon	Tekst
Fagområde	Fagområde for kontakten	Kontakt	Kodeverksverdi
Fornavn	Pasientens fornavn	Pasientinformasjon	Tekst
Frist for start helsehjelp	Frist som er satt for start helsehjelp for pasienten	Henvisning	Dato
Fristbrudd	Dersom dato for frist for starthelsehjelp er overskredet vises dette som fristbrudd.	Henvisning	Ja eller blank
Fødselsdato	Pasientens fødselsdato	Pasientinformasjon	Dato
Fødselsnummer	Pasientens fødselsnummer	Pasientinformasjon	11 siffer
Hastegrad	Hastegraden som er angitt på kontakten	Kontakt	Kodeverksverdi
Henvisers hastegrad	Hastegraden som er angitt av henviser	Henvisning	Kodeverksverdi
Kjønn	Pasientens kjønn	Pasientinformasjon	Tekst
Kjønn (ikon)	Pasientens kjønn representert med ikon	Pasientinformasjon	Ikon
Kommune	Pasientens bostedskommune	Pasientinformasjon	Navn på kommune
Kontakttype	Hva slags type oppmøte dette er	Kontakt	Kodeverksverdi
Kontaktårsak	Årsaken som er oppgitt	Kontakt	De to første linjene av teksten. Når du peker på feltet vises hele teksten.
Kontroll	Ja hvis kontakttype er kontroll, nei hvis ikke	Kontakt	Ja/Nei
Kort varsel	Ja hvis pasient kan komme på kort varsel, nei hvis ikke	Kontakt	Ja/Nei
Lokal anestesi	Ja hvis Lokal anestesi er satt til true, Nei hvis ikke	Kontakt	Ja/Nei
Lokalisering	Lokalisering som er angitt	Kontakt	Langtnavn
Meny	Åpner kontekstmeny, se mer informasjon i 'bruk av venteliste'.		Ikon
Mottatt dato	Dato for mottak av henvisning	Henvisning	Dato
Navn	Pasientens fulle navn, fornavn og etternavn	Pasientinformasjon	Tekst
Omsorgsnivå	Omsorgsnivå som er angitt	Kontakt	Kodeverksverdi
Oppmøtekommentar	Kommentaren som står under Oppmøte	Kontakt	De to første linjene av teksten. Når du peker på feltet vises hele teksten.
Oppmøtetid	Tentativ oppmøtetid (måned eller dato), blank hvis ingen dato satt	Kontakt	Dato (med ?? på dag dersom tentativ måned)
Pasient med fødselsdato	Dette er en samlekolonne som viser pasientens navn, fødselsdato, alder og kjønn.	Pasientinformasjon	Samlekolonne
Pasient med fødselsnummer	Dette er en samlekolonne som viser pasientens navn, fødselsnummer, alder og kjønn.	Pasientinformasjon	Samlekolonne
PersonId	Intern personid	Pasientinformasjon	Tall
Post	Post som er angitt	Kontakt	Langtnavn
Postnummer	Pasientens postnummer	Pasientinformasjon	Siffer
Poststed	Pasientens poststed	Pasientinformasjon	Navn på sted
Prioritet	Prioriteten som er angitt	Kontakt	Kodeverksverdi
Prosjekt	Prosjekt som er angitt på kontakten	Kontakt	Kodeverksverdi
Ressurstype	Ressurstypen som er angitt på kontakten	Kontakt	Kodeverk
Rett til helsehjelp	Ja hvis pasienten har rett til helsehjelp, nei hvis ikke	Henvisning	Ja/Nei
Seksjon	Seksjonen som er angitt	Kontakt	Langtnavn
Tentativ	Ja hvis det er satt tentativ måned eller tentativ dato, nei hvis ikke	Kontakt	Ja/Nei
Tentativ diagnose	Tentativ diagnose angitt på kontakten	Kontakt	Kodeverk
Tentativ diagnosekode	Tentativ diagnosekode angitt på kontakten	Kontakt	Kodeverk
Trenger tolk	Vil enten være blank eller evt Døvetolk/Språktolk	Pasientinformasjon	Kodeverk
Trenger transport	Informasjon om pasienten trenger transport eller ikke.	Henvisning	Ja/Nei
Tolkespråk	Dersom pasienten trenger språktolk vil denne kolonnen inneholde språket pasienten best kommuniserer med.	Pasientinformasjon	Kodeverk
Utsatt	Antall ganger en kontakt er utsatt. Denne er blank dersom det ikke forekommer utsettelser	Kontakt	Tall eller blank
Utsettelse	Årsak til utsettelsen (henter kun verdi dersom registrering av utsettelse er gjort i Classic)	Kontakt	Kodeverk
Ventelisteinfo	Ventelisteinfo som er oppgitt	Henvisning	De to første linjene av teksten. Når du peker på feltet vises hele teksten.
Ventetid slutt	Ja hvis ventetid sluttdato er satt på henvisnings/omsorgsperioden, nei hvis ikke	Henvisning	Ja/Nei
Ventetid sluttdato	Ventetid sluttdato for henvisnings/omsorgsperioden, blank hivs dato ikke er satt	Henvisning	Dato
Vurdert dato	Dato henvisningen ble vurdert	Henvisning	Dato
Videokonsultasjon	Informasjon om kontakten er for videokonsultasjon eller ikke	Kontakt	Ja eller blank

Eksempler på oppsett av Gruppering

Gruppering på Rettighet, Prioritet og Oppmøtetid

Gruppering per kommune + visning av antall rader

Planlagt kontakt

Pasientutvalget Planlagt kontakt inneholder informasjon fra kontakt og henvisning.

Bruk av pasientutvalget

Planlagt kontakt er et pasientutvalg som laster kontakter med fast oppmøtetid og inkluderer data for_pasientid_ og kontaktid. Pasientutvalget inneholder også henvisningsid og henvisningsperiode slik at kolonner som baserer seg på Henvisning også kan legges til denne lista.

Pasientlisten inkluderer ikke kolonner for pasientens navn, fødselsnummer osv., men ønskede kolonner for pasient inkluderes fra f.eks. kolonneutvalget Pasient.

Før du kan hente data i denne pasientlisten må du velge en avdeling. Som standard er dagens dato satt inn i Fra og Til men du kan endre dette til det intervallet du ønsker å hente kontakter for. Du kan velge datoer fram eller tilbake i tid.

Du kan velge en eller flere Seksjoner, Poster eller Lokaliseringer for å begrense antallet kontakter du får tilbake. Det du har valgt på Avdeling, Seksjon, Post og Lokalisering lagres på brukerrollen og huskes neste gang du logger på.

Kolonner

Navn på kolonnen	Beskrivelse	Visning i celle
Adm. merknad	Administrativ merknad fra kontakt	De to første linjene av teksten. Når du peker på feltet vises hele teksten.
Ans.	Ansiennitetsdato fra Henvisning	Dato
Avd.	Avdelingen som er satt på kontakten	Kortnavn
Avdeling	Avdelingen som er satt på kontakten	Langtnavn
Beskrivelse	Kontaktårsaken oppgitt på kontakt	De to første linjene av teksten. Når du peker på feltet vises hele teksten.
Diag.gruppe	Diagnosegruppen som er satt på kontakten	Verdi
Fagomr.	Fagområde som er satt på kontakten	Verdi
Hastegrad	Hastegraden som er satt på kontakten	Verdi
Kont.type	Kontakttypen som er satt på kontakten	Verdi
Kort varsel	Viser om det er krysset av for at pasienten kan komme på kort varsel	Ja/Nei
Lok. kode	Lokalisering som er satt på kontakten	Kortnavn
Lokalisering	Lokalisering som er satt på kontakten	Langtnavn
Mottatt dato	Dato henvisning ble mottatt	Dato og tidspunkt
Mottatt fra	Henvist av fra henvisning	Rekvirentkode
Omsorgsnivå	Omsorgsnivå som er satt på kontakten	Verdi
Oppmøtetid	Oppmøtetid som er satt på kontakten	Dato og tidspunkt
Post	Post som er satt på kontakten	Langtnavn
Post	Post som er satt på kontakten	Kortnavn
Prioritet	Prioritet som er satt på kontakten	Verdi
Problemstilling	Henvisningsårsak fra henvisning	De to første linjene av teksten. Når du peker på feltet vises hele teksten.
Rekv.kode	Rekvirentkoden til behandler som er lagt inn på kontakten	Rekvirentkode
Seksjon	Seksjon som er satt på kontakten	Langtnavn
Seksjon	Seksjon som er satt på kontakten	Kortnavn
Starttid periode	Startdato fra henvisning	Dato
Søkn.mott.	Viser om det er krysset av for Søknad mottatt på kontakten i Classic. Feltet kan ikke redigeres i Arena.	Ja/Nei
Utredet	Ventetid slutt fra henvisningsperioden	Dato

Planlagte kontakter

Kolonneutvalget Planlagte kontakter inneholder informasjon fra kontakt. Utvalget er nytt i Arena, men vil komplettere pasientutvalg slik at de vises likt som i Classic.

Bruk av kolonneutvalget

Planlagte kontakter er et kolonneutvalg som kan legges til lister som inneholder pasientid og kontaktid, for eksempel oppmøtelisten, ventelisten, etc.

Kolonner

Navn på kolonnen	Beskrivelse	Visning i celle
Avdeling	Avdelingen som er satt på kontakten	Langtnavn
Avdeling	Avdelingen som er satt på kontakten	Kortnavn
Avsluttet	Angir om kontakten er avsluttet	Ja/Nei
Avsluttet tid	Tidspunkt kontakten ble avsluttet	Dato og tidspunkt
Avsluttkode	Avsluttkoden som er satt når kontakten er avsluttet	Verdi
Behandler	Navnet på behandler som er lagt inn på kontakten	Fullt navn og sykehustilknytning
Diagnosegruppe	Diagnosegruppen som er satt på kontakten	Verdi
Fagområde	Fagområde som er satt på kontakten	Verdi
Hastegrad	Hastegraden som er satt på kontakten	Verdi
Kan koordineres	Viser om det er krysset av for at kontakten kan koordineres	Ja/Nei
Kontakttype	Kontakttypen som er valgt	Verdi
Kontaktårsak	Kontaktårsaken som er angitt	De to første linjene av teksten. Når du peker på feltet vises hele teksten.
Kort varsel	Viser om det er krysset av for at pasienten kan komme på kort varsel	Ja/Nei
Lokal anestesi	Viser om det er krysset av for lokal anestesi	Ja/Nei
Lokalisering	Lokalisering som er satt på kontakten	Langtnavn
Lokalisering kortnavn	Lokalisering som er satt på kontakten	Kortnavn
NPR omsorgsnivå	Omsorgsnivå (NPR) som er satt på kontakten	Verdi
Omsorgsnivå	Omsorgsnivå som er satt på kontakten	Verdi
Oppmøtekommentar	Oppmøtekommentar som er angitt	De to første linjene på teksten. Når du peker på feltet vises hele teksten.
Oppmøtetid	Oppmøtetid som er satt på kontakten	Dato og tidspunkt
Permisjon	Viser om det er krysset av for Permisjon på kontakten i Classic. Feltet kan ikke redigeres i Arena.	Ja/Nei
Post	Post som er satt på kontakten	Langtnavn
Post kortnavn	Post som er satt på kontakten	Kortnavn
Prioritet	Prioritet som er satt på kontakten	Verdi
Prosjektkode	Prosjektkoden som er satt på kontakten	Verdi
Seksjon	Seksjon som er satt på kontakten	Langtnavn
Seksjon kortnavn	Seksjon som er satt på kontakten	Kortnavn
Tentativ diagnose	Diagnosen som er satt på kontakten	Verdi
Utsatt	Antall ganger kontakten har blitt utsatt (av sykehuset eller pasienten). Tallet beregnes ut fra koblinger til tidligere kontakter som gjøres når en kontakt utsettes. Klikk på cellen viser et vindu med en opplisting der hver utsettelse vises med Oppmøtetid, Avsluttkode, Avsluttårsak og Utsettelseskode på avsluttet kontakt, samt dato utsettelsen ble gjort.	Tall (klikkbar)
Utsettelse	Utsettelseskode dersom dette er satt på kontakten (henter kun verdi dersom registrering av utsettelse er gjort i Classic)	Verdi
Ønsker varsel	Viser om det er krysset av for at pasienten ønsker påminning om timen på SMS	Ja/Nei
Påminning sendt	Viser om det er sendt ut en påminning om timen.	Ja/Nei
Videokonsultasjon	Viser om kontakten er en videokonsultasjonskontakt.	Ja eller ingen tekst (ingen tekst betyr nei).

Planlagte Aktiviteter

Kolonneutvalget Planlagte Aktiviteter inneholder informasjon fra timer og operasjoner. Utvalget er nytt i Arena.

Bruk av kolonneutvalget

Planlagte aktiviteter er et kolonneutvalg som består av en kolonne som viser aktiviteter (timer og operasjoner) som er satt opp på kontakten. Dette kolonneutvalget kan legges til lister som inneholder pasientid og kontaktid, for eksempel oppmøtelisten, ventelisten, etc.

Kolonner

Navn på kolonnen	Beskrivelse	Visning i celle
Ressurser	Viser informasjon fra timer og operasjoner tilknyttet kontakten raden viser data fra.	Opplisting av ressurser (kortnavn) som finnes på aktiviteter tilknyttet kontakten (duplikater mulig). Verktøytips lister ut detaljer som langtnavn (fullt navn på personressurser), starttid, varighet og beskrivelse fra operasjoner/timer.

Tips til problemløsning

Fokus forsvinner fra Planleggingssiden

Når du bruker hurtigtaster og piltaster etc. for å navigere i Planlegging, skjer det i noen tilfeller at fokuset ikke lenger er på Planleggingssiden. En måte å omgå dette på er å benytte snarveien til Planleggingssiden Ctrl+Alt+I. Når denne snarveien brukes og siden allerede er åpen vil -knappen øverst til venstre på siden få fokus. Derfra kan du navigere deg slik som beskrevet i Hurtigtaster.

Ventelista er "blank"

Dersom du åpner ventelista og den ikke viser datavelgeren øverst eller du i Planlegging får en feilmelding om at det er feil med konfigurasjonen eller at du mangler tilgang, så er ventelista/din bruker ikke riktig satt opp av administrator. Kontakt brukerstøtte dersom dette oppstår. Se mer i seksjonen "Ventelistekonfigurasjon" i kapittelet "Inntaksplanlegging Oppsett, konfigurasjon og tilgangskontroll" i dokumentet "DIPS Arena Oppsett, konfigurasjon og tilgangskontroll".

Lagre-knapp mangler i arbeidsflata

Dersom du åpner opp en arbeidsflate og lagreknappen mangler, kan dette skyldes manglende rettigheter. Dersom du har behov for å endre på disse dataene, må du ta kontakt med brukerstøtte for å avklare dine rettigheter.

Kodeverksverdier er forskjellig på klienten og i databasen

Da kodeverksverdier i Planlegging caches opp når klienten starter vil ikke endringer gjort i databasen vises i klienten før denne restartes. Dersom du opplever avvik mellom det som vises i f.eks. Admin/Classic og Arena Planlegging må du avslutte klienten og starte den på nytt slik at kodeverksverdiene leses inn på nytt.

Kontekstmeny for Arena operasjoner mangler linken "Åpne operasjonssak"

Dersom kontekstmenyen på operasjoner ikke har valget "Åpne operasjonssaken" er det enten ikke en operasjon som er opprettet i Arena, eller så mangler konfigurasjonen for integrasjon med Surgery (Operasjonsmodulen). Ta kontakt med brukerstøtte eller se mer i Operators guide.

Det skjer ikke noe når jeg dobbeltklikker eller trykker enter på ledig time i timeboka

Når arbeidsflata har blitt åpnet for å opprette eller redigere en time og deretter minimert så vil dobbeltklikk eller enter i en timebok legge til timen i bestillingen som normalt, men arbeidsflaten vil forbli minimert. Når du åpner arbeidsflaten igjen så vil du se at timen er lagt til for tidspunktet du har trykket på i den aktuelle timeboken.

DIPS GatConnector

DIPS GatConnector er en integrasjon mellom turnussystemet Gat og DIPS. Integrasjonen henter vakter eller oppgaver fra en eller flere avdelinger i Gat, og gjør disse om til timedefinisjoner i DIPS timebok. Avdelinger i Gat som integrasjonen skal hente data fra, konfigureres på applikasjonsserver ved hjelp av avdelingens RESH-id. Denne må stemme overens i DIPS og Gat. Integrasjonen kjører i regelmessige intervaller for å holde DIPS timebøker oppdatert med siste endringer som er gjort i Gat.

Integrasjonen baserer seg på at Gat er mastersystem. Det betyr at endringer i vakter og oppgaver i Gat fører til at de samme endringene vil kunne observeres i DIPS timebøker, uansett om det gjelder endringer i eksisterende oppgaver, sletting av oppgaver eller flytting av oppgaver fra en ressurs til en annen. Endringer gjort manuelt på timedefinisjoner i DIPS importert fra Gat vil bli overskrevet ved neste import.

Vær oppmerksom på at det finnes et unntak fra regelen om sletting av importerte timedefinisjoner fra DIPS. Dette inntreffer dersom Gat ikke returnerer noen vakter på en avdeling. Da antar integrasjonen at det har oppstått en uforutsett feil, og avbryter importen for denne avdelingen, for å unngå at alle timedefinisjoner på avdelingen slettes.

Bruke DIPS GatConnector

Integrasjonen kjører automatisk etter forhåndsdefinerte intervaller. Se Operations guide for detaljer om konfigurasjon av integrasjonen.

Hvordan opprettes timedefinisjoner basert på Gat

Timedefinisjoner opprettes av integrasjonen basert på vakter eller oppgaver fra Gat.

Følgende felter settes på timedefinisjonene av integrasjonen:

• Prioritet

• Gyldig fra/til dato

• Starttid

• Sluttid

• Timeenhet

• Gjelder også helligdager

• Delvis sperret

• Helt sperret

• Beskrivelse

• Vis bakgrunnsfarge

• Farge

• Tillat dobbelbooking

• Maks antall tilleggstimer

Opprette timedefinisjoner manuelt

Du kan som før opprette manuelle timedefinisjoner, og disse vil ikke påvirkes av integrasjonen. På grunn av at integrasjonen bruker prioritet fra 1 og oppover på importerte timedefinisjoner, bør manuelt opprettede timedefinisjoner tilordnes prioritet 20 eller høyere.

Manuelle timedefinisjoner bør kun unntaksvis brukes. Et eksempel kan være at du ønsker å legge inn lunsj som en repeterende oppgave.

Dobbelbooking støttes ikke på importerte timedefinisjoner, og dersom det blir manuelt lagt inn i DIPS vil denne avkryssingen fjernes ved neste import.

Redigere timedefinisjoner som er importert fra Gat

Du kan redigere en timedefinisjon som er importert fra Gat, men vær oppmerksom på at alle opplysninger som settes av integrasjonen vil bli overskrevet ved neste import hvis det er gjort endringer i Gat. Se punktet over for hvilke felter som settes av integrasjonen.

Øvrige opplysninger som legges inn på importerte timedefinisjoner vil beholdes. For eksempel gjelder dette prosedyretype, lokalisering, eller tilgang.

Ved sletting av en vakt eller oppgave i Gat vil timedefinisjonen med alle manuelt innlagte opplysninger også bli slettet.

Vakter og oppgaver fra Gat

Timedefinisjonene som opprettes fra vakter i Gat vil være noe ulike de som opprettes fra oppgaver, for eksempel på hvordan beskrivelsen er bygd opp. Beskrivelsen vil enten bruke «Kolonne» eller «Kategori» for vakter. Hva som brukes styres, av integrasjonens konfigurasjon. Dersom «Vakttelefon» er fylt inn vil også denne komme med i beskrivelsen.

Se dokumentasjon i Oppsett og konfigurasjon for hvilke felter i Gat som mapper til de ulike feltene på timedefinisjoner.

Vakter som går over døgnskille

DIPS GatConnector støtter vakter som går over ett døgnskille. Typisk vil dette være en nattevakt. Da deles oppgavene og vaktene opp i to deler og legger seg inn i timeboken i DIPS.

Åpnes en timedefinisjon for en vakt eller oppgave som starter kl 00:00, vil starttidspunkt vises som _:_ i timedefinisjonen.

En ressurs som har turnus på to avdelinger

Dersom ansatte jobber ved to eller flere avdelinger vil timedefinisjonene importeres i èn timebok per ansatt.

Dersom du i Gat registrerer to vakter eller oppgaver på samme tid for en bruker med turnus på to avdelinger, vil disse kunne overlappe i brukerens timebok i DIPS. I DIPS vil oppgavene få stigende prioritet i rekkefølgen de blir mottatt fra Gat.

Varsling av avvik i inntaksplanen fra Gat

I tilfeller der det gjøres endringer i oppgaveplanleggingen i Gat som medfører at pasienter er kalt inn til time uten at behandler er til stede, vil det bli generert varsel i DIPS arbeidsflyt. For hvert varsel opprettes en arbeidsoppgave med oppgavetypen Pasienttime uten behandler. Arbeidsgrupper for arbeidsoppgaver styres av systemoppsettet Def arb gruppe for time uten behandler. Varsling gjøres bare i forbindelse med import av oppgaver. Import av vakter genererer ingen varsler.

Type endring på oppgaver i Gat som vil generere et varsel i arbeidsflyt er:

• sletting av en oppgave

• registrering av fravær

• endring av tidspunkter på oppgaven

Andre typer endringer på oppgaver i Gat, som for eksempel bytte av oppgave mellom to ansatte, vil ikke generere arbeidsoppgave.

Relevante rapporter

Aktuelle rapporter	Hva rapporten viser
Rapport D-10144	Rapporten viser pasienter som er satt opp på timer, hvor det ikke er en ressurs med timedefinisjon importert fra Gat for aktuelt tidspunkt. Rapporten viser også pasienter som har time på timedefinisjon som er sperret. For eksempel når en behandler blir syk, og timedefinisjon blir erstattet med timedefinisjonen "Fravær" som er en sperret timedefinisjon.

Tabell: Relevant rapporter {.tableblock .frame-none .grid-none .stripes-odd .stretch}