Dialogmeldinger

Hurtiginnføring for Dialogmeldinger

Hva skal gjøres	Hvordan skal det gjøres
Felles for alle dialogmeldinger	Dialogmeldinger opprettes som nye journaldokument. Velg (Ctrl+N). Dialogmelding sendes til mottakere elektronisk og det må derfor kobles mottakere til dokumentet når det opprettes. I headingen, velg mottaker som kan ta imot elektronisk melding. Fyll ut de nødvendige feltene og velg Send. Er forhåndssending angitt i Dokumentadmin velger du Forhåndsvis og send. I bildet som kommer opp kan du se meldingen slik den vises for mottaker. Velg Send for å sende den.
Opprette dialogmelding for Tilbakemelding om feil i mottatt melding	Søk opp "Dialogmelding til fastlege Tilbakemld om feil i melding" (tidligere Avvik).
Opprette dialogmelding for Forespørsel	Søk opp "Dialogmelding til fastlege Forespørsel".
Opprette dialogmelding for Svar på forespørsel	Søk opp "Dialogmelding til fastlege Svar".
Svare på en dialogmelding med ny dialogmelding	For å svare på en dialogmelding brukes svarknapp i selve dialogmeldingen.

Fastlegedialog

Gjennom Dialogmeldinger gis det mulighet for å rette forespørsler, få svar og sende melding om avvik elektronisk til andre eksterne aktører tilknyttet helsenettet. Dialogmeldinger kan benyttes for å ivareta mer generelle kommunikasjonsbehov som ikke er dekket under spesifiserte innholdsstandarder for elektroniske meldinger, som for eksempel epikrise, henvisning, laboratoriesvar etc. Meldingen vil kunne fungere som en sikker e-postkommunikasjon fra DIPS Arena, der all bruk blir logget, og mottatte forespørsler, svar og notat vil bli varslet på riktig måte i arbeidsflyten.

Dialogmelding kan benyttes innenfor følgende anvendelsesområder:

Forespørsel i tilknytning til pasientbehandling Forespørsler er henvendelser til en annen part hvor avsender forventer at det kommer et svar tilbake. Typiske henvendelser kan for eksempel være forespørsel om å få utlevert deler av journalopplysninger til en pasient eller forespørsel om tilleggsopplysninger i tilknytning til en henvisning. Forespørselen kan erstatte henvendelser som i dag gjøres via telefon. Dette kan ofte være tidsbesparende, samtidig som du sikrer at forespørselen blir loggført og kommer inn i arbeidslisten til ansvarlig oppfølger.

Svar på en forespørsel Svar på forespørsler er svar på bakgrunn av en mottatt forespørsel. Ved svar på forespørsler skal alltid forespørselen følge med svaret tilbake. Dette gjøres for at det enkelt skal fremgå hvilken forespørsel svaret gjelder. Innhold i et svar kan for eksempel være at det er lagt ved et annet dokument som inneholder uttrekk av pasientens journal som det er bedt om utlevering av. En annen type svar kan være at det skrives nye tilleggsopplysninger som sendes tilbake. Da vil tilleggsopplysningene kunne inngå direkte i dialogmeldingen.

Tilbakemelding om feil i mottatt melding (manuell avviksmelding for å varsle om feil i mottatt melding som ikke ivaretas av transportkvittering eller applikasjonskvittering). En spesiell anvendelse av dialogmeldingen er manuell avviksmelding. Det er behov for å kunne melde om avvik som ikke oppdages ved bruk av applikasjonskvitteringen og automatisk tilbakemelding. Dette kan for eksempel dreie seg som om at en melding er sendt til feil fastlege eller at meldingen inneholder logiske feil.

Produktet er strukturert etter meldingsformatet "KITH XML Dialogmelding".

Pasientdialog

Via portaler som er knyttet til helsenorge.no kan pasienten eller pasientens pårørende sende meldinger knyttet til timer som er tildelt, til forløpskoordinator for kreft eller andre henvendelser knyttet til en planlagt kontakt. Det er alltid pasienten, eller pasientens pårørende, som initierer en dialog mellom pasient og spesialisthelsetjenesten. Du har kun mulighet til å svare på forespørsel fra pasienten.

Som mottaker av disse meldingene kan du sende svar til avsender. Vær oppmerksom på at det gjennom systemoppsett er mulig å definere at visse meldinger ikke kan besvares. Dersom du opplever dette må du kontakte din systemadministrator.

Bruke Dialogmeldinger

Dialogmeldinger til fastlege

Tjenestebasert adressering er tilgjengelig for dialogmeldinger. Dette medfører at dersom du svarer på en importert melding som kommer fra en tjenestetilbyder vil svaret automatisk adresseres tilbake til avsendertjenesten.

Opprette dialogmeldinger til fastlege

Dialogmeldingene er en del av pasientens journaldokumenter. Dialogmeldingene som kan opprettes er:

• Forespørsel

• Tilbakemelding om feil i mottatt melding

• Svar

Journaldokumentet opprettes på vanlig måte (se dokumentasjon for DIPS). For å opprette en dialogmelding:

1. Velg (Ctrl+N).

2. Søk etter en av dialogmeldingstypene:

   1. Dialogmelding til fastlege Forespørsel.

   2. Dialogmelding til fastlege Tilbakemld om feil i melding.

   3. Dialogmelding til fastlege Svar.

3. I skjermbildet som kommer opp må du angi mottakere. Legg til eller fjern mottakere ved behov. Søkebildet kommer opp og det søkes etter mottakere som kan ta imot elektronisk melding.

4. Velg hovedmottaker og evt. andre mottakere.

5. Dialogmeldingen kan ikke godkjennes før det er satt inn mottaker.

Følgende valg finnes for de ulike dialogmeldingene:

Type melding	Tilgjengelige valg
Forespørsel	Helseopplysninger. Legemiddelopplysninger. Status/plan om utskrivning. Annen henvendelse.
Svar	De etterspurte opplysninger er inkludert i meldingen. Forespørselen avvist uten begrunnelse. Har ikke ønskede opplysninger. Kan ikke besvares. Krever pasientens samtykke. Svar på forespørsel. Annet, Svar angitt i fritekst.
Avvik	Feil adressat. Mangelfulle opplysninger. Annet.

Alle meldingene har mulighet for forhåndsvisning. Dette kan slås på i Dokumentadmin. Forhåndsvisningen fremstår slik den er definert av Direktoratet for e-helse. Dette gjør at meldingen vil se lik ut både for brukere av DIPS og mottakere av meldingene ute på legekontorene.

Opprette dialogmelding som svar på en innkommet melding fra fastlege

Dialogmeldinger kan brukes til å svare på en innkommet melding. Meldinger som kan besvares er de tre dialogmeldingstypene. Andre forutsetninger for å kunne svare, er at meldingen som skal besvares kommer fra en ekstern rekvirent, og at dennes organisasjon støtter "Dialogmelding".

Åpne innkommet melding. I verktøylinjen for dokumentet ligger en svarknapp.

Fastlegedialog svarknapp

Klikk på denne svarknappen.

En meny som inneholder de tre dialogmeldingstypene vil dukke opp. Hver dialogmeldingstype vil ha en undermeny bestående av dokumenttyper som er knyttet til sin type. For at en dokumenttype skal være tilgjengelig må brukerrollen til innlogget bruker ha skrivetilgang til en journalgruppe som dokumenttypen er knyttet til. Hvis du oppretter "Svar på forespørsel", som svar på en innkommet forespørsel, vil forespørselen legge seg i en egen ramme som ikke er redigerbar.

Velg type svar du vil sende og fyll ut fritekstfeltet med ditt svar.

Meldingen sendes til mottakerne ved å trykke Send.

Skjermbildereferanser - Forespørsel

Avsender	Meldingens avsender med navn og organisasjon.
Pasient	Pasientens fødselsnummer, fornavn og etternavn.
Mottaker	Navn og organisasjonsnavn på mottakeren.
Kopimottaker	Navn og organisasjonsnavn på kopimottaker(e).
Type forespørsel	Liste over typene for dialogmeldingen forespørsel.
Spørsmål	Fritekstfelt for evt. utdyping av meldingen i fht. den type som er valgt.

Skjermbildereferanser - Tilbakemelding om feil i mottatt melding

Avsender	Meldingens avsender med navn og organisasjon.
Pasient	Pasientens fødselsnummer, fornavn og etternavn.
Mottaker	Navn og organisasjonsnavn på mottakeren.
Kopimottaker	Navn og organisasjonsnavn på kopimottaker(e).
Type forespørsel	Liste over typene for dialogmeldingen avvik.
Spørsmål	Fritekstfelt for evt. utdyping av meldingen i fht. den type som er valgt.

Skjermbildereferanser – Svar på forespørsel

Avsender	Meldingens avsender med navn og organisasjon.
Pasient	Pasientens fødselsnummer, fornavn og etternavn.
Mottaker	Navn og organisasjonsnavn på mottakeren.
Kopimottaker	Navn og organisasjonsnavn på kopimottaker(e).
Tema kodet	Liste over malene tilknyttet dialogmeldingen svar på forespørsel
Svar	Fritekstfelt for evt. utdyping av meldingen i fht. den mal som er valgt.
Skjul forespørsel	Viser innholdet i den mottatte meldingen.

Pasientdialogmeldinger

Sykehuset har mulighet til å sette opp import og eksport av dialogmeldinger til og fra en pasientportal. I disse tilfellene vil kommunikasjon foregå direkte med pasient eller dennes pårørende. Dette kapitlet går gjennom bruken av disse dialogmeldingene.

Finne pasientdialogmeldinger

Ved import av pasientdialogmeldinger vil det opprettes en arbeidsoppgave av type "Melding fra pasient". Herfra kan meldingen åpnes. Meldingen er også tilgjengelig i sidene "Dokumentliste" og "Korrespondanselogg". Meldingen åpnes ved å trykke knappen «Åpne» eller ved å dobbeltklikke på aktuell melding.

Det finnes også pasientdialogmeldinger som skal til private arbeidsgrupper. Et eksempel på slike er de som skal til forløpskoordinator kreft. Disse vil ha beskrivelse/dokumentbetegnelse "Pasientdialog – Forløpskoordinator kreft", men vil ellers oppføre seg som andre pasientdialogmeldinger.

Lese pasientdialogmeldinger

I tillegg til selve henvendelsen/spørsmålet fra pasient eller pårørende inneholder meldingen informasjon om avsender, pasient og hvilken type henvendelse det gjelder.

I de tilfeller hvor det ikke er pasienten selv som er avsender vil dette fremkomme under Avsender-feltet. Her vil du kunne se hvem som faktisk har skrevet meldingen og hvilken type relasjon denne personen har til pasienten:

I dokumentlisten vil du også kunne se om det er pasienten selv eller pårørende som er forfatter:

Pasientdialogmeldinger kan være knyttet til en planlagt kontakt og henvisning. Informasjon om disse finnes i dokumentopplysningene som blir tilgjengelige ved å velge «Opplysninger»..

Svare på pasientdialogmeldinger

De fleste pasientdialogmeldinger er mulig å svare på. Disse vil ha tilgjengelig en svarknapp når de er åpne:

Ved å trykke på denne og velge dokumenttype du skal svare med vil du få opp skjermbilde for svarmelding. Svaret skrives inn i feltet «Svar». Feltet «Tema kodet» er tilpasset den meldingen du svarer på. Dette betyr for eksempel at dersom innkommende forespørsel er av type forespørsel av type «Ønske om endring av time» vil den kunne besvares med enten «Endring av time bekreftet» eller «Time kunne ikke endres»:

På samme måte vil andre typer forespørsler kunne besvares med tilpassede svar.

Svarmeldingen sendes ved å trykke knappen velg Send, eller ved Forhåndsvis og send.

Kvittere for at en innkommende pasientdialogmelding er ferdigbehandlet

Etter at en innkommende pasientdialogmelding anses som ferdigbehandlet må den signeres i «Mine arbeidsoppgaver» for at den skal forsvinne fra arbeidslista. Dette gjøres ved å trykke på knappen «Signer».

Sjekke status på pasientdialogmeldinger

I korrespondanseloggen vil du kunne se hvilke pasientdialogmeldinger som hører sammen. Ved å huke av for «Vis per samtaletråd» vil du kunne se hvilke utgående meldinger som er svar på hvilke innkommende meldinger.

Korrespondanseloggen vil normalt sett inneholde mange meldingstyper, men det er mulig å gjøre valg slik at du kun ser innkommende pasientdialogmeldinger. Dette gjøres ved å velge «Pasientdialog» i nedtrekkslisten for meldingstype.

Statuskolonnen angir status på applikasjonskvitteringer for utgående meldinger. Fargekodene betyr følgende:

• Grønn: Positiv applikasjonskvittering mottatt. Dette betyr at meldingen er kommet korrekt frem til pasientportalen, men sier ingenting om pasienten har lest meldingen eller ikke.

• Gul: Venter på applikasjonskvittering fra pasientportalen.

• Rød: Negativ applikasjonskvittering mottatt. Meldingen er ikke kommet frem til pasientportalen. Dette er et tegn på at noe har gått galt under sending av melding. Dette skal fanges opp av driftspersonale som overvåker meldingstrafikken.