Dokumenter
Dokumenter er Arenas løsning for pasientens dokumenter.
Løsningen leveres med én pasientspesifikk side, "Dokumentliste", som er en tilgangsstyrt liste over pasientens journaldokumenter med kraftige verktøy for søk, filter og sortering, samt mulighet for forhåndsvisning av dokumentinnhold eller dokumentopplysninger. Dokumentlisten støtter journalgruppeutvalg og journalplassering.
Følgende funksjonalitet er inkludert:
Oppretting og behandling av journaldokumenter i ulike format
Rutine for diktering og transkribering, inkludert arbeidsflyt
Ad hoc-oppgaver i arbeidsflyt og arbeidsflytrutiner som kontrasignering og utlevering
Elektronisk sending av dokumenter til eksterne mottakere
Støtte for talegjenkjenning levert av Omilon
Skanning av enkeltdokumenter eller bulk til journalgruppe
Dokumentopplysninger med metadata, innsynslogg, pasientinnsyn, merknader, oppgavehistorikk og mottakerhistorikk
Persistens på dokumenter
Sammensatte dokumenter
Følgende tilstøtende funksjonalitet er også del av Dokumenter:
Widgets som kan brukes i egendefinerte sider
Radprovidere for sak og sak tilknyttet opphold til bruk i egendefinerte pasientlister
Kolonneprovidere for dokumenter og sak
Pasientlister til bruk for dokumentrelaterte oppgavetyper i siden "Oppgaver"
All brukertilgang til dokumenter tilgangsstyres og logges.
Hurtiginnføring for Dokumenter
Pasientspesifikk side som viser pasientens journalinnhold med forhåndsvisning.
Dokumentskuffen som kommer ut fra høyre eller venstre i skjermbildet kalles arbeidsflaten og tillater redigering av innhold og dokumentopplysninger på dokumenter.
Klikk på plusstegnet oppe til venstre i pasientlinjen, i søylen i arbeidsflaten eller trykk Ctrl+N for å opprette nytt dokument.
Det er støtte for blant annet talegjenkjenning, fraser, malvariabler, autokorrigering og stavekontroll ved redigering av RTF-dokumenter (fritekstdokumenter) i Arena. Arketypedokumenter (skjema) lagrer kliniske opplysninger til arketyper og støtter gjenbruk av data.
Mellomlagring, autolagring, godkjenning, redigering, ny versjon, flytting og sletting av dokumenter. Rutiner for pregodkjenning og utlevering av dokumenter. Dokumentlås under redigering av dokument.
Dokumenter kan sendes til eksterne mottakere med EDI.
Dokumenttyper kan settes opp med arbeidsflytrutiner som for eksempel utskrift, endelig godkjenning og utlevering.
Persistente dokumenter er egne dokumenttyper som lagrer faste data. Etter godkjenning kan de enkelt redigeres med nye data og godkjennes på nytt. De kan redigeres av andre brukere enn oppretter og forfatter.
Sammensatte dokumenter er dokumenter som er sammensatt av andre dokumenter. Både det sammensatte dokumentet og deldokumentene det består av kan være persistente eller ikke.
Klikk på et av skannerikonene oppe til venstre i pasientlinjen, eller i søylen i arbeidsflaten, for å skanne enkeltdokument eller bulkskanne til journalgrupper.
Widgets som kan brukes i egendefinerte sider. Widgets for Dokumenter dekker oppretting og redigering av predefinerte dokumenttyper, listevisning av pasientens journalinnhold, og forhåndsvisning av predefinerte journalgruppeutvalg, dokumenttypeutvalg eller sakstypeutvalg.
Sak er en strukturering av pasientens data som brukes for eksempel for å holde oversikt over pasientens pakkeforløp eller psykiatriske vedtak.
Det følger med pasientlister som brukes for dokumentrelaterte oppgavetyper i "Oppgaver". Kolonner fra Dokumentlistenn kan brukes i egendefinerte pasientlister.
Tabell: Hurtiginnføring. {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}
Hurtigtaster for Dokumenter
Ctrl+N
Åpne malvelger for oppretting av nytt dokument
Ctrl+Shift+W
Åpne malvelger for importering av dokument (PDF og bilde)
Ctrl+Shift+D
Åpne malvelger for oppretting av nytt diktat
Ctrl+Shift+F12
Gi fokus til arbeidsflate
Ctrl+T
Start Omilon talegjenkjenning (kun RTF og kun for brukere som har Omilion-bruker)
Alt+E
Åpne "Send til"-menyen
Ctrl+F12
Stift arbeidsflaten av/på
Shift+Alt+PageDown
Flytte aktivt dokument til arbeidsflaten
Shift+Alt+PageUp
Flytte aktivt dokument ut i eget vindu
Ctrl+W
Lukk dokument og arbeidsflate
F12
Åpne/lukk kun arbeidsflate
Ctrl++, eller Ctrl+musehjul oppover
Zoom inn
Ctrl+-, eller Ctrl+musehjul nedover
Zoom ut
Ctrl+0
Tilbakestill zoom
Ctrl+E
Opprett dokument (knapp i malvelger)
Ctrl+I
Velg fil du vil importere
Ctrl+S
Mellomlagre dokument
Ctrl+D
Slette dokument
Ctrl+P
Skriv ut dokument
Ctrl+G
Godkjenn dokument
Ctrl+Shift+G
Godkjenn og lukk dokument
Ctrl+W
Lukk dokument
Alt+F9
I Dokumentlisten: Åpne journalgruppeplassering
Alt+Enter
I Dokumentlisten: Åpne markert dokument i eget vindu
Alt+M
I Dokumentlisten: Åpne markert dokument i eget vindu maksimert
Ctrl+M
I Dokumentlisten: Åpne dokumentopplysninger for markert dokument i arbeidsflaten
Tabell: Relevante hurtigtaster for Dokumenter. {.tableblock .frame-none .grid-none .stripes-odd .stretch}
Hurtigtaster for Skanning
Ctrl+Shift+F11
Åpne skanning av journalgrupper
Alt+Shift+F11
Åpne skanning av enkeltdokument
Alt+Down
Bla tilbake blant de fem sist valgte dokumenttypene/malene, og de fem sist valgte arbeidsgruppene for "Dokument til vurdering"
Alt+Up
Bla fremover blant de fem sist valgte dokumenttypene/malene, og de fem sist valgte arbeidsgruppene for "Dokument til vurdering"
Shift+O
Utvid skannerkonfigurasjon
Shift+C
Skjul skannerkonfigurasjon
Shift+P
Hopp inn i profilen (av og til så må du trykke dette to ganger)
Ctrl+F6
Start skanning
Ctrl+F7
Avansert oppsett. Åpner skannerens dialogvindu for avanserte innstillinger. Du kan starte skanning fra dette vinduet.
Ctrl+E
Rediger valgte sider
ENTER
Rediger valgte sider
Ctrl+
Zoome inn et skannet dokument i arbeidsflate ved skanning, redigering eller ved åpning av et dokument
Ctrl-
Zoome ut et skannet dokument i arbeidsflate ved skanning, redigering eller ved åpning av et dokument
Ctrl+0
Zoome et skannet dokument tilbake til opprinnelige størrelse i arbeidsflate ved skanning, redigering eller ved åpning av et dokument
Ctrl+A
Marker alle skannede sider. Trykk Ctrl+E for å redigere markerte sider, Alt+Page Up/Alt+Page Down for å endre rekkefølge på markerte sider og Del for å slette.
Shift+Alt+Home
Maksimer skanningsvinduet
Shift+Alt+H
Aktiver (eller deaktiver) Høy Oppløsning (HiRes)
Ctrl+Shift+R
Roter siden 90 grader med klokken (gjelder både Rediger og vanlig)
Ctrl+R
Roter siden 90 grader mot klokken (gjelder både Rediger og vanlig)
Ctrl+T
Rediger: Aktiver beskjæring
Ctrl+Z
Rediger: Angre siste endring
Alt+Page Down
Rediger: Flytt markerte sider ned
Alt+Page Up
Rediger: Flytt markerte sider opp
Shift+Alt+R
Rediger: Rett opp skjevheter i bildet
Ctrl+J
Rediger: Senk kontrast
Ctrl+U
Rediger: Senk lysstyrke
Delete
Rediger: Slett markerte sider
Ctrl+Shift+Z
Rediger: Tilbakestill alle endringer
.
Rediger: Tilbakestill zoom
+
Rediger: Zoom inn
-
Rediger: Zoom ut
Ctrl+K
Rediger: ØK kontrast
Ctrl+I
Rediger: Øk lysstyrke
Ctrl+N
Rediger: Lagre endringer (hvis de finnes) og gå videre til neste side
Tabell: Relevante hurtigtaster for Skanning. {.tableblock .frame-none .grid-none .stripes-odd .stretch}
Begreper
Anvendelsesområde
Et abstrakt område for avgrenset informasjon, for eksempel "henvisningsperiode". Også kalt "scope". Brukes for å begrense hvilke data som kan gjenbrukes i et arketypeskjema, i en konfigurert kolonne, eller i et persistent dokument. Et felt som gjenbruker innenfor henvisningsperiode vil bare få gjenbruksverdi dersom det finnes data innenfor perioden til henvisningen til kontakten som dokumentet er knyttet til. Dersom det finnes data utenfor henvisningsperioden, vil felt med scope=henvisningsperiode ikke få gjenbruksverdi.
Arbeidsflate
"Skuffen" som kommer ut fra høyre eller ventre side av Arena-skjermbildet ved f. eks. åpning av dokument eller oppretting av nytt dokument eller diktat.
Arketyper
Kliniske informasjonsmodeller der hver arketype omhandler et enkelt klinisk konsept, for eksempel et symptom, en bestilling av en tjeneste, eller en observasjon. Arketyper er et strukturert format, og data som lagres på arketyper er strukturerte data. Arena bruker arketyper til å kategorisere kliniske data slik at data enklere kan aggregeres og gjenbrukes i applikasjonen.
Dokumentfilter
Funksjonalitet i "Dokumentliste"-siden for filtrering av journaldata med filtre på enkeltegenskaper på journaldata.
Dokumentkonsept
Element som består av en referanse til en dokumentmal og tilhørende dokumenttype. Brukes f. eks. til å fortelle en pasientlistekolonne hvilken dokumentmal/-type skal opprettes ved klikk. Brukes også til å fortelle et sammensatt dokument hvilke dokumentmaler/-typer det skal kunne opprette.
Dokumentliste
Side for oversikt over pasientens journal. Den tilsvarer "Alle journaldokumenter"-bildet i Classic.
Dokumenttype
Type dokument som kan opprettes ved det enkelte sykehuset. For eksempel "Journalnotat", "Brev" og "Operasjonsbeskrivelse". Dokumenttyper er knyttet til journalgrupper.
Dokumentvisning
Eget vindu i skjermbildet til "Dokumentliste"-siden med forhåndsvisning av journaldokument. Kan skrus av eller på og plasseres til høyre eller under dokumentlisten.
Filter
Filterfunksjon på enkeltegenskap ved journaldata. Aktivt valg av en filterverdi i dokumentfilteret begrenser synlige journaldata i dokumentlisten. Filteret i dokumentlisten består av et konfigurerbart sett med filtre. Filter er gitt for f. eks. "Forfatter", "Dokumenttype", "Journalgruppe", "Godkjent av" og så videre.
Forfatter
Brukeren som er ansvarlig for dokumentets innhold.
Godkjent av
Brukeren som godkjente dokumentet.
Hamburgermeny
Menyknapp med tre horisontale streker i.
Journaldata
Innholdet i pasientens journal.
Journaldokument
Tekstdokument, skannet dokument, diktert og transkribert dokument, eller annet dokument som hører til pasientens journal.
Journalgruppe
Grupper for kategorisering og tilgangsstyring av journaldokumenter. Settes opp på det enkelte sykehus i henhold til lovkrav, evt. regionale standarder. En journalgruppe inneholder dokumenttyper, så for å kunne se et dokument må du ha tilgang til journalgruppen som dokumentets dokumenttype ligger i.
Kontekstmeny
Meny som kommer opp ved interaksjon med et element, for eksempel høyreklikk på en rad i dokumentlisten. Også kalt popup-meny.
Malvelger
"Velg mal/dokumenttype"-bildet som kommer opp i arbeidsflaten når du klikker på ikonet for Nytt dokument.
Metadata
Informasjonen under dokumentets "Dokumentopplysninger", f. eks. forfatter, hendelsestid, behandlende avdeling, godkjenner, mv.
OpenEHR
OpenEHR (Electronic Health Record) er en åpen standard for modellering av klinisk informasjon i form av arketyper.
Opprettet av
Brukeren som opprettet dokumentet.
Persistens
Enkelte dokumenttyper har persistens innenfor et gitt anvendelsesområde. Det betyr at det kan finnes kun ett dokument av den dokumenttypen innenfor anvendelsesområdet.
"Portable Document Format", et dokumentformat som til dels oppfører seg som en bildefil. På den måten vil dokumentet se likt ut uansett om det åpnes i Arena, en nettleser eller et eget program. Arena bruker PDF til forhåndsvisning av utskrift.
RTF
"Rich Text Format", et dokumentformat som støtter grunnleggende fritekstfunksjonalitet. RTF er som MS Word-format (DOC) strippet ned til kun grunnleggende funksjonalitet.
Strukturerte data
Data lagret slik at hvert datapunkt kan nås med en egen "sti". Stien kan sammenlignes med filstien i et filsystem, for eksempel Utforskeren i Windows eller Finder på Mac. Stien består gjerne av ledd som er navngitt slik at hele stien gir informasjon om dataen som ligger på datapunktet. På den måten kan strukturerte data bestå av både data og definisjonene til dataene. Til sammenligning består en blokk med fritekst, som er ikke-strukturert, av kun data.
XML
"Extensible Markup Language", et dokumentformat bestående av kode som gjør det mulig for et program (Arena, Message Broker, NAVs systemer, FHIs systemer, etc.) å lese innholdet. På den måten er XML et strukturert format som inneholder strukturerte data.
Bruke Dokumenter
Godkjente bruksområder
Godkjente bruksområder for Dokumenter er som beskrevet i denne brukerdokumentasjonen.
Funksjonalitet inkluderer:
Oppretting og redigering av journaldokumenter
Dokumentknytning til kontakt, avdeling, mv.
Persistens på dokumenttype
Oppgaver tilknyttet dokument
Siden "Dokumentliste" og widget
Forhåndsvisning av dokumenter
Innsynslogg og registrering av pasientinnsyn
Utskrift av kontinuerlig journal
Sak
Dokumentformat
Følgende dokumentformat lar seg vise og skrive ut i Arena vs. Classic:
0
RTF Rikt teksformat
Classic fritekstdokumenter
Ja
Ja
1
Jet Forms
Classic blanketter
Kan leses
Kan skrives og leses
3, 5
EKG
EKG-svar importert fra eksternt system
Nei
Ja
4
Brukerdefinert system
Classic brukerdefinert skjema
Kan leses
Ja
6
Bilde
Skannede dokumenter (lagres i TIFF-format)
Ja
Ja
7
StructEPR/XML
Classic sammensatt skjema
Kan leses
Ja
9
PDF-dokument (Portable Document Format)
Ja
Ja
16
Arena EHR
Arena arketypeskjema
Ja
Kan leses
21
EHR folderinnhold
Arena sammensatt arketypeskjema
Ja
Nei
Tabell: Dokumentformat i Arena. {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}
Øvrige format
EKG-dokumenter vil ikke vise innhold i Arena. I tillegg vil det kunne være integrerte dokumentformat som ikke støttes.
Når Arena ikke støtter visning av innhold i dokumentflaten, vises beskjed som oppfordrer deg til å lese eller redigere innholdet i Classic.
Dokumentlisten
"Dokumentliste" er en pasientspesifikk side med oversikt over pasients dokumenter.
Visningen består av en liste over pasientens dokumenter i midten, eventuell forhåndsvisning av valgt dokument til høyre eller under (kan slås av eller på), filterinnstillinger i en skuff til venstre, og fritekstsøk mm. i verktøylinjen over.
Idet siden åpner seg vil én skjermside med dokumenter laste. Etter hvert som du scroller nedover i listen vil resten av dokumentene laste side for side (paginering).
Innholdet i Dokumentlisten er som standard sortert på dokumentets hendelsestidspunkt med nyeste dokument øverst. Kolonnene kan brukes til å gruppere og sortere dokumentene.
Du kan konfigurere rekkefølgen og sammensetningen av kolonner i listen og filtre i filtersøylen. Du kan også sette opp egendefinerte journalgruppeutvalg og bytte mellom disse fra en hurtigmeny.
Dokumentlisten vil vise kun dokumenter du har tilgang til.
Tilgangsstyring av dokumenter
Pasientens dokumenter er tilgangsstyrt per journaldokument.
Idet du aktiverer en pasient begynner Arena å bygge opp en cache med referanser til alle pasientens dokumenter som din aktive brukerrolle har tilgang til. Tilgang sjekkes på hvert enkelt dokument, mot de organisatoriske enhetene og journalgruppene som dokumentet er knyttet til.
Du kan oppdatere cachen med Ctrl+F5.
Dersom tilgangskontrollen finner dokumenter som du skal opplyses om at du ikke har tilgang til, så vises informasjon om dette under listen.
Dersom journalsperring er på vil det i tillegg stå at n dokumenter er sperret.
I noen tilfeller telles ikke dokumenter med. Da blir de usynlige på tellerne:
Dersom du ikke har tilgang på grunn av at oppsettparameteren Adgangskontroll: Filtrer bort annet sykehus
Dersom du ikke har tilgang pga. oppsettparameteren Adgangskontroll: Filtrer bort data fra angitt enhet
Dersom du ikke har tilgang til noen av journalgruppene til dokumentet
Dokumentteller
Menyen over Dokumentlisten har en dynamisk teller som viser antall dokumenter i listen.
Når Dokumentlisten ikke har et aktivt filter eller søk har telleren tittelen "Dokumenter" og viser antall dokumenter som finnes i listen, altså antall dokumenter du har tilgang til og som du kan se/åpne.
Når et filter eller søk er aktivt får telleren tittelen "Treff" og viser antall dokumenter som finnes i Dokumentlisten etter filtrering med filter eller søk.
Rader
Dokumentlisten viser 1 rad per journaldokument.
Tekniske dokumenttyper og slettede dokumenter er skjult som standard. For å vise disse, sett hake i sjekkboksene "Vis tekniske dokumenter" og "Vis slettede".
Når du klikker på en rad i listen vil journaldokumentet komme opp i forhåndsvisning dersom dokumentvisning er aktivert.
Trykk Enter eller dobbeltklikk på raden for å åpne journaldokumentet. Har du redigeringstilgang vil det åpne seg i redigeringsmodus.
Ved høyreklikk på en rad i listen vil en kontekstmeny åpne seg med følgende valg:
Åpne i arbeidsflaten: Åpner dokumentet i redigeringsmodus eller lesemodus i arbeidsflaten.
Åpne i eget vindu: Åpner dokumentet i eget vindu i redigeringsmodus eller lesemodus.
Åpne dokument i eget vindu maksimert: Åpner dokumentet i eget vindu som er maksimert, i redigeringsmodus eller lesemodus.
Åpne dokumentopplysninger i arbeidsflaten: Åpner kun dokumentopplysninger i lesemodus i arbeidsflaten. Det logges ikke innsyn.
Utskrift av kontinuerlig journal: Åpner dialogvindu for utskrift av hele journalen.
Kun tilgjengelig når journalgruppeutvalg er kontinuerlig journalvisning.
Utskrift av enkeltdokument: Åpner dialogvindu for utskrift av det markerte dokumentet.
Kun tilgjengelig når journalgruppeutvalg ikke er kontinuerlig journalvisning.
Utskrift av markerte dokumenter: Åpner dialogvindu for kontinuerlig journalutskrift.
Regisrer pasientinnsyn: Åpner dialogvindu for registrering av pasientinnsyn for markerte dokumenter.
Dersom du har Dokumentlisten oppe idet du lagrer eller godkjenner et dokument, oppdateres Dokumentlisten automatisk. Dersom det før oppdateringen var markert ett eller flere dokumenter, så må disse markeres på nytt, men ev. forhåndsvisning/dokumentvisning av de markerte dokumentene lukkes ikke.
Kolonner
Se tabellen under for detaljert beskrivelse av alle tilgjengelige kolonner i Dokumentlisten.
Avdeling
Kortnavn på behandlende avdeling.
Avdeling langtnavn
Langtnavn på behandlende avdeling.
Diktert
Tidspunkt for siste endring av et diktat.
Dokumenttype
Navn på dokumenttypen dokumentet er knyttet til.
Dokumentbetegnelse
Vises alltid. Dokumentets betegnelse.
Ekstern henvisningid
Tjenesteyters identifikasjon av rekvisisjonen i eksternt RIS (røntgensystem). Kan benyttes for å gruppere dokumenter per ekstern henvisning. Verdien er hentet fra KITH-elementet ServReport/ServRec/IdByServProvider.
Format
Ikon for dokumentformat, f. eks. RTF (fritekstdokument), Brukerdefinert system (Classic), Bilde, ArenaEHR (strukturert arketypeformat), StructEPR/XML (strukturert ikke-arketypeformat, Classic), PDF, mv. Dokumentformatets navn og nummer ligger i hintteksten til ikonet.
Forfatter
Forfatters brukernavn.
Forfatternavn
Forfatters etternavn og fornavn.
Generert tid
Verdi fra eksternt RIS (røntgensystem). Datoen for når meldingen ble generert av den som sendte meldingen til DIPS.
Godkjenners navn
Godkjenners etternavn og fornavn.
Godkjent av
Godkjenners brukernavn.
Godkjent tid
Tidspunkt for godkjenning av dokumentet.
Hendelsestid
Vises alltid. Tidspunkt for hendelsen. Nåtidspunkt foreslås ved dokumentopprettelse, men kan redigeres av bruker.
Henvisende lege
Verdi fra eksternt RIS (røntgensystem). Navn på henvisende lege.
Henvisning
Hvis dokumentet er koblet til en henvisning (under Dokumentopplysninger), så vil dette feltet vise henvisningens id.
Henvisningskategori
Verdi fra eksternt RIS (røntgensystem). Kategori påført henvisningen i RIS.
Journalgruppe
Journalgruppe/r som dokummentet er knyttet til. Dersom flere, listes alle, separert med komma.
Dokument-ID
Unike dokumentid.
Kontakt
Dersom dokumentet er knyttet til en kontakt vises kontaktinformasjonen: Omsorgsnivå, avdelingkortnavn, seksjonslangtnavn og dato.
Melding-ID
Id på importert melding.
Meldingstype
Type importert melding.
Merknad
Hvis det finnes merknad knyttet til dokumentet vises en liten blå ball. For å se merknaden, åpne Dokumentopplysninger og maksimer feltet "Merknader".
Ny versjon
Dersom det finnes ny versjon av dokumentet vises en liten hvit ball merket med en "v".
Opprettet av
Etternavn og fornavn på brukeren som opprettet dokumentet.
Opprettet tid
Tidspunkt for oppretting av dokumentet.
Organ
Organ det er gjort analyse av.
Pasientinnsyn
Innsynstype på dokumentet dersom pasientinnsyn er registrert.
Pregodkjent tid
Tidspunkt for pregodkjenning av dokumentet.
Prøve tatt
Gir oversikt over om planlagt prøve er tatt.
Signert
Viser om det er signeringsoppgave på dokumentet.
Sist endret av
Navn på bruker som sist lagret en endring på dokumentet.
Sist endret tid
Tidspunkt for siste lagring (inkl. godkjenning) av dokumentet.
Status
Dokumentets ferdigstillingsstatus. Kan være "Ikke ferdig", "Endelig rapport", "Ikke godkjent" eller "Godkjent".
Svarrapport-ID
Tjenesteyters identifikasjon av svarrapporten (referansenummer) fra eksternt RIS (røntgensystem). Verdien er hentet fra KITH-elementet ServReport/ServProvId.
Undersøkelsestid
Registrert undersøkelsestid.
Utførende enhet
Enhet som har utført analysen.
Utskrift tatt
Tidspunkt for siste utskrift av dokumentet.
Årsak
Kontaktårsak på kontakten som dokumentet er knyttet til. Hvis dokumentet ikke er knyttet til noen kontakt vil feltet være tomt.
Tabell: Tilgjengelige kolonner {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}
Som standard er følgende kolonner valgt inn:
Signert
Hendelsestid
Avdeling
Dokumentbetegnelse
Dokumenttype
Forfatternavn
Status
Ny versjon
Merknad
Meldingstype
Undersøkelsestid
Pasientinnsyn
Kontakt
Endre kolonneutvalg (Legge til/fjerne kolonner)
Du kan legge til og fjerne kolonner fra Dokumentlisten, og endre rekkefølgen på kolonnene.
Fremgangsmåte:
Klikk på tannhjul-ikonet oppe til høyre i Dokumentlisten, arkfane "Kolonner". En oversikt over tilgjengelige kolonner (til venstre) og valgte kolonner (til høyre) kommer opp.
Fjerne/legge til: Markér relevant(-e) kolonne(-er), og klikk på høyre/venstre-pilene for å flytte den/de ut eller inn av Dokumentlisten. Eventuelt kan du benytte "dra og slipp" med musen, men da kan du kun flytte én og én, til gjengjeld kan du plassere den der du ønsker i samme operasjon.
Endre rekkefølge: Markér relevant(-e) kolonne(-er), og klikk på opp-pilen for å flytte den/de mot venstre, ned-pilen for å flytte den/de mot høyre i Dokumentlisten. Eventuelt kan du benytte "dra og slipp" med musen, men da kan du kun flytte én og én.
Klikk på "Tilbakestill valgte kolonner" for å tilbakestille kolonneutvalget til standard utvalg.
Innstillingene lagres på brukerrollen.
Sortere på kolonner
Du kan sortere Dokumentlisten etter kolonneverdier ved å klikke på kolonneoverskriften. Klikk én gang til for å snu sorteringsrekkefølgen (stigende/synkende).
Den samme kolonnesorteringen kan gjøres via nedtrekkslisten "Sortering". Denne er spesiselt nyttig dersom du benytter minimal listevisning. Alle kolonner som vises i Dokumentlisten vil være tilgjengelige valg. Nedtrekkslisten blir utvidet med "Relevans" (sorterer på antall treff), når du gjør et fritekstsøk.
Klikk på "A-Å"-symbolet for å snu sorteringen.
Gruppere på kolonner
Bruk menyen "Gruppering" for å gruppere Dokumentlisten etter innholdet i en gitt kolonne. Fra menyen kan du gruppere på alle kolonner som vises i Dokumentlisten untatt datokolonner. Som standard er gruppering slått av.
Gruppene blir presentert alfabetisk i menyen. Klikk på "A-Å"-symbolet for å snu sorteringen.
For å fjerne valgt gruppering, klikk på det lille krysset ved siden av menyen.
Dokumentfilter/Filterpanel
Med dokumentfiltre kan du lage egendefinerte begrensninger på innholdet i Dokumentlisten, slik at bare dokumenter som er relevant for deg vises.
For å hente frem filterpanelet, klikk på "søylen" til venstre i bildet i Dokumentlisten. Filterpanelet fremkommer.
Valg som er gjort i filtrene vises øverst i Dokumentlisten som filtre. For raskt å fjerne alle filtre, klikk på ikonet "Nullstill filtre". Ikonet - en trakt med et kryss - fremkommer både i filterpanelet og i Dokumentlisten.
Det huskes om filtersøylen er åpen eller ikke mellom pasientbytter.
Det finnes to typer filtre; datofiltre og andre filtre.
Datofiltre
Datofiltre filtrerer på datoegenskaper tilknyttet dokumentet, f. eks. "Hendelsesdato", "Diktert dato" osv. De tilbyr et fra- og til-felt med vannmerke som viser minimums- og maksimumsdatoene på den egenskapen i utvalget. Vannmerkene vil justere seg basert på gjeldende utvalg ved enhver ny filtrering av Dokumentlisten via dokumentfilter eller fritekstsøk.
Du kan ikke søke i datofiltre, men de tilbyr følgende hurtiginnvalg:
Siste 24 timer
Siste uke
Siste måned
Siste år
Andre filtre
Alle andre filtre enn datofiltre viser en liste over de fem vanligste verdiene i utvalget som telles i gjeldende filter. Tellerne angis i parentes ved verditeksten, f. eks. dersom filteret "Status" viser verdien "Godkjent (19)" så skal det finnes 19 dokumenter med status "Godkjent" i utvalget. Merk at filtre som inneholder unike verdier, f. eks. "Dokument-ID" ikke har topp fem-visning.
For å filtrere Dokumentlisten på en verdi, sett hake foran verdien i gjeldende filter. Hvis du for eksempel vil filtrere på kun dokumenter der du er forfatter, gå til "Forfatter"-filteret og sett hake for verdien som representerer navnet ditt. Du kan sette så mange haker i så mange filtre du ønsker for å utvide/innsnevre filteret ytterligere.
For å søke i filteret eller se alle tilgjengelige verdier, klikk på "Vis alle" eller forstørrelsesglass-ikonet i filteret. Dette henter frem en nedtrekksliste med søkefelt over alle tilgjengelige verdier.
For å velge alle verdier, sett hake i sjekkboksen foran filternavnet.
Enhver handling i et filter vil oppdatere Dokumentlisten med nytt filter.
Standard filterutvalg
Dersom du ikke har et egendefinert filterutvalg, så er det standard filterutvalg som fremkommer.
Standard filterutvalg:
Hendelsestid
Avdeling
Forfatternavn
Journalgruppe
Dokumenttype
Endre filterutvalg (Legge til/fjerne filtre)
De fleste egenskaper ved dokumenter har eget filter. For å sette sammen et egendefinert utvalg med filtre i filterpanelet, se under.
Fremgangsmåte:
Klikk på tannhjul-ikonet oppe til høyre i Dokumentlisten, arkfane "Filter" eller klikk på lenken "Legg til/fjern filter" i filterpanelet. En oversikt over tilgjengelige filtre (til venstre) og valgte filtre (til høyre) kommer opp.
Fjerne/legge til: Markér relevante filtre, og klikk på høyre/venstre-pilene for å flytte den/de inn eller ut av filterpanelet. Eventuelt kan du benytte "dra og slipp" med musen, men da kan du kun flytte én og én, til gjengjeld kan du plassere den der du ønsker i samme operasjon.
Endre rekkefølge: Markér relevante filtre, og klikk opp-pilen for å flytte oppover, og ned-pilen for å flytte nedover i filterpanelet. Eventuelt kan du benytte "dra og slipp" med musen, men da kan du kun flytte én og én.
Klikk på "Tilbakestill til standard", dersom du ønsker standardutvalget.
Innstillingene lagres på brukerrollen.
Hendelsestid
Datofilter for dokumentets hendelsestid.
Avdeling
Kortnavn på "Behandlende avdeling" fra dokumentets metadata.
Forfatternavn
Fullt navn på dokumentets forfatter.
Journalgruppe
Journalgruppe knyttet til dokumenttypen til et dokument. NB! Filteret er aktivt bare når journalgruppeutvalget "Alle journalgrupper" er valgt.
Dokumentbetegnelse
Dokumentbetegnelsen slik den fremstår i Dokumentlisten og i åpnet dokument.
Kontakt
Viser kontakter på formatet "<omsorgsnivå> avd. <avdelingskortnavn> den <startdato>", f. eks. "Innleggelse avd. KIR den 15. okt 2011".
Avdeling langtnavn
Fullt navn på "Behandlende avdeling" fra dokumentets metadata.
Diktert
Datofilter for tidspunkt for ferdigstilling av diktat tilknyttet dokumentet.
Dokumenttype
Dokumentets dokumenttype.
Ekstern henvisning-ID
Id på ekstern henvisning hentet fra ekstern melding tilknyttet dokumentet.
Forfatter
Dipssignatur til dokumentets forfatter.
Format
Dokumentformat på formatet "<format> (format n)", f. eks. "Pdf (format 9)".
Generert tid
Datofilter for genererttidspunkt for ekstern melding tilknyttet dokumentet.
Godkjenners navn
Fullt navn på godkjenner av dokumentet.
Godkjent av
Dipssignatur til godkjenner av dokumentet.
Godkjent tid
Datofilter for dokumentets godkjenttidspunkt.
Henvisende lege
Fullt navn på henvisende lege tilknyttet ekstern melding.
Henvisning
Henvisning som dokumentet er vedlegg til, på formatet "<henvisningens avdelingskortnavn> <henvisningens mottattdato>", f. eks. "KIR 16. nov 2008".
Henvisningskategori
Verdi hentet fra ekstern melding tilknyttet dokumentet.
Dokument-ID
En unik tallid som identifiserer dokumentet. Filteret egner seg til søk på kjent dokument-id.
Melding-ID
Verdi hentet fra ekstern melding tilknyttet dokumentet.
Meldingstype
Verdi hentet fra ekstern melding tilknyttet dokumentet.
Merknad
"Har merknad" dersom dokumentet har merknad, ellers "Ingen merknad".
Opprettet av
Fullt navn på oppretter av dokumentet.
Organ
Verdi hentet fra ekstern melding tilknyttet dokumentet.
Pasientinnsyn
Innsynstype på sist registrerte pasientinnsyn på dokumentet.
Pregodkjent tid
Datofilter for dokumentets pregodkjenttid.
Prøve tatt
Verdi hentet fra ekstern melding tilknyttet dokumentet.
Sak
Sakstype som dokumentet er assosiert med.
Signert
"Signert" hvis dokumentets oppgave(r) er signert, "Ikke signert" hvis oppgaven(e) ikke er signert, eller "Ingen signeringsoppgaver".
Sist endret av
Fullt navn på den som sist gjorde en endring på dokumentet eller dokumentets metadata.
Sist endret tid
Datofilter for dokumentets sist endrettidspunkt.
Status
Dokumentets ferdigstillingsstatus, "Godkjent", "Ikke godkjent", "Pregodkjent", "Slettet", osv.
Svarrapport-ID
Verdi hentet fra ekstern melding tilknyttet dokumentet.
Tekniske dokumenter
"Vis tekniske dokumenter" har samme funksjon som likelydende sjekkboks under Dokumentlisten.
Undersøkelsestid
Datofilter. Verdi hentet fra ekstern melding tilknyttet dokumentet.
Utførende enhet
Verdi hentet fra ekstern melding tilknyttet dokumentet.
Utskrevet
Datofilter for siste utskrift av dokumentet.
Årsak
Kontaktårsak hentet fra kontakten som dokumentet er knyttet til.
Tabell: Tilgjengelige filtre. {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}
Dokumentsøk
Du kan gjøre fritekstsøk på både det tekstlige innholdet og metadataopplysninger på dokumenter i Dokumentlisten med funksjonen dokumentsøk:
Dokumentsøk består av et søkefelt og en knapp som henter opp en infoboks med tips til hvordan du kan bruke fritekstsøk effektivt.
For å søke, skriv søketeksten i søkefeltet og klikk på forstørrelsesglasset/trykk Enter-knappen. Dokumentlisten filtrerer seg basert på søket ditt. Du får treff både på fritekst i dokumentet og på følgende dokumentopplysninger: dokumenttype, dokumentbetegnelse, dokument-Id, forfatter og godkjenner. Legg merke til at nedtrekkslisten "Sortering" utvides med "Relevans", som gjør at du kan sortere på antall treff per dokument. Husk at det er mulig å bruke nøkkelord for mest presis søk på dokumentopplysninger.
For å nullstille søket, klikk på krysset i søkefeltet. Krysset er synlig bare når du har et aktivt søk. Søkefilteret fjernes, og Dokumentlisten viser alle dokumenter igjen. Merk at krysset ikke fjerner eventuelle aktive dokumentfiltre.
Du kan søke på ett eller flere ord av gangen. Se søketips for tips til bruk av fritekstsøk.
Når du gjør et fritekstsøk så legges det til en egen kolonne helt til venstre med utdrag fra dokumentet med gulmarkering. Dersom ordet står flere ganger i dokumentet får du bare opp ett treff som eksempel (med unntak av hvis søkeordet står nær første treff). Hele dokumentet må leses for å få med alle treff i hvert enkelt dokument.
Søketips
Du kan bruke følgende søkeoperatører for å få mest mulig presist søk:
AND
Og
Logisk operatør som brukes mellom to søkeord for å kreve at begge ord eksisterer i dokumentet.
Søket 'cancer AND mamma' returnerer dokumenter der både 'cancer' og 'mamma' forekommer i teksten.
OR
Eller
Logisk operatør som brukes mellom to eller søkeord for å kreve at minst ett av ordene eksisterer i dokumentet.
Søket 'cancer OR svulst OR tumor' returnerer dokumenter der enten 'cancer', 'svulst' eller 'tumor' forekommer i teksten.
()
Parenteser
Bruk parenteser for å begrense det logiske omfanget ved søk med logiske operatører.
Heller enn 'cancer OR svulst OR tumor AND mamma', søk med parenteser '(cancer OR svulst OR tumor) AND mamma' returnerer dokumenter som inneholder 'mamma' og en av 'cancer', 'svulst' og 'tumor'.
+
Påkrev ord
Sett + foran søkeordet for å kreve at det enkelte ordet eksisterer i dokumentet.
Søket '+cancer mammae' returnerer dokumenter som inneholder 'cancer' og kan inneholde 'mammae'.
-
Utelukk ord
Sett - foran søkeordet for å kreve at det enkelte ordet ikke eksisterer i dokumentet.
Søket 'cancer -mammae' returnerer dokumenter som inneholder 'cancer' og ikke inneholder 'mammae'.
""
Anførselstegn
Når du søker på flere ord eller en frase eller setning, bruk anførselstegn for å kreve at søkeordene fremkommer i samme rekkefølge i dokumentet.
Søket '"cancer mamma"' returnerer dokumenter som inneholder akkurat denne frasen.
*
Vilkårlig tegnsekvens
Bruk * som plassholder for ukjente ord (jokertegn) i søketeksten.
Søket 'risiko*' returnerer dokumenter med ord som starter med "risiko", for eksempel "risikoanalyse". Søket '*asjon' gir treff på ord som slutter på "asjon": "Respirasjon", "sirkulasjon", "informasjon", "kommunikasjon", "indikasjon", "operasjon", osv.
~
Fuzzysøk
Sett ~ etter et ord for å tillate treff på ord der opptil to tegn ikke matcher.
Søket 'thorax~' gir treff på 'thorax', 'torax', 'thoraks' og 'toraks'.
Tabell: Søkeoperatører. {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}
NB:
Operatører som skal stå mellom to søkeord: AND, OR
Operatører som skal stå før et søkeord (uten mellomrom): +, -
Operatører som skal stå etter et søkeord (uten mellomrom): ~
Operatører som kan stå før, etter eller inne i et søkeord (uten mellomrom): *
Flere eksempler på søk
'BT AND respirasjon'
Gir treff på dokumenter der både 'BT' og 'respirasjon' er nevnt.
'*prøver –blodprøver'
Gir treff på dokumenter der 'prøver' er nevnt, f. eks. 'urinprøver' eller 'vevsprøver', men ikke hvis ordet er 'blodprøver'.
Tabell: Eksempler på søk. {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}
Søk på dokumentopplysninger
Du kan gjøre fritekstsøk på dokumentopplysninger. For å gjøre dette, må du bruke noen spesifikke nøkkelord som systemet forstår.
Du kan bruke søkeoperatoren for å få mest mulig presis søk. Husk at store og små bokstaver på søk må samsvare med de som faktisk vises i listen.
Eksempler på søk på dokumentopplysninger:
approved_by_name
Søk på godkjenners navn
approved_by_name:Andersen*, eller approved_by_name:"Andersen, Anders"
author_person_name
Søk på forfatternavn
author_person_name:Andersen*, eller author_person_name:"Andersen, Anders"
createdby
Søk på oppretters navn
createdby:Andersen*
documentname
Søk på dokumentbetegnelse
documentname:*notat
documenttype_name
Søk på dokumenttype
documenttype_name:*oper*
id
Søk på dokument-ID
id:12345678 eller 123*
Tabell: Eksempler på søk på opplysninger. {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}
Begrensninger i søk
Indeksering og søk i tekst støttes for følgende dokumentformater:
RTF-dokumenter opprettet i Classic
XML-dokumenter opprettet i Classic som infeksjonsskjema, skjema for svangerskapsavbrudd, og pleie- og omsorgsmeldinger
PDF-dokumenter opprettet i Classic (som regel journalobjekter)
Alle dokumenter opprettet i Arena
Arketypeskjema i Arena*
*I arketypeskjema vil både de kliniske dataene og overskriftene indekseres opp for søk. Felter som ikke har verdi vil ikke generere treff på overskriften til feltet. Kun hvis feltet har verdi vil søket også kunne få treff på overskriften.
Dokumentvisning
Forhåndsvisning av dokumenter i Dokumentlisten kalles dokumentvisning.
Ved første pålogging så er dokumentvisning "Høyre" standard. Endringer vil huskes og være gjeldende ved neste pålogging.
For å endre på dokumentvisning, klikk på menyen "Dokumentvisning" øverst til høyre i dokumentlistebildet. Menyen har følgende valg:
Høyre: Forhåndsvisning PÅ, plassert til høyre for Dokumentlisten.
Under: Forhåndsvisning PÅ, plassert under Dokumentlisten.
Bred/auto: Forhåndsvisning PÅ, plassert til høyre eller under Dokumentlisten utfra tilgjengelig plass.
Ingen: Forhåndsvisning AV.
Vis kun dokumentopplysninger: Forhåndsvisning av kun dokumentets metadata. Dokumentets innhold vises ikke, og innslag i dokumentets innsynslogg blir ikke generert.
Skjul overskrifter: Tittellinjen skjules og kun dokumentets innhold forhåndsvises.
For å justere breddeforholdet mellom Dokumentlisten og dokumentvisningen, sett markøren på skillet mellom dem og klikk-og-dra. Justeringen huskes ved pasientbytte, og "tilbakestille til standard" skjer ved bytte av dokumentvisning.
Merk at ved forhåndsvisning av RTF-dokumenter blir topp- og bunntekst sløyfet fra forhåndsvisningen for bedre utnyttelse av vertikal plass i skjermbildet.
For å skru av dokumentvisning, klikk på "X"-knappen ved siden av nedtrekksmenyen for dokumentvisning.
Vannmerke
Dokumenter med følgende status vises med vannmerke i dokumentvisning:
Ikke godkjent
Ikke godkjent
Pregodkjent
Pregodkjent
Slettet
Slettet eller når dokument som er flyttet til en annen pasient
Tidligere versjon
Dokumentet er ikke nyeste versjon
Tabell: Vannmerker. {.tableblock .frame-none .grid-none .stripes-odd .stretch}
Tittellinjen
I dokumentvisning vises dokumentet med en tittellinje, der dokumentbetegnelse, forfatter og opprettet-tidspunkt for det enkelte dokumentet er angitt.
Til høyre i tittellinja finnes en hamburgermeny med følgende valg:
Åpne i arbeidsflaten: Åpner dokumentet i redigeringsmodus (hvis tilgang) i arbeidsflaten.
Åpne i eget vindu: Åpner dokumentet i eget vindu i redigeringsmodus (hvis tilgang).
Åpne dokumentopplysninger i arbeidsflaten: Åpner kun dokumentopplysninger i lesemodus i arbeidsflaten. Hvis dokumentet har flere versjoner, og tidligere versjon av dokumentet er valgt i dokumentvisningen, vil dokumentopplysninger fra samme versjon åpnes i arbeidsflaten.
Skriv ut dokument: Åpner bildet for utskrift av dokument.
Klikk på tittellinjen for å minimere og maksimere dokumentet.
Løpende visning
Det er mulig å vise flere dokumenter etter hverandre i dokumentvisning.
Hold Ctrl-tasten inne og markér enkeltdokumenter i Dokumentlisten, eller hold Shift-tasten inne og markér første og siste dokument i en sammenhengende rekke med dokumenter. De markerte dokumentene kommer opp i dokumentvisning, sortert på tidspunkt med det nyeste øverst.
Bruk tittellinjen på de enkelte dokumentene for å minimere, maksimere, skrive ut og åpne dokumentet for redigering.
Vedlegg
Importerte dokumenter som har vedlegg, vil som standard vise vedleggene som egne ikoner øverst i dokumentvisningen, med mindre et oppsettparameter er satt som gjør at vedleggene vises i en egen liste.
Vedlegg vises med navn og type. Klikk på et vedlegg for å åpne det.
Kontekstmeny
Ved høyreklikk i et godkjent dokument i dokumentvisning får du en kontekstmeny med funksjoner for zoom, dersom dette er støttet av aktuelt dokumentformat.
Den samme kontekstmenyen er beskrevet i kapittelet om arbeidsflaten (kontekstmeny).
Minimal listevisning
Dersom Dokumentlisten blir smal nok mellom dokumentvisningen og filterinnstillingene vil den automatisk gå over i minimal listevisning.
Formålet med minimal listevisning er å gi en optimal oversikt over dokumenter også ved liten plass.
Visningen er uten kolonner, i stedet vises følgende kolonnedata per rad:
Dokumentbetegnelse
Hendelsesdato
Forfatter
Avdeling
Ikoner: Signeringsoppgaver finnes, dokumentformat, ny versjon, melding, dokumentet er ikke godkjent
Journalgruppeutvalg
Dokumentlistens journalgruppeutvalg er de journalgruppene som til enhver tid har synlig innhold i Dokumentlisten.
Journalgruppeutvalg kan velges fra menyen "Viser utvalg" øverst til venstre i Dokumentlisten.
Det finnes to standard journalgruppeutvalg som ikke kan slettes eller redigeres:
Alle journalgrupper: Alle journalgrupper du har tilgang til på brukerrollen.
Journalgrupper for kontinuerlig journalvisning: Alle journalgrupper du har tilgang til som støtter kontinuerlig journalpresentasjon. Merket med en K.
De abstrakte journalgruppene er lukket første gangen brukeren åpner journalgruppeutvalget, og hvis du klikker på "Utvid alle grupper" huskes dette ved neste pålogging. Valget huskes ikke per abstrakte journalgruppe, men gjelder alle.
Opprette journalgruppeutvalg
For å opprette et egendefinert journalgruppeutvalg, gjør følgende:
Klikk på tannhjul-ikonet øverst til høyre i Dokumentlisten og velg fanen "Utvalg".
Klikk på pluss-ikonet ved siden av feltet "Utvalg" for å opprette nytt utvalg.
Gi utvalget et navn og klikk "OK". Dersom du gir det nye utvalget et navn som finnes fra før vil OK-knappen bli inaktiv og du vil få et varsel om at navnet finnes fra før.
Sett hake for journalgruppene som skal være med i utvalget. Du vil se en liste over alle sykehusets journalgrupper, også de du ikke har lese- og/eller skrivetilgang til på innlogget brukerrolle. Listen er gruppert etter abstrakte journalgrupper. Hvis du velger en abstrakt gruppe så blir alle journalgruppene i gruppa valgt. Du vil også kunne velge inn journalgrupper som er satt ut av bruk, dersom disse har innhold.
Klikk deg ut av utvalgsvinduet for å lukke det. Det nye utvalget lagres automatisk på brukerrollen, og Dokumentlisten oppdateres med det nye utvalget.
Opprette kontinuerlig journalutvalg
Kontinuerlig journal er journalutvalg som støtter kontinuerlig journalpresentasjon, dvs. forhåndsvisning av hele Dokumentlisten.
For å opprette et kontinuerlig journalutvalg, sett hake i sjekkboksen "Brukes til utskrift av kontinuerlig journal" idet du oppretter et nytt journalutvalg. Du vil da kunne velge inn journalgrupper som støtter kontinuerlig journalpresentasjon.
Journalgruppeutvalget lagres på brukerrollen og aktiveres idet du klikker deg ut fra utvalgsbildet.
Du kan velge journalgruppeutvalget under menyen "Viser utvalg" øverst til venstre i Dokumentlisten. Kontinuerlige journalgruppeutvalg er merket med en K.
Opprette kopi av journalutvalg
Du kan opprette et nytt journalutvalg som en kopi av et eksisterende journalutvalg dersom du trenger flere journalutvalg med lignende innhold.
For å opprette en kopi av et journalutvalg, velg journalutvalget som skal kopieres i feltet "Utvalg" og klikk på ark-ikonet. Ikonet har hintteksten "Kopier gjeldende utvalg".
Et nytt journalutvalg opprettes som kopi. Du kan redigere det ved å legge til og fjerne journalgrupper.
Redigere journalutvalg
For å redigere et journalutvalg, velg journalutvalget i feltet "Utvalg" og gjør de ønskede endringene. Endringene lagres automatisk når du klikker deg ut av utvalgsvinduet.
Slette journalutvalg
For å slette et journalutvalg, velg journalutvalget i feltet "Utvalg" og klikk på søppelbøtteikonet. Bekreft. Utvalget slettes.
Journalplassering
Journalplassering er en standardisert organisering av pasientens journal. Fra papirjournalens tid har norske myndigheter nedsatt fire journaltyper som skal brukes til å skille ulike typer dokumenter:
Fødejournal, for pasientens dokumenter i forbindelse med svangerskap og fødsel
Psykiatrisk journal, for pasientens psykiatriske dokumenter
Hovedjournal, for alt som ikke hører hjemme i andre journaltyper
Blindjournal, et register over (papir)dokumenter som er til utlån.
I Arena brukes journalgrupper for å definere journaltypene, ved at journalgruppene knyttes til riktig journaltype i DIPS Admin, et oppsett som gjelder likt for alle pasienters dokumenter. De fleste somatiske journalgrupper vil altså tilhøre journaltypen "Hovedjournal", de psykiatriske "Psykiatrisk journal", osv.
Journaltyper er en rent tematisk inndeling og kan ikke brukes til å filtrere innholdet i Dokumentlisten. Til dette brukes journalgruppeutvalg.
Det er mulig å opprette egne journalplasseringer på pasienten. De kan opprettes fra Dokumentlisten som beskrevet nedenfor, eller i forbindelse med skanning.
Se journalplassering
Journalplasseringsskjermbildet åpnes fra eget ikon oppe til høyre i "Dokumentliste":
Ikonet har hinttekst med de registreringer som finnes, hvis noen. Ikonet vises med en liten blå ball dersom det er finnes noen registreringer.
Klikk på ikonet. Bildet "Journalplassering" åpner seg. Det viser aktuelle journaltyper og alle registrerte journalplasseringer, hvis noen. Du ser nå deler av informasjon om registreringen i overskriften under den aktuelle journaltypen. Du kan enten holde musepekeren over får å se all informasjonen, eller klikke en gang på journaltypen slik at registreringen vises i sin helhet.
Journaltyper som har en eller flere registrerte journalplasseringer vil vises med et "dråpe"-ikon.
Journaltyper som har en eller flere digitale journalplasseringer vil vises med et skannerikon.
Registrere journalplassering
Klikk på "Ny" eller hurtigtast Ctrl + F9. Du får et varsel dersom journalplasseringen blir endret fra digital til noe annet.
Velg aktuell journaltype og arkivadresse (tilsvarer "Avdeling" i Classic) fra nedtrekkliste. Arkivunderadresse (tilsvarer "Kontor" i Classic) skjules dersom det ikke er satt opp og skal fylles ut. Alle journaltyper kan velges uavhengig av brukerens avdelingstilgang.
Det er mulig å legge inn fritekst i feltet "Merknad" hvis ønskelig.
Klikk "Lagre".
Redigere journalplassering
Du kan kun redigere egne registreringer. For å redigere, åpne registreringen ved å klikke en gang på journaltypen, og deretter på registreringen som ligger der.
Merk den journalplasseringen du ønsker å redigere.
Klikk "Rediger".
Endre og klikk "Lagre" når du er ferdig.
Du vil se en ball i kolonnen "Redigert".
Det er ikke mulig å slette en registrering, eventuelt kan merknadsfeltet brukes.
Utskrift
Utskriftfunksjonen for journaldokumenter åpner en dialog som ber om utskriftsopplysninger og viser en forhåndsvisning av utskriften. Hurtigtast for utskrift (Ctrl+P) kan brukes ved utskrift fra "Dokumentliste", og gjelder for markerte journaldokument.
Feltene "Mottaker av utskriften" og "Begrunnelse for utskrift" er alltid påkrevet for utfylling. Mottakerfeltet får automatisk utførende brukers signatur som forslag til verdi, men dette kan redigeres.
Sjekkboksene "Vis makuleringsansvarlig…" og "Vis pasientinformasjon…" må ha hake på ikke-godkjente dokumenter. På godkjente dokumenter kan haken fjernes.
Klikk "Generer forhåndsvisning" for å se hvordan dokumentet vil se ut på utskrift. Klikk "Skriv ut" for å sende dokumentet til printeren.
Valg av printer og printeroppsett settes under System → Skriveroppsett.
Utskrift av enkeltdokument
Utskrift av enkeltdokument kan gjøres på følgende måter:
Høyreklikk på dokumentet i Dokumentlisten og velg "Utskrift av enkeltdokument" i kontekstmenyen, eller
Markér dokumentet i Dokumentlisten og klikk på utskriftsikonet, eller
I dokumentvisning: Klikk på menyknappen i dokumentets tittellinje og velg "Skriv ut dokument", eller
Åpne dokumentet og klikk på utskriftsikonet der.
Utskriftene er kladdutskrifter som standard.
Utskrift av flere dokumenter
For å skrive ut flere dokumenter på en gang, markér de aktuelle dokumentene i Dokumentlisten og klikk på ikonet for utskrift, eller høyreklikk på et av de valgte dokumentene og klikk på valget for utskrift.
Når flere dokumenter i listen er markert eller et kontinuerlig journalgruppeutvalg er aktivt, endres utskriftsfunksjonen:
Utskrift fra kontinuerlig journalgruppeutvalg: Alle dokumenter skrives ut, uansett om dokument(er) er markert i Dokumentlisten.
Utskrift fra vanlig journalgruppeutvalg: Kun markert(e) dokument(er) skrives ut.
Merk at dersom ett eller flere dokumenter har registrert nektet pasientinnsyn, vil du få en dialog som spør om disse skal ekskluderes fra utskriften eller ikke.
Ved utskrift av flere dokumenter på en gang (samlet journalutskrift) kommer pasient- og dokumentopplysninger med på toppen av hvert ark.
Listeutskrift av journaldokumenter
Hvis du høyreklikker i et dokument i Dokumentlisten og velger "Listeutskrift: Dokumenter", så får du mulighet til å skrive ut en listeutskrift av alle journaldokumentene.
Utskriften er tilpasset et liggende A4-ark.
Utskrift av dokumenter som har utskriftsoppgave
Dersom dokumentet har utskriftsoppgaver kan du utføre de oppgavene der du har tilgang til arbeidsgruppen, fra dokumentvisningen.
Når du starter utskriftsfunksjonen vil en dialog vises med en liste over tilgjengelige oppgaver. Klikk på "Gå til utførelse av oppgaver" for å sjekke ut en eller flere av oppgavene ved utskrift, eller "Gå til vanlig utskrift" for ikke å ta stilling til oppgavene ved utskrift.
I utskriftsbildet kan du sette hake for de oppgavene du vil uføre ved utskrift.
Ved utskrift blir oppgaven(e) markert som utført i siden Oppgaver.
Endringslogg dokumentopplysninger
En endringslogg som viser endringer av dokumentopplysninger kan åpnes fra dokumentlisten ved å høyreklikke på et dokument og velge "Vis endringshistorikk". Dialogen du nå får opp inneholder endringer som er gjort i metadataene til dokumentet, som f.eks avdeling, dokumentbetegnelse osv.
Arbeidsflaten
Arbeidsflaten ligger i skuffen som slår ut fra høyre eller venstre side av skjermbildet i Arena.
For å åpne skuffen, klikk på stolpen helt til høyre eller venstre der det står "Arbeidsflate". Stolpen er alltid synlig ved aktiv pasient. Når ingen pasient er aktiv vises den ikke.
Arbeidsflaten inneholder funksjonalitet for all håndtering av dokumenter. Dette inkluderer blant annet redigering, mellomlagring, godkjenning og sletting av dokument, samt oppretting av oppgaver tilknyttet dokumentet, oppretting av ny versjon og flytting av dokument til annen pasient. Du kan også velge å ta dokument ut i eget vindu fra arbeidsflaten.
Du kan lese mer om bruk av arbeidsflaten her.
Dokument i arbeidsflaten
Når et dokument er åpent i arbeidsflaten vises følgende metadata under tittelen: Pasient m/fødselsnummer, alder og kjønn, dokumentbetegnelse, kontakt (eller henvisning hvis kontakt ikke er satt), og dokumentets hendelsestidspunkt.
Dokumentets innhold vises alltid under arkfanen "Notat" (RTF-dokumenter) eller "Skjema" (arketypeskjema) i arbeidsflaten.
Dokument i eget vindu
Du kan velge å flytte dokumentet ut i eget vindu fra arbeidsflaten, dette gjelder også opprettelse av nytt dokument. Du får da de samme redigeringsmulighetene og valgene som om dokumentet er åpnet i arbeidsflaten. Les mer om dette her.
Funksjonalitet og informasjon i dokument
Når du har åpnet et godkjent dokument, enten i arbeidsflaten eller i eget vindu, har du en rekke funksjoner du kan utføre for dokumentet, og informasjon knyttet til dokumentet.
Kontekstmeny
Høyreklikk i dokumentet for å få en kontekstmeny med følgende valg:
Zoom inn: Klikk flere ganger for å zoome inn i dokumentet. Ctrl+Pluss
Zoom ut: Klikk flere ganger for å zoome ut. Ctrl+Minus
Zoom: Velg ønsket zoom i prosent fra undermenyen
Faktisk størrelse: Tilbakestiller zoom til 100 %. Ctrl+Null
Tilpass til side: Innstiller zoom slik at hele dokumentets høyde vises. Ctrl+1
Tilpass til bredde: Innstiller zoom slik at dokumentets bredde fyller hele visningen. Ctrl+2
Bruk lesemodus: Viser dokumentet uten marginer, topptekst og bunntekst
Bruk utskriftmodus: Viser dokumentet med marginer, topptekst og bunntekst
Opprett frase. Åpner Fraseeditor/Opprett frase og ny frase kan lages.
Den samme kontekstmenyen er tilgjengelig også i dokumentvisning, samt når dokumentet er åpnet i eget vindu.
Dokumentfunksjoner
Over dokumentet ligger funksjonsknapper for blant annet lagring av dokument, godkjenning, utskrift, sending, mv.
Knappene er kontekstsensitive, det vil si at de vises kun hvis de er gyldige for det aktuelle dokumentet i øyeblikket. Enkelte knapper vil alltid vises og deaktiveres når de ikke er aktuelle.
Lagrer dokumentet.
Åpner dialog for flytting av et ikke-godkjent dokument til en annen pasients journal.
Sletter ikke-godkjent dokument, samt slett-knapp for enkelte dokumentformater som f.eks. arketypeskjema. For ny mellomlagret versjon forkastes kladden, og dokumentet samt dokumentopplysninger rulles tilbake til forrige verjson. Systemet ber om bekreftelse før en ikke-permanent sletting gjennomføres.
Sender diktat til skriving.
Sender diktat tilbake til forfatter for godkjenning etter transkribering.
Pregodkjenner dokumentet og sender godkjenningsoppgave til endelig godkjenner. Aktuell på dokumenter der dokumenttypen krever endelig godkjenning. Disse dokumentene vil ha et felt der endelig godkjenners navn kan legges inn.
Godkjenner dokumentet.
Godkjenner og lukker dokumentet.
Åpner meny med valg for å opprette oppgavetypene "Utskrift", "Vurdering", "Pregodkjenning", "Ferdigstilling" og "Godkjenning" manuelt. Det er mulig å skrive inn en melding til mottaker samt sette en frist for utføring av oppgaven.
Åpner vindu som viser dokumenter du kan lenke til gjeldende dokument.
Signerer eventuell vurderingsoppgave på dokumentet som du har tilgang til. Har du tilgang til flere vurderingsoppgaver på dokumentet får ikonet et lite grønt skilt med antall aktuelle vurderingsoppgaver. Ved klikk vises en liste over vurderingsoppgavene, og du kan klikke på den du ønsker å signere.
Åpner forhåndsvisning for utskrift av dokumentet.
Åpner et persistent dokument for redigering. Eller åpner dialog for valg av handling: "Lag ny versjon" oppretter ny versjon av godkjent dokument. "Flytt til annen pasient" tillater flytting av godkjent dokument til en annen pasients journal.
Lukker dokumentet. Systemet ber om bekreftelse hvis du forsøker å lukke et dokument med ulagrede endringer.
Med denne knappen kan du knytte en intern melding til et dokument som du skriver. Meldingen sendes til en valgt arbeidsgruppe og kan besvares av mottaker.
For nærmere beskrivelse av dokumentfunksjoner, se eget kapittel om dokumentrutiner.
Manuelle oppgaver
Det er mulig å opprette oppgaver for godkjenning, pregodkjenning, ferdigstilling, vurdering, utskrift og intern melding i dokumentet.
Som alle andre oppgaver kan oppgaver opprettet fra dokumentet gjenfinnes i Oppgaver.
For å opprette oppgaver fra dokumentet må dokumentet være lagret første gang. Du har tilgang til å opprette oppgaver straks du har lesetilgang til dokumentet, unntatt godkjenningsoppgaver, som krever skrivetilgang.
Oppgavetyper
For å opprette oppgave på et dokument i dokumentet, klikk på knappen "Send til".
En meny åpner seg med følgende oppgavetyper:
Utskrift: Oppretter "Dokument til utskrift"
Vurdering: Oppretter "Dokument til vurdering"
Godkjenning: Oppretter "Dokument til godkjenning". Kun tilgjengelig på dokumenter som ikke har krav til endelig godkjenning.
Pregodkjenning: Oppretter "Dokument til pregodkjenning". Kun tilgjengelig på dokumenter som har krav til endelig godkjenning.
Ferdigstilling: Oppretter "Dokument til ferdigstilling". Kun tilgjengelig på dokumenter som ikke er godkjent.
Straks du velger en oppgavetype, vil du få en dialog der du kan søke frem arbeidsgruppen oppgaven skal sendes til, skrive en melding, sette fristdato og flagge som hastesak.
I feltet "Til", velg arbeidsgruppen som skal motta oppgaven. Feltet er et søkefelt for arbeidsgrupper, både private og felles.
I feltet "Melding", skriv inn et emne og en melding. Feltet er ikke obligatorisk.
I feltet "Frist", legg inn ønsket fristdato for utføring av oppgaven. Hak eventuelt av for "Haster" i tillegg. Feltene er ikke obligatoriske.
Klikk "Send". Oppgaven legger seg i mottakerens arbeidsgruppe. Ved utgått frist vil oppgaven synliggjøres i mottakerens Oppgaver.
Generere flere oppgaver til samme arbeidsgruppe
Det er mulig å sende flere utskriftsoppgaver på samme dokument til samme arbeidsgruppe. Disse legger seg som separate oppgaver. Det vil si at når dokumentet skrives ut er det kun én oppgave som settes utført. Når du skriver ut vil du få opp varsel om at det finnes utskriftsoppgaver i arbeidsgruppen(e) din(e), og du kan velge hvilken av disse du ønsker å sette til utført.
Dersom dokumentet sendes flere ganger til godkjenning/vurdering til samme arbeidsgruppe vil det ikke genereres flere oppgaver, men "tilleggsinformasjon" beholdes:
Haster: Beholdes hvis dette var registrert på en av oppgavene
Frist: Den korteste (nyeste) fristen beholdes
Meldinger (med tittel og innhold): Meldingshistorikken vil være synlig for bruker
Intern melding
Tidligere kalt "gul lapp".
I dokumentet kan du sende en intern melding tilknyttet et dokument du oppretter på en pasient. Interne meldinger kan brukes for å utveksle elektroniske beskjeder angående et dokument. Når det opprettes melding, knyttes denne til dokumentet og pasienten som er aktiv i DIPS Arena.
For å opprette intern melding:
Åpne dokumentet
Velg knappen "Intern melding"
Fyll inn arbeidsgruppen som skal motta oppgaven. Favoritter og sist brukte arbeidsgrupper kommer opp ved å trykke pil ned i søkefeltet eller knappen til høyre. Marker en av disse, eller søk opp en annen gruppe i søkefeltet
Fyll inn emnefeltet og innhold i meldingen (valgfrie felt)
Ved behov: Fyll inn tidspunkt for frist på oppgaven, og/eller huk av for at dette er en hasteoppgave
Trykk "Send melding"
Oppgavene havner i aktuell arbeidsgruppe i undergruppen "Meldinger (Gule lapper)", og kan utføres derfra.
Visning av interne meldinger
Dersom det er interne meldinger tilknyttet et dokument, kan du se disse meldingene i dokumentet. Du får arkfanen "Meldinger" over dokumentet. Hvis det er en teller (et nummer) bak arkfanen, betyr det at du har uleste (ikke utførte) meldinger.
Når du trykker deg inn på arkfanen, vil meldingene til dokumentet ligge i en liste til venstre og selve meldingen(e) til høyre. Nederst i listen over meldinger kan du også krysse av for "Inkluder leste meldinger". Dette betyr at dersom det er meldinger som tilhører dokumentet, men er lest, kan du huke av på dette valget og meldingene vises i listen. Du kan også endre listevisningen slik at den legger seg over meldingsfeltet.
For å markere at du har lest meldingen, klikker du på den blå knappen "Sett som lest". Det betyr at du utfører denne oppgaven. I det du trykker på knappen, får du en grønn markering som betyr at meldingen er lest (oppgaven er utført).
Du kan også sende en tilbakemelding på meldingen du mottar. Her vil mottakerfeltet være utfylt med opprinnelig avsender som standard, men dette kan du endre. Det samme gjelder emnefeltet, som vil ha "Tilbakemelding" foran opprinnelig emne. Når du trykker "Send tilbakemelding" opprettes en ny Intern melding ("gul lapp").
Andres arbeidsoppgaver
Det finnes funksjonalitet for å søke opp andres arbeidsoppgaver i "Oppgaver" (se også eget kapittel om andres arbeidsoppgaver).
I noen tilfeller må oppgaven overføres til en arbeidsgruppe du har tilgang til før den kan utføres:
Dokument til ferdigstilling, dokument til godkjenning: Oppgaven må overføres til en arbeidsgruppe du har tilgang til. Dokumentet kan da godkjennes i "Oppgaver" eller fra dokumentet.
Dokument til utskrift: Oppgaven kan utføres via utskriftsikonet i "Oppgaver". Utskriftsikonet vil også være synlig i dokumentet.
Dokument til vurdering: Oppgaven må overføres til en arbeidsgruppe du har tilgang til. Dokumentet kan da godkjennes i "Oppgaver" eller ved å åpne dokumentet.
Intern melding: Kan utføres via "Marker som lest"-knappen i "Oppgaver".
Dikteringsoppgaver: Oppgaven må overføres til en arbeidsgruppe du har tilgang til. Dokumentet kan da godkjennes i "Oppgaver" eller ved å åpne dokumentet. Godkjenningsoppgavene vil kunne utføres fra "Oppgaver".
Vannmerke
Arkfanen "Notat" vil få et vannmerke avhengig av dokumentets status.
"Ikke godkjent"
Ikke godkjent
"Pregodkjent"
Pregodkjent
"Slettet"
Slettet
Tabell: Vannmerke {.tableblock .frame-none .grid-none .stripes-odd .stretch}
Mellomlagring av dokument
Når du mellomlagrer et dokument første gang, vil følgende tekst komme til syne til venstre over redigeringsflaten:
Teksten får en oransje bakgrunn når dokumentet er stått med ulagrede endringer i mer enn tre minutter.
Dokumentopplysninger
Dokumentets metadata vises alltid i arkfanen "Opplysninger".
Oversikt over pasientinnsyn, merknader, dokumentlogg og oppgavehistorikk finner du også under denne arkfanen.
Metadata
Metadata er opplysninger om dokumentets kontekst, for eksempel hvem som er forfatter og hvilken kontakt eller henvisning dokumentet er knyttet til.
Metadata brukes av systemet til å bestemme blant annet tilgangsstyringen på dokumentet. Journalgruppe og dokumenttype er metadata som avgjør om brukere kan lese eller redigere dokumentet. Kontakt og henvisning er metadata som knytter dokumentet til en klinisk hendelse. De kan også knytte dokumentet til en offentlig melding, eller knytte dokumentet til en henvisning som vedlegg. Metadata brukes også for å sortere journaldokumenter på ulike måter i ulike lister. Derfor er det viktig at metadata alltid er korrekt.
For nærmere informasjon se eget kapittel om metadata.
Pasientinnsyn
"Pasienten og brukeren kan nektes innsyn i opplysninger i journalen dersom dette er påtrengende nødvendig for å hindre fare for liv eller alvorlig helseskade for pasienten eller brukeren selv, eller innsyn er klart utilrådelig av hensyn til personer som står vedkommende nær." (Pasient- og brukerrettighetsloven § 5-1)
Dokumenter med nektet pasientinnsyn vil ikke vises på helsenorge.no.
Systemet vil dessuten varsle dersom du forsøker å skrive ut ett eller flere dokumenter som har nektet pasientinnsyn. Du kan da velge om dokumentene det gjelder skal ekskluderes fra utskriften eller ikke. Merk at varselet ikke kommer ved utskrift av enkeltdokumenter.
Det er to måter å registrere nektet/gjenåpnet pasientinnsyn:
Åpne dokumentet: Under "Opplysninger"-arkfanen på det aktuelle dokumentet
Fra Dokumentlisten: Fra kontekstmenyen ved høyreklikk på dokumentet/flere valgte dokumenter
Med sistnevnte metode kan du gjøre registreringer på flere dokumenter av gangen.
Ved utskrift av kontinuerlig journal og utskrift av flere dokumenter på en gang der det finnes dokumenter med nektet pasientinnsyn, vil systemet gi brukeren et valg om de aktuelle dokumentene skal være med i utskriften eller ikke.
Registrering av pasientinnsyn ved å åpne dokumentet:
Åpne dokumentet.
Gå til arkfanen "Opplysninger" og maksimer feltet "Registrer pasientinnsyn".
Klikk "Ny", legg til registrering og klikk "Lagre".
Pasientinnsyn vises i en tabellvisning med nyeste registrering øverst.
Registrering av pasientinnsyn fra Dokumentlisten:
Marker ett eller flere dokumenter i Dokumentlisten.
Høyreklikk på et av de markerte dokumentene og velg "Pasientinnsyn".
Klikk "Ny", legg til registrering og klikk "Lagre". Registreringen lagres på alle de markerte dokumentene.
Dersom det allerede er registrert pasientinnsyn på ett eller flere av de markerte dokumentene, så vil systemet varsle om dette. Har du markert ett dokument, vil status (om det er registrert pasientinnsyn fra før av) og historikk vises i dialogen.
Merknader
Det er mulig å registrere merknad på journaldokumenter. Dette gjøres under "Opplysninger"-fanen og feltet "Merknader".
Dokumenter med merknad vises i Dokumentlisten med en liten blå ball i kolonnen for merknader.
For å registrere merknad:
Åpne dokumentet.
Gå til arkfanen "Opplysninger" og maksimer feltet "Merknader".
Klikk "Ny", legg inn merknad og klikk Lagre.
Merknad registreres med opprettettid, prioritet, om den er låst eller ikke, og ansvarlig, samt merknadsteksten.
Dokumentlogg
Dokumentloggen er en liste over all brukeraktivitet som har berørt dokumentet, som f. eks. lagring, godkjenning, innsyn, utskrift, mv. Dokumentloggen ligger under arkfanen "Opplysninger", feltet "Dokumentlogg".
Følgende oppføringer kan inngå:
Opprettet
Innsyn*
Lagret
Godkjent
Ny versjon
Utskrift
Elektronisk inntaksbrev**
Digital pasientoppgave***
*Merk at dersom forhåndsvisning er påslått vil åpning av dokumentet fra Dokumentlisten gi to innslag i dokumentloggen, ett for forhåndsvisningen og ett for når dokumentet er åpnet. Dersom dokumenttypeegenskapen "Ikke skriv til innsynslogg" er på, vil det ikke logges innsyn.
**Alle handlinger relevant for elektronisk inntaksbrev beskriver handlingen som blir gjort i merknadsfeltet.
***Alle handlinger relevant for digital pasientoppgave beskriver handlingen som blir gjort i merknadsfeltet.
Oppgavehistorikk
Oppgavehistorikken til et dokument er en liste over alle oppgaver som er og har vært tilknyttet dokumentet, samt status på disse.
Oppgavehistorikken ligger under arkfanen "Opplysninger", feltet "Oppgavehistorikk".
Listen har følgende kolonner:
(status): Hake hvis oppgaven er utført
Tittel: Oppgavetype, f. eks. "Dokument til utskrift", "Dokument til vurdering"
Opprettet: Oppgavens opprettettidspunkt
Opprettet av: Navn på brukeren som opprettet oppgaven
Frist: Fristdato og hastesak, hvis satt
Arbeidsgruppe: Oppgavens plassering
Utført: Tidspunktet oppgaven ble utført
Utført av: Navn på brukeren som utførte oppgaven
Rådført med: Navn på valgt rekvirent dersom "Signer med råd" ble benyttet ved signering av dokument/labsvar. Vil kun vises dersom oppgavehistorikken inneholder en av følgende oppgavetyper: "Labsvar til vurdering" eller "Patologisvar til vurdering"
Kansellerte oppgaver blir dimmet og gjennomstreket.
Lenker
Lenker tilknyttet dokumentet vises alltid i arkfanen "Lenker". Arkfanen vises ikke dersom ingen lenker finnes.
Ulike typer lenker vises med ulike ikon under kolonnen "Type".
Dokumentlenker
Dokumentlenker er lenker fra et dokument til et annet dokument.
De brukes til å assosiere dokumenter med hverandre, for eksempel tilsynsforespørsler og svaret på tilsynsforespørselen. Lenken fungerer dessuten som en snarvei til å åpne det lenkede dokumentet.
Dokumentlenken er ikke toveis, så en eventuell link tilbake må opprettes for seg i det andre dokumentet.
Også dokumentlenker opprettet i Classic vises her og kan slettes her.
Opprette ny dokumentlenke
For å opprette ny dokumentlenke, klikk på knappen "Opprett lenke". Knappen blir aktiv straks dokumentet er mellomlagret første gang.
Knappen åpner en dialog med en dokumentlistewidget der du kan sette hake for dokumentene du ønsker å opprette lenke til. Det opprettes én lenke per dokument.
Du kan fjerne lenker fra widgeten ved å fjerne hakene og lagre.
Straks du har opprettet en eller flere lenker og lagret dem, kommer arkfanen "Lenker" til syne.
Åpne dokument fra dokumentlenke
Gå til arkfanen "Lenker" og klikk på "Åpne"-ikonet, eller dobbelklikk på lenken.
Fjerne dokumentlenker
Gå til arkfanen "Lenker" og klikk på "Slett"-ikonet.
Du kan også klikke på "Opprett lenke"-knappen og fjerne hakene for dokumentene du ønsker å fjerne lenken til.
Tilgangsstyring
Knappen "Opprett lenke" og arkfanen "Lenker" vises på alle dokumenter du har lesetilgang til.
Det betyr at du kan opprette, se og slette dokumentlenker på alle dokumenter du kan se.
Du har også tilgang til å slette lenker som andre brukere har opprettet.
Bildelenker i importerte dokumenter
Såfremt en bildelenke har en tilknyttet kommando (gjøres i DIPS admin, felles kodeverk FE-BILDELINK), skal det være mulig å åpne en bildelenke ved å dobbeltklikke på lenken.
Opprette dokumenter
Knapper i knapperaden som oppretter nye dokumenter i pasientens journal:
Fra venstre til høyre:
Opprett nytt dokument (Ctrl+N), se Nytt dokument
Opprett nytt diktat (Ctrl+Shift+D), se Arena Diktering
Importer PDF-dokument og bilde (Shift+W), se Importere PDF og Importere bilde
Skann enkeltdokument (Shift+Alt+F11), se Skanne dokumenter
Skann journalgrupper (Ctrl+Shift+F11)
De fire funksjonene (gjelder ikke for Skann journalgruppe) lar deg velge dokumenttype/mal og sjekke at dokumentopplysninger og arbeidsflyt er korrekt. Dette beskrives først, så beskrives de enkelte funksjonene etterpå.
"Dokumenttype"
Malvelgeren viser en liste over dokumenttyper, inkludert alle malene som er knyttet til dokumenttypen. Malene vises bare hvis dokumenttypen har flere enn én. Da vises de alfabetisk under dokumenttypen de tilhører. Søket gir kun treff på dokumenttyper, ikke dokumentmaler.
Dokumenttypen kan være knyttet til en eller flere journalgrupper. Journalgruppene avgjør om du har tilgang til å opprette og/eller lese dokumentet. Videre har dokumenttyper ulike egenskaper som bestemmer hvordan dokumentet oppfører seg, f. eks. om du kan endre betegnelse på dokumentet, om betegnelsen hentes fra dokumentmal, om det krever utskrift, utlevering eller endelig godkjenning, om det er persistent, om det kan sendes, mv.
Dokumentmalen kan være knyttet til en eller flere dokumenttyper. Den inneholder tekst, som kan være enten ren tekst eller malvariabler, som får verdi idet dokumentet opprettes. Dokumentet opprettes med malens tekstinnhold. Dokumentmalen kan videre være knyttet til organisasjonsenheter og omsorgsnivå.
Følgende forhold kan påvirke om en dokumenttype/mal vises i listen eller ikke:
Dersom du mangler skrivetilgang til journalgruppen som dokumenttypen hører til, så får du ikke se dokumenttypen
Dersom du har valgt en kontakt, så får du ikke se maler som er knyttet til et omsorgsnivå som ikke matcher omsorgsnivået til kontakten
Dersom dokumenttypen ikke har en RTF-mal, format 16-mal eller format 21-mal knyttet til seg, så vises den ikke i listen
Dersom du importerer PDF eller bilde, vil kun RTF-maler vises i listen
"Dokumentopplysninger"
Metadata
Feltene under "Dokumentopplysninger" er dokumentets metadata, altså informasjon om dokumentets kontekst.
Det er viktig disse opplysningene er korrekt, fordi systemet bruker dem til å styre tilgangskontroll der blant annet hendelsesdato, kontakt, forfatter og behandlende avdeling har stor betydning. Metadata styrer også gjenbruk av data, utfylling av malvariabler, epikrisekrav og rapporter. I visninger der du kan sortere dokumenter etter opphold/henvisning er det metadata som styrer sorteringen.
Feltet "Dokumentbetegnelse" vises der hvor dokumenttypen er satt opp med mulighet for å endre dette. Navnet på dokumenttypen fylles inn automatisk, men er redigerbart.
"Hendelsestidspunkt", "Forfatter" og "Behandlende avdeling" er obligatoriske felter. De er forhåndsutfylte og redigerbare.
Feltene "Planlagt kontakt", "Post" og "Seksjon" vises bare hvis "Kontakt" ikke er valgt. Feltene "Kontakt", "Henvisning" og "Endelig godkjenner" er betinget obligatoriske avhengig av dokumenttypen. Dersom dokumenttypen krever at dokumentet er knyttet til f. eks. en kontakt, vil et varsel med informasjon vises hvis du prøver å opprette dokumentet uten disse knytningene.
Dokumenttype
Dokumentets dokumenttype. Knyttet til én eller flere journalgrupper. Dokumenttypen bestemmer ulike egenskaper ved dokumentet, for eksempel om det kan sendes, om det skal skrives ut, om det må pregodkjennes, om det har utleveringsrutine mv.
Dokumentets dokumenttype.
Ja, men med noen unntak. Les mer her.
Dokumentbetegnelse
Legg inn tekst i dette feltet for å endre dokumentbetegnelse på dokumentet. Feltet vises kun ved de dokumenttypene som tillater endring i dokumentbetegnelse i malvelgeren.
Dokumenttypens betegnelse. Hvis dokumenttypeegenskapen "Dokumentbetegnelse hentes fra dokumentmal" er slått på, hentes dokumentbetegnelsen fra dokumentmalen.
Ja, hvis tillatt på dokumenttypen
Journalgruppe(r)
Journalgrupper er assosiert med dokumenttype og avgjør hvorvidt bruker har lese- eller skrivetilgang til dokumentet. Du kan endre journalgruppe/r dokumentet er knyttet til. Dette krever at du har skrivetilgang til journalgruppen du ønsker å legge til. Fjerning av journalgrupper kan du utføre uavhengig av om du har lese- eller skrivetilgang til disse.
Alle journalgrupper som dokumenttypen er assosiert med, og som innlogget bruker har skrivetilgang til.
Ja
Hendelsestidspunkt
Tidspunktet for hendelsen med pasienten.
Nåtidspunkt foreslås. Feltet er obligatorisk for utfylling. Følgende valideringer gjøres: Ved opprettelse og mellomlagring av dokument, maksimalt 7 dager frem i tid. Ved godkjenning, nå-tidspunkt eller tilbake i tid. Ved endring av godkjent dokument, godkjenningstidspunkt eller før.
Ja
Kontakt
Innleggelse eller poliklinisk kontakt velges fra nedtrekksliste. Kontakt vises med omsorgsnivå, startdato, avdeling (kortnavn) og seksjon (langtnavn). Ved valg av kontakt skjules feltene "Planlagt kontakt", "Post" og "Seksjon", og utvalget i feltet "Henvisning" begrenses til henvisningen til valgt kontakt. For polikliniske kontakter vises "Ikke møtt" ved opprettelse av nytt dokument dersom kontakten har denne statusen. Du kan åpne valgt kontakt i "Opphold"-siden ved å velge "Åpne". Er deaktivert om valgt dokumenttype er persistent med scope pasient.
Som standard hentes alle kontakter innen 14 dager inn i nedtrekkslisten. Antall dager bestemmes av en systeminnstilling som sykehuset setter selv. Systemet vil dessuten foreslå en av kontaktene, basert på et sett med regler.*
Ja
Henvisning
Sekundærhenvisninger er gruppert under morhenvisning i listen. Det er mottattdato på henvisningen som vises i nedtrekkslisten. Dokumentet legger seg som vedlegg til henvisningen som velges. Du kan åpne valgt henvisning i "Henvisninger"-siden ved å velge "Åpne". Er deaktivert om valgt dokumenttype er persistent med scope pasient.
Ingen.
Ja
Forfatter
Forfatter på dokumentet
Pålogget bruker foreslås, hvis denne er rekvirent/forfatter. Hvis ikke vil feltet stå tomt og være obligatorisk for utfylling.
Ja
Endelig godkjenner
Velg en rekvirent i dette søkefeltet for å sette endelig godkjenner på dokumenter som krever endelig godkjenning. Søkefeltet gir kun treff på rekvirenter som kan endelig godkjenne. Dersom du selv er endelig godkjenner, vil den foreslå deg selv som endelig godkjenner, men du kan velge en annen personen. Velges en annen person, pregodkjenner du dokumentet og det opprettes en godkjenningsoppgave til personen du har valgt som endelig godkjenner.
Ingen.
Nei
Behandlende avdeling
Alle avdelinger som innlogget brukers aktive brukerrolle har tilgang til vises i nedtrekkslisten. Valgt verdi begrenser utvalget i feltene "Post" og "Seksjon", til henholdsvis poster og seksjoner som er tilknyttet avdelingen. Feltet er obligatorisk for utfylling, unntatt for dokumenttyper som er persistent med scope pasient. Da er feltet deaktivert.
Innlogget brukers aktive brukerrolles standardavdeling foreslås, eller samme avdeling som foreslått kontakt er knyttet til (gitt du har tilgang til aktuell avdeling). Hvilken er avhengig av innstillingene som er satt for ditt sykehus.
Ja
Sak(er)
Dersom dette er tillatt for dokumenttypen, vises dette feltet. Her kan du velg en eller flere saker. Hvilke sakstyper du kan velge defineres på dokumenttypen. Du kan velge både aktive og utgåtte saker.
Ingen.
Nei
Planlagt kontakt
Vises bare hvis "Kontakt" ikke er valgt. Feltet inneholder kontakter som ikke er oppmøteregistrert. Ved verdi vil utvalget i feltet "Henvisning" begrenses til henvisningen til den planlagte kontakten. Er deaktivert om valgt dokumenttype er persistent med scope pasient.
Ingen.
Ja
Post, Seksjon
Vises bare hvis "Kontakt" ikke er valgt. Feltene viser alle poster og seksjoner som innlogget brukers aktive brukerrolle har tilgang til. Ved valg i feltet "Behandlende avdeling" vil utvalget i post- og seksjonsfeltene begrenses til poster og seksjoner tilknyttet avdelingen. Er deaktivert om valgt dokumenttype er persistent med scope pasient.
Ingen.
Ja
Opprettet av
Brukeren som opprettet dokumentet m/tidspunkt.
Brukeren som opprettet dokumentet m/tidspunkt.
Nei
Godkjent av
Brukeren som godkjente dokumentet m/tidspunkt.
Brukeren som godkjente dokumentet m/tidspunkt.
Nei
Sist endret av
Brukeren som sist redigerte dokumentet m/tidspunkt.
Brukeren som sist redigerte dokumentet m/tidspunkt.
Nei
Tabell: Metadata på journaldokument. {#arena_documents_metadata .tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}
Helt nederst i metadata for dokumentet, vises dokument-ID, ev. dokument-ID til forrige versjon og dokumentmal-ID. Merk at dokumentet må være lagret før dokument-ID vises.
Forslag til kontakt ved nytt dokument
Ved opprettelse av dokument kan kontakt foreslås. Hvorvidt kontakt vil bli foreslått, er avhengig av om kontaktens starttidspunkt (for polikliniske kontakter) eller sluttidspunkt (for innleggelser) er innenfor x-antall dager satt opp i systemoppsettet "Journaldok knyttes automatisk til ep. nyere enn". Dersom det er flere kontakter som er innenfor, vil prioriteringen av hvilken kontakt som velges være slik:
Forslag til andre metadata ved nytt dokument
I tillegg til foreslått kontakt ved oppretting av nytt dokument vil det også andre metadatafelter bli forhåndsutfylt med forslag til verdi etter følgende regler:
Behandlende avdeling hentes fra innlogget brukers brukerrolles standardavdeling, eller samme avdeling som foreslått kontakt (gitt du har tilgang til denne avdelingen). Hvilke av disse to er avhengig av innstillingen på dokumenttypen: "Behandlende avdeling på dokument".
Hendelsestidspunkt foreslås som regel til nå-tidspunkt ved opprettelse.
Forfatter foreslås til innlogget bruker dersom denne kan være forfatter. Ellers blank.
Varsler på metadata ved nytt dokument
Det er lagt inn diverse varsler som hjelp for bruker ved utfylling av dokumentopplysninger. Disse varslene kommer opp øverst i bildet, over dokumentopplysningene.
Den valgte kontakten er eldre enn n dager, er dette rett?
Valgt kontakt er eldre enn antall dager som er spesifisert i egen systeminnstilling.
Dokumentet er ikke knyttet automatisk til kontakt fordi det ikke finnes noen kontakter siste n dager. Velg fra listen.
Alle kontakter i listen er eldre enn antall dager gitt i systeminnstillingen.
Dokumentet er ikke knyttet til noen kontakt. Kontroller om dette er rett.
Kontakt eller planlagt kontakt er ikke satt.
Dokumentet er ikke knyttet til en henvisning eller en kontakt.
Henvisning, kontakt eller planlagt kontakt er ikke satt.
Kontakt er påkrevd for dette dokumentet.
Du har valgt en dokumenttype i malvelgeren som har krav til knytning til kontakt.
Henvisning er påkrevd for dette dokumentet.
Du har valgt en dokumenttype i malvelgeren som har krav til knytning til henvisning, for eksempel et dokument som er persistent innenfor henvisningsperiode.
Endelig godkjenner er påkrevd for dette dokumentet.
Du har valgt en dokumenttype som krever endelig godkjenning, og du må sette endelig godkjenner før du kan opprette dokumentet.
Behandlende avdeling er ulik valgt planlagt kontakts avdeling.
En planlagt kontakt er valgt som har avdeling ulik "Behandlende avdeling".
Behandlende avdeling er ulik valgt kontakts avdeling.
En kontakt er valgt som har avdeling ulik "Behandlende avdeling".
Behandlende avdeling er ulik valgt henvisnings avdeling.
En henvisning er valgt som har avdeling ulik "Behandlende avdeling".
Valgt kontakt er registrert som ikke møtt.
Den valgte polikliniske kontakten har status "Ikke møtt".
Dokumentet er persistent for pasient. Dokumentopplysningene til dokumentet er uten organisatoriske enheter og kontaktinformasjon.
Valgt dokumenttype er persistent med scope pasient.
Tabell: Varsler {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}
Favoritter dokumenttyper
Klikk på stjernen foran dokumenttypen for å lagre de hyppigst brukte dokumenttypene som favoritter i malvelgeren. De markerte dokumenttypene stifter seg øverst i listen, sortert alfabetisk.
Innstillingene lagres på brukerrollen.
Favoritt arbeidsgruppe
Klikk på stjernen etter arbeidsgruppen for å lagre arbeidsgruppen. Denne arbeidsgruppen vil da foreslås ved opprettelse av nytt dokument (gjelder også ved importering av PDF-dokument og bilde, samt skanning), og ved opprettelse av ny versjon. Du kan lagre arbeidsgruppen for følgende oppgavetyper:
Diktat til skriving
Dokument til utskrift
Dokument til utlevering
Arbeidsgruppen blir lagret per oppgavetype. Fjern stjernen (klikk på stjernen) dersom du ønsker å fjerne lagret arbeidsgruppe. Arbeidsgruppen vil da foreslås basert på systemoppsett igjen.
Innstillingene lagres på brukerrollen.
Dokumentmottakere
Dersom dokumenttypen skal sendes vil felt for dokumentmottakere vises. Foreslåtte mottakere hentes inn automatisk og kan legges til eller tas vekk. Foreslåtte mottakere er pasientens fastlege, henvisende instans, pasienten selv, samt de tre sist brukte mottakerne i henvisningsperioden (dersom dette er relevant). Andre mottakere kan søkes opp fra rekvirentregisteret og legges til.
Arbeidsflyt
Dersom dokumenttypen krever arbeidsflyt, vil felt for mottakende arbeidsgruppe på arbeidsoppgaven vises.
Mottakende arbeidsgruppe for dokumenter til utskrift, dokumenter til utlevering og diktater til skriving foreslås basert på systemoppsettet "Default arbeidsflyt for dokumenter". Verdien oppdaterer seg hvis du endrer Behandlende avdeling, med mindre du har endret arbeidsgruppen manuelt, da blir denne beholdt selv om du endrer Behandlende avdeling, Henvisning eller Kontakt.
Ved å klikke på den blå stjerna kan du lagre en arbeidsgruppe som favoritt. Dette lagres per oppgavetype. Det vil si at dersom du setter favoritt-arbeidsgruppe på en utskriftsoppgave, så gjelder den kun for utskriftsoppgaver. Neste gang du åpner skjermbildet vil favoritt-arbeidsgruppen bli hentet inn slik at du skal slippe å søke den frem hver gang. Klikk på stjerna en gang til for å fjerne favorittmarkeringen.
Felt for endelig godkjenner kommer også opp her dersom dokumenttypen krever endelig godkjenning.
Påkrevd sakstilknytning ved opprettelse av nytt dokument
Det er mulig å sette på påkrevd sakstilknytning ved opprettelse for en dokumenttype. Hvis dette er skrudd på for dokumenttypen du forsøker å opprette, vil du få en melding om at knytning til en sak er påkrevd ved opprettelse av dokumentet dersom dette mangler. Det betyr at du må opprette dokumentet i kontekst av en sak. F.eks. via en pasientliste som baserer seg på sak, eller i et sakstre, f.eks. via sakstreet i siden "Vedtak". Eller at du må velg en sak dersom dokumenttypen tillater deg å velge blant saker.
Nytt dokument
For å opprette nytt dokument:
Klikk på knappen for "Nytt dokument" (eller bruk hurtigtast Ctrl+N)
Klikk på en dokumenttype/mal under "Dokumenttype"
Kontroller metadata under "Dokumentopplysninger" og eventuelt "Arbeidsflyt"
Klipp på knappen "Opprett dokument" eller hurtigtast (Ctrl+E).
Det ulagrede dokumentet oppretter seg idet du klikker på malen, og du kan arbeide med det.
Formater som kan opprettes er skjemadokumenter (basert på arketyper), sammensatte dokumenter, og RTF-tekstdokumenter (fritekst).
Importere PDF-dokument
For å importere PDF-dokument fra disken og opprette det som et journaldokument:
Klikk på knappen for "Importer dokument" (eller bruk hurtigtast Ctrl+Shift+W)
Klikk på knappen "Velg fil" og hent en PDF-fil fra disken.
Klikk på en dokumenttype/mal under "Dokumenttype". NB! Kun RTF-maler vil vises i listen.
Kontroller metadata under "Dokumentopplysninger"
Klikk på "Opprett dokument"
PDF-dokumentet åpnes når du har opprettet dokumentet.
Det lagrer seg automatisk med det samme og legger seg i pasientens journal.
Godkjenne PDF-dokument
PDF-dokumentet lar seg håndtere som et hvilket som helst ulagret dokument: Du kan godkjenne, slette, flytte, opprette lenke osv.
Hele dokumentet vil være tilgjengelig slik at du kan scrolle gjennom det. Dersom PDF-dokumentet har kapitler vil navigatoren i PDF-leseren bli tilgjengelig slik at du lett kan bla gjennom dokumentet.
Over dokumentet vil du se en knapp "Velg ny PDF-fil" som lar deg bytte ut PDF-fila dersom feil fil ble importert.
Godkjenn som normalt med "Godkjenn" eller "Godkjenn og lukk".
Importere bilde
For å importere bilde fra disken og opprette det som et journaldokument:
Klikk på knappen for "Importer dokument" (eller bruk hurtigtast Ctrl+Shift+W)
Klikk på knappen "Velg fil" og hent en bilde-fil fra disken. Følgende format støttes: PNG, JPG. JPEG, TIF og TIFF.
Klikk på en dokumenttype/mal under "Dokumenttype". NB! Kun RTF-maler vil vises i listen.
Kontroller metadata under "Dokumentopplysninger"
Klikk på "Opprett dokument"
Bildet åpnes når du har opprettet dokumentet.
Det lagrer seg automatisk med det samme og legger seg i pasientens journal. Du kan håndtere bildet som hvilket som helst ulagret dokument: Godkjenne, slette, flytte, opprette lenke osv.
Siden importering av bilde gjenbruker funksjonalitet fra skanning, vil du få opp bildet med de samme redigeringsmulighetene som ved skanning av dokument. Som f.eks. beskjæring, rotering osv. Dette gjelder også ved ny versjon av dokumentet. Godkjenn som normalt med "Godkjenn" eller "Godkjenn og lukk".
Redigere RTF-dokumenter
RTF-dokumenter er fritekstdokumenter. De består av et blankt ark der tekst kan skrives inn. Som oftest er de prekonfigurert med en maltekst som også kan redigeres.
Fritekstdokumenter har stavekontroll, med rødmarkering av ord som er feilskrevet, forslag til rettinger, lagring av nye ord og mulighet for bytte mellom ordbok for norsk bokmål, nynorsk og engelsk.
Verktøylinje
Ved åpning av et fritekstdokument i redigeringsmodus vil en verktøylinje være tilgjengelig ved toppen av dokumentet, med ulike valg for formatering av tekst:
Nedtrekksliste
Skrifttype
Setter skrifttype/font på markert tekst.
Nedtrekksliste
Skriftstørrelse
Setter skriftstørrelse på markert tekst.
Fet skrift
Formaterer markert tekst som fet. Hurtigtast: Ctrl+B.
Kursiv skrift
Formaterer markert tekst som kursiv. Hurtigtast: Ctrl+I.
Understrek
Formaterer markert tekst med understrek. Hurtigtast: Ctrl+U.
Gjennomstrek
Formaterer markert tekst med gjennomstrek.
Senket skrift
Senker markert tekst.
Hevet skrift
Hever markert tekst.
Endre bokstavtype
Endrer mellom små og store bokstaver. Hurtigtast: Ctrl+Shift+F4.
Uthev
Uthever markert tekst med valgt farge. Uthevingen vil bare være synlig i Arena.
Sett inn µ
Setter inn det greske tegnet for mikro, µ.
Klipp ut
Klipper ut markert tekst til utklippstavlen. Hurtigtast: Ctrl+X.
Kopier
Kopierer markert tekst til utklippstavlen. Hurtigtast: Ctrl+C.
Lim inn
Limer inn tekst fra utklippstavlen. Kan limes inn i samme eller andre dokumenter. Hurtigtast: Ctrl+V.
Angre
Angrer siste handling i dokumentet. Hurtigtast: Ctrl+Z.
Gjør om
Gjentar siste handling i dokumentet. Hurtigtast: Ctrl+Y.
(zoom %)
Tilbakestill zoom
Tilbakestiller dokumentzoom til opprinnelig verdi. Hurtigtast: Ctrl+Null.
Zoom ut
Zoomer ut. Hurtigtast: Ctrl+Minus.
Zoom inn
Zoomer inn. Hurtigtast: Ctrl+Pluss.
Skjul verktøylinje
Skjuler/viser knapperaden/verktøylinjen i teksteditoren
Punktliste
Formaterer linjen/paragrafen ved markørposisjon som nytt punkt i punktliste. Hurtigtast: Alt+L.
Nummerert liste
Formaterer linjen/paragrafen ved markørposisjon som nytt punkt i nummerert liste. Hurtigtast: Alt+N.
Venstrejuster tekst
Venstrejusterer linjen/paragrafen ved markørposisjon. Hurtigtast: Ctrl+L.
Midtstill tekst
Midstiller linjen/paragrafen ved markørposisjon. Hurtigtast: Ctrl+E.
Høyrejuster tekst
Høyrejusterer linjen/paragrafen ved markørposisjon. Hurtigtast: Ctrl+R.
Blokkjuster tekst
Blokkjusterer linjen/paragrafen ved markørposisjon. Hurtigtast: Ctrl+J.
Reduser innrykk
Reduserer innrykk på linjen/paragrafen ved markørposisjon.
Øk innrykk
Øker innrykk på linjen/paragrafen ved markørposisjon.
Sett inn
Åpner en nedtrekksliste med følgende valg: "Fraseoversikt" F7, "Fraseeditor/Opprett frase" Ctrl+Shift+F7 (se Fraser for nærmere beskrivelse av funksjonaliteten), "Rekvirent" Ctrl+Q (åpner rekvirentvelger), "Tilstander" Shift+Alt+D (setter inn pasientens Tilstander (tidl. kalt diagnoser, på dokumentets kontakt), "Tilstandssøk" Shift+Alt+I (setter inn tilstander (tidl. kalt diagnoser som søkes frem i ICD-10 kodeverket, denne vil kun være registrert i selve dokumentet), "Sjeldne Diagnoser" Shift+Alt+Y (setter inn sjeldne diagnoser), "Operasjoner" Ctrl+O (setter inn pasientens operasjoner på dokumentets kontakt), "Prosedyrer" Ctrl+K (setter inn pasientens prosedyrer på dokumentets kontakt), "Pasientens legemidler" Ctrl+M (setter inn pasientens aktive legemidler og cave), "Mottakere" Ctrl+Shift+R (setter inn dokumentmottakere), "Bilde" (åpner filvelger for innsetting av bilde, se Sett inn bilde for nærmere beskrivelse av funksjonaliteten).
Tabell
Åpner egen meny der tabell kan legges til dokumentet eller eksisterende tabell formateres. Hurtigtast: Shift+Alt+T. Se Sett inn tabell for nærmere beskrivelse av funksjonaliteten.
Søk
Åpner søkefelt for å angi søkeord innenfor dette dokumentet. Hurtigtast: Ctrl+F.
Erstatt
Åpner søkefelt for å angi søkeord innenfor dette dokumentet og hva det skal erstattes med. Hurtigtast: Shift+Alt+R.
Start talegjenkjenning
Starter Omilon SpeechNote for talegjenkjenning. Hurtigtast: Ctrl+T. Se eget kapittel om talegjenkjenning for mer informasjon.
Innstillinger
Åpner Innstillinger-bildet og du kan slå av og på Stavekontroll/Automatisk stor forbokstav og sette opp regeler for Autokorrektur. Her settes også formatteringsvalg for innliming av tekst i dokumenter samt Standard zoom. Se også Innstillinger.
Knapper med av/på-funksjonalitet får en uthevingsfarge når de er på (jf. knappene "Nummerert liste" og "Blokkjuster tekst" i tabellen over).
Fraser
Frasefunksjonalitet tilbys i RTF-dokumenter (format 0), ArenaEhr-dokumenter (format 16) og SmartEditor-dokumenter (format 14). Bruk av fraser kan også være tilgjengelig i andre skjermbilder/tekstfelter i Arena, eksempelvis tekstfeltet i Intern melding. I sistnevnte finner du Fraseoversikten ved å klikke på knappen:
Hurtigtastene beskrevet i kap. 15.13.2.1. Sett inn fraser (Fraseoversikt) kan også benyttes.
Sett inn fraser (Fraseoversikt)
Dersom du vet koden til frasen, er det mulig å skrive inn koden i dokumentet, og bruke en hurtigtast for å løse inn frasen. Dersom koden ikke er kjent, kan du søke på frasekode eller stikkord knyttet til frasen, via "Fraseoversikt". Ved å ta musepekeren over en rad i fraseoversikten, vil du få vist frasens innhold i form av en hint-tekst. Innholdet vises i ren tekst, det betyr at bilder, tabeller, formateringer osv ikke vises, kun tekst. Dette kan benyttes til å sjekke om det er korrekt frase før du setter den inn.
Frasekode er ikke kjent
Benytt hurtigtast F7 eller klikk på Sett inn-menyen og velg "Fraseoversikt" dersom du er i et RTF-dokument ev. fraseikonet dersom du er i et SmartEditor-dokument/Melding. Fraseoversikt kommer opp.
Velg rett frasetype i fraseoversikten. Tilgjengelige frasetyper er:
"Mine fraser" (egendefinerte fraser),
"Avdelingens fraser" (felles fraser tilknyttet dokumentets avdeling (feltet "Behandlende avdeling"), og
"Felles fraser" (felles fraser ikke tilknyttet en avdeling)
Skriv i søkefeltet for å starte søk. Du kan velge å søke på frasekode eller stikkord tilknyttet frasen
Marker ønsket frase i søkeresultatet og klikk "Sett inn". Alternativt dobbeltklikk på frasekoden. Frasen settes inn i dokumentet
Frasekode er kjent
Skriv inn frasekoden på ønsket sted i dokumentet/melding
Trykk hurtigtast:
Ctrl+F7 hvis frasen ligger i "Mine fraser"
F7 hvis den ligger i "Avdelingens fraser",
Shift+F7 hvis den ligger i "Felles fraser"
Ved treff på frasekode vil fraseteksten automatisk settes inn i dokument/melding
SmartEditor-dokument
Når du begynner å skrive i dokumentet vil det komme opp forslag på fraser du har tilgang til som stemmer med ordet du har lagt inn. Klikk på riktig frasekode, og frasen legger seg inn i dokumentet.
Det er mulig å stjernemarkere favorittfraser i Fraseoversikt. Disse vil komme øverst i listen neste gang Fraseoversikt åpnes.
Opprette/redigere frase (Fraseeditor/Opprett frase)
Du kan fritt opprette, redigere og slette egne fraser. Avdelings- og fellesfraser krever egen tilgang.
Opprette frase:
Du kan gå inn i "Fraseeditor/opprett frase" fra "Sett inn"-knapp. Du kan også benytte hurtigtast Ctrl+Shift+F7. Skrive inn tekst som du ønsker å lagre som frase, eller du kan skrive inn tekst direkte i et dokument, for deretter å markere denne, og gå inn i "Fraseeditor/opprett frase". (Teksten du markerte fremkommer som forslag til ny frasetekst.)
Feltverdier:
"Frasekode" (påkrevet felt): Egendefinert kode som du bruker til å løse inn frasen med hurtigtast, eller søke frem frasen i Fraseoversikt.
"Angi ev. ICD kode": Du skal kunne assosiere fraser med ICD-kode og sortere på koden i Fraseoversikt dersom du har mange fraser. Funksjonaliteten er inntil videre ikke støttet i Arena.
"Stikkord": Stikkord separert med komma eller mellomrom som du kan bruke til søke frem frasen i Fraseoversikt.
"Beskrivelse"(påkrevet felt): Beskrivelse av frasen, f. eks. bruksområdet eller annen betegnende egenskap. NB! Selve fraseteksten skal ikke stå i dette feltet.
"Frasetype": Hvorvidt frasen er tilgjengelig for bare deg selv ("Min frase"), for alle brukere på en gitt avdeling ("Avdelingsfrase") eller alle brukere ("Fellesfrase"). Dersom du oppretter en avdelings- eller fellesfrase kan du begrense tilgangen til frasen ved hjelp av feltene under.
Tekstboks: Selve frasen kan redigeres i tekstboksen.
Klikk "Lagre". Frasen blir opprettet.
Det er mulig å opprette en frase fra et godkjent dokument. Høyreklikk på markert tekst i dokumentet, og velg alternativet "Opprett frase" fra menyen.
Redigere og slette frase
For å redigere en frase, søk opp frasen i Fraseoversikt, markér den og klikk "Rediger". Du kommer da inn i Fraseeditor/opprett frase. Rediger frasen og klikk "Lagre". For å slette frasen, klikk "Slett". Du får da et varsel med spørsmål om bekreftelse før frasen slettes. Dersom frasen er en avdelings- eller fellesfrase er det poengtert i varselteksten at du er i ferd med å slette en frase som flere brukere har tilgang til.
Sett inn bilde
For å sette inn bilde i et fritekstdokument, gjør ett av følgende:
Kopier bildet, for eksempel fra en nettleser, og lim rett inn i dokumentet.
I dokumentet, klikk på "Sett inn bilde"-knappen i verktøylinja, velg bildefilen i utforskeren som kommer opp, og klikk "Åpne". Bildet legger seg inn i dokumentet.
Å sette inne bilder i et dokument, er minnekrevende og det er en fare for at Arena går tom for tilgjengelig minne. For å forhindre dette, er det lagt til en begresning på total størrelse på bildene i et dokument. Dette oppfører seg slik at det estimeres en total størrelse av dokumentet når du enten limer inn bilder via utklippstavla, eller benytter Sett inn (+) menyen og valget Bilde. Du vil hindres i å importere et bilde når den nye totale størrelsen er estimert til å overstige 40MB. Denne verdien har en mulighet for å overstyres i klienten. Ta kontakt med DIPS dersom det oppstår et behov for dette.
Dersom den totale størrelsen estimeres til å overstige 40MB får du et blått varsel om at bildet ikke kunne legges til pga. størrelsen og med en anbefaling om å redusere størrelsen eller fjerne noen bilder.
NB! Arena støtter formatene JPG, PNG og BMP. Dokumenter i Classic som inneholder bilder i GIF-format vil vises i Arena, men i PNG-format (konvertert).
Du kan endre størrelsen på bildet ved å markere det, sette markøren på siden eller hjørnet av bildet og klikke-og-dra med musen.
Sett inn tabell
Du kan sette inn ny tabell i et fritekstdokument og redigere denne via ikonet for "Tabell" i verktøylinja.
Sette inn ny tabell
For å sette inn ny tabell:
Sett markøren der hvor du vil ha tabellen i dokumentet, klikk på "Tabell"-knapp i verktøylinja, og velg "Sett inn tabell" eller benytt hurtigtast Shift+Alt+T.
En dialog kommer opp hvor du kan angi antall rader og kolonner i den nye tabellen. Angi dette og klikk "OK".
Tabellen opprettes i dokumentet.
Du kan redigere høyden på radene og bredden på kolonnene ved å klikke på rad- og kolonneskillerne og klikke-og-dra.
Redigere tabell
For å legge til nye rader og kolonner mm., sett markøren i tabellen og klikk på "Tabell"-ikonet. Alternativt kan du høyreklikke i tabellen. En kontekstmeny for tabell kommer opp med ulike redigeringsvalg:
"Sett inn rad over". Shift+Alt+O. Setter inn ny rad over valgt rad
"Sett inn rad under". Shift+Alt+U. Setter inn ny rad under valgt rad
"Sett inn kolonne til venstre". Shift+Alt+V. Setter inn ny kolonne til venstre for valgt kolonne
"Sett inn kolonne til høyre". Shift+Alt+H. Setter inn ny kolonne til høyre for valgt kolonne
"Slett rad". Shift+Alt+X. Sletter markert rad
"Slett kolonne". Shift+Alt+Minus. Sletter markert kolonne
"Slett tabell". Shift+Alt+Delete. Sletter hele tabellen (uten varsel)
"Slå sammen celler". Shift+Alt+M. Slår sammen to eller flere celler til én celle. Vil fungere kun innenfor en rad. Valget er aktivt bare når to eller flere celler er valgt som kan slås sammen
"Del celler". Shift+Alt+P. Splitter valgt celle i to nye celler. Vil fungere bare på tvers av kolonner, ikke på tvers av rader
"Kopier kolonne". Shift+Alt+C. Kopierer innhold, og setter inn ny kolonne til høyre for valgt kolonne
"Kopier rad". Shift+Alt+S. Kopierer innhold, og setter inn ny rad under valgt rad
Talegjenkjenning
Arena tilbyr talegjenkjenning (TGK) via en integrasjon med verktøyet SpeechNote, levert av Omilon.
Sykehuset må ta kontakt med leverandøren for detaljert dokumentasjon av verktøyet. Beskrevet her er integrasjonen med Arena og funksjonaliteten i korte trekk.
Funksjonaliteten starter via følgende knapp i verktøylinja i RTF-dokumenter i arbeidsflaten:
Følgende forutsetninger må være til stede for å bruke verktøyet i Arena:
Verktøyet er installert: Omilon SpeechNote må være installert på terminalen som Arena-klienten kjører fra. Dersom verktøyet ikke er installert vil Omilon-kontrollpanelet ikke starte opp sammen med Arena, og TGK-knappen i RTF-dokumenter vil gi en feilmelding.
Bruker finnes hos Omilon: Brukeren din i Arena må også være bruker hos Omilon. Sykehuset inngår en avtale med Omilon per bruker som skal bruke talegjenkjenning i Arena. Når du starter verktøyet i Arena, så kobler verktøyet seg opp til en server hos Omilon og sjekker at brukeren din i Arena eksisterer der. Dersom verktøyet er installert men du ikke har bruker hos Omilon vil verktøyet feile ved oppstart og gi en generell feilmelding.
Kun RTF: Knappen som starter opp TGK-verktøyet finnes inntil videre i kun RTF-dokumenter.
Det er en fordel å ha en diktafon tilkoblet terminalen.
Bruke Omilon SpeechNote
For å starte SpeechNote, opprett eller åpne et redigerbart RTF-dokument og klikk på TGK-knappen i verktøylinja. SpeechNote-vinduet åpner seg med et tekstredigeringsverktøy der dokumentinnholdet er hentet inn.
Trykk på opptaksknappen på diktafonen for å starte diktering. Verktøyet vil prøve å kjenne igjen det du sier og oversette det til tekst. Teksten dukker opp fortløpende, ved markørposisjon.
I begynnelsen vil verktøyet gjøre feil. Det er laget slik at det lærer av feilene sine når du skriver inn den riktige teksten. Verktøyet vedlikeholder en lydprofil basert på din stemme og talemåte, så jo mer du bruker det, jo mer nøyaktig blir det. Gjør derfor korrigeringer i teksten i SpeechNote-bildet. Hvis du gjør korrigeringene i arbeidsflaten etter at du har ferdigmeldt teksten i SpeechNote-bildet, så lærer ikke verktøyet når det gjør feil.
Hvis du støter på ord som verktøyet har særlige problemer med å lære seg, kan du bruke funksjonen "Start taletrener". Se etter en knapp med lydbølger og hake i SpeechNote-bildet for å starte denne funksjonen.
Når du har diktert og korrigert teksten, klikk "Ferdigmeld". SpeechNote-bildet lukker seg og teksten limes inn i RTF-dokumentet i arbeidsflaten. Du kan starte SpeechNote og ferdigmelde så mange ganger du vil.
For å mellomlagre i SpeechNote, f. eks. hvis du har diktert men ikke rukket å korrigere, klikk "Mellomlagre". Du vil da komme tilbake der du var i SpeechNote neste gang du starter talegjenkjenning på det samme dokumentet.
Merk at hvis Arena låses, så dimmer SpeechNote-bildet seg slik at innholdet ikke kan leses.
Merk at dersom du åpner en annen brukers dokument med mellomlagret talegjenkjenning kan du, dersom du har Omilon-bruker, starte SpeechNote i lyttemodus slik at du kan få lyttet til diktatet.
Arbeidsoppgave
Idet du mellomlagrer første gang i SpeechNote opprettes oppgaven "Mellomlagret TGK-dokument" i din private arbeidsgruppe. Når du ferdigmelder lagres dokumentet automatisk og får ferdigstillingsoppgave, og TGK-oppgaven settes utført.
Innstillinger
På knapperaden i teksteditor finner du en knapp som aktiverer "Innstillinger". Det samme gjør du om du høyreklikker i et ikke-godkjent dokument i arbeidsflaten.
Innstillinger som gjøres i dette bildet lagres på brukeren.
I dette bilde kan aktivere/deaktivere følgende:
Autokorrigering (samt legge til regler for autokorrigering)
Automatisk stor forbokstav
Stavekontroll
Det finnes også mulighet for å lagre forhåndsbestemt formattering på tekst som limes/fraser som settes inn i dokument
Behold kildeformatering - Dette alternativet bruker du til å beholde formatering som ble brukt på den kopierte teksten. Alle stildefinisjoner som er knyttet til den kopierte teksten, kopieres til måldokumentet.
Flett formatering - Dette alternativet fjerner det meste av formateringen som ble brukt direkte på den kopierte teksten, men beholder formattering som blir sett på som betoning, som for eksempel fet og kursiv når den kun brukes på en del av det merkede området. Teksten adopterer stilen til avsnittet der den limes inn. Teksten adopterer også eventuell direkte formatering aller tegnstil til tekst som er rett forut for markøren når teksten limes inn.
Behold bare tekst - Dette alternativet bruker du til å forkaste all formatering og alle elementer som ikke er tekst, for eksempel bilder eller tabeller. Teksten får stilen til avsnittet som du limer den inn i, og den får eventuelle egenskaper for direkte formatering eller tegnstil til tekst som er like forut for markøren, når du limer den inn. Grafikkelementer forkastes, og tabeller konverteres til en rekke avsnitt.
Standard Zoom
Her angir du hvilken zoom% du ønsker default på alle dokumenter du jobber med i arbeidsflaten.
Stavekontroll
Fritekstdokumenter har funksjonalitet for stavekontroll, basert på ordbok. Dersom et ord skrives inn i dokumentet som ikke finnes i ordboken, vil ordet bli markert med en rød understrek.
Funksjonaliteten for stavekontroll inkluderer dialog for gjennomgang av alle markerte ord, forslag til korrekte stavemåter, legge egne ord til ordboka, og bytte mellom norsk bokmål, nynorsk og engelsk ordbok.
Det er mulig å deaktivere/aktivere stavekontroll. Dette gjøres via Innstillinger , klikk Innstillinger-knapp på knapperaden i teksteditor eller høyreklikk i et dokument og velg Innstillinger. Huk av/fjern avhuking for "Aktiver stavekontroll".
Rette ett markert ord
For å rette ett markert ord:
Høyreklikk på ordet. En liste over forslag til skrivemåter kommer opp. Klikk på:
Riktig skrivemåte. Ordet erstattes med valgt skrivemåte.
"Ignorer det feilstavede ordet". Ordet vil ikke bli markert igjen.
"Ignorer alle forekomster". Ordet vil ikke bli markert igjen i dokumentet.
"Legg til i ordliste". Ordet legges til i din egendefinerte ordliste. Ordet vil ikke bli markert igjen i dette eller noen andre dokumenter.
Rette alle markerte ord
For å rette alle markerte ord ett for ett, høyreklikk på første markerte ord og velg "Regler for stavekontroll" fra menyen.
En dialog kommer opp med ulike verktøy for stavekontroll. Følgende valg er tilgjengelig:
"Endre til": Skriv inn riktig stavemåte for ordet og klikk "Endre" (endrer kun markert ord) eller "Endre alle" (endrer alle identiske ord i dokumentet).
"Ignorer": Fjerner den røde markeringen på ordet.
"Ignorer alle": Fjerner den røde markeringen på ordet og alle identiske ord.
"Legg til": Legger til ordet i din egendefinerte ordliste. Ordet blir ikke markert igjen.
Dialogen fungerer slik at når ett markert ord er håndtert blir neste markerte ord hentet opp, helt til alle markerte ord i dokumentet er håndtert.
Alternativer for stavekontroll
Du kan bestemme om stavekontrollen skal bruke enkelte generelle regler, for eksempel om e-postadresser og URL-er, ord som inneholder tall og ord i store bokstaver skal stavekontrolleres eller ikke.
Dette gjøres i "Regler for stavekontroll":
Høyreklikk på et markert ord og velg "Regler for stavekontroll".
I stavekontrollbildet, klikk "Alternativer…". Alternativene for stavekontroll kan settes under "Generelle alternativer".
Gjør de ønskede endringene og klikk "OK".
Endringene i dette bildet blir gjeldende for all stavekontroll på din Arena-bruker (ikke brukerrolle!).
Legge til nye ord i egendefinert ordliste
For å åpne den egendefinerte ordlisten:
Høyreklikk på et markert ord og velg "Regler for stavekontroll".
I stavekontrollbildet, klikk "Alternativer".
Under "Rediger egendefinert ordliste", klikk "Rediger".
Legg inn nye ord i fritekstvinduet som kommer opp. Ord som legges inn her vil aldri bli markert som feilskrevet i fritekstdokumenter på din bruker.
Den egendefinerte ordlisten fungerer på tvers av ordbøker.
Bytte ordbok
Det er mulig å velge mellom norsk bokmål, nynorsk og engelsk ordbok:
Høyreklikk på et markert ord og velg "Regler for stavekontroll" fra kontekstmenyen.
Under "Internasjonale ordbøker", velg ønsket ordbok i nedtrekkslisten for "Språk".
Klikk "OK". Dokumentets stavekontroll blir oppdatert i henhold til ordboken.
Autokorrigering
Fritekstdokumenter har en funksjon for autokorrigering, basert på regler du selv legger inn.
For eksempel, så kan du legge til en regel som sier at "pas" skal erstattes med "pasient".
For å legge inn regler, klikk på Innstillinger-knappen på knapperad i teksteditor eller høyreklikk i et dokument, og velg "Innstillinger". Klikk knappen "Regler for autokorrigering". Husk å lagre, etter at du har valgt "Legg til regel".
Aktivering/deaktivering av autokorrigering gjøres i samme bilde "Innstillinger".
Redigere arketypeskjema-dokumenter
Arketypeskjema-dokumenter er dokumenter som inneholder openEHR arketypebaserte skjema. Eksempler er skjema for sykmelding, NIR, psykiatriske vedtak, rusdata, osv.
Arketypeskjema kan inneholde ulike typer felter, for eksempel fritekstfelt, nedtrekksmenyer, datofelt, radiobuttons og avhukingsbokser. Når dokumentet opprettes vil markøren stå i første redigerbare felt.
Noen tips:
Bruk Tab (tabulator)-tasten for å navigere til neste felt.
Bruk Shift+Tab for å navigere til forrige felt.
Bruk piltastene for å navigere opp og ned i nedtrekksmenyer, og velg markert verdi ved å trykke Enter.
Bruk Space for å sette eller fjerne hake eller valg i radioknapp eller avhukingsboks.
Bruk fritekst for å legge inn dato i datofelt. Datofelter i Arena inneholder logikk som tillater at du skriver inn f. eks. "om to dager" i feltet, og riktig dato blir satt inn automatisk. Alle korrekte norske skrivemåter for angivelse av tid frem og tilbake i tid skal være forstått av alle datofelter i Arena.
Datofelt: Bruk høyre/venstre-piltastene for å navigere mellom elementer (dato, måned, år, time, minutt) i et datofelt, og bruk opp/ned-piltastene for å endre verdien.
Gjenbruk
Arketypeskjema kan konfigureres til å gjenbruke siste registrerte data.
Gjenbruk betyr at feltet, arketypen eller hele skjemaet henter inn data fra siste registrering i henholdsvis samme felt, arketype eller skjema.
Gjenbruk fungerer alltid innenfor et gitt scope, eller omfang. Mulige scope for gjenbruk er:
Kontakt
Henvisningsperiode
Pasient
Da er det siste registrering innenfor henholdsvis samme kontakt eller henvisningsperiode som gjenbrukes, eller innenfor alle pasientens data i tilfelle scope pasient.
Bruksområder for gjenbruk er mange. Det viktigste formålet med gjenbruk er å redusere behovet for registrering av samme data flere ganger, noe som sikrer at korrekte data blir registrert. Gjenbruk er avhengig av arketyper og finnes kun i arketypeskjema.
Dersom et felt gjenbruker data, vises dette ved at feltet har verdi ved lasting av skjema og et eget ikon vises ved ledeteksten på feltet (pil og prikk):
Obligatoriske felt
Arketypeskjema kan inneholde obligatoriske felter. Disse er markert med en vertikal oransje stripe i venstre marg og en oransje stjerne ved ledeteksten:
Validering på felt
Arketypeskjema kan inneholde felter med egen valideringslogikk, for eksempel datofelt der dato frem i tid ikke er tillatt. Ved ugyldig verdi vil feltet få en vertikal rød stripe i venstre marg og en rød ball med et utropstegn ved ledeteksten:
Ved valideringsfeil vil hintteksten på feltet inneholde informasjon om krav til validering:
Validering av skjema
Arketypeskjema har en overordnet validering som sjekker at alle obligatoriske felter har verdi og ingen felter har valideringsfeil.
Dersom skjemaet har valideringsfeil vises det med en rød ball med utropstegn ved fanen "Skjema":
Det røde ikonet vil ha en hinttekst med en liste over valideringsfeil som finnes i dokumentet.
Rutiner for dokumenter
Ulagrede endringer
Når du har et dokument i redigeringsmodus, vil systemet prøve å bevare ulagrede endringer når du lukker dokumentet eller bytter pasient.
Tidspunkt for siste mellomlagring er angitt til venstre over dokumentet. Tidspunktet blir uthevet straks dokumentet har stått med ulagrede endringer i mer enn tre minutter.
Det er mulig å bytte pasient selv om du har ulagrede endringer. Da får du en dialog med teksten,
Du kan velge "Avbryt" eller "Gå videre og lagre senere". Ved "Gå videre og lagre senere" blir neste pasient satt aktiv, og første pasient blir stående med ulagrede endringer
For å se pasienter du har ulagrede endringer på, se pasientnavigatoren "Mine pasienter". Her vil pasienter med ulagrede endringer være indikert.
Dersom du prøver å logge av med ulagrede endringer på en eller flere pasienter vil Arena vise en dialog med teksten,
Du kan da velge "Forkast endringer og lukk DIPS Arena", eller "Avbryt" som vil lukke dialogboksen slik at du kan lagre endringene.
For å unngå disse risikoene for å miste data, kan funksjonalitet for autolagring slås på.
Autolagring
Autolagring kan slås av eller på for sykehuset. Ulike sykehus i samme database kan ha ulike oppsett for autolagring. Se oppsett- og konfigurasjonsdokumentasjonen for Dokumenter for oppsettparametrene som styrer dette.
Dersom autolagring er påslått, vil dokumenter som har ulagrede endringer automatisk mellomlagre seg etter n sekunder, der sykehuset bestemmer n. Standardverdien for n er 120 sekunder, eller to minutter.
Ved oppretting av nytt dokument autolagres dokumentet første gang etter at intervallet er gått ut. Det betyr at dersom du oppretter dokument på feil pasient, så har du eventuelt noen minutter på å oppdage feilen og lukke dokumentet før det lagrer seg første gang.
Autolagring trigger kun dersom dokumentet har ulagrede endringer. Dersom dokumentet blir stående uten ulagrede endringer, så trigger ikke autolagringen.
Du kan mellomlagre som normalt med mellomlagringsknappen eller hurtigtasten (Ctrl+S) også når autolagring er på.
Dersom du arbeider med flere dokumenter samtidig, vil autolagring trigge uavhengig i ethvert dokument som har ulagrede endringer.
Dersom du låser Arena med ulagrede endringer, vil autolagring trigge en siste gang.
Autolagring trigger også i dokumenter med diktat.
Autolagring trigger ikke i skannede dokumenter, da dette er dokumenter ikke støtter mellomlagring. Autolagring vil heller ikke trigges dersom dokumenttypen ikke tillater mellomlagring.
Dokumentlås
Når du åpner et dokument i redigeringsmodus, setter Arena en dokumentlås på dokumentet.
Ved nytt dokument: På ikke-persistente dokumenter settes låsen idet du mellomlagrer første gang. På persistente dokumenter settes låsen idet du oppretter dokumentet.
Låsen slettes idet du lukker dokumentet.
Hvis du prøver å åpne et dokument i redigeringsmodus der dokumentet har dokumentlås, får du en dialogmelding med følgende valg:
Ja: Låsen blir opphevet og du kan redigere dokumentet. Dersom du opphever låsen mens noen sitter og redigerer dokumentet, vil de få en feilmelding idet de forsøker å lagre dokumentet. De må da kopiere sine endringer, lukke dokumentet, vente til din lås er opphevet, gjenåpne dokumentet og eventuelt lime inn endringene sine.
Nei: Låsen blir stående og du får åpne dokumentet i lesemodus.
Lagre dokument
For å kunne mellomlagre et dokument må dette være tillatt for aktuell dokumenttype. I hovedsak vil dette være tillatt, men kan være skrudd av for persistente dokumenter.
Ved første mellomlagring blir dokumentet lagret i databasen og vist i Dokumentlisten.
Samtidig blir en ferdigstillingsoppgave opprettet på dokumentet. Oppgaven legger seg i din private arbeidsgruppe. Dette for å sikre at uferdige dokumenter ikke blir liggende i pasientens journal. Oppgavene kan ses i "Oppgaver" i kategorien "Dokumenter til ferdigstilling".
I Dokumentlisten står dokumentet med status "Ikke ferdig" i kolonnen "Status" frem til godkjenning.
Godkjenne dokument
Ved godkjenning av dokumentet settes ferdigstillingsoppgaven til utført.
Innholdet blir låst for redigering. I Dokumentlisten får det status "Godkjent".
For å åpne dokumentet for redigering igjen må det opprettes ny versjon.
Redigere dokument
Gjelder persistente dokumenter.
Persistente dokumenter kan åpnes i redigeringsmodus igjen med knappen "Rediger".
Endre dokumenttype
Det er mulig å endre dokumenttype på dokumenter så lenge du har tilgang til å endre dokumentopplysningene. Hvilke dokumenttyper du får endre og til hva, styres ut fra et sett med regler:
Du kan ikke endre til en dokumenttype som har en annen verdi enn "Epikrise", "Generell journalmelding" eller "Vanlig brev på papir" i feltet "Sendes som" i Dokumentadmin - Dokumenttyper.
Du kan ikke endre til en dokumenttype som har "Dokument kan sendes" skrudd på i Dokumentadmin - Dokumenttyper.
Du kan ikke endre dokumenttypen for et diktat som er sendt. Når diktatet er godkjent, kan dokumenttype endres igjen.
Du kan ikke endre dokumenttype for et dokument som har en ikke utført godkjenningsoppgave knyttet til seg.
Skannede dokumenter: Du får ikke endre til dokumenttyper som har en verdi i "Sendes som" i Dokumentadmin - Dokumenttyper.
Persistente dokumenter: Du kan ikke endre fra og til en persistent dokumenttype. Dette er for å ivareta persistensen for dokumentet.
Arketypeskjema: Du får ikke endre dokumenttype for disse. Dette for å ivareta de strukturerte dataene som arketypeskjemaer har.
Importerte dokumenter: Du kan ikke endre til en dokumenttype som skal sendes (har verdiene "Epikrise", "Generell journalmelding" eller "Vanlig brev på papir" i feltet for "Sendes som" i Dokumentadmin - Dokumenttyper).
Ved lagring av ny dokumenttype får dokumentloggen et innslag som angir dokumenttypen som det ble byttet fra.
Journalgrupper:
Derom dokumenttypen du bytter til har andre journalgrupper assosiert enn den du bytter fra, vil journalgruppene automatisk blir oppdatert. Det vil si det legges til journalgrupper du har skrivetilgang til. Journalgrupper som ikke er assosiert med den nye dokumenttypen du endrer til fjernes.
Arbeidsflyt:
Arbeidsflyt vil ivaretas når du bytter dokumenttype for et ikke godkjent dokument. Dersom du f.eks. bytter dokumenttype fra en som ikke krever utskrift, til en som gjør det, vil det legges til en utskriftsoppgave. Og dersom du bytter fra en som krever utskrift, til en som ikke krever det, fjernes utskriftsoppgaven. Det samme gjelder eventuelt krav om endelig godkjenner. For godkjente dokumenter må du selv manuelt legge til og eventuelt fjerne arbeidsoppgaver (gitt dette er mulig) dersom endring av dokumenttype medfører endring av arbeidsoppgaver. Krav til endelig godkjenning blir ikke ivaretatt ved bytte av godkjent dokument. Et unntak er bytte av dokumenttype for et godkjent dokument som har en ikke utført utleveringsoppgave knyttet til seg. Bytter du dokumenttype til en som ikke krever utlevering, vil den ikke utførte utleveringsoppgaven bli fjernet. Utførte utleveringsoppgaver fjernes ikke. Les mer om varsler nedenfor.
Varsler:
Det gis en rekke forskjellige varsler:
"Denne dokumenttypen bruker ikke standardforfatter: Kontroller at Forfatter har riktig verdi."
Bytte fra en dokumenttype som ikke tillater bruk av standard forfatter, til en som tillater det.
"Denne dokumenttypen foreslår behandlende avdeling fra en annen kilde: Kontroller at Behandlende avdeling har riktig verdi."
Bytte fra en dokumenttype til en annen som foreslår behandlende avdeling fra en annen kilde.
Tabell: Godkjente og ikke godkjente dokumenter {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}
"Denne dokumenttypen krever utskrift: Kontroller og eventuelt skriv ut/send dokumentet til utskrift etter lagring."
Bytte fra en dokumenttype som krever utskriftsoppgave til en som ikke krever det.
"Denne dokumenttypen krever sending til mottakere: Kontroller og eventuelt send/resend etter lagring."
Bytte fra en dokumenttype som ikke sendes til en som krever sending til mottakere.
"Denne dokumenttypen har faste mottakere: Dokumentet blir ikke sendt/sendt på nytt ved lagring."
Bytte fra en dokumenttype som ikke har faste mottakere til en som har det.
"Denne dokumenttypen krever ikke utlevering: Utleveringsoppgaven vil bli fjernet ved lagring."
Bytte dokumenttype for et godkjent dokument som har en ikke utført utleveringsoppgave, til en dokumenttype som ikke krever utlevering.
Tabell: Godkjente dokumenter {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}
"Denne dokumenttypen lar ikke dokumentet åpne i redigeringsmodus i arbeidsflaten, kun lesemodus."
Bytte fra en dokumenttype som kan redigeres i arbeidsflaten til en som ikke tillater det.
Tabell: Ikke godkjente dokumenter {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}
Ny versjon av godkjent dokument
Godkjente dokumenter kan gjenåpnes i redigeringsmodus ved å opprette ny versjon.
Det finnes to måter å få tilgang til å opprette ny versjon av et dokument. * Du har rettigheten 'Ny versjon' satt på autorisasjonen til elementtypen JournalData og du har skrivetilgang til en av dokumentets journalgrupper. * Du er ansvarlig for dokumentet (du er oppretter, forfatter eller godkjenner) eller dokumentet har en oppgave i en arbeidsgruppe som du har tilgang til og du har skrivetilgang til en av journalgruppene som dokumentet er assosiert med, og dokumentets godkjenttid er innenfor antall dager angitt i systemoppsettet "Retting av eget tiltak - dager etter godkjenning".
For å opprette dokumentet i ny versjon, åpne det og klikk på knappen "Rett" i knapperaden nederst i bildet. "Lag ny versjon" vil foreslås i nedtrekkslisten, angi en begrunnelse for rettingen. Klikk "Ok".
Dokumentet er nå i redigeringsmodus igjen og kan mellomlagres og godkjennes.
Etter godkjenning vil dokumentet få et ikon i kolonnen for "Ny versjon" i Dokumentlisten.
I dokumentvisningen vil dessuten menypunktet "Versjonshistorikk" bli tilgjengelig i tittellinjen til dokumentet. Klikker du på menypunktet vil en liste over alle dokumentets versjoner folde seg ut, og du kan velge hvilken versjon du vil vise i dokumentvisningen.
Ved ytterligere nye versjoner er det kun nyeste versjon som kan gjenopptas for redigering.
Ved utskrift er det nyeste versjon som skrives ut. Ved visning av eldre versjoner er valget for utskrift deaktivert.
Persistente dokumenter har ikke støtte for ny versjon på oppdateringene.
Slette/forkaste kladd av ny versjon
Når du oppretter en ny versjon, kan denne mellomlagres. Enten ved at du selv lagrer dokumentet, eller ved autolagring (om autolagring er slått på og hvor ofte er avhengig av innstillinger for ditt sykehus). Det opprettes da en kladd av den nye versjonen. Denne kladden kan du slette. Gjør du dette, vil du få et kontrollspørsmål om du ønsker å forkaste versjonen av dokumentet. Svarer du ja til dette, vil den forrige versjonen av dokumentet gjenopprettes. Eventuelle arbeidsoppgaver vil også bli rullet tilbake til den forrige versjonen.
Slette uferdig dokument
Det er mulig å slette uferdige dokumenter slik at de skjules fra Dokumentlisten.
Du har tilgang til å slette uferdige dokumentet hvis du er ansvarlig for det (oppretter, forfatter eller godkjenner). Du blir dessuten ansvarlig for dokumentet dersom du har en oppgave på det i arbeidsflyt.
Knappen "Slett" vil da bli tilgjengelig. Arena vil be deg bekrefte slettingen, og dokumentet slettes.
Dette er en "myk" sletting, som betyr at det er mulig å gjenopprette dokumentet igjen.
For å vise det slettede dokumentet, gå til Dokumentlisten og sett hake i sjekkboksen "Vis slettede". Dokumentet vil vises i listen, gjennomstreket.
Slette godkjent dokument
Det finnes to former for sletting av godkjent dokument:
Mykslett: Dokumentet skjules i Dokumentlisten men kan hentes frem
Permanent slett: Dokumentet kan ikke vises i Dokumentlisten
Merk at ved permanent slett vil dokumentet fortsatt kunne gjenopprettes fra databasen.
Du har tilgang til å mykslette godkjente dokumenter dersom du er ansvarlig for dokumentet (oppretter, forfatter eller godkjenner). I tillegg vil du kunne mykslette dokumenter dersom tilknyttet rekvirent har satt bruksområde til "Kan være journalansvarlig".
Du har tilgang til permanent slett dersom du er journalansvarlig for pasienten.
For å slette dokumentet:
Apne dokumentet
Klikk "Rett"
Under "Velg handling", velg "Slett" eller "Slett permanent", angi en begrunnelse og trykk "Ok"
Merk at begrunnelsen vil fremkomme i kolonnen "Innsynsmerknad" i rapporten "D-6093 - Journal innsynslogg".
Merk at sletting ikke er mulig utenfor antall dager gitt i oppsettparametrene for sletting av dokumenter (se eget dokument "Oppsett og konfigurasjon" for nærmere beskrivelse av oppsettparametrene "Retting av eget tiltak - dager etter godkjenning" og "Journal Antall dager sletteadgang dok journalansv"). Gjelder både mykslett og permanentslett av egne og andres dokumenter, journalansvarlig eller ikke.
Ved sletting av persistente dokumenter slettes hele dokumentet, ikke bare siste oppdatering.
Gjenopprett et slettet dokument
For å gjenopprette et slettet dokument (kun mulig for RTF-dokumenter) så må du markere det slettede dokumentet i Dokumentlisten (huk av for "Vis slettede"), høyreklikke på det og velge "Gjenopprett dokument". Gjenopprettingen gir innslag i dokumentloggen.
Hvis dokumentet var knyttet til henvisning, omsorgsepisode, planlagt kontakt, post, seksjon og røntgenundersøkelse, vil disse også gjenopprettes. Vær oppmerksom på at gjenoppretting ikke gjenoppretter oppgaver som ikke var utført på tidspunktet dokumentet ble slettet. Dette får du en advarsel om ved gjenoppretting av dokument.
Det utføres samme tilgangssjekk ved gjenoppretting som for sletting. Hvis du har tilgang til å slette dokumentet, har du også tilgang til å gjenopprette det.
Flytte dokument til annen pasient
Hvis et dokument er opprettet på feil pasient er det mulig å flytte det til rett pasient.
Du har tilgang til å flytte dokumentet dersom du er ansvarlig for (oppretter, forfatter eller godkjenner), eller dokumenter som har en oppgave i en arbeidsgruppe du har tilgang til.
Flytte mellomlagret dokument:
Åpne dokumentet
Klikk på "Flytt"-knappen
Velg pasienten dokumentet skal flyttes til og skriv en begrunnelse. Klikk "Flytt"
En grønn dialogboks kommer opp med bekreftelse på at dokumentet er blitt flyttet.
Flytte godkjent dokument:
Åpne dokumentet
Klikk på "Rett"-knappen og velg "Flytt til annen pasient" fra nedtrekkslisten
Velg pasienten dokumentet skal flyttes til og skriv en begrunnelse. Klikk "Ok"
En grønn dialogboks kommer opp med bekreftelse på at dokumentet er blitt flyttet.
Hos opprinnelig pasient blir dokumentet slettet:
Åpne "Dokumentlisten" (Ctrl+Alt+D) hos opprinnelig pasient
Huk av for "Vis slettede" nede til høyre i listen
Dokumentet vil ligge som en overstrøket rad i listen.
Redigere andres dokumenter
Du vil normalt ikke ha tilgang til å redigere andres uferdige dokumenter. Disse dokumentene åpner seg i lesemodus.
For å få redigeringstilgang må du ha en oppgave på dokumentet i arbeidsflyt, det vil si tilgang til en arbeidsgruppe som har en oppgave på dokumentet. Dokumentets forfatter kan for eksempel overføre dokumentets ferdigstillingsoppgave til din private arbeidsgruppe, eller sende en vurderings- eller signeringsoppgave til en felles arbeidsgruppe som du har tilgang til.
Persistente dokumenter har bred redigeringstilgang. Du kan redigere et persistent dokument dersom du har skrivetilgang til en eller flere journalgrupper assosiert med dokumentet.
Opprette oppgaver på dokumenter
Se eget kapittel om manuelle oppgaver på dokumenter.
Endelig godkjenningsrutine
Endelig godkjenningsrutine er når dokumentet kan pregodkjennes av hvem som helst, men det må endelig godkjennes av noen som har slik tilgang før det får status "Godkjent".
Rutinen brukes til kontrasignering, for eksempel dersom klinikken beslutter at assistentlegenes epikriser alltid skal kontrasigneres av en overlege. Da vil overlegenes rekvirent ha egenskapen "Kan endelig godkjenne", og assistentlegenes rekvirent har ikke det.
For å bruke rutinen må dokumenttypen må ha egenskapen "Krever endelig godkjenning".
Dersom du som assistentlege oppretter et slikt dokument, vil dokumentet ha knappen "Pregodkjenn" i stedet for "Godkjenn", samt et obligatorisk felt "Endelig godkjenner":
Feltet er et søkefelt for kun rekvirenter med egneskapen "Kan endelig godkjenne". Dersom du er endelig godkjenner, foreslås du også som endelig godkjenner, men en annen persone kan velges. Feltet må ha verdi før dokumentet kan lagres første gang eller pregodkjennes.
Er du selv endelig godkjenner og er valgt som endelig godkjenner, godkjenner du dokumentet. Er en annen person valgt, må du pregodkjenne dokumentet. Idet du pregodkjenner vil en godkjenningsoppgave sendes i arbeidsflyt. Oppgaven legger seg i endelig godkjenners private arbeidsgruppe.
Du kan fortsette å redigere dokumentet etter pregodkjenning, frem til det blir godkjent.
Du kan endre endelig godkjenner etter pregodkjenning. Godkjenningsoppgaven blir da automatisk overført til ny endelig godkjenner.
NB! Det er mulig å sende disse dokumentene til pregodkjenning. Dersom du har opprettet dokumentet men noen andre skal pregodkjenne det, så kan det sendes til pregodkjenning med knappen "Send til" → "Pregodkjenning". Da vil pregodkjenner motta dokumentet som en pregodkjenningsoppgave.
Utleveringsrutine
Utleveringsrutine er når et sendedokument skal sendes av noen andre enn godkjenner.
Rutinen brukes typisk for å delegere kontroll av dokumentmottakerne etter at dokumentet er godkjent.
For å bruke rutinen må dokumenttypen ha,
Egenskapen "Utleveringsrutine kreves"
Verdien "Epikrise" eller "Generell journalmelding" i feltet "Sendes som"
Da vil dokumentet få et obligatorisk felt "Dokument til utlevering" under mottakerdetaljene over dokumentet,
Feltet blir preutfylt med arbeidsgruppe hentet fra oppsettparameteren "Default arbeidsgruppe for dokumenter".
Når du godkjenner dokumentet blir en utleveringsoppgave sendt i arbeidsflyt til angitt arbeidsgruppe.
Når utleveringsoppgaven blir utført så sendes dokumentet til mottakerne.
Elektroniske forsendelser av dokumenter
Dokumenter kan sendes i posten på papirutskrift, eller elektronisk med EDI.
For å sende dokumentet elektronisk må dokumenttypen være konfigurert på en av følgende måter:
"Sendes som" har verdi "Epikrise" eller "Generell journalmelding". Da vil Arena kreve at mottakere settes på dokumentet før godkjenning.
"Dokument kan sendes" er slått på og fylt ut med faste mottakere (eks. "Folkehelseinsituttet" for abortmeldinger) eller faste mottakertyper (eks. "fastlege"). Da vil Arena vise forhåndsvalgt/spesifisert mottaker på dokumentet.
Dokumentet blir sendt ved godkjenning. Mottakerhistorikken kan gjenfinnes under "Dokumentopplysninger".
Se Arena Dokumentadmin for nærmere beskrivelse av konfigurasjon av dokumenttyper.
Sende til valgte mottakere
Dokumenter der dokumenttypen er konfigurert med enten "Epikrise" eller "Generell journalmelding" i feltet "Sendes som", lar deg velge mottakere.
Bruksområdet er epikriser og andre notater ("generelle journalmeldinger") som er relevante for pasientens fastlege, henviser eller eventuelle andre eksterne rekvirenter.
På disse dokumentene vil det vises felter for "Hovedmottaker" og "Kopimottakere" over dokumentet. Henviser og fastlege (utledet fra dokumentets kontakt) blir satt automatisk som foreslåtte mottakere. Her vil det også foreslås opp til tre "tidligere mottakere", altså rekvirenter som tidligere i henvisningsperioden har mottatt denne typen dokument. Du kan fjerne, søke opp og legge til eksterne rekvirenter i feltene. Kun rekvirenter som er satt opp til å kunne motta digitale forsendelser kan velges.
For å sette inn foreslåtte mottakere kan man enten klikke på plusstegnet til høyre for søkefeltene, eller velge direkte fra informasjonsruten.
Dersom du ønsker at en gitt mottaker skal velges automatisk for nye dokumenter resten av henvisningsperioden, kan du trykke på sirkelen til venstre for knappen "Legg til", slik at denne blir fylt ut. På samme måte kan du også sørge for at mottakeren ikke velges automatisk, da ved å sørge for at sirkelen er tom.
Dersom dokumentet ikke skal sendes elektronisk, fjern alle valgte mottakere og sett hake i sjekkboksen "Skal ikke sendes". Merk at sjekkboksen bare vises når "Hovedmottaker" og "Kopimottakere" ikke har verdi.
Dokumentet sendes til mottakerne ved godkjenning. Merk at dersom dokumenttypen er satt opp med utleveringsrutine vil dokumentet gå i arbeidsflyt først, slik at det kan utleveres/sendes manuelt.
Sende til faste mottakere/mottakertyper
Dokumenter der dokumenttypen har "Dokument kan sendes" slått på og meldingsoppsettet konfigurert, vil ha mottakerne forhåndsinnstilt i Arena, og du kan ikke endre dem.
Bruksområdet er ulike meldinger til kvalitetsregistre og myndigheter som Folkehelseinstituttet, eksempelvis abortmeldinger, altså meldinger som aldri ikke skal sendes på visse dokumenttyper.
På disse dokumentene vil det vises et ikke-redigerbart felt med dokumentmottakere over dokumentet.
Dokumentet sendes til mottakerne ved godkjenning. Merk at utleveringsrutinen ikke gjelder for dette sendingsformatet.
Arbeidsflyt
Arbeidsflyt for Dokumenter består av alle oppgaver som er assosiert med journaldokumenter, inkludert diktater.
Noen oppgaver kan opprettes manuelt fra dokumentet, andre opprettes automatisk ved første mellomlagring, pregodkjenning eller godkjenning.
Oppgavetyper for dokumenter
Tabellen under viser alle oppgavetyper i Arena som er assosiert med journaldokumenter, samt atferden deres i "Oppgaver".
Oppgavetypene kan ha én eller to grå knapper samt én blå knapp. Knappene kan inneholde ulik funksjonalitet.
Noen oppgavetyper har knapp for forhåndsvisning som kan skrus av eller på.
Dokument til ferdigstilling
"Åpne dokument"
"Ferdigstill"
Ja
Dokument til pregodkjenning
"Åpne dokument"
"Forhåndsgodkjenn"
Ja
Dokument til godkjenning
"Åpne dokument"
"Godkjenn"
Ja
Blå knapp er skjult når forhåndsvisning er av
Dokument til vurdering
"Åpne dokument"
"Signer dokument"
Ja
Blå knapp er skjult når forhåndsvisning er av
Dokument til utskrift
"Kanseller oppgave"
"Åpne dokument"
"Skriv ut"
Ja
Du får advarsel dersom dokumentet ikke er skrevet ut fra før av, og må bekrefte om du likevel ønsker å kansellere utsriftsoppgaven.
Dokument til utlevering
"Åpne i arbeidsflate"
"Utlever"
Ja
Dokument til oppretting
"Kanseller oppgave"
"Åpne dokument"
Nei
Dokument til sending
"Åpne dokument"
"Oppgave utført"
Ja
Diktat til ferdigstilling
"Åpne diktat"
"Ferdigstill diktat"
Nei
Diktat til skriving
"Åpne diktat"
"Skriv diktat"
Nei
Mellomlagret TGK-dokument
"Åpne SpeechNote"
"Åpne SpeechNote"
Nei
Tabell: Oppgavetyper assosiert med journaldokumenter. {#work_tasks_journal .tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}
Dokument til ferdigstilling
Opprettes automatisk ved første mellomlagring av dokument og legger seg i din private arbeidsgruppe.
Hvis du ikke har privat arbeidsgruppe legger oppgaven seg i avdelingens standardarbeidsgruppe gitt av systemoppsettet "Default arbeidsgruppe for dokumenter". Hvis denne ikke er gitt legger oppgaven seg i "Arbeidsflyt – Udefinert arbeidsgruppe".
Oppgaven skal sikre at dokumentet ikke blir liggende som uferdig men godkjennes. Til dette formålet finnes egne rapporter som lister ut gamle ferdigstillingsoppgaver.
Settes utført ved godkjenning av dokumentet.
Dokument til godkjenning
Opprettes automatisk, men blir skjult, ved første mellomlagring av dokument som krever endelig godkjenning. Oppgaven legger seg i privat arbeidsgruppe til angitt endelig godkjenner.
Godkjenningsoppgaven lytter til oppsettparameteren "Journal Antall dager til visning endelig godkjoppg", som angir når oppgaven skal blir synlig i endelig godkjenners private arbeidsgruppe. Oppgaven blir synlig ved pregodkjenning uansett verdi i oppsettparameteren.
Oppgavetypen opprettes også idet du sender et ferdig skrevet diktat til godkjenning.
Oppgaven kan også opprettes manuelt fra dokumentet. Dette krever skrivetilgang til dokumentet.
Merk at manuell godkjenningsoppgave er ikke tilgjengelig dersom dokumentet har krav til endelig godkjenning. Da skal rutine for pregodkjenning og endelig godkjenning benyttes.
Settes utført ved godkjenning av dokumentet.
Dokument til vurdering
Kan kun opprettes manuelt fra dokumentet og legger seg i valgt arbeidsgruppe.
Settes utført ved at noen som har tilgang til oppgaven klikker "Signer"-knappen i dokumentet eller i Oppgaver.
Dokument til pregodkjenning
Kan kun opprettes manuelt fra dokumentet. Legger seg i valgt arbeidsgruppe. Kan utføres av brukere som kan godkjenne dokumenter.
Settes utført ved pregodkjenning av dokumentet. Samtidig vil godkjenningsoppgaven bli synlig i endelig godkjenners arbeidsgruppe.
Dokument til utskrift
Opprettes automatisk ved godkjenning av dokument med utskriftskrav og legger seg i arbeidsgruppe for utskrift som angitt i dokumentet.
Kan også opprettes manuelt fra dokumentet.
Settes utført ved utskrift av dokumentet. Du får da valg om å eksplisitt utføre noen, ingen eller alle uskriftsoppgavene på dokumentet som du har tilgang til.
Dokument til utlevering
Opprettes automatisk ved godkjenning av sendedokument som har krav til utlevering og legger seg i arbiedsgruppe for utlevering som angitt i dokumentet.
Utlevering av dokument er ensbetydende med sending av dokumentet med EDI eller post. Utleveringsrutine brukes typisk på dokumenttyper der f. eks. kontortjeneste skal kontrollere at adresse eller annen informasjon i dokumentet er korrekt før det sendes ut av sykehuset.
Settes utført med egen utleveringsknapp i Oppgaver.
Dokument til oppretting
Opprettes automatisk av ulike triggere i Arena, for eksempel når hake lagres i feltet "Ny personskade" på en henvisning. Arenas løsning for personskadeskjema oppretter da denne oppgaven og legger den i arbeidsgruppen som angitt i eget systemoppsett.
Arenas løsning for infeksjonsregistrering og rusdataregistrering bruker også denne oppgavetypen.
Oppgaven oppretter dokumentet og setter seg utført i Oppgaver.
Dokument til sending
Opprettes idet du klikker på knappen "Send" i dokumentet. Dokumenttyper som har denne knappen er blant annet PLO-dokumenter og infeksjonsregistreringsdokumenter.
Oppgaven legger seg i arbeidsgruppe som angitt av funksjonaliteten som bruker knappen.
Settes utført idet du sender dokumentet.
Diktat til ferdigstilling
Opprettes automatisk ved første mellomlagring av diktat og legger seg i din private arbeidsgruppe.
Hvis du ikke har privat arbeidsgruppe legger oppgaven seg i avdelingens standardarbeidsgruppe gitt av systemoppsettet "Default arbeidsgruppe for dokumenter". Hvis denne ikke er gitt legger oppgaven seg i "Arbeidsflyt – Udefinert arbeidsgruppe".
Settes utført idet du sender diktatet til skriving i dokumentet.
Diktat til skriving
Opprettes idet du sender diktatet til skriving i dokumentet.
Oppgaven legger seg i arbeidsgruppe som angitt i dokumentet.
Settes utført idet du sender diktatet til godkjenning i dokumentet.
Mellomlagret TGK-dokument
Opprettes idet du mellomlagrer talegjenkjenningsdata i Omilon SpeechNote i et RTF-dokument, og legger seg i din private arbeidsgruppe.
Hvis du ikke har privat arbeidsgruppe legger oppgaven seg i avdelingens standardarbeidsgruppe gitt av systemoppsettet "Default arbeidsgruppe for dokumenter". Hvis denne ikke er gitt legger oppgaven seg i "Arbeidsflyt – Udefinert arbeidsgruppe".
Settes utført idet du ferdigmelder talegjenkjenningsdataene i dokumentet.
Automatiske oppgaver på dokumenter
Dokumenttyper kan settes opp med attributter som for eksempel "Utskrift kreves", "Endelig godkjenning kreves" og "Krever utlevering". Diss attributtene vil føre til at respektive oppgave opprettes automatisk ved første mellomlagring, pregodkjenning eller godkjenning av dokumentet.
Se eget kapittel om oppsett av dokumenttyper for mer informasjon om dokumenttypeattributter.
Tabellen under oppsummerer oppgavetypene som har automatisk oppretting inkludert hendelsen som trigger oppretting i Arena.
Dokument til ferdigstilling
Første mellomlagring
Dokument til godkjenning
Første mellomlagring (skjult), blir synlig ved pregodkjenning
Oppgavetypen kan også opprettes manuelt
Dokument til utskrift
Godkjenning
Oppgavetypen kan også opprettes manuelt
Dokument til utlevering
Godkjenning av dokument
Krever at dokumenttypeattributtet "Sendes som" er satt
Dokument til oppretting
Flere
Diktat til ferdigstilling
Første mellomlagring av diktat
Mellomlagret TGK-dokument
Første mellomlagring av data fra Omilon SpeechNote
Tabell: Oppgavetyper som opprettes automatisk i Arena. {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}
Manuelle oppgaver på dokumenter
Se eget kapittel om manuelle oppgaver på dokumenter".
Åpne kontakt og henvisning fra oppgavevisningen
I oppgavevisningen i Oppgaver-siden vises det to knapper: "Opphold" og "Henvisning". Er dokumentet knyttet til en kontakt og/eller henvisning, kan disse velges. De vil da åpne den aktuelle kontakten i Opphold-siden, og henvisningen i Henvisninger-siden. Dersom oppgavtypen krever forhåndsvisning av dokumentet for å utføre den, f.eks. en vurderingsoppgave, må forhåndsvisning av dokumentet være på for at knappene skal vises. Knappene vises for alle oppgavetyper vist i tabellen her, unntatt "Dokument til oppretting" og "Dokument til oppretting".
Persistente dokumenter
Det meste av kliniske data er ikke persistente, for eksempel sykepleienotater, journalnotater, røntgenbilder og operasjonsbeskrivelser. De er øyeblikksdata som gjelder på hendelsestidspunktet.
Persistente data er klinisk informasjon som har gyldighet innenfor et gitt tidsrom. Kun ett persistent dokument kan eksistere innenfor tidsrommet, så utenfor tidsrommet må nytt persistent dokument opprettes. Eksempler:
Pasientens §3-3-vedtak: Persistent innenfor aktuell kontakt.
Pasientens sykmelding: Persistent innenfor aktuell henvisningsperiode.
Pasientens familie og sosialt: Persistent innenfor pasientens liv.
I Arena er registrering av persistente opplysninger m/tidsrom løst med et nytt attributt på dokumenttype kalt persistens m/anvendelsesområde (også kalt "scope"). Dokumenter som opprettes fra persistente dokumenttyper er persistente dokumenter, og de fungerer noe annerledes enn ordinære journaldokumenter ved oppretting og redigering.
Ved oppretting av persistente dokumenter er det påkrevet å knytte dem til anvendelsesområdet, for eksempel kontakt eller henvisning.
Persistente dokumenter kan mellomlagres dersom dette er tillatt for dokumenttypen. Persistente dokumenter har ikke funksjonalitet for "Ny versjon", og har i stedet egen knapp "Rediger". Knappen har samme tilgangsstyring som "Nytt journaldokument" og åpner et godkjent persistent dokument i redigeringsmodus.
Tilgang til å redigere persistente dokumenter krever kun at brukerrollen din har skrivetilgang til en eller flere journalgrupper som dokumenttypen er assosiert med.
Sletting av persistente dokumenter er styrt med samme regler som sletting av ordinære dokumenter.
Anvendelsesområder
Episode
Knytning til kontakt
Henvisningsperiode
Knytning til henvisning
Sak
Dokumentet må opprettes i kontekst av en sak
Pasient
Kun aktiv pasient
Tabell: Anvendelsesområder og krav til oppretting av persistente dokumenter. {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}
Ved forsøk på oppretting av persistent dokument der krav til anvendelsesområde ikke er oppfylt, vil det vises varsel eller feilmelding.
Opprette persistent dokument
Persistente journaldokumenter opprettes fra samme sted som ordinære, ikke-persistente journaldokumenter. De kan opprettes fra "Nytt dokument"-knappen, fra pasientliste, i widget, og så videre.
Kun dersom dokumentet allerede finnes innenfor anvendelsesområdet, så opprettes ikke nytt dokument, men det eksisterende dokumentet åpner seg i redigeringsmodus.
Redigere persistent dokument
Etter at et persistent dokument er oppdatert med relevant ny klinisk informasjon skal det godkjennes.
For å kunne åpne et persistent dokument i redigeringsmodus etter godkjenning, er det lagt til en knapp "Rediger".
Knappen er tilgangsstyrt slik at den blir aktiv dersom du har skrivetilgang til en eller flere journalgrupper som dokumenttypen til det persistente dokumentet er assosiert med. I alle andre tilfeller er knappen deaktivert.
Oppdateringene vises som nye versjoner i "Dokumentliste", og du kan bla mellom disse. Se Ny versjon av godkjent dokument.
I Dokumentlisten er det dokumentopplysningene til den siste oppdateringen som vises, inkludert tidspunkt for opprettelse av siste oppdatering.
Ved redigering av persistent dokument med pasient som anvendelsesområde, vil hendelsestid settes til nå-tidspunkt automatisk, og forfatter endres til den som redigerer dokumentet. Kan eventuelt overstyres dokumentopplysninger om ønskelig. Dette gjøres for at dokumentet ikke skal havne langt ned i dokumentlisten samt at det ev. ser oppdatert ut for pasient på Helsenorge.
Samtidig redigering av persistent dokument
Dersom to brukere oppretter et persistent dokument med samme anvendelsesområde på samme pasient samtidig, vil brukeren som godkjenner sist få et varsel om at det finnes en nyere versjon av dokumentet, ved godkjenning. Bruker får da beskjed om å lukke dokumentet og opprette det på nytt.
Ny versjon av persistent dokument
Ny versjon på de individuelle oppdateringene i et persistent dokument er foreløpig ikke støttet i Arena.
Flytting av persistent dokument
Det er ikke mulig å flytte et persistent dokument til en annen pasient.
Sletting av persistent dokument
Sletting av persistent dokument vil slette hele det persistente dokumentet, ikke bare aktuell oppdatering.
Metadata på persistente dokumenter
Persistente dokumenter som har pasient som anvendelsesområde lagrer kun metadata for forfatter og hendelsestid på "Dokumentopplysninger"-fanen. Øvrige persistente dokumenter lagrer alle metadata.
Slå sammen pasienter med persistente dokumenter
Sammenslåing av pasienter som begge har persistente dokumenter innenfor samme anvendelsesområde vil trigge en feilsituasjon hos den sammenslåtte pasienten.
Feilen vil ikke vises ved selve sammenslåingen, men når noen prøver å redigere det persistente dokumentet med ulovlig duplikat vil en feilmelding vises.
Problemet løses ved å slette ett av dokumentene. Etter at dokumentet er slettet, vil oppdatering av faste data virke som normalt.
Sammensatte dokumenter
Sammensatte dokumenter (format 21) er dokumenter som inneholder kun andre dokumenter.
Sammensatte dokumenter gjør det mulig å journalføre en sammenstilling av andre dokumenter og slik unngå redundante registreringer.
Et eksempel på bruksområde er innkomstjournal, der ulike data som familie og sosialt kan lenkes inn i et sammensatt dokument i stedet for at dette tastes inn på nytt hver gang. På samme måte kan epikriser være sammensatte dokumenter som gjenbruker journaldata fra pasientens opphold.
Rutiner for sammensatte dokumenter
Sammensatte dokumenter har samme dokumentrutiner som ikke-sammensatte dokumenter og kan mellomlagres, godkjennes, lages ny versjon på og slettes på samme måte.
De er tilgangsstyrt som dokumenter, og de får dokumentlås ved redigering.
Det sammensatte dokumentet kan være persistent eller ikke, og deldokumentene kan være persistente eller ikke.
Fordi persistente dokumenter ikke kan mellomlagres, er det ikke mulig å mellomlagre et sammensatt dokument dersom det inneholder et persistent deldokument
Merk at deldokumenter lagrer seg som egne dokumenter i pasientens journal. De kan åpnes og redigeres separat som normalt.
Merk også at ved godkjenning av et sammensatt dokument blir alle deldokumentene også godkjent.
Seksjoner og deldokumenter
Et sammensatt dokument består av seksjoner. Seksjonene kan knyttes til dokumentkonsepter, som henter inn dokumenttype/-mal idet det sammensatte dokumentet blir opprettet i Arena. Under seksjonene opprettes deldokumenter.
Hver seksjon har en hamburgermeny helt til høyre, der du kan opprette nytt deldokument eller lenke inn et eksisterende dokument av gitt dokumenttype.
Ny versjon på deldokumenter
Du kan lage ny versjon på deldokumenter med valget "Ny versjon" hamburgermenyen.
Dersom noen har laget ny versjon på et deldokument utenfor det sammensatte dokumentet, så blir ikke det sammensatte dokumentet automatisk oppdatert med siste versjon.
I stedet vises en varseltrekant på seksjonen til deldokumentet det gjelder, og hamburgermenyen vil inneholde valget "Hent siste versjon".
Slette sammensatt dokument og deldokumenter
Når du sletter sammensatt dokument, så slettes ikke deldokumentene automatisk.
I stedet vil det vise en dialog med en liste over deldeldokumenter, der hver rad i listen har en knapp som lar deg åpne deldokumentet så det kan slettes manuelt etterpå.
Dialogen har en knapp som lar deg slette kun det sammensatte dokumentet.
Dersom du åpner et deldokument og sletter det eller flytter det til en annen pasient, vil gjeldende seksjon i det sammensatte dokumentet vise en feilmelding om at deldokumentet er blitt slettet eller flyttet.
Skanne dokumenter
Det er støtte for skanning av enkeltdokumenter og bulkskanning til journalgruppe i Arena.
Funksjonaliteten ligger under egne knapper i den pasientspesifikke knapperaden og i søylen i arbeidsflaten:
"Skann enkeltdokument" (Shift+Ctrl+F11): Brukes for skanning av enkeltdokumenter, for eksempel en papirhenvisning. Dokumentet knyttes til en forhåndsvalgt dokumenttype på samme måte som et ordinært journaldokument.
"Skann journalgrupper" (Shift+Alt+F11): Brukes for skanning direkte til en journalgruppe dedikert til for eksempel bulkskanning av papirjournal. Dokumentet knyttes til en forhåndsvalgt journalgruppe. Det blir automatisk tilknyttet en dedikert dokumenttype. Denne dokumenttypen brukes kun i denne sammenhengen.
Begge funksjoner lager et journaldokument som kan inneholde en eller flere skannede sider.
Støtte for pregodkjenningsperiode er ikke videreført i Arena, og skannede dokumenter kan ikke mellomlagres, kun godkjennes direkte. I stedet er det mulig å opprette ny versjon og skanne inn nye sider til dokumentet, endre rekkefølge på sider, slette sider, samt enkel redigering som justering av kontrast, lysstyrke, beskjæring, etc. etter godkjenning. Det er også mulig å slette et skannet journaldokument.
Det er lagt til rette for lagring av skanningsprofiler med egendefinerte innstillinger.
Dokumenter som er skannet i Arena er redigerbare i Classic, og vice versa.
Det anbefales å skanne dokumenter i svart/hvitt eller gråtoner, der det ikke er behov for farge på grunn av størrelse på dokument og minnebruk. Det anbefales også å skanne med minst mulig DPI, og man bør ***ikke*** bruke Citrix/tynnklient. I utgangspunktet så er 300 DPI det minste man kan velge, men dette kan overstyres i DIPS - Admin ("Skanning - minimum DPI" i Organisasjon→Systemoppsett).
Det anbefales ***ikke*** å skanne dokumenter større enn **20MB** i Arena. Og f.o.m. 24.1 så vil ikke brukeren få mulighet til å lagre et skannet dokument som er større enn **100MB**, med mindre vedkommende endrer konfig-filen, slik som beskrevet i "Arena Desktop Client Operations Guide".
Det anbefales å ha minst **5GB ledig RAM** når du skanner. For å få det til, bør du ha 32GB RAM på maskinen, eller i det minste så bør du avslutte så mange programmer som mulig og kun ha Arena åpent.
Fremgangsmåte for skanning
Aktiver aktuell pasient i Arena.
Sjekk at skanneren er påslått og koblet til PC-en.
Legg arket i skanneren. NB! Det er mulig å rotere siden i 90-graders inkrementer etter skanning, slik at det kan rettes opp med to klikk hvis siden skannes opp-ned.
Klikk på et av ikonene for skanning i knapperaden.
Skanning av enkeltdokument
Velg "Skann enkeltdokument"
Det åpner seg en liste over dokumenttyper som støtter skanning, som brukerrollen din har tilgang til. Velg ønsket dokumenttype/-mal. Hvis du stifter en dokumenttype, vil denne dokumenttypen alltid bli valgt som standard dokumenttype for din brukerrolle. Hvis du ikke stifter en dokumenttype, må du velge en dokumenttype fra listen hver gang for å opprette et dokument.
Kontroller, eventuelt fyll ut eller endre dokumentopplysningene og arbeidsflyt. Merk at du kun kan velge et hendelsestidspunkt som er nå-tidspunkt eller tilbake i tid. Klikk "Opprett dokument".
Skanningsvinduet åpner seg.
Skanning av journalgruppe(r)
Velg "Skann journalgrupper".
"Skann journalgrupper" åpner seg.
Velg journaltype under "Merk journaltype som skannet" for å markere denne journaltypen som digital, eller velg "nei" på valget om journaltypen skal merkes som skannet.
Velg en eller flere journalgrupper som skal skannes inn.
Fyll ut hendelsestidspunkt og kontroller øvrige dokumentopplysninger. Merk at du kun kan velge et hendelsestidspunkt som er nå-tidspunkt eller tilbake i tid.
Klikk "Start journalgruppeskanning".
Skanningsvinduet åpner seg.
Skanningsvinduet
Velg ønsket skanner fra nedtrekkslisten dersom denne ikke allerede er valgt.
Dersom ønskelig, utvid skannerinnstillinger og gjør aktuelle endringer. (For nærmere beskrivelse av skannerinnstillingene, se eget kapittel nedenfor)
Klikk "Skann".
Dokumentet skannes og kommer opp.
Dersom du har flere sider som skal skannes til samme journaldokument, legg neste side i skanneren og klikk "Skann" til alle sidene er skannet inn.
For å endre rekkefølge på sidene, klikk på siden du ønsker å flytte og bruk egne knapper for flytting fremover og bakover.
Når alle sider er skannet, redigert og ordnet i riktig rekkefølge, klikk "Godkjenn".
Dokumentet godkjennes og legges i pasientens journal.
Det vises et gult trekantvarsel når størrelsen er større enn 20 MB. Ved 100 MB endres varselet til rødt, og det er ikke lenger mulig å lagre dokumentet.
Skannerinnstillinger
Merk at valgene for skannerinnstillinger vil kunne variere med type skanner.
Nedtrekksliste: "Profiler"
Hvis du allerede har lagret en eller flere innstillingsprofiler, vil de være tilgjengelige i denne listen. Se eget kapittel nedenfor om lagring av innstillingsprofil.
Nedtrekksliste: "Fargedybde"
Bestemmer fargekvalitet eller gråtonekvalitet på siden som skal skannes.
Radioknapper: "Skannemodus"
Bestemmer om det som skannes er ugjennomsiktig ("Enkeltsidig") eller gjennomsiktig ("Glassplate"), f.eks. en overhead-transparent.
Heltall: "Arklengde (mm)"
Angir lengden på arket som legges i skanneren. Standardverdi er lengden på skannersengen.
Heltall: "Arkbredde (mm)"
Angir bredden på arket som legges i skanneren. Standardverdi er bredden på skannersengen.
Nedtrekksliste: "Oppløsning (DPI)"
"DPI" står for "Dots Per Inch" og angir oppløsningen på den skannede siden. Jo høyere oppløsning, jo mer detaljert vil den skannede siden se ut på skjerm og på utskrift. Ved høyere oppløsning vil dokumentet ta lenger tid å skanne og kreve mer diskplass ved lagring. Minste tilgjengelige oppløsning bestemmes av en innstilling i Systemoppsett som heter "Skanning - minimum DPI"
Nedtrekksliste: "Rotasjon etter skanning"
Valg her vil føre til at siden blir automatisk rotert etter skanning.
Skyvebryter: "Lysstyrke"
Justerer lysstyrken på den skannede siden.
Skyvebryter: "Kontrast"
Justerer svart/hvitt-kontrasten på den skannede siden.
Heltall (mm): "Avstand fra venstre kant"
Angir en marg langs venstre kant som ikke skal komme med på den skannede siden.
Link: Skannerens navn (tidligere kjent som "Avansert oppsett")
Lenken åpner en dialog fra den aktuelle skanneren, med alle innstillingene som den støtter. Innholdet i dialogen vil variere fra skanner til skanner.
Knapp: "Skann"
Starter skanning.
Redigere og slette skannede sider
Arena har verktøy for å justere sider som ikke er skannet optimalt, for eksempel rotasjon, lysstyrke og kontrast.
Merk at oppløsning (DPI) og fargedybde ikke kan justeres etter skanning. Hvis disse innstillingene er feil, må siden skannes på nytt. Det er mulig å legge til og slette skannede sider så lenge dokumentet ikke er godkjent.
For å slette en skannet side, klikk på siden og klikk "Slett markerte".
For å redigere et skannet dokument, klikk på "Rediger". Den markerte siden åpnes i eget redigeringsvindu. Det er mulig å markere flere sider, slik at flere av dem åpnes i redigeringsvinduet. Men det er anbefalt å kun åpne en side om gangen for å minimere sannsynligheten for OutOfMemory/InsufficientMemory-feil i Arena. Og det er også mulig å rotere siden uten å klikke på "Rediger".
Det er mulig å velge flere sider om gangen ved å holde inne Ctrl og klikke på sidene. Bruk dette for å fjerne flere sider om gangen, eller åpne utvalgte sider for redigering. Men som sagt, så bør man kun redigere 1 side om gangen, og f.o.m. 25.1 så finnes det en ny knapp inne i redigeringsvinduet som heter "Neste" (eller "Lagre & Neste" hvis du har gjort endringer) for å bla til den neste siden uten å måtte forlate redigeringsvinduet.
Følgende redigeringsvalg finnes:
Ctrl+R
Roter siden 90 grader mot klokken
Roterer siden som angitt. Klikk flere ganger til siden er riktig orientert.
Shift+Alt+R
Rett opp skjevheter i siden
Systemet gjør et automatisk forsøk på å justere sidens orientering. Du kan finjustere orienteringen ved å dra i den blå ballen i kontrollen som kommer til syne over siden. Klikk på "Ferdig" når siden er riktig orientert.
Ctrl+T
Trykk for å aktivere beskjæring
Åpner siden i beskjæringsmodus, hvor det er mulig å justere størrelsen på siden ved å skjære vekk marger. Bruk "håndtakene" på rammen som kommer opp til å justere området som skal beskjæres. Klikk på knappen "Ferdig" over siden for å gjennomføre beskjæringen. Eventuelt klikk "Angre".
Ctrl+U/Ctrl+I, Ctrl+J/Ctrl+K
Juster kontrast, lysstyrke og skarphet
Åpner skyvebrytere som justerer kontrast, lysstyrke og skarphet.
Ctrl+Z
Angre siste endring
Angrer siste handling i redigeringsmodus.
Ctrl+Shift+Z
Tilbakestill alle endringer
Angrer alle handlinger i redigeringsmodus.
+
Zoom inn
Skrur på zoom-inn. Når den er på, vil klikk i dokumentet zoome inn.
-
Zoom ut
Skrur på zoom-ut. Når den er på, vil klikk i dokumentet zoome ut.
Når du er ferdig, trykk "Lagre og lukk" (Ctrl+S).
Dersom du ikke ønsker å lagre endringene, klikk "Lukk" (Alt+F4) til høyre. Dersom det finnes ulagrede endringer, vil du få varsel om dette før siden lukkes uten å lagre.
Visning av flere sider
Ved skanning av flere sider finnes det flere visningsmuligheter, representert ved egne knapper nede til venstre i bildet:
F.o.m. 24.1 så kan man ikke lenger bruke zoom når man viser en side per rad, og det er lavere oppløsning per side. Dette er gjort for å minimere sannsynligheten for at det skjer OutOfMemory/InsufficientMemory-feil i Arena. Men det finnes nå en ny bryter/knapp til venstre for disse knappene som heter HiRes (Shift+Alt+H), som aktiverer høyoppløsningsmodus der man viser sidene med like høy oppløsning som før 24.1 og hvor zoom kan brukes. Men når man er i høyoppløsningsmodus, så må man bruke knapper for å navigere til neste eller forrige side. Hvis du har skannet f.eks. 10 sider og ønsker å se side 5 i høyoppløsningsmodus (uten å klikke flere ganger for å komme seg dit), så må du markere side nr. 5 og deretter klikke på HiRes-bryteren (Shift+Alt+H).
Endre rekkefølge, rotere og slette sider
Ved skanning av flere sider er det mulig å endre rekkefølgen på sidene.
Klikk på dokumentet du ønsker å flytte, og flytt det frem eller tilbake i rekkefølgen ved hjelp av flytte-ikonene nederst i bildet.
Marker aktuelle sider og velg "Slett markerte" nederst til høyre for å slette utvalgte sider.
Det går f.o.m. 23.2 også an å rotere sidene direkte i arbeidsflaten, uten å måtte klikke på Rediger-knappen først. Det er anbefalt å rotere sidene i arbeidsflaten, siden det vil spare en god del minne.
Det er f.o.m. 25.1 mulig å alltid starte skanningsvinduet maksimert ved å klikke på denne bryteren (skanningsvinduet vil da ta opp hele skjermen i stedet for å være en del av arbeidsflaten). Dette vil gjelde f.o.m. neste gang man åpner skanningsvinduet.
Dersom man ønsker å maksimere skanningsvinduet umiddelbart, så kan man bruke den nye hurtigtasten (Shift+Alt+Home).
Skanningsprofiler
Dersom du har innstillinger som går igjen, kan disse lagres som skanningsprofiler.
Profilene lagres på brukerrollen, og du kan gjøre endringer på disse når du ønsker.
Under "Skannerinnstillinger":
Klikk på +-tegnet i feltet for "Profiler".
Skriv inn navnet du ønsker på profilen (helst uten store bokstaver).
Sett de ønskede skannerinnstillingene og klikk på lagre-ikonet.
Endre skanningsprofil
For å gjøre endringer i profilen, så velger du aktuell profil, gjør endringer og klikker på lagre-ikonet.
Slette skanningsprofil
Velg en profil og klikk på søppelbøtteikonet. Bekreft slettingen i varselet som kommer opp.
Kontekstmeny
Når du høyreklikker på en side i et skannet dokument (f.o.m. 24.1 så må man som sagt være i høyoppløsningsmodus for å kunne gjøre det), vil en meny med følgende valg komme opp:
Zoom inn: Klikk flere ganger for å zoome inn.
Zoom ut: Klikk flere ganger for å zoome ut.
Zoom: Velg ønsket zoom i prosent fra undermenyen.
Tilpass til bredde: Tilbakestiller zoom til 100 % og normal bredde.
Roter 90 grader med klokken: Roterer valgt side 90 grader med klokken. Merk: Tilgjengelig kun på godkjente dokumenter, da egen knapp for dette finnes ved redigering av skannede sider.
Den samme kontekstmenyen er tilgjengelig også i dokumentvisning.
Når et dokument er markert, kan du holde inne CTRL og bruke rullehjulet på mus for å zoome inn/ut.
Du kan panorere i et skannet dokument ved å klikke og dra i det med musen. Dette er nyttig hvis du har zoomet inn og vil forflytte bildet rundt om i dokumentet.
Nyheter i 25.1
Ny knapp i redigeringsvinduet ("Neste" eller "Lagre & Neste") for å enkelt gå til neste side uten å bruke mye ekstra minne. Denne fremgangsmåten er sterkt anbefalt fremfor å velge og redigere flere sider samtidig. Denne knappen kan forresten trigges vha. Ctrl+N
Man kan nå bla frem til nylig brukte dokumentbetegnelser og arbeidsgrupper vha. Alt + pil opp/ned.
Skanningsvinduet kan nå alltid startes maksimert vha. en ny knapp/bryter (som nevnt tidligere i kapittelet).
Skanningsvinduet kan umiddelbart maksimeres vha. Shift+Alt+Home
HiRes-bryteren kan nå trigges vha. Shift+Alt+H
Zoom-faktoren blir husket til neste gang som en del av skanningsprofilen.
TwainScanning-biblioteket er nå satt som standard (tidligere var NTwain standard) og oppdatert til den aller siste versjonen.
Bedre visning av godkjente skannede dokumenter - mye mindre horisontal rulling, og hvis man holder musepekeren over en av sidene, så vises:
Sidenummeret
Det totale antallet sider
Den totale størrelsen
Tips for skanning med færrest mulig klikk
Shift+Alt+F11 for å åpne "skann nytt dokument".
Bruk TAB + piltaster + ENTER for å velge en mye brukt dokumenttype.
(Valgfritt) Bruk Alt + pil opp/ned for å bla frem til nylig brukte dokumentbetegnelser (dersom dette er en dokumenttype hvor dokumentbetegnelsen kan endres).
(Valgfritt, lenger nede) Bruk Alt + pil opp/ned for å bla frem til nylig brukt arbeidsgruppe.
Trykk Ctrl+E for "Opprett dokument". Nå er vi i selve skanningsvinduet.
(Valgfritt) Klikk Shift+Alt+Home for å maksimere skanningsvinduet.
(Valgfritt) Trykk Shift+P en eller to ganger helt til navnet på skanningsprofilen er markert. Bruk piltaster + ENTER for å velge en annen profil.
Trykk Ctrl+F6 en eller flere ganger for å skanne en eller flere sider.
(Valgfritt) Klikk Shift+Alt+H for å åpne høyoppløsningsversjonen av bildet. Her kan man bruke Ctrl sammen med + eller - for å øke/minske zoom eller Ctrl+0 for å sette zoom lik 100%. Zoom-faktoren blir nå husket til neste gang som en del av skanningsprofilen. Man kan avslutte høyoppløsningsmodus ved å klikke Shift+Alt+H en gang til.
(Valgfritt) Klikk Ctrl+R eller Ctrl+Shift+R for å rotere den siste siden.
Fortsett å skanne, åpne redigeringsvinduet med Ctrl+E (for avanserte redigeringsmuligheter) eller godkjenn & lukk (Ctrl+Shift+G).
Tips til problemløsning
Arena støtter to forskjellige tredjepartsbiblioteker, NTwain og TwainScanning (default f.o.m. 25.1). Hvert av dem har sitt eget sett med problemer/mangler. NTwain sliter med "Error Code 27", mens TwainScanning ikke alltid gjenkjenner skannere. Det er lurt å bytte til et annet bibliotek og se om det løser problemet (fremgangsmåten står i "Arena Desktop Client Operations Guide").
Erfaringsmessig så hjelper det også å oppdatere eller reinstallere skannerens TWAIN-driver.
Ofte stilte spørsmål
Hvorfor blir de skannede dokumentene så store?
Dette avhenger av de innstillingene som brukes ved skanning, først og fremst fargedybde og oppløsning (antall punkter per tomme). Jo flere farger og høyere oppløsning, desto større lagringsplass vil dokumentet ta.
Sider med farge blir mange ganger større enn svart/hvitt-sider, og du bør bare skanne i farger hvis det er nødvendig for å kunne lese eller tolke det som skannes.
Når oppløsningen fordobles, firedobles størrelsen på sidene. Her må du prøve deg frem for å finne en oppløsning som er tilfredsstillende. Dette kan variere mellom typer av dokumenter. Ved skanning av EKG må du f.eks. kanskje ha høyere oppløsning for å få med strekene.
Sjekk også at de innstillingene som er valgt i DIPS blir sendt korrekt over til skanneren. Hvis du klikker på skanner-navnet (Ctrl+F7), så kommer du inn i skannerdriverens skjermbilde. Sjekk om de aktuelle innstillingene har kommet korrekt over; dvs. at de har samme eller tilsvarende verdi her som inne i Arena.
Hvorfor tar det så lang tid å godkjenne de skannede dokumentene?
Dette avhenger av størrelsen på dokumentet og nettverkshastigheten. Et større dokument vil ta lenger tid å sende, og en treg nettverkshastighet vil føre til at dokumentet tar lenger tid å sende. Dersom forespørselen om godkjenningen timer ut, kan det likevel hende at dokumentet er blitt godkjent. Sjekk dette i "Dokumentlisten" før du prøver på nytt.
Hvorfor kommer det blanke sider der det ikke skulle ha vært?
Dette kan oppstå dersom minneforbruket på maskinen er høyt. For å minske minneforbruket, kan du lukke de andre sidene du har oppe i Arena og eventuelt andre dokumenter du har oppe. Deretter kan du prøve å skanne inn på nytt.
Hva gjør jeg hvis dokumenter jeg skanner inn kommer opp i feil format?
Klikk på skanningsikonet og velg en dokumenttype i listen. Klikk på skanner-navnet i skanner-innstillinger (Ctrl+F7). Du kommer da inn på selve skannerinnstillingene og kan endre formatet som settes på skanneren. Alternativt kan du gå rett inn i skannerinnstillingene på PC-en din.
Widgets
Widgets er små moduler som kan være en del av sider i Arena. En side i Arena inneholder ofte flere widgets, som til sammen gir den informasjonen som brukeren trenger.
Dokumenter inkluderer følgende widgets:
Dokumentwidget
Dokumentlistewidget
Kompakt dokumentlistewidget
Kompakt dokumentlistewidget, oppgavespesifikk
Dokumentvisningswidget
Konfigurert dokumentvisningswidget
Sakstrewidget
Sakssammendrag med sidefokusfokus
Sakssammendrag med pasientfokus
Dokumentwidget
Pasientspesifikk widget.
Dokumentwidget består av en indeksliste over dokumenter til høyre og en dokumentflate til venstre. Du kan redigere, mellomlagre og godkjenne dokumentet i dokumentflaten. Det er lett å bytte mellom dokumenter og redigere dem parallelt, og du kan lagre og godkjenne alle på én gang, eller ett for ett.
Naviger mellom dokumentene ved å klikke på dem i indekslisten til venstre. Dokumentet som er aktivt i dokumentflaten er markert i listen.
Dokumentwidget kan dekke kliniske funksjoner der en brukergruppe jobber med kun et mindre sett dokumenttyper per pasient.
Symbolforklaring og bruk
Til venstre i skjermbildet er indekslisten som brukes til å navigere, her finner du dokumenttypene som er tilgjengelige i widgeten. Valgt dokument er uthevet og vises i dokumentflaten til venstre. Penn-ikon i indekslisten betyr at dokumentet har ulagrede endringer.
Hake-ikon i indekslisten betyr at dokumentet er godkjent.
Ingen ikon i indekslisten betyr at dokumentet ikke er godkjent.
Klikk på ikonene "Forhåndsvis dokumenter" og "Skriv ut dokumenter" for å forhåndsvise eller skrive ut alle godkjente dokumenter.
Knappen "Lagre (n)" lagrer alle dokumenter. Teksten og hintteksten til knappen angir antall dokumenter som kan lagres akkurat da.
Knappen "Godkjenn (n)" godkjenner alle dokumenter. Teksten og hintteksten til knappen angir antall dokumenter som kan godkjennes akkurat da.
Knappen "Lagre" lagrer dokumentet som ligger i dokumentflaten.
Knappen "Godkjenn" godkjenner dokumentet som ligger i dokumentflaten.
Knappen "Avbryt" kansellerer alle eventuelle endringer dokumentet som ligger i dokumentflaten.
Oppsett og konfigurasjon
For at dokumentwidgeten skal kunne benyttes må den konfigureres inn i en egendefinert side.
Følgende konfigurasjon må fylles ut:
Felter:
"HeaderText": Teksten som vises i toppen av widgeten.
"ExpectedDocuments": Liste i JSON-format over dokumentene som skal vises, i ønsket rekkefølge.
"Readonly": Settes til true hvis dokumentet skal kun vises i lesemodus.
"DocumentTypeId": Dokumenttypeid på dokumentet.
"DocumentTemplateId": Dokumentmalid på dokumentet.
"Title": Tittelen på dokumentet som vist i widgeten.
"Always get last document": Gjelder primært persistente dokumenter med scope pasient. Sjekkboksen angir når dokumentet skal oppdateres. Sett hake dersom siste versjon av dokumenttypen alltid skal vises. Ikke sett hake dersom siste dokument knyttet til oppholdet skal velges.
Dokumentlistewidget
Pasientspesifikk widget. Heter Dokumenter i "Konfigurerte sider".
Dokumentlistewidgeten er ganske enkelt "Dokumentliste" i widgetformat. Kombiner den med andre widgets i egendefinerte sider for å legge til rette for funksjonelle behov i klinikken. Widgeten brukes der du trenger å se en del dokumenter. Sammenlign med kompakt dokumentlistewidget, som også viser pasientens dokumenter inkludert filter og søk, men i én kolonne med kun nøkkeldata.
For nærmere beskrivelse av hvordan dokumentlistewidget ser ut og fungerer, se brukerdokumentasjonen for "Dokumentliste".
Oppsett og konfigurasjon
Dokumentlistewidget må kun settes opp med kilde for henting dokumenter, eller "DataProvider":
Mulige verdier:
"SearchService": Data hentes fra Solr-databasen og Arena-databasen. Filter og søk er tilgjengelig.
"DocumentService": Data hentes fra Arena-databasen. Filter og søk er ikke tilgjengelig.
Kompakt dokumentlistewidget
Finnes som både pasientspesifikk og oppgavespesifikk widget. Navn i "Konfigurerte sider":
Pasientspesifikk widget: Dokumentliste - kompakt
Oppgavespesifikk widget: Dokumentliste - kompakt oppgavespesifikk
Forskjellen mellom dem er at den oppgavespesifikke widgeten kan brukes i oppgavespesifikke sider, som innebærer at widgeten klarer å bytte pasientkontekst innad i siden.
Kompakt dokumentlistewidget viser pasientens dokumenter i én kolonne. Den passer derfor å bruke ved begrenset plass i bredden. Dersom du har god plass i bredden, vurder å bruke dokumentlistewidget i stedet.
Widgeten kan filtreres ved å klikke på lenken "Angi filtrering":
Widgeten har støtte for forhåndsvisning av dokument:
Klikk på et dokument i listen. Forhåndsvisning kommer i en dialog.
Dersom dokumentet har flere versjoner vises en nedtrekksliste med valg av de ulike versjonene. Velg i listen for å forhåndsvise eldre versjoner av dokumentet. Siste versjon blir alltid forhåndvist først som standard.
Klikk på denne knappen for å åpne det forhåndsviste dokumentet.
Klikk på denne knappen for å lukke forhåndsvisningen, eller klikk utenfor dialogen.
Oppsett og konfigurasjon
Dokumentlistewidgeten trenger ikke konfigurasjon.
Dokumentvisningswidget
Pasientspesifikk widget.
Dokumentvisningswidgeten er dokumentvisningsfunskjonaliteten (forhåndsvisningen) i Dokumentliste.
Widgeten fungerer slik at den "lytter på" markering av dokumenter i andre widgeter innen samme side, og forhåndsviser dokumentet.
For eksempel, hvis du har en side konfigurert med dokumentvisningswidgeten og enten dokumentlistewidgeten, kompakt dokumentlistewidgeten eller en annen widget der du kan markere dokumenter, så får du en forhåndsvisning i dokumentvisningswidgeten etter hvert som du markerer dokumentene.
Funksjonalitet
Se dokumentvisning under kapittelet om "Dokumentliste".
Oppsett og konfigurasjon
Dokumentvisningswidgeten skal ikke konfigureres.
Konfigurerbar dokumentvisningswidget
Heter Konfigurerbar dokumentvisning i "Konfigurerte sider".
Den konfigurerbare dokumentvisningswidgeten kan konfigureres til å forhåndsvise ett eller flere av dokumenter fra pasientens journal basert på en eller flere konfigurasjoner. Konfigurasjonene kan være en kombinasjon av journalgrupper, dokumenttyper eller sakstyper.
Figuren under viser et eksempel der følgende utvalg er konfigurert: "Røntgen", "Beslutning", "Notat (daglig)", "Kontinuerlig journal" og "Sak".
Her er "Notat (daglig)" valgt, og forhåndsvisning av dokumentene i dette utvalget presenteres.
Funksjonalitet
Hver forhåndsvisning kan kollapses ved å trykke på pilen til venstre i tittellinjen til dokumentet.
Under overskriften vises dokumentets forfatter, avdeling, sist endret-tidspunkt og dokumentets godkjentstatus.
Hamburgermenyen helt til høyre i tittellinjen lar deg åpne dokumentet eller skrive ut.
Man bytter utvalg med radioknappene. Om bare ett utvalg er konfigurert vil radioknappene være skjult.
Sjekkboksen "Skjul overskrifter" øverst til høyre i widgeten skifter mellom modus der overskrift vises for hvert dokument og modus der disse er skjult. Dette for lettere å kunne lese dokumentene kontinuerlig.
Oppsett og konfigurasjon
Det er enklest å bruke avansert modus for å komme i gang med oppsett av utvalg.
Åpne konfigurasjonsbildet til dokumentvisningswidgeten.
Klikk på "Endre konfigurasjon". Konfigurasjonen vises i JSON.
Klipp ut koden under og erstatt all teksten som ligger i konfigurasjonsbildet med denne koden.
Når du nå går tilbake til "Enkel redigering" vil muligheter for konfigurering av journalgruppeutvalg, dokumenttypeutvalg og saksutvalg være tilgjengelig.
Under samlingen "Groups" legges hvert utvalg til med visningsnavn (Header), om utvalget skal være valgt første gang (IsSelected) og hva slags utvalg som skal gjøres (EprGroups/DocumentTypes/FolderId).
Det er tre måter å filtrere utvalget på. Man kan skrive inn en serie med journalgruppe-id’er, en serie med dokumenttype-id’er eller bruke folderId.
Journalgruppe og dokumenttype vil søke frem alle dokumentene i de gjeldende gruppene eller med gjeldende type. FolderId vil alltid hente dokumentene i saken som er gjeldende for siden som vises.
Dokumentene sorteres med nyeste øverst og økende alder. Kun de 100 første dokumentene i utvalget vises.
Sakstre
Pasientspesifikk widget.
Sakstrewidget er en hierarkisk visning av dokumenter innenfor en sak. Den brukes for eksempel i Vedtaksmodulen.
Funksjonalitet
Sakstrewidgeten har hamburgermenyer og kontekstmenyer for intuitiv oppretting av saksdokumenter på riktig sted i hierarkiet.
Avsluttede saker vises som dimmede dokumenter i sakstreet.
Ved oppretting av nytt dokument i sakstreet vil sakstreet oppdatere seg automatisk.
Oppsett og konfigurasjon
For å kunne vises i et sakstre må dokumentene være knyttet til sakstyper.
Trestrukturen i sakstreet er basert på at sakstypene har et hierarkisk forhold til hverandre, dvs. at noen sakstyper er underordnet andre sakstyper.
Følgende JSON-konfigurasjon definerer et sakstre:
Sakssammendrag
Finnes som både pasientspesifikk og oppgavespesifikk widget. Navn i "Konfigurerte sider":
Pasientspesifikk widget: Sakssammendrag - Side fokus (også tilgjengelig som oppgavespesifikk widget)
Oppgavespesifikk widget: Sakssammendrag - Pasient fokus
"Sidefokus" betyr at sammendraget henter informasjon kun fra siden den er i. "Pasientfokus" betyr at widgeten får med seg også eventuelle endringer i saken gjort andre steder i Arena.
Funksjonalitet
Sakssammendrag-widgeten "lytter på" endringer i en sak og oppdaterer et openEHR-arketypeskjema med endringene.
Den brukes for å vise et forløpende oppdatert sammendrag av en sak i en konfigurert side. Dataene som sammendraget består av er gitt av saken og arketypeskjemaet.
Widgeten bare presenterer data. Du kan ikke redigere eller legge til data i widgeten.
Oppsett og konfigurasjon
Konfigurasjon for sidefokus-widgeten:
Pasientfokus-widgeten krever ikke konfigurasjon.
Sak
Sak er en slags mappe som kan samle dokumenter og data på tvers av kontakt, henvisning og sykehusopphold. Eksempler sakstyper i Arena er pakkeforløp og psykiatriske vedtak. En sak er alltid knyttet til pasient. En pasient kan ha mange saker.
Ny sak opprettes på ulike måter avhengig av sakstype, som oftest ved oppretting av et startdokument som trigger oppretting av saken.
Et dokument som initierer en sak kalles gjerne sakens hodedokument.
Saksdata er synlig i pasientlister som er satt opp med "Sak" og en eller flere sakstyper som pasientutvalg, og egne widgets som f. eks. sakstre.
Tilgangsstyring av sak
Sak har to former for tilgangsstyring:
Tilgang via hodedokument: Sakstypen har ikke egen tilgangsstyring. Du får tilgang til saken via hodedokumentet, gjennom vanlig tilgangstyring for dokumenter, altså lese- eller skrivetilgang til journalgruppen. Dersom beslutningsstyrt tilgang er i bruk for dokumenter, så vil det gjelde saksdata også.
Forenklet tilgangskontroll: Sakstypen er knyttet til en elementtype. Du får tilgang til saken hvis du har tilgang til elementtypen. Hvis elementtypen er satt opp med beslutningsstyrt tilgang så har ikke beslutningsstyrt tilgang effekt for tilgangsstyring av sakstypen.
Begge typene krever at du har tilgang til behandlende avdeling eller behandlende avdelings sykehus, hvis elementtypen har en autorisasjon som krever det.
NB! Forenklet tilgangskontroll bør benyttes hvis sakstypen skal vises i en pasientliste, av to grunner:
Forenklet tilgangskontroll har bedre ytelse i pasientlister slik at pasientlister ikke går i tidsavbrudd ved lasting av tusen eller flere saker
Forenklet tilgangskontroll bruker ikke beslutningsstyrt tilgang, så saker vil ikke "forsvinne" fra listen etter f. eks. 30 dager etter at pasienten var utskrevet.
Se oppsett- og konfigurasjonsdokumentasjon for Dokumenter for nærmere beskrivelse av oppsett av forenklet tilgangskontroll for sak.
Pasientutvalg for sak
Se eget kapittel om pasientutvalg i Arena Dokumenter.
Pasientliste
Dokumenter leveres med et knippe pasientutvalg, kolonneutvalg og ferdige pasientlister som har med dokumenter å gjøre.
Se Pasientlisteadmin for nærmere informasjon om egendefinerte pasientlister.
Pasient- og kolonneutvalg
Ved oppsett av egendefinerte pasientlister er det pasientutvalget som definerer hvilke rader pasientlisten skal vise.
Et gitt pasientutvalg støtter en mengde med kolonneutvalg som en egendefinert pasientliste kan bygges opp med. Ikke alle kolonneutvalg kan kombineres med alle pasientutvalg. Disse vil ikke være tilgjengelige i listen "Tilgjengelige kolonner" ved oppsett av egendefinert pasientliste i Pasientlisteadmin.
Se Pasientlisteadmin for nærmere beskrivelse.
Pasientutvalg for sak
Heter Sak i Pasientlisteadmin.
Pasientutvalget gir at radene i pasientlisten er pasienter som har en sak av angitt sakstype. Flere saker gir flere rader per pasient.
Bruksområdet for saksutvalget er pasientlister for data som er organisert i saker, for eksempel intensivovervåkning, operasjoner og mye annet.
Pasientutvalget kan bestå av en eller flere sakstyper. Du velger sakstype(r) når du setter opp pasientlisten.
Filtre
Pasientlister med dette utvalget får følgende filtre:
"Utvalg": Filtrerer aktive og utløpte saker
"Avdeling": Filtrerer på avdelingen der saken ble opprettet. Nedtrekkslisten viser avdelinger som du har organisatorisk tilgang til. Valget 'Alle' filtrerer på alle avdelinger i nedtrekkslisten, d.v.s: alle du har tilgang til. Valget 'Ingen filtrering' vil ikke filtrere på avdeling, slik at du da får sett saker som ble opprettet på avdelinger du ikke har organisatorisk tilgang til. I dette siste tilfellet får du ikke se saker du ikke har tilgang til, men du kan ha tilgang til en sak selv om du ikke har organisatorisk tilgang til avdelingen der den ble opprettet.
"Vis utgåtte": Sjekkboks for også å vise de utgåtte avdelingene du har tilgang til i nedtrekkslisten for "Avdeling". Merk at hvis du velger avdelingsfilter "Ingen filtrering" og ikke har haket av for "Vis utgåtte", vil eventuelle saker knyttet til utgåtte avdelinger også vises.
"Fra" / "Til": Dersom utløpte saker er valgt under «Utvalg», vises filtrene Fra- og Til-dato. En får treff på søk når Fra-dato er tidligere eller lik startdato på saken, og Til-dato er senere eller lik sluttdato på saken. Det er også mulig å søke med blank Fra-dato og/eller Til-dato. Eksempler når saken har startdato 01.07.23 og sluttdato 31.07.23, og følgende datoer inngis i filtrene:
Fra-dato = 01.07.23, Til-dato = 31.07.23 → Får treff
Fra-dato = 02.07.23, Til-dato = 31.07.23 → Får ikke treff
Fra-dato = 01.07.23, Til-dato = 30.07.23 → Får ikke treff
Fra-dato = 15.06.23, Til-dato = 04.08.23 → Får treff
Kolonneutvalg for sak
Kolonneutvalget for sak er ikke tilgjengelig for andre pasientutvalg enn "Sak".
FolderId
Unik saksid.
Opprettet
Tidspunkt for opprettelse av sak.
Start
Tidspunkt for oppstart av sak. Vil i mange tilfeller være lik "Opprettet", avhengig av sakstype.
Slutt
Tidspunkt for avslutting av sak.
Tittel
Saktype.
Tabell: Kolonneutvalget "Sak". {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}
Pasientutvalg for sak med opphold
Heter Sak - Følger pasient i Pasientlisteadmin.
Pasientutvalget gir at radene i pasientlisten er pasienter som har en sak av angitt sakstype eller opphold av angitt omsorgsnivå.
Bruksområdet er pasientlister knyttet til sakstype(r) der saken kan strekke seg over flere opphold eller flere organisatoriske enheter på sykehuset, eksempelvis psykiatriske vedtak og ulike typer pakkeforløp. Da vil alle brukerroller som hører til den organisatoriske enheten som pasienten har et opphold ved, få se pasienten i pasientlisten.
Pasientlister med dette utvalget må derfor knyttes til både sakstype(r) og et omsorgsnivå.
Følgende felter må fylles ut ved oppretting av ny pasientliste med dette pasientutvalget i Pasientlisteadmin:
"Sakstype": Angir sakstypene som pasientlisten skal vise. Én eller flere sakstyper kan velges, og det er ingen begrensning på hvilke sakstyper som kan velges sammen.
"Omsorgsnivå": Angir om pasientlisten skal vise innleggelser eller konsultasjonsserier. Må ha verdi for at pasientlisten skal fungere. Kun ett omsorgsnivå kan velges. Merk at dersom "Konsultasjonsserie" er valgt, så vil pasientlisten ikke vise kontakter eller planlagte kontakter som ikke er del av en konsultasjonsserie.
"Vis pasienter uten sak": Sett hake dersom pasienter som matcher på kontakt skal vises i pasientlisten selv om de ikke har sak. Med hake i dette feltet vil alle pasienter som har en innleggelse eller konsultasjonsserie på valgt omsorgsnivå få en rad i pasientlisten, i tillegg til de som har dette og sak.
"Filtrer opphold": Ekskluderer opphold med starttid før angitt dato. Hvis dato ikke er satt henter den som standard opphold tilbake til 1.1.1990.
Pasientlister med dette pasientutvalget er tilgangsstyrt slik at du får se rader som er knyttet til en sak eller kontakt som er knyttet til en avdeling som har samme standardavdelingen som brukerrollen din.
Ny rad kommer opp i listen hver gang en ny kontakt opprettes som har samme innstillingene på pasientutvalget.
Hvis en pasient har flere saker vil du få én rad for hver sak.
Opprette dokumenter fra pasientlisten
Følgende gjelder for VAQM dialog-dokumenter med dette pasientutvalget:
Omsorgsnivå "Sengepost": Dokumentet knyttes til avdeling og kontakt på nyeste innleggelse
Omsorgsnivå "Konsultasjonsserier": Dokumentet knyttes til avdeling på nyeste konsultasjonsserie
Dersom VAQM-kolonnen er satt opp slik at dokumentet opprettes i arbeidsflaten, så gjelder samme logikk for dokumenttilknytning som ved "Nytt Dokument".
Dersom VAQM-kolonnen er satt opp slik at dokumentet opprettes i et vindu i pasientlisten, så knyttes dokumentet til innleggelsen. Dersom utvalget returnerer flere innleggelser velges siste aktive.
Er VAQM-kolonnen er satt opp slik at dokumentet opprettes i et vindu i pasientlisten, og satt opp med omsorgsnivå konsultasjonsserier, vil ikke dokumentet knytte seg til en kontakt.
Tilgangsstyring
Du får se de radene i pasientlisten der innleggelsen/konsultasjonsserien er knyttet til en avdeling som du har tilgang til på din brukerrolle.
Brukerrollen din må også ha tilgang til hodedokumentet til saken, der vanlig tilgangsstyring for dokumenter gjelder, altså krav til lese- eller skrivetilgang til journalgruppen som dokumentet er knyttet til.
Filtre
Pasientlister med dette utvalget får følgende filtre:
Utvalg (omsorgsnivå "Sengepost")
"Innlagte", "Utskrevne" og "Alle". Viser innlagte/utskrevne på nåtidspunkt.
Utvalg (omsorgsnivå "Konsultasjonsserier")
"Åpne konsultasjonsserier", "Avsluttede konsultasjonsserier" og "Alle konsultasjonsserier". Viser åpne/avsluttet på nåtidspunkt.
Status på sak
"Aktive saker, "Lukkede saker" og "Alle saker". Viser aktive/lukkede på nåtidspunkt.
Fra-Til
For «Sak-Følger pasient» er det litt andre datofiltreringsregler enn for «Sak»: Alle saker vises som har vært aktive i datointervallet. Skjuler saker avsluttet tidligere enn fra-tidspunktet og saker opprettet senere enn til-tidspunktet. Det er mulig å søke med blanke fra- og til-datoer.
Ansvalig behandler
Utvalget gjelder "Ansvarlig behandler" registrert på konsultasjonsserien (kun tilgjengelig dersom omsorgsnivå er satt til "Konsultasjonsserier" i Pasientlisteadmin).
Post
Poster du har tilgang til (kun tilgjengelig dersom omsorgsnivå er satt til "Sengepost" i Pasientlisteadmin).
Seksjon
Seksjoner du har tilgang til.
Lokalisering
Lokaliseringer under avdelinger du har tilgang til (kun tilgjengelig dersom omsorgsnivå er satt til "Sengepost" i Pasientlisteadmin).
Avdeling
Avdelinger du har tilgang til.
Vis utgåtte
Sjekkboks for også å vise de utgåtte avdelingene du har tilgang til i nedtrekkslisten for "Avdeling". Merk at hvis du velger avdelingsfilter "Ingen filtrering" og ikke har haket av for "Vis utgåtte", vil eventuelle saker knyttet til utgåtte avdelinger også vises.
Knappen "Oppdater" blir gul når det gjøres en endring på filtrene.
Når du i feltet "Status på sak" har valgt "Aktive saker" og du i feltet "Utvalg" har valgt "Innlagte" eller "Åpne konsultasjonsserier" vises det ikke filter for dato. Listen viser da saker som er aktive nå.
Hvis andre kombinasjoner av "Status på sak" og "Utvalg" er valgt vises datofilter. Fra-dato er som standard satt en uke tilbake i tid, og er redigerbar 3 måneder tilbake i tid. Listen viser da saker som har vært aktive innenfor tidsintervallet.
Når det er valgt en organisatorisk enhet vil listen vise saker som har vært aktive innenfor tidsintervallet, når pasienten har hatt en konsultasjonsserie/innleggelse på enheten innenfor angitt tidsintervall.
Kolonneutvalg for sak med opphold
Kolonneutvalget for sak med opphold er ikke tilgjengelig for andre pasientutvalg enn "Sak - følger pasient".
Opprettet
Tidspunkt for opprettelse av sak.
Sak ID
Unik saksid.
Slutt
Tidspunkt for avslutting av sak.
Start
Tidspunkt for oppstart av sak. Vil i mange tilfeller være lik "Opprettet", avhengig av sakstype.
Status
Status på sak.
Tittel
Saktype.
Opphold - Start
Viser starttiden til konsultasjonsserien/innleggelsen.
Tabell: Kolonneutvalget "Sak – Følger pasient". {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}
Kolonneutvalg for dokumenter
Kolonneutvalget for dokumenter er tilgjengelig for alle pasientutvalg, men kolonnene får verdi bare hvis pasientutvalget inneholder id til et journaldokument, for eksempel "Arbeidsoppgaveliste".
Avdeling
Behandlende avdeling på dokumentet.
Diktatlengde
Diktatets varighet i timer, minutter og sekunder.
Diktert
Dato for ferdigstilling av diktat (ikke transkribering).
Dokumentbetegnelse
Dokumentets tittel slik den fremstår i dokumentet.
Dokumenttype
Dokumenttypen til dokumentet.
Forfatter
DIPS-signatur på dokumentets forfatter.
Godkjent av
DIPS-signatur på dokumentets godkjenner.
Godkjent tid
Tidspunkt for godkjenning av dokumentet.
Hendelsestid
Dokumentets hendelsestid.
Dokument-ID
Dokumentets dokumentid.
Kontakt
Dokumentets kontakttilknytning.
Opprettet av
Etternavn, navn på den som opprettet dokumentet.
Opprettet tid
Tidspunkt for oppretting av dokumentet.
Pregodkjent tid
Tidspunkt for pregodkjenning av dokumentet.
Sist endret av
Etternavn, navn på den som sist endret dokumentet.
Sist endret tid
Tidspunkt for siste endring av dokumentet.
TGK
Indikasjon på at dokumentet har en mellomlagret TGK-sesjon.
Utskrift tatt
Tidspunkt for siste utskrift av dokumentet.
Tabell: Kolonneutvalget "Dokumenter" {.tableblock .frame-ends .grid-none .stripes-odd .stretch}
Kolonneutvalg for saksliste
Kolonneutvalget for saksliste er tilgjengelig for alle pasientutvalg. Kolonnen viser sakstittel for aktive saker. Under "Kolonnekonfigurasjon" kan det velges en eller flere sakstyper som vil vises i kolonnen. Velges ingen vises alle. Du kan også legge til flere saksliste-kolonner slik at du kan ha en kolonne pr saksype om ønskelig.
Pasientlister
Følgende tre pasientlister leveres som del av Dokumenter.
Pasientlistene er basert på pasientutvalget "Dokumenter" og viser 1 rad per dokument. Kolonneutvalgene er "Dokumenter" og "Arbeidsoppgaveliste".
Pasientlistene brukes i "Oppgaver" for de angitte oppgavetypene (oppgavetypeid i parentes):
DIPS_AS.Diktatoppgaver
"Diktater til skriving" (7)
"Diktater til ferdigstilling" (29)
DIPS_AS.Dokument-godkjenningsoppgaver
"Dokumenter til godkjenning" (2)
"Dokumenter til pregodkjenning" (28)
DIPS_AS.Dokumentoppgaver
"Dokumenter til ferdigstilling" (1)
"Dokumenter til vurdering" (4)
"Dokumenter til utskrift" (5)
"Dokumenter til rydding" (17)
"Dokumenter til utlevering" (134)
"Dokumenter til sending" (5458)
"Dokumenter til oppretting" (5476)
Pasientlistene assosieres med oppgavetyper ved at nye oppgavetypeid-er legges til i makroen i feltet "Beskrivelse" på pasientlisten i Pasientlisteadmin.
Kolonner
Pasientlistene består av de samme kolonnene og er i så måte like, men de varierer på hvilke kolonner er vist og skjult som standard.
For å optimalisere brukbarheten til disse pasientlistene, gå til Pasientlisteadmin og fanen "Forhåndsvisning og filter". Her kan du vise og skjule kolonner og endre rekkefølge på dem.
Endringer på pasientlistene vil bli synlig for alle som bruker "Oppgaver"
Relevante rapporter for Dokumenter
Det finnes foreløpig ingen relevante rapporter for Dokumenter.
Tips til problemløsning
Ofte stilte spørsmål
Hvilke regler gjelder for tilknytning av dokumentopplysninger der hvor du aktiverer en pasient via en kontakt i Arena rapporter?
Det er ingen forskjell i behandling av dokumentopplysninger om bruker aktiverer pasient via Arena rapporter, pasientlister eller via pasientsøk.
Sist oppdatert